เชี่ยวชาญการรวมชื่อและนามสกุลใน Excel: คู่มือฉบับรวดเร็วและเชื่อถือได้

โดยทั่วไปคุณรวมชื่อและนามสกุลใน Microsoft Excel โดยใช้เซลล์และคอลัมน์ที่ต่างกัน แต่ถ้าคุณต้องการรวมชื่อและนามสกุลในคอลัมน์เดียว จะทำอย่างไร? คุณจะทำด้วยตนเองไหม? คุณทำได้ แต่ไม่ใช่สิ่งที่ปฏิบัติจริงได้หากคุณจัดการกับข้อมูลจำนวนมากในแผ่นงาน หรือแม้แต่สมุดงาน Excel ทั้งเล่ม บทความนี้จะแสดงวิธีการรวมชื่อในหลายวิธีและเร่งกระบวนการทำงานของคุณ

อย่าลืมดูคู่มือของเราเกี่ยวกับวิธีแยกชื่อและนามสกุลใน Excel ด้วย

ฟังก์ชัน Excel ต่างๆ สำหรับการรวมชื่อ

มีฟังก์ชัน Excel หลายอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อรวมชื่อในสเปรดชีตของคุณ ฟังก์ชันไหนที่คุณจะใช้จะขึ้นอยู่กับความชอบของคุณ แต่ยังขึ้นอยู่กับรูปแบบชื่อที่คุณกำลังทำงานอยู่ การรวมสองชื่อสามารถทำได้ง่ายด้วยฟังก์ชัน concatenate แต่จะต้องปรับเปลี่ยนหากคุณต้องการรวมชื่อกลางด้วย ฟังก์ชัน concatenate รวมสตริงข้อความสองขึ้นไปเป็นหนึ่งเซลล์ มันเป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์เมื่อคุณต้องการรวมสองเซลล์

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการรวมเซลล์มากกว่าสองเซลล์ คุณมีสองตัวเลือก คือ ปรับฟังก์ชัน concatenate ด้วยตัวดำเนินการ ampersand (&) หรือใช้ฟังก์ชัน Textjoin Textjoin จะช่วยให้คุณรวมเซลล์หรือสตริงข้อความหลายๆ ตัวด้วยตัวคั่นที่คุณเลือก นั่นหมายความว่าคุณจะมีอิสระสร้างสรรค์และตัวเลือกที่หลากหลายมากขึ้นในการที่คุณต้องการให้การรวมชื่อดูอย่างไร

ฟังก์ชันที่มีประโยชน์อีกอย่างสำหรับการรวมชื่อใน Excel คือ Flash Fill มันจะรับรู้รูปแบบและเติมข้อมูลที่หายไปโดยอัตโนมัติ ทำให้คุณไม่ต้องทำด้วยตนเอง

รวมชื่อและนามสกุลด้วยฟังก์ชัน Concatenate

Concatenate คืออีกคำหนึ่งสำหรับ "join together" (รวมกัน) และคำนั้นเองเป็นส่วนหนึ่งของสูตรที่คุณจะใช้เพื่อสร้างคอลัมน์ที่ชื่อและนามสกุลจะถูกรวมกัน ดังนั้น สมมติว่าคุณมีสเปรดชีต Excel ที่ดูประมาณนี้:

คุณมีคอลัมน์สำหรับชื่อ และอีกคอลัมน์สำหรับนามสกุล และคุณต้องการคอลัมน์ที่สามให้มีชื่อเต็มซึ่งจะเป็นการรวมของสองคอลัมน์แรก

เลือกเซลล์ในคอลัมน์ที่สามที่คุณจะสร้างชื่อรวม และพิมพ์สูตรต่อไปนี้:

=CONCATENATE(first_name_cell_reference, " ",last_name_cell_reference)

ตัวอย่างเช่น คุณต้องการรวมชื่อในเซลล์ A2 และ B2 สูตรของคุณจะดูแบบนี้:

=CONCATENATE(A2," ",B2)

แทรกสูตรนี้ในเซลล์ C2 และกดปุ่ม enter บนคีย์บอร์ดของคุณ ชื่อเต็มจะปรากฏในเซลล์ C2

