ฟีเจอร์ออโต้ฟิลล์ (Autofill) ใน Microsoft Excel เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่ช่วยลดภาระการป้อนข้อมูลได้มาก โดยใช้ปุ่ม Autofill หรือเพียงลากเคอร์เซอร์ คุณสามารถเติมข้อมูลลงในเซลล์ได้ในไม่กี่วินาที แต่ความสามารถของฟีเจอร์นี้ยังมีมากกว่าที่คุณคิด
คุณสามารถใช้ Autofill สำหรับงานง่ายๆ เช่น การเติมวันในสัปดาห์ แต่ก็สามารถนำเครื่องมือนี้ไปใช้ต่อยอดเพื่อเติมวันที่ รูปแบบ (Pattern) และการจัดรูปแบบ (Formatting) ได้อีกด้วย นอกจากนี้ยังสามารถเติมค่าที่เพิ่มขึ้นตามจำนวนที่กำหนด และแม้แต่การรวมข้อความจากแถวต่างๆ เข้าด้วยกันก็ทำได้
แม้คุณเคยใช้ Autofill มาก่อน ก็ลองดูวิธีการใช้งานหลากหลายรูปแบบที่อาจยังไม่เคยรู้จัก ซึ่งจะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ Autofill ใน Excel ได้เต็มที่
เติมรายการ (Autofill a List)
เริ่มจากงานง่ายที่สุดที่ทำได้ด้วย Excel Autofill คือ การเติมรายการ項目 ซึ่งรวมถึงรายการสำเร็จรูป (Built-in lists) และรายการที่คุณสร้างเอง (Custom lists)
Excel มีเดือนและวันในสัปดาห์ให้เลือกใช้ทั้งคำเต็มและตัวย่อ 3 ตัวอักษร มาลองใช้รายการวันในสัปดาห์เป็นตัวอย่างกัน
- พิมพ์รายการแรกในเซลล์ แล้วเลือกเซลล์นั้น
- ลากจุดจับเติม (Fill Handle) ที่มุมขวาล่างของเซลล์ไปในทิศทางที่ต้องการ ขณะลากคุณจะเห็นรายการแต่ละอย่างปรากฏขึ้นเมื่อผ่านแต่ละเซลล์
- ปล่อยเมื่อถึงเซลล์สุดท้ายที่ต้องการ คุณจะได้เซลล์ที่เติมข้อมูลแล้ว
หากคุณตั้งค่า Custom lists ไว้ใน Excel โปรแกรมจะจดจำและใช้งานได้ผ่าน Autofill เช่นกัน ตัวอย่างนี้มีรายการสีที่สร้างเอง ซึ่งสามารถเติมได้โดยใช้ Autofill
เคล็ดลับ: หากต้องการดูหรือสร้างรายการ ให้ไปที่ File > Options เลือก Advanced ด้านซ้าย แล้วคลิกปุ่ม Edit Custom Lists ด้านขวา
เติมตามรูปแบบ (Autofill a Pattern)
อีกวิธีหนึ่งที่น่าสนใจของ Autofill คือการใช้กับข้อมูลที่มีรูปแบบ (Pattern) เช่น ช่วงตัวเลขหรือตัวอักษรในชุดข้อมูล โดยการเลือก 2 เซลล์ขึ้นไป แล้วลากเพื่อเติมเซลล์ที่เหลือ
ตัวอย่างง่ายๆ เรามีตัวอักษร A, C, E และต้องการเติมเซลล์ต่อไปด้วยลำดับตัวอักษรเดิมกัน
- เลือกเซลล์อย่างน้อย 2 เซลล์ที่มีรูปแบบที่ต้องการ ตัวอย่างเลือกทั้ง 3 เซลล์ เพราะเป็นรูปแบบครบวงจร
- ลากจุดจับเติม (Fill Handle) ที่มุมขวาล่างไปในทิศทางที่ต้องการ
- ปล่อยเมื่อเติมครบจำนวนเซลล์ที่ต้องการ
เติมวันที่ (Autofill Dates)
เมื่อคุณป้อนวันที่ใน Excel โปรแกรมจะรู้จักรูปแบบวันที่โดยอัตโนมัติ ทำให้คุณสามารถใช้ Autofill เติมลำดับวันที่ได้ต่อเนื่อง นอกจากนี้ยังสามารถปรับให้เติมโดยเปลี่ยนเดือน วัน หรือปี ได้หลายรูปแบบ
เติมวันที่แบบพื้นฐาน (ปรับวันที่ทีละวัน)
โดยค่าเริ่มต้น เมื่อใช้ Autofill สำหรับรูปแบบ Short Date (DD/MM/YYYY) วันที่จะเพิ่มขึ้นทีละวันอัตโนมัติ
- ป้อนวันที่ในเซลล์ด้วยรูปแบบดังกล่าว แล้วเลือกเซลล์นั้น
- ลากจุดจับเติมไปในทิศทางที่ต้องการ
