การจัดรูปแบบแผ่นงาน Excel ของคุณเป็นขั้นตอนสำคัญในการทำให้งานของคุณเรียบร้อย Microsoft Excel เสนอวิธีการคัดลอกรูปแบบของเซลล์หลายวิธี ตัวอย่างเช่น Format Painter เป็นวิธีโดยตรงในการคัดลอกการจัดรูปแบบของเซลล์หนึ่งแล้วนำไปใช้กับอีกเซลล์หนึ่ง แต่มีวิธีอื่นในการคัดลอกการจัดรูปแบบและบทความนี้จะช่วยคุณค้นหารูปแบบที่เหมาะกับคุณและประเภทงานของคุณ
1. คัดลอกการจัดรูปแบบใน Excel ด้วยการวางแบบพิเศษ
เมื่อคุณต้องการคัดลอกเซลล์ใน Microsoft Excel คุณจะสังเกตเห็นว่ามีตัวเลือกการวางหลายแบบให้เลือก วางการจัดรูปแบบช่วยให้คุณสามารถคัดลอกเฉพาะการจัดรูปแบบของเซลล์ แต่จะคัดลอกเนื้อหาไม่ได้
เรามาดูกันว่ามันทำงานอย่างไรในตัวอย่าง คุณต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบของเซลล์ A2 ซึ่งมีพื้นหลังสีแดงและสีแบบอักษรสีขาว ไปยังเซลล์ B2 ซึ่งมีค่าแตกต่างออกไปโดยไม่มีการจัดรูปแบบใดๆ:
- เลือกและคลิกขวาที่เซลล์เดียวที่คุณต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบ ในตัวอย่างของเรา นั่นคือเซลล์ A2
- เลือกคัดลอกจากเมนู หรือกด Ctrl + C บนแป้นพิมพ์เพื่อคัดลอก
- เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบนี้ ในกรณีของเรา นั่นคือเซลล์ B2 คลิกขวาที่เซลล์ที่เลือก แล้วคลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากตัวเลือกวางแบบพิเศษในเมนู
- เลือกไอคอนสำหรับการจัดรูปแบบ มันคือไอคอนที่มีแปรงอยู่เหนือปัตตาเลี่ยน
อีกวิธีที่จะทำคือ:
- เลือกและคัดลอกเซลล์ที่คุณต้องการวางการจัดรูปแบบ จากนั้นเลือกเซลล์ (หรือช่วงของเซลล์) ที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบนี้
- ในแท็บหน้าแรก เลือกคุณลักษณะการวาง จากนั้นเลือกวางแบบพิเศษจากเมนูแบบเลื่อนลง
- กล่องโต้ตอบการวางแบบพิเศษจะเปิดขึ้น เลือกรูปแบบ จากนั้นคลิกปุ่มตกลงเพื่อใช้การจัดรูปแบบในเซลล์ที่เลือก
วิธีนี้จะได้ผลถ้าคุณต้องการวางการจัดรูปแบบลงในหลายเซลล์ในแผ่นงานเดียวกันหรือในแผ่นงานอื่นในสมุดงาน ในกรณีนั้น คุณจะต้องเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบที่คัดลอกไว้
2. คัดลอกการจัดรูปแบบใน Excel ด้วย Format Painter
Format Painter เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สุดใน Microsoft Excel หากคุณต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบเซลล์ สามารถช่วยให้คุณสร้างการตั้งค่าการจัดรูปแบบทั้งหมด เช่น รูปแบบตัวเลข ขนาดแบบอักษร ใบหน้าและสี สีพื้นหลังของเซลล์ การจัดแนวข้อความ และอื่นๆ ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพื่อคัดลอกการจัดรูปแบบเซลล์ไปยังเซลล์อื่นๆ ในเวิร์กชีตของคุณ:
- เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบ
- ไปที่แท็บหน้าแรกและค้นหาเครื่องมือ Format Painter ในกลุ่มคลิปบอร์ด เมื่อคุณเลือกแล้ว ตัวชี้ของคุณจะเปลี่ยนเป็นไอคอนพู่กัน
- คลิกเซลล์ที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบ
คุณยังสามารถใช้เครื่องมือ Format Painter เพื่อนำการจัดรูปแบบเซลล์ที่คัดลอกไปใช้กับช่วงของเซลล์ได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือเลือกเซลล์ตัวอย่าง จากนั้นเลือกเครื่องมือ Format Painter แล้วลากเคอร์เซอร์ไปเหนือช่วงเซลล์ที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบ
หากคุณดับเบิลคลิกปุ่ม Format Painter tool ในแท็บ Home ปุ่มนี้จะล็อคไว้ที่เคอร์เซอร์ คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้เพื่อเลือกและใช้การจัดรูปแบบกับเซลล์ที่ไม่อยู่ติดกันหลายเซลล์