แทนที่จะใช้สูตร concatenate นี้ คุณสามารถเลือกใช้ตัวดำเนินการ ampersand ได้ ผลลัพธ์สุดท้ายเหมือนกัน แต่สูตรนี้สั้นกว่านิดหน่อย

=first_name_cell_reference& " "&last_name_cell_reference

เพื่อรวมชื่อของเซลล์ A2 และ B2 ใช้สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C2:

=A2&" "&B2

เมื่อคุณกด enter ชื่อเต็มจะปรากฏในเซลล์ C2 เหมือนกับที่คุณใช้สูตร CONCATENATE

จำไว้ว่าให้เว้นวรรคระหว่างเครื่องหมายคำพูด (" ") เพื่อสร้างช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุลในคอลัมน์ชื่อรวม หากไม่มีมัน ชื่อและนามสกุลจะต่อกันไป หากคุณต้องการรวมนามสกุลและชื่อด้วยคอมม่าระหว่างกัน คุณจะใช้สูตรเดียวกัน (ทั้งสองสูตรที่อธิบายไว้) แต่ด้วยลำดับการอ้างอิงเซลล์ที่กลับกัน และคอมม่าและช่องว่างระหว่างเครื่องหมายคำพูด

คุณสามารถใช้ได้ทั้ง: =CONCATENATE(B2,", ",A2)

หรือ

=B2&", "&A2

และนี่จะเป็นผลลัพธ์:

ใช้ฟังก์ชัน Concatenate รวมชื่อ ชื่อกลาง และนามสกุล

คุณสามารถปรับสูตร concatenate เพื่อรวมชื่อจากเซลล์ Excel สามเซลล์ที่ต่างกันเป็นชื่อเต็มในเซลล์เดียว สูตรนี้คล้ายกับที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้มาก แต่คุณจะต้องเพิ่มองค์ประกอบอีกหนึ่งสำหรับชื่อกลาง ดังนั้นสูตรของคุณควรดูแบบนี้:

=CONCATENATE(first_name_cell_reference, " ",middle_name_cell_reference," ",last_name_cell_reference)

อีกวิธีคุณสามารถลองนี้ได้:

=first_name_cell_reference&" "&middle_name_cell_reference&" "&last_name_cell_reference

เพื่อรวมชื่อ ชื่อกลาง และนามสกุลจากเซลล์ A2, B2 และ C2 ใช้สูตรใดสูตรหนึ่งเหล่านี้:

=CONCATENATE(A2," ",B2" ",C2)

หรือลองนี้:

=A2&" "&B2&" "&C2

นี่คือตัวอย่างผลลัพธ์สุดท้าย:

คุณสามารถใช้สูตรเดียวกันหากมีตัวย่อแทนชื่อกลาง ไม่ว่าชื่อจะเขียนในรูปแบบใดก็ตาม ตราบใดที่คุณอ้างอิงเซลล์ที่ถูกต้อง นี่คือตัวอย่างที่มีตัวย่อในเซลล์ชื่อกลาง ใช้สูตรเดียวกันทั้งหมด:

ฟังก์ชัน Concatenate สามารถรวมตัวย่อชื่อและนามสกุลได้

แม้คอลัมน์ชื่อและนามสกุลของคุณจะมีชื่อเต็ม คุณก็สามารถใช้สูตร concatenate ที่ปรับแล้วเพื่อเปลี่ยนมันเป็นตัวย่อบวกนามสกุล ในการทำเช่นนี้ คุณจะใช้ฟังก์ชัน LEFT ซึ่งจะดึงตัวอักษรแรกของชื่อ และจากนั้น concatenate มันกับนามสกุล

นี่คือประเภทสูตรที่คุณจะใช้เพื่อรวมชื่อจากเซลล์ A2 และ B2:

=CONCATENATE(LEFT(A2,1)," ",B2)

หรือใช้นี้:

=LEFT(A2,1)&" "&B2

คุณสามารถปรับสูตรนี้เพิ่มเติมเพื่อใส่จุดด้านหลังตัวย่อได้ เพียงแค่วางเครื่องหมายจุดและช่องว่างระหว่างเครื่องหมายคำพูด

=CONCATENATE(LEFT(A2,1),". ",B2)

หรือใช้นี้:

=LEFT(A2,1)&". "&B2

ใช้ Flash Fill รวมชื่อใน Excel

หากคุณกำลังทำงานกับสเปรดชีต Excel ที่มีข้อมูลมาก คุณควรลืมสูตร concatenate ไป เพราะคุณต้องใส่พวกมันด้วยตนเองสำหรับทุกชื่อที่คุณต้องการรวม แทนที่จะเป็นเช่นนั้น คุณควรใช้ฟังก์ชัน Flash Fill ของ Excel

หากคุณต้องการรวมชื่อจากเซลล์ A2 และ B2 ให้พิมพ์ชื่อเต็มใน C2 จากนั้นเริ่มพิมพ์ชื่อเต็มสำหรับการรวมจาก A3 และ B3 Excel จะรับรู้รูปแบบและเติมคอลัมน์ C โดยอัตโนมัติ กด enter เพื่อยืนยันว่าคุณต้องการให้ Excel เติมเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ C ด้วยการรวมชื่อที่เหมาะสม

อย่างไรก็ตาม หากสิ่งนี้ไม่ทำงานสำหรับคุณ อาจเป็นเพราะคุณต้องเปิดใช้งานฟังก์ชัน Flash Fill ใน Excel เวอร์ชันของคุณ นี่คือวิธี:

1. ไปที่ File ในริบบอน

1. เลือก Options ที่ด้านล่างของเมนู

1. เลือก Advanced จากหน้าต่างตัวเลือก

1. ติ๊กถูกกล่องข้าง Automatically Flash Fill และยืนยันด้วยปุ่ม OK

ตอนนี้คุณสามารถเปิดและปิดฟังก์ชันนี้ได้ทั้งในแท็บ Data บนริบบอน หรือโดยการกด Ctrl + E บนคีย์บอร์ดของคุณ

ใช้ฟังก์ชัน TextJoin รวมชื่อใน Excel

หากคุณต้องการรวมชื่อจากเซลล์มากกว่าสามเซลล์ ฟังก์ชัน Textjoin จะช่วยได้มาก แต่คุณจะต้องรวมตัวคั่นระหว่างสตริงข้อความแต่ละตัวเพื่อสร้างช่องว่างหรือคอมม่า ตัวคั่นเหมือนกับในสูตร concatenate ด้วยช่องว่างหรือคอมม่าและช่องว่างระหว่างเครื่องหมายคำพูด

คุณจะใช้สูตรต่อไปนี้:

=TEXTJOIN(" ",TRUE,"first name", "middle name","last name")

ผลลัพธ์ดูแบบนี้:

แต่คุณสงสัยว่าทำไมต้องพิมพ์สูตรซับซ้อนแบบนี้แทนที่จะกรอกชื่อเต็มในคอลัมน์รวมด้วยตนเอง คำตอบคือคุณไม่ควรใช้สูตรนี้ แต่ใช้เวอร์ชันที่ปรับแล้วซึ่งสั้นกว่ามาก และมีประโยชน์มากเมื่อคุณมีหลายเซลล์ มีรูปทรงคล้ายกับสูตร concatenate ที่ปรับแล้ว:

=TEXTJOIN(" ",TRUE, A2:C2)

ตามที่คุณเห็น ในเวอร์ชันที่ปรับแล้วของสูตร แทนที่จะพิมพ์เนื้อหาของเซลล์ที่คุณต้องการรวมด้วยตนเอง คุณจะพิมพ์ช่วงของการอ้างอิงเซลล์ นั่นเป็นวิธีที่เร็วกว่ามากในการรวมชื่อจาก 3 เซลล์หรือมากกว่านั้น คุณสามารถใช้ประเภทสูตรนี้เพื่อรวมชื่อและตัวย่อของบุคคลจากหลายเซลล์ได้

การรวมชื่อและนามสกุลใน Microsoft Excel สามารถเป็นขั้นตอนเล็กแต่มากขึ้นสำคัญสู่การปรับปรุงทักษะการจัดการข้อมูลของคุณ ความสามารถในการรวมองค์ประกอบเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพสามารถประหยัดเวลา เพิ่มความชัดเจนของข้อมูลของคุณ และมีส่วนช่วยให้การเก็บบันทึกมีประสิทธิภาพมากขึ้น