โดยทั่วไปคุณจะรวมชื่อและนามสกุลใน Microsoft Excel โดยใช้เซลล์และคอลัมน์ที่แตกต่างกัน แต่ถ้าคุณต้องการรวมชื่อและนามสกุลไว้ในคอลัมน์เดียวล่ะ? คุณจะทำมันด้วยตนเองหรือไม่? คุณทำได้ แต่นั่นไม่ใช่สิ่งที่ทำได้จริงหากคุณต้องรับมือกับข้อมูลจำนวนมากในเวิร์กชีตหรือแม้แต่ในเวิร์กบุ๊ก Excel ทั้งหมด บทความนี้จะแสดงวิธีการรวมชื่อต่างๆ หลายวิธีและเร่งกระบวนการทำงานของคุณ
อย่าลืมอ่านคำแนะนำของเราเกี่ยวกับวิธีแยกชื่อและนามสกุลใน Excel
ฟังก์ชัน Excel ที่แตกต่างกันสำหรับการผสานชื่อ
มีฟังก์ชัน Excel หลายอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อรวมชื่อในสเปรดชีตของคุณได้ คุณจะใช้อันไหนจะขึ้นอยู่กับความชอบของคุณ แต่ยังขึ้นอยู่กับรูปแบบชื่อที่คุณใช้งานด้วย การรวมสองชื่อเข้าด้วยกันสามารถทำได้ง่ายด้วยฟังก์ชันการต่อกัน แต่จะต้องแก้ไขหากคุณต้องการรวมชื่อกลาง ฟังก์ชัน concatenate จะรวมสตริงข้อความตั้งแต่ 2 รายการขึ้นไปไว้ในเซลล์เดียว เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบเมื่อคุณต้องการผสานสองเซลล์
อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการรวมเซลล์มากกว่า 2 เซลล์ คุณมีสองตัวเลือก แก้ไขฟังก์ชันการต่อข้อมูลด้วยตัวดำเนินการเครื่องหมายและ (&) หรือใช้ฟังก์ชัน Textjoin Textjoin จะช่วยให้คุณสามารถผสานหลายเซลล์หรือสตริงข้อความด้วยตัวคั่นที่เลือก นั่นหมายความว่าคุณจะมีอิสระในการสร้างสรรค์มากขึ้นและมีตัวเลือกที่หลากหลายว่าคุณต้องการให้ชื่อผสมมีหน้าตาอย่างไร
ฟังก์ชั่นที่มีประโยชน์อีกประการหนึ่งสำหรับการรวมชื่อใน Excel คือ Flash Fill มันจะจดจำรูปแบบและกรอกข้อมูลที่ขาดหายไปโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องดำเนินการด้วยตนเอง
รวมชื่อและนามสกุลเข้ากับฟังก์ชันการต่อกัน
การต่อข้อมูลเป็นอีกวิธีหนึ่งในการพูดว่า "รวมเข้าด้วยกัน" และคำนี้เป็นส่วนหนึ่งของสูตรที่คุณจะใช้เพื่อสร้างคอลัมน์ที่จะรวมชื่อและนามสกุลเข้าด้วยกัน สมมติว่าคุณมีสเปรดชีต Excel ที่มีลักษณะดังนี้:
คุณมีคอลัมน์สำหรับชื่อและอีกคอลัมน์สำหรับชื่อที่สอง และคุณต้องการให้คอลัมน์ที่สามมีชื่อเต็มซึ่งจะเป็นการรวมกันของสองคอลัมน์แรก
เลือกเซลล์ในคอลัมน์ที่สามที่คุณจะสร้างชื่อรวมกันและพิมพ์ในสูตรต่อไปนี้:
=CONCATENATE(first_name_cell_reference, “ “,last_name_cell_reference)
ตัวอย่างเช่น คุณต้องการรวมชื่อในเซลล์ A2 และ B2 สูตรของคุณจะมีลักษณะดังนี้:
=เชื่อมต่อ(A2,” “,B2)
แทรกสูตรนี้ในเซลล์ C2 แล้วกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์ ชื่อเต็มจะปรากฏในเซลล์ C2