- ปล่อยเมื่อเติมครบจำนวนเซลล์ที่ต้องการ
หากเลือกใช้รูปแบบ Long Date (วัน, เดือน, วันที่, ปี) ก็จะทำงานเหมือนกัน คือ วันที่จะเพิ่มขึ้นทีละวัน
ตัวเลือกการเติมวันที่อื่นๆ
นอกจากการเติมวันที่ทีละวันแล้ว ยังมีตัวเลือกเพิ่มวันทำการ (Weekdays), เดือน (Months) หรือปี (Years) แทนได้
- ป้อนวันที่ในเซลล์ด้วยรูปแบบที่ต้องการ แล้วเลือกเซลล์นั้น
- ค้างปุ่มเมาส์ขวา ขณะลากจุดจับเติมไปในทิศทางที่ต้องการ
- เมื่อถึงจำนวนเซลล์ที่ต้องการ ปล่อยเมาส์ จะมีหน้าต่างป๊อปอัป (Pop-up) ปรากฏขึ้น
- เลือกประเภทการเติมที่ต้องการ จาก วัน (Days), วันทำการ (Weekdays), เดือน (Months) หรือ ปี (Years)
วันที่จะถูกเติมตามตัวเลือกที่เลือก ตัวอย่างนี้เลือก "เดือน" (Months)
เติมพร้อม/ไม่พร้อมการจัดรูปแบบ (Autofill With or Without Formatting)
Autofill ใน Excel ยังสามารถใช้สำหรับการจัดรูปแบบ (Formatting) ได้ คุณสามารถเติมเฉพาะรูปแบบจากเซลล์ที่เลือก หรือเติมข้อมูลโดยไม่รวมรูปแบบ มาดูตัวอย่างกัน
เติมเฉพาะรูปแบบ (Fill Formatting Only)
สมมติมีเซลล์ที่จัดรูปแบบเป็นตัวอักษรสีแดง ตัวเอียง และสีพื้นหลังสีเหลือง เราต้องการคัดลอกรูปแบบนี้ไปยังเซลล์อื่นเพื่อประหยัดเวลา
- เลือกเซลล์ที่มีรูปแบบที่ต้องการเติม
- ค้างปุ่มเมาส์ขวา ขณะลากจุดจับเติมไปในทิศทางที่ต้องการ
- เมื่อถึงจำนวนเซลล์ที่ต้องการ ปล่อยเมาส์ จะมีหน้าต่างป๊อปอัปปรากฏ
- เลือก Fill Formatting Only
เมื่อคุณพิมพ์ข้อความในเซลล์ที่เติมรูปแบบแล้ว ข้อความจะมีรูปแบบเหมือนเซลล์ต้นฉบับทันที
เติมข้อมูลโดยไม่รวมรูปแบบ (Fill Without Formatting)
ในทางกลับกัน คุณอาจต้องการเติมข้อมูลแต่ไม่ต้องการรูปแบบ ใช้เซลล์เดียวกันที่มีรูปแบบ แต่ต้องการเติมเฉพาะวันที่
- เลือกเซลล์ที่มีข้อมูลที่ต้องการเติม
- ค้างปุ่มเมาส์ขวา ขณะลากจุดจับเติมไปในทิศทางที่ต้องการ
- เมื่อถึงจำนวนเซลล์ที่ต้องการ ปล่อยเมาส์ จะมีหน้าต่างป๊อปอัปปรากฏอีกครั้ง
- เลือก Fill Without Formatting
ข้อมูลจะถูกเติมลงในเซลล์ แต่ไม่มีรูปแบบจากเซลล์ต้นฉบับ
เติมจำนวนที่เพิ่มขึ้นแบบเชิงเส้น (Autofill Linear Amounts)
หากคุณมีตัวเลขที่ต้องการเติมให้เพิ่มขึ้นในแต่ละเซลล์ สามารถใช้ Autophill ได้เช่นกัน ด้วยตัวเลือก Linear Trend ค่าในแต่ละเซลล์จะเพิ่มขึ้นตามความต่างของเซลล์ที่เลือก มาดูตัวอย่าง
มีตัวเลข 20 และ 30 ด้วย Linear Trend Autofill สามารถเติมเซลล์ต่อไปได้ โดยแต่ละเซลล์เพิ่มขึ้น 10 (เพราะความต่างระหว่าง 20 และ 30 คือ 10)
- เลือกทั้งสองเซลล์ที่มีตัวเลข
- ค้างปุ่มเมาส์ขวา ขณะลากจุดจับเติมไปในทิศทางที่ต้องการ
- เมื่อถึงจำนวนเซลล์ที่ต้องการ ปล่อยเมาส์ จะมีหน้าต่างป๊อปอัปพร้อมตัวเลือกเพิ่มเติม
- เลือก Linear Trend
คุณจะได้ตัวเลขที่เพิ่มขึ้นตามลำดับ
กำหนดค่าเพิ่มขึ้นแบบเชิงเส้นอย่างแม่นยำ (Exact Linear Amounts)
หากต้องการกำหนดค่าเพิ่ม (Step value) และค่าสิ้นสุด (Stop value) เอง สามารถใช้ปุ่ม Autofill และเซลล์เดียวได้