หากคุณต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบของคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง คุณจะต้องเลือกส่วนหัวของคอลัมน์ตัวอย่าง เลือกเครื่องมือ Format Painter จากนั้นคลิกส่วนหัวของคอลัมน์เป้าหมาย การดำเนินการนี้จะวางการจัดรูปแบบทีละแถว
3. คัดลอกการจัดรูปแบบเซลล์ด้วยเมนูลากและวาง
เมนูลากและวางเป็นคุณสมบัติที่จะช่วยให้คุณย้ายการจัดรูปแบบจากเซลล์หนึ่งไปยังอีกเซลล์หนึ่งได้อย่างรวดเร็ว ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถทำได้:
- เลือกเซลล์ตัวอย่างที่คุณต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบ
- เลื่อนเคอร์เซอร์ไปที่ขอบขวาของเซลล์ที่เลือก เคอร์เซอร์ของคุณควรเปลี่ยนเป็นลูกศรสี่ลูกที่ชี้ไปในทิศทางที่ต่างกัน
- คลิกขวาที่เมาส์และกดปุ่มค้างไว้ เลื่อนเมาส์ไปยังเซลล์เป้าหมายที่คุณต้องการวางการจัดรูปแบบแล้วปล่อยปุ่มเมาส์
- เมื่อเมนูเปิดขึ้น ให้เลือกตัวเลือกคัดลอกที่นี่เป็นรูปแบบเท่านั้น
4. คัดลอกการจัดรูปแบบด้วยตัวจับเติม
Fill handle เป็นฟีเจอร์ Excel ที่มีประโยชน์ที่ผู้ใช้สามารถใช้เพื่อเติมเซลล์อัตโนมัติหรือคัดลอกสูตร แต่ยังสามารถใช้เพื่อคัดลอกรูปแบบ Excel ได้อีกด้วย โดยมีวิธีการดังต่อไปนี้:
- เลือกเซลล์ที่คุณต้องการคัดลอกรูปแบบ
- วางเคอร์เซอร์ไว้เหนือจุดจับเติมที่มุมล่างขวาของส่วนที่เลือก เมื่อคุณทำเช่นนี้ เคอร์เซอร์ของคุณจะเปลี่ยนเป็นกากบาทสีดำ
- จับที่จับแล้วลากไปเหนือเซลล์ที่คุณต้องการใช้การจัดรูปแบบที่คัดลอกไว้
- ปล่อยจุดจับเติมและเลือกเมนูแบบเลื่อนลงตัวเลือกเติมอัตโนมัติ
- เลือกเติมการจัดรูปแบบเท่านั้น
หมายเหตุ:หากคุณไม่เห็นลูกศรแบบเลื่อนลงป้อนอัตโนมัติ คุณจะต้องเปิดใช้งาน โดยมีวิธีการดังต่อไปนี้:
- ไปที่แท็บไฟล์แล้วเลือกตัวเลือก Excel จากเมนูแผงด้านซ้าย
- เลือกขั้นสูงในแผงด้านซ้าย จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากเปิดใช้งาน Fill Handle ในส่วนตัวเลือกการแก้ไข
มีโอกาสที่คุณจะยังไม่เห็นเมนูแบบเลื่อนลง Fill Handle หากเป็นกรณีนี้:
- ไปที่แท็บไฟล์แล้วเลือกตัวเลือกที่ด้านล่างของแผงด้านซ้าย
- เลือกขั้นสูง จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากแสดงปุ่มตัวเลือกการวางเมื่อเนื้อหาถูกวาง ในส่วนตัด คัดลอก และวาง
- คลิกปุ่มตกลงที่มุมซ้ายล่างของหน้าต่างตัวเลือก Excel เพื่อยืนยัน
5. ทางลัด Excel เพื่อคัดลอกการจัดรูปแบบและนำไปใช้
น่าเสียดายที่ไม่มีแป้นพิมพ์ลัด Excel เดียวที่คุณสามารถใช้เพื่อคัดลอกรูปแบบเซลล์ได้ Ctrl + C และ Ctrl + V ทั่วไปเป็นคำสั่งในการคัดลอกและวางเนื้อหา
คุณสามารถใช้ลำดับคีย์ลัดที่จะทำให้การคัดลอกการจัดรูปแบบของคุณเร็วขึ้น ต่อไปนี้เป็นรายการทางลัดการคัดลอกการจัดรูปแบบเซลล์ที่มีประโยชน์:
1. ในการเข้าถึงการวางแบบพิเศษด้วยแป้นพิมพ์ลัด ให้กด Shift + F10 จากนั้นกด R ขณะที่ยังคงกดปุ่ม Shift ค้างไว้ จากนั้นกดปุ่ม Enter
Shift + F10 แสดงเมนูบริบท
Shift + R เลือกตัวเลือกการวางเฉพาะการจัดรูปแบบ
2. หากต้องการเข้าถึงปุ่ม Excel Format Painter อย่างรวดเร็ว ให้กดปุ่มแป้นพิมพ์ต่อไปนี้ทีละปุ่ม:Alt, H, F, P
Alt ช่วยให้คุณเข้าถึงแป้นพิมพ์ลัดสำหรับคำสั่ง Ribbon
H เลือกแท็บหน้าแรกบน Ribbon
F และ P เลือกเครื่องมือ Format Painter
การฝึกฝนศิลปะการคัดลอกการจัดรูปแบบเซลล์ใน Microsoft Excel เป็นทักษะอันทรงคุณค่าที่สามารถช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณได้อย่างมาก ไม่ว่าคุณจะทำงานกับสเปรดชีตที่ซับซ้อนหรือตารางข้อมูลธรรมดา เทคนิคเหล่านี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาและรับรองว่าเอกสาร Excel ของคุณจะมีรูปลักษณ์ที่สม่ำเสมอและสวยงาม
