การป้อนอัตโนมัติใน Microsoft Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่ช่วยประหยัดเวลาในการป้อนข้อมูล ด้วยการใช้ปุ่มป้อนอัตโนมัติหรือเพียงลากเคอร์เซอร์ คุณสามารถเติมเซลล์อัตโนมัติได้ภายในไม่กี่วินาที อย่างไรก็ตาม คุณลักษณะนี้มีอะไรมากกว่าที่เห็น
คุณสามารถใช้การป้อนอัตโนมัติสำหรับงานง่ายๆ เช่น การกรอกวันในสัปดาห์ แต่คุณสามารถใช้เครื่องมือนี้เพิ่มเติมเพื่อกรอกวันที่ รูปแบบ และการจัดรูปแบบได้ ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถเติมเซลล์ด้วยค่าที่เพิ่มขึ้นตามจำนวนที่กำหนด และยังรวมข้อความจากแถวต่างๆ ได้ด้วย
แม้ว่าคุณจะเคยใช้การป้อนอัตโนมัติมาก่อน ลองดูวิธีต่างๆ เหล่านี้ในการใช้คุณสมบัติที่คุณอาจไม่รู้ว่ามีอยู่จริง ใช่แล้ว ถึงเวลาใช้ประโยชน์สูงสุดจากฟีเจอร์ป้อนอัตโนมัติใน Excel
ป้อนรายการอัตโนมัติ
เริ่มต้นด้วยงานที่ง่ายที่สุดที่คุณสามารถทำได้ด้วยการป้อนอัตโนมัติของ Excel คุณสามารถกรอกรายการได้อย่างง่ายดาย ซึ่งรวมถึงรายการในตัวหรือรายการแบบกำหนดเองที่คุณสร้าง
Excel นำเสนอเดือนและวันในรูปแบบคำเต็มหรือตัวย่อสามตัวอักษรในตัว ลองใช้รายการวันเป็นตัวอย่าง
- ป้อนรายการแรกในเซลล์แล้วเลือกเซลล์
- ลากจุดจับเติม (สี่เหลี่ยม) ที่มุมขวาล่างของเซลล์ไปในทิศทางที่คุณต้องการเติมเซลล์ ขณะที่คุณลาก คุณจะเห็นแต่ละรายการเมื่อคุณผ่านแต่ละเซลล์
- ปล่อยเมื่อถึงจุดสิ้นสุดแล้วคุณจะเห็นเซลล์ที่เต็มแล้ว
หากคุณมีรายการแบบกำหนดเองที่ตั้งค่าไว้ใน Excel แอปพลิเคชันจะจดจำสิ่งนี้เมื่อคุณใช้การป้อนอัตโนมัติเช่นกัน ที่นี่ เรามีรายการสีที่กำหนดเองซึ่งเราสามารถป้อนได้โดยใช้ป้อนอัตโนมัติ
เคล็ดลับ:เมื่อต้องการดูหรือสร้างรายการ ให้ไปที่ ไฟล์> ตัวเลือก เลือกขั้นสูงทางด้านซ้ายและปุ่มแก้ไขรายการที่กำหนดเองทางด้านขวา
ป้อนรูปแบบอัตโนมัติ
อีกวิธีที่ดีเยี่ยมในการใช้การป้อนอัตโนมัติคือเมื่อคุณมีรูปแบบในข้อมูลของคุณ คุณอาจมีช่วงตัวเลขหรือตัวอักษรในชุดข้อมูลของคุณ เมื่อเลือกเซลล์ตั้งแต่สองเซลล์ขึ้นไป คุณสามารถลากเพื่อเติมเซลล์ที่เหลือได้
สำหรับตัวอย่างพื้นฐาน เรามีตัวอักษร A, C และ E เราต้องการเติมเซลล์ที่เหลือด้วยตัวอักษรเดียวกันตามลำดับนั้น
- เลือกอย่างน้อยสองเซลล์ที่มีรูปแบบที่คุณต้องการทำซ้ำ ที่นี่ เราเลือกทั้งสามเซลล์เพราะนั่นคือรูปแบบทั้งหมด
- ลาก Fill Handle ที่มุมขวาล่างของเซลล์ไปในทิศทางที่คุณต้องการเติม
- ปล่อยเมื่อคุณเติมจำนวนเซลล์ที่คุณต้องการ
ป้อนวันที่อัตโนมัติ