- เลือกเซลล์ที่มีตัวเลข
- ไปที่แท็บ Home เปิดเมนูดรอปดาวน์ Autofill ในกลุ่ม Editing เลือก Series
- ในกล่องโต้ตอบ Series เลือก Rows หรือ Columns สำหรับเซลล์ที่ต้องการเติม และเลือก Linear ใน Type หมายเหตุ: ตัวเลือก Trend ให้ผลลัพธ์เหมือน Linear Trend ข้างต้นเมื่อใช้ Fill Handle
- ป้อน Step value (ค่าที่ต้องการเพิ่มในแต่ละเซลล์) และ Stop value (ค่าสิ้นสุดของลำดับ) ได้ตามต้องการ แล้วกด OK
เซลล์จะถูกเติมเริ่มจากตัวเลขที่เลือก เพิ่มค่า Step ทีละเซลล์ และหยุดที่ค่า Stop ที่กำหนด
เติมจำนวนที่เพิ่มขึ้นแบบการเติบโต (Autofill Growth Amounts)
คล้ายกับ Linear Trend แต่ Growth Trend จะคูณค่าด้วย Step value แทนที่จะบวก
ตัวอย่าง มีตัวเลข 2 และ 6 ด้วย Growth Trend Autofill เซลล์ต่อไปจะคูณด้วย 3 (เพราะ 2 คูณ 3 = 6)
- เลือกทั้งสองเซลล์ที่มีตัวเลข
- ค้างปุ่มเมาส์ขวา ขณะลากจุดจับเติมไปในทิศทางที่ต้องการ
- เมื่อถึงจำนวนเซลล์ที่ต้องการ ปล่อยเมาส์ จะมีหน้าต่างป๊อปอัป
- เลือก Growth Trend
คุณจะได้ตัวเลขที่คูณเพิ่มขึ้นตามลำดับ
กำหนดค่าเติบโตอย่างแม่นยำ (Exact Growth Amounts)
หากต้องการกำหนดค่าคูณ (Step value) และค่าสิ้นสุด (Stop value) เอง สามารถใช้ปุ่ม Autofill เช่นเดียวกับ Linear
- เลือกเซลล์ที่มีตัวเลข
- ไปที่แท็บ Home เปิดเมนูดรอปดาวน์ Autofill เลือก Series
- ในกล่องโต้ตอบ เลือก Rows หรือ Columns และเลือก Growth ใน Type หมายเหตุ: ตัวเลือก Trend ให้ผลลัพธ์เหมือน Growth Trend ข้างต้น
- ป้อน Step value (ค่าที่ต้องการคูณในแต่ละเซลล์) และ Stop value (ค่าสิ้นสุด) ได้ตามต้องการ แล้วกด OK
เซลล์จะถูกเติมเริ่มจากตัวเลขที่เลือก คูณค่า Step ทีละเซลล์ และหยุดที่ค่า Stop ที่กำหนด
เติมเพื่อรวมข้อความ (Autofill to Combine Text)
อีกฟีเจอร์ประหยัดเวลาของ Autofill คือการรวมข้อความจากหลายแถวเข้าด้วยกันในเซลล์เดียว เรียกว่า Fill Justify ฟีเจอร์นี้ใช้งานได้จริงและสะดวกมาก
- เริ่มด้วยการเพิ่มความกว้างของคอลัมน์ที่จะรวมข้อความ คลิกหัวคอลัมน์ แล้วลากลูกศรทางขวาเพื่อขยายความกว้าง ขั้นตอนนี้สำคัญมาก หากข้ามไป ผลลัพธ์จะไม่ถูกต้อง
- เลือกเซลล์ในแถวที่มีข้อความที่ต้องการรวม
- ไปที่แท็บ Home เปิดเมนูดรอปดาวน์ Autofill เลือก Justify
ข้อความจากทุกเซลล์ที่เลือกจะถูกรวมเข้าด้วยกันในเซลล์เดียว
ใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Autofill
Autofill ใน Excel ไม่ได้ทำแค่เติมวันในสัปดาห์เท่านั้น ด้วยฟีเจอร์ขั้นสูงเหล่านี้ คุณไม่เพียงประหยัดเวลา แต่ยังลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดในการพิมพ์หรือคำนวณในเวิร์กชีตอีกด้วย
สำหรับผู้สนใจ สามารถศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Flash Fill ใน Excel ซึ่งเป็นเครื่องมืออีกตัวหนึ่งที่ช่วยจัดการข้อมูลอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ
