การจัดรูปแบบเวิร์กชีท Excel เป็นขั้นตอนสำคัญเพื่อให้งานดูเป็นมืออาชีพ Excel มีหลายวิธีคัดลอกรูปแบบเซลล์ เช่น Format Painter คัดลอกรูปแบบจากเซลล์หนึ่งไปอีกเซลล์โดยตรง แต่อย่างไรก็ตามยังมีวิธีอื่นๆ อีก บทความนี้จะช่วยหาวิธีที่เหมาะกับงานของคุณ
1. คัดลอกรูปแบบด้วย Paste Special
เมื่อคัดลอกเซลล์ใน Excel มีตัวเลือก Paste หลายแบบ Paste Formatting คัดลอกแค่รูปแบบ ไม่รวมเนื้อหา
ตัวอย่าง: คัดลอกรูปแบบจาก A2 (พื้นหลังแดง ตัวอักษรขาว) ไป B2 (มีค่าอื่น ไม่มีรูปแบบ)
- เลือกเซลล์ต้นทาง (A2) คลิกขวา > Copy หรือ Ctrl+C
- เลือกเซลล์ปลายทาง (B2) คลิกขวา > ลูกศรถัดจาก Paste Special > เลือกไอคอนแปรงบนคลิปบอร์ด (Format)
วิธีอื่น: คัดลอกเซลล์ต้นทาง > เลือกช่วงเซลล์ปลายทาง > แท็บ Home > Paste > Paste Special > เลือก Format > OK
ใช้ได้กับหลายเซลล์/หลายเวิร์กชีต โดยเลือกช่วงปลายทางก่อน Paste
2. คัดลอกรูปแบบด้วย Format Painter
Format Painter เป็นเครื่องมือที่ช่วยเหลือมากที่สุดสำหรับคัดลอกรูปแบบเซลล์ คัดลอกได้ทั้ง Number format, Font size/face/color, พื้นหลังเซลล์, Alignment ฯลฯ
- เลือกเซลล์ต้นทาง
- แท็บ Home > Format Painter (กลุ่ม Clipboard) เคอร์เซอร์กลายเป็นไอคอนแปรง
- คลิกที่เซลล์ปลายทาง เพื่อนำรูปแบบไปใช้
คัดลอกไปช่วงเซลล์: เลือกเซลล์ต้นทาง > Format Painter > ลากเคอร์เซอร์ครอบช่วงปลายทาง
Double-click Format Painter เพื่อล็อกไว้ ใช้คัดลอกไปเซลล์ที่ไม่ติดกันได้หลายครั้ง
คัดลอกรูปแบบคอลัมน์: เลือก Header คอลัมน์ต้นทาง > Format Painter > คลิก Header คอลัมน์ปลายทาง จะวางแถวต่อแถว
3. คัดลอกรูปแบบด้วยเมนู Drag and Drop
Drag and Drop menu คัดลอกรูปแบบจากเซลล์หนึ่งไปอีกเซลล์ได้เร็ว
- เลือกเซลล์ต้นทาง
- วางเคอร์เซอร์ขอบขวาเซลล์ (กลายเป็นลูกศร 4 ทิศ)
- คลิกขวา ged down ลากไปเซลล์ปลายทาง ปล่อยเมาส์
- เมนูเปิด เลือก Copy Here as Formats Only
4. คัดลอกรูปแบบด้วย Fill Handle
Fill Handle ใช้ Auto-fill หรือคัดลอกสูตร แต่คัดลอกรูปแบบได้ด้วย
- เลือกเซลล์ต้นทาง
- วางเคอร์เซอร์ที่ Fill Handle (มุมขวาล่าง) เคอร์เซอร์กลายเป็นเครื่องหมายบวกสีดำ
- ลาก Fill Handle ครอบเซลล์ปลายทาง
- ปล่อย แล้วเลือกเมนู Auto Fill Options > Fill Formatting Only
หมายเหตุ: หากไม่เห็นลูกศร Auto-fill ต้องเปิดใน Options:
- File > Excel Options > Advanced > ติ๊ก Enable Fill Handle (Editing Options)
หายังไม่เห็น Fill Handle dropdown:
- File > Options > Advanced > ติ๊ก Show Paste Options Button when content pasted (Cut, Copy, Paste section)
5. Keyboard Shortcuts สำหรับคัดลอกรูปแบบ
ไม่มี Shortcut เดียวสำหรับคัดลอกรูปแบบ Ctrl+C/V ใช้สำหรับเนื้อหา แต่มีลำดับปุ่ม:
1. Paste Special แบบปุ่มลัด: Shift + F10 (เมนูคลิกขวา) > Shift + R (Paste Formatting) > Enter
2. Format Painter แบบปุ่มลัด: Alt > H > F > P (เรียก Format Painter จาก Ribbon)
การเชี่ยวชาญการคัดลอกรูปแบบเซลล์ใน Excel จะเพิ่มประสิทธิภาพงานมาก ไม่ว่าจะเป็นสเปรดชีตซับซ้อนหรือตารางง่าย เทคนิคเหล่านี้จะประหยัดเวลาและให้ลักษณะสม่ำเสมอ