แทนที่จะใช้สูตรต่อกันนี้ คุณสามารถเลือกใช้ตัวดำเนินการเครื่องหมายและได้ ผลลัพธ์ที่ได้จะเหมือนเดิม แต่สูตรนี้สั้นกว่าเล็กน้อย
=first_name_cell_reference&“ “&last_name_cell_reference
หากต้องการรวมชื่อของเซลล์ A2 และ B2 ให้ใช้สูตรต่อไปนี้ในเซลล์ C2:
=A2&” “&B2
เมื่อคุณกด Enter ชื่อเต็มจะปรากฏในเซลล์ C2 เช่นเดียวกับที่คุณใช้สูตร CONCATENATE
อย่าลืมเว้นวรรคระหว่างเครื่องหมายคำพูด (“ “) เพื่อสร้างช่องว่างระหว่างชื่อและนามสกุลในคอลัมน์ชื่อที่รวมกัน หากไม่มีชื่อและนามสกุลก็จะรวมเข้าด้วยกัน หากคุณต้องการรวมนามสกุลและชื่อโดยมีเครื่องหมายจุลภาคอยู่ระหว่างนั้น คุณจะใช้สูตรเดียวกัน (อย่างใดอย่างหนึ่งจากสองชื่อที่อธิบายไว้) แต่ใช้ลำดับย้อนกลับของการอ้างอิงเซลล์และเครื่องหมายจุลภาค และเว้นวรรคระหว่างเครื่องหมายคำพูด
คุณสามารถใช้อย่างใดอย่างหนึ่ง:=CONCATENATE(B2,”, “A2)
หรือ
=B2&”, “&A2
และนี่คือผลลัพธ์:
การใช้ฟังก์ชันเชื่อมต่อเพื่อรวมชื่อ ชื่อกลาง และนามสกุล
คุณสามารถปรับสูตรต่อกันเพื่อรวมชื่อจากเซลล์สเปรดชีต Excel ที่แตกต่างกันสามเซลล์ให้เป็นชื่อเต็มในเซลล์เดียว สูตรนี้คล้ายกับสูตรที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้มาก แต่คุณจะต้องเพิ่มองค์ประกอบอีกหนึ่งรายการสำหรับชื่อกลาง ดังนั้นสูตรของคุณควรมีลักษณะดังนี้:
=CONCATENATE(first_name_cell_reference, “ “,middle_name_cell_reference,” “,last_name_cell_reference)
หรือคุณสามารถลองสิ่งนี้:
=first_name_cell_reference&“ “&middle_name_cell_reference&” “&last_name_cell_reference
หากต้องการรวมชื่อ ชื่อกลาง และนามสกุลจากเซลล์ A2, B2 และ C2 ให้ใช้สูตรใดๆ เหล่านี้:
=เชื่อมต่อ(A2,” “,B2” “,C2)
หรือลองสิ่งนี้:
=A2&” “&B2&” “&C2
ผลลัพธ์สุดท้ายควรมีลักษณะดังนี้:
คุณสามารถใช้สูตรเดียวกันได้หากมีชื่อย่อแทนชื่อกลาง ไม่สำคัญว่าจะเขียนชื่อในรูปแบบใด ตราบใดที่คุณอ้างอิงเซลล์ที่ถูกต้อง นี่คือตัวอย่างที่มีอักษรตัวแรกอยู่ในเซลล์ชื่อกลาง มีการใช้สูตรเดียวกัน:
ฟังก์ชันที่ต่อกันสามารถรวมชื่อย่อและนามสกุลแรกได้
แม้ว่าคอลัมน์ชื่อและนามสกุลของคุณจะมีชื่อเฉพาะแบบเต็ม คุณสามารถใช้สูตรที่ต่อกันที่ปรับแล้วเพื่อแปลงเป็นชื่อเริ่มต้นบวกนามสกุลได้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ คุณจะต้องใช้ฟังก์ชัน LEFT ซึ่งจะแยกอักษรตัวแรกของชื่อ แล้วต่อเข้ากับนามสกุล
ต่อไปนี้เป็นประเภทสูตรที่คุณจะใช้เพื่อรวมชื่อจากเซลล์ A2 และ B2:
=เชื่อมต่อ(ซ้าย(A2,1),” “,B2)
หรือใช้สิ่งนี้:
=ซ้าย(A2,1)&” “&B2
คุณสามารถปรับสูตรนี้เพิ่มเติมเพื่อรวมจุดไว้ด้านหลังชื่อย่อได้ เพียงใส่เครื่องหมายจุดและเว้นวรรคระหว่างเครื่องหมายคำพูด
=เชื่อมต่อ(ซ้าย(A2,1),”. “,B2)
หรือใช้สิ่งนี้:
=ซ้าย(A2,1)&”. “&B2
การใช้การเติมแบบรวดเร็วเพื่อรวมชื่อใน Excel
หากคุณกำลังทำงานกับสเปรดชีต Excel ที่มีข้อมูลจำนวนมาก คุณควรลืมเกี่ยวกับสูตรที่ต่อกัน เนื่องจากคุณต้องใส่สูตรด้วยตนเองสำหรับแต่ละชื่อที่คุณต้องการรวมกัน คุณควรใช้ฟังก์ชัน Flash Fill ของ Excel แทน
ถ้าคุณต้องการรวมชื่อจากเซลล์ A2 และเซลล์ B2 ให้พิมพ์ชื่อเต็มใน C2 จากนั้นเริ่มพิมพ์ชื่อเต็มสำหรับชุดค่าผสมจาก A3 และ B3 Excel จะจดจำรูปแบบและเติมคอลัมน์ C โดยอัตโนมัติ กด Enter เพื่อยืนยันว่าคุณต้องการให้ Excel เติมเซลล์ทั้งหมดในคอลัมน์ C ด้วยการผสมชื่อที่เหมาะสม
อย่างไรก็ตาม หากไม่ได้ผลสำหรับคุณ อาจเป็นไปได้ว่าคุณต้องเปิดใช้งานฟังก์ชันเติมแบบรวดเร็วใน Excel เวอร์ชันของคุณ โดยมีวิธีการดังต่อไปนี้:
- ไปที่ไฟล์ใน Ribbon
- เลือกตัวเลือกที่ด้านล่างของเมนู
- เลือกขั้นสูงจากหน้าต่างตัวเลือก
- ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากเติมแบบรวดเร็วอัตโนมัติ และยืนยันด้วยปุ่มตกลง
ตอนนี้คุณสามารถเปิดและปิดฟังก์ชันนี้ในแท็บข้อมูลบน Ribbon หรือโดยการกด Ctrl + E บนแป้นพิมพ์
การใช้ฟังก์ชัน TextJoin เพื่อรวมชื่อใน Excel
หากคุณต้องการรวมชื่อจากเซลล์มากกว่า 3 เซลล์ ฟังก์ชัน Textjoin มีประโยชน์มาก แต่คุณจะต้องใส่ตัวคั่นระหว่างสตริงข้อความแต่ละรายการเพื่อสร้างช่องว่างหรือลูกน้ำ ตัวคั่นจะเหมือนกับในสูตรที่ต่อกัน โดยมีช่องว่างหรือลูกน้ำและมีช่องว่างระหว่างเครื่องหมายคำพูด
คุณจะใช้สูตรต่อไปนี้:
=TEXTJOIN(“ “,TRUE,”ชื่อ”, “ชื่อกลาง”,”นามสกุล”)
ผลลัพธ์จะมีลักษณะดังนี้:
แต่คุณสงสัยว่าทำไมคุณถึงต้องกังวลที่จะพิมพ์สูตรที่ซับซ้อนเช่นนี้ แทนที่จะกรอกชื่อเต็มด้วยตนเองในคอลัมน์ที่รวมกัน คำตอบคือคุณจะไม่ใช้สูตรนี้ แต่เป็นเวอร์ชันดัดแปลงที่สั้นกว่ามากและมีประโยชน์มากเมื่อคุณมีหลายเซลล์ มันมีรูปร่างคล้ายกับสูตรการต่อเชื่อมที่ปรับแล้ว:
=TEXTJOIN(“ “,TRUE, A2:C2)
อย่างที่คุณเห็น ในสูตรเวอร์ชันดัดแปลง คุณจะพิมพ์ช่วงของการอ้างอิงเซลล์แทนการพิมพ์เนื้อหาของเซลล์ที่คุณต้องการผสานด้วยตนเอง นั่นเป็นวิธีที่เร็วกว่ามากในการรวมชื่อจาก 3 เซลล์ขึ้นไป คุณสามารถใช้สูตรประเภทนี้เพื่อรวมชื่อและชื่อย่อของบุคคลจากหลายเซลล์
การรวมชื่อและนามสกุลใน Microsoft Excel อาจเป็นก้าวเล็กๆ แต่สำคัญในการปรับปรุงทักษะการจัดการข้อมูลของคุณ ความสามารถในการรวมองค์ประกอบเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยคุณประหยัดเวลา เพิ่มความชัดเจนของข้อมูล และช่วยให้การเก็บบันทึกมีประสิทธิภาพมากขึ้น
