การสร้างเอกสารที่สมบูรณ์แบบเป็นสิ่งสำคัญ ไม่ว่าคุณจะเป็นนักเรียน นักวิชาการ หรือเพียงแค่ต้องการจัดระเบียบความคิด Microsoft Word มีตัวเลือกการจัดรูปแบบมากมายเพื่อให้เนื้อหาของคุณดูสะอาดและเป็นมืออาชีพ ตัวเลือกหนึ่งคือ การตั้งค่าระยะห่างบรรทัดเป็น Double-Space ซึ่งช่วยให้ข้อความอ่านง่ายขึ้น
Microsoft Word ทำให้การปรับระยะห่างบรรทัดเป็นเรื่องง่าย และมีหลายวิธีในการทำ สิ่งที่ดีกว่าคือ คุณสามารถตั้งค่า Double-Space ให้เป็นค่าเริ่มต้น (Default) สำหรับเอกสารใหม่ทั้งหมดได้
สไตล์การเขียนไหนที่กำหนดให้ใช้ Double-Space?
Double-Space มักถูกกำหนดในสไตล์การเขียนทางวิชาการและวิชาชีพต่างๆ เพื่อเพิ่มความอ่านง่ายและสะดวกในการแก้ไขหรือเขียนบันทึก ดังนี้เป็นสไตล์ยอดนิยมที่มักกำหนด Double-Space
- สไตล์ APA (American Psychological Association): ใช้กันอย่างแพร่หลายในงานวิจัยและเรียงความทางวิทยาศาสตร์สังคม การศึกษา และจิตวิทยา
- สไตล์ MLA (Modern Language Association): ใช้กันอย่างแพร่หลายในงานเขียนและอ้างอิงแหล่งข้อมูลในศิลปศาสตร์และมนุษยศาสตร์
- Chicago Manual of Style (CMS): ใช้ในหลายสาขา เช่น ประวัติศาสตร์ วรรณกรรม และศิลปะ และมักใช้ในการตีพิมพ์หนังสือและจัดทำต้นฉบับ
อย่างไรก็ตาม คุณยังควรตรวจสอบแนวทางปฏิบัติเฉพาะของสไตล์ที่ใช้ เพราะสถาบัน อาจารย์ หรือบรรณาธิการอาจมีความต้องการเฉพาะตัวเกี่ยวกับระยะห่างบรรทัด
ตั้งค่า Double-Space สำหรับทั้งเอกสาร
คุณสามารถปรับการตั้งค่าเพื่อให้ทั้งเอกสารเป็น Double-Space รวมถึงการแก้ไขในอนาคต ดังนี้
- เปิดเอกสาร Word ที่ต้องการตั้งค่า แล้วคลิกแท็บ Design
- คลิก Paragraph Spacing
- เลือก Double จากเมนูดรอปดาวน์ด้านล่าง
ตอนนี้เอกสารถูกตั้งค่าเป็น Double-Space แล้ว
ตั้งค่า Double-Space สำหรับส่วนของเอกสาร
บางครั้งคุณอาจต้องการ Double-Space แค่บางส่วนของเอกสาร เช่น CMS ใช้ Double-Space สำหรับเนื้อหาหลัก แต่หมายเหตุท้าย (Footnotes/Endnotes) มักใช้ Single-Space ในกรณีนี้ คุณต้องการ Double-Space เฉพาะเนื้อหาหลัก
- เปิดเอกสาร และเลือกข้อความที่ต้องการ Double-Space โดยคลิกลากเคอร์เซอร์ครอบคลุม
- คลิกไอคอน Paragraph Settings ในกลุ่ม Paragraph ของแท็บ Home (ไอคอนอยู่มุมขวาล่างของกลุ่ม)
- หน้าต่าง Paragraph จะปรากฏ คลิกลูกศรลงใต้ Line Spacing ในกลุ่ม Spacing เลือก Double จากเมนูดรอปดาวน์ แล้วคลิก OK
ข้อความที่เลือกถูกตั้งค่าเป็น Double-Space แล้ว
ตั้งค่า Double-Space ทั้งหมดหรือบางส่วนด้วย Keyboard Shortcut
ยังมี Keyboard Shortcut สำหรับตั้งค่าระยะห่างเป็น Double ได้อีกด้วย เริ่มต้นด้วยการเลือกข้อความที่ต้องการ Double-Space คุณสามารถเลือกบางส่วนโดยลากเมาส์ หรือเลือกทั้งหมดด้วย Ctrl + A
เมื่อเลือกข้อความแล้ว เพียงกด Ctrl + 2 ข้อความจะถูกตั้งค่าเป็น Double-Space ทันที
ตั้งค่า Double-Space เป็นค่าเริ่มต้น (Default Line Spacing)
หากเอกสารส่วนใหญ่ที่คุณสร้างใน Word ต้องการเป็น Double-Space คุณสามารถตั้งค่าให้เป็นค่าเริ่มต้นแทนที่จะตั้งค่าทุกครั้ง
- เปิด Word คลิกแท็บ Design
- เลือก Paragraph Spacing > Custom Paragraph Spacing
- หน้าต่าง Manage Style จะปรากฏ เลือก Double ใต้ Line Spacing
- เลือกตัวเลือก New documents based on this template แล้วคลิก OK
เอกสารใหม่ทั้งหมดในอนาคตจะถูกตั้งค่าเป็น Double-Space อัตโนมัติ