เมื่อคุณป้อนวันที่ใน Excel แอปพลิเคชันจะฉลาดพอที่จะจดจำสิ่งนี้ ซึ่งช่วยให้คุณใช้การป้อนอัตโนมัติเพื่อกรอกชุดวันที่ตามลำดับให้สมบูรณ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถกรอกวันที่โดยการปรับเดือน วัน หรือปี ทำให้คุณมีตัวเลือกมากกว่าหนึ่งรายการ
วันที่ปรับการเติมพื้นฐาน
ตามค่าเริ่มต้น เมื่อคุณใช้การป้อนอัตโนมัติสำหรับรูปแบบวันที่แบบสั้น (ดด/วว/ปปปป) คุณจะเห็นวันที่เพิ่มขึ้นโดยอัตโนมัติ
- ป้อนวันที่ในเซลล์โดยใช้รูปแบบด้านบนแล้วเลือกเซลล์
- ลาก Fill Handle ไปในทิศทางที่คุณต้องการเติม
- ปล่อยเมื่อคุณเติมจำนวนเซลล์ที่คุณต้องการ
ถ้าคุณเลือกรูปแบบวันที่แบบยาวแทน (วัน เดือน วันที่ และปี) รูปแบบจะทำงานในลักษณะเดียวกัน คุณจะเห็นวันที่เพิ่มขึ้นทีละหนึ่ง
ตัวเลือกการป้อนวันที่อัตโนมัติอื่นๆ
นอกจากตัวเลือกการกรอกวันที่แบบง่ายๆ สองตัวเลือกข้างต้นแล้ว คุณยังมีตัวเลือกเพิ่มเติมในการเพิ่มวันในสัปดาห์ เดือน หรือปี แทนที่จะเป็นวันที่อีกด้วย
- ป้อนวันที่ในเซลล์โดยใช้รูปแบบที่คุณต้องการแล้วเลือกเซลล์
- กดปุ่มเมาส์ขวาค้างไว้ในขณะที่คุณลาก Fill Handle ไปในทิศทางที่คุณต้องการเติม
- เมื่อคุณถึงจำนวนเซลล์ที่คุณต้องการเติม ให้ปล่อย และคุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัป
- เลือกประเภทการเติมที่คุณต้องการใช้ตั้งแต่วัน วันธรรมดา เดือน หรือปี
จากนั้นคุณจะเห็นวันที่ของคุณเต็มไปด้วยตัวเลือกที่คุณเลือก ที่นี่เราเลือกเดือน
ป้อนอัตโนมัติโดยมีหรือไม่มีการจัดรูปแบบ
อีกวิธีที่มีประโยชน์อย่างยิ่งในการใช้ป้อนอัตโนมัติใน Excel คือการจัดรูปแบบ คุณสามารถเติมเซลล์ด้วยเฉพาะการจัดรูปแบบจากเซลล์ที่คุณเลือก หรือเติมข้อมูลที่ไม่รวมถึงการจัดรูปแบบ ลองดูตัวอย่างบางส่วน
เติมการจัดรูปแบบ
ที่นี่ เรามีเซลล์ที่จัดรูปแบบด้วยแบบอักษรสีแดง ตัวเอียง และสีเติมสีเหลือง เราวางแผนที่จะป้อนข้อมูลอื่นในเซลล์ที่ไม่เกี่ยวข้อง แต่ต้องการคัดลอกการจัดรูปแบบนั้นเพื่อประหยัดเวลา
- เลือกเซลล์ที่มีการจัดรูปแบบที่คุณต้องการเติม
- กดปุ่มเมาส์ขวาค้างไว้ในขณะที่คุณลาก Fill Handle ไปในทิศทางที่คุณต้องการเติม
- เมื่อคุณถึงจำนวนเซลล์ที่คุณต้องการเติม ให้ปล่อย และคุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปนั้น
- เลือกเติมการจัดรูปแบบเท่านั้น
จากนั้น เมื่อคุณป้อนข้อความลงในเซลล์ใดเซลล์หนึ่งที่คุณกรอก คุณจะเห็นว่ามีการจัดรูปแบบเหมือนกับเซลล์ที่คุณเลือก
เติมโดยไม่มีการจัดรูปแบบ
บางทีคุณอาจต้องการทำสิ่งที่ตรงกันข้ามกับข้างต้น คุณสามารถกรอกข้อมูลแต่ลบการจัดรูปแบบออก ที่นี่ เราจะใช้เซลล์ที่มีการจัดรูปแบบเหมือนกับด้านบน อย่างไรก็ตาม เราเพียงต้องการกรอกวันที่เท่านั้น
- เลือกเซลล์ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการกรอก
- กดปุ่มเมาส์ขวาค้างไว้ในขณะที่คุณลาก Fill Handle ไปในทิศทางที่คุณต้องการเติม
- เมื่อคุณถึงจำนวนเซลล์ที่คุณต้องการเติม ให้ปล่อยแล้วคุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปนั้นอีกครั้ง
- เลือกเติมโดยไม่มีการจัดรูปแบบ
จากนั้น คุณจะเห็นข้อมูลเติมเต็มเซลล์แต่ไม่มีการจัดรูปแบบ
กรอกจำนวนเงินเชิงเส้นอัตโนมัติ
หากคุณมีตัวเลขที่ต้องการเติมการเพิ่มขึ้นในแต่ละเซลล์ คุณสามารถใช้การป้อนอัตโนมัติได้เช่นกัน ด้วยตัวเลือก Linear Trend แต่ละจำนวนเงินจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนในเซลล์ที่คุณเลือก นี่เป็นคำอธิบายที่ดีที่สุดด้วยตัวอย่าง
ตรงนี้ เรามีตัวเลข 20 และ 30 ด้วยการป้อนเส้นแนวโน้มอัตโนมัติ เราสามารถเติมเซลล์ที่เหลือโดยแต่ละเซลล์เพิ่มขึ้น 10 เนื่องจากค่านี้อยู่ในช่วงเพิ่มขึ้นระหว่าง 20 ถึง 30
- เลือกทั้งสองเซลล์ที่มีตัวเลข
- กดปุ่มเมาส์ขวาค้างไว้ในขณะที่คุณลาก Fill Handle ไปในทิศทางที่คุณต้องการเติม
- เมื่อคุณมีจำนวนเซลล์ถึงจำนวนที่คุณต้องการเติม ให้ปล่อย และคุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปนั้นแต่มีตัวเลือกเพิ่มเติมให้ใช้งาน
- เลือกแนวโน้มเชิงเส้น
จากนั้นคุณจะเห็นตัวเลขที่เพิ่มขึ้น
จำนวนเงินเชิงเส้นที่แน่นอน
หากคุณต้องการเลือกค่าที่แน่นอนสำหรับการเพิ่มขึ้นและค่าการหยุด คุณสามารถทำได้โดยใช้ปุ่มป้อนอัตโนมัติและเซลล์เดียวแทน
- เลือกเซลล์ที่มีตัวเลข
- ไปที่แท็บหน้าแรกแล้วเปิดเมนูแบบเลื่อนลงป้อนอัตโนมัติในกลุ่มการแก้ไข เลือกซีรีส์
- ในกล่องโต้ตอบชุด ให้ทำเครื่องหมายตัวเลือกสำหรับแถวหรือคอลัมน์สำหรับเซลล์ที่อยู่ติดกันที่คุณต้องการเติมและเชิงเส้นเป็นประเภท หมายเหตุ:ช่องทำเครื่องหมาย Trend ดำเนินการเหมือนกับตัวเลือก Linear Trend ด้านบน เมื่อใช้ Fill Handle
- ป้อนค่าขั้นตอนซึ่งเป็นตัวเลขที่คุณต้องการเพิ่มแต่ละเซลล์ หรือป้อนค่าหยุดซึ่งเป็นตัวเลขที่คุณต้องการจบชุดข้อมูล เลือกตกลง
จากนั้นคุณจะเห็นเซลล์ของคุณเต็มไปด้วยตัวเลขที่คุณเลือก เพิ่มค่าขั้นตอนให้กับแต่ละเซลล์ และสิ้นสุดด้วยค่าหยุด
จำนวนการเติบโตที่ป้อนอัตโนมัติ
คล้ายกับตัวเลือก Linear Trend ด้านบนคือ Growth Trend ข้อแตกต่างที่นี่คือตัวเลขจะคูณด้วยค่าขั้นตอนแทนที่จะบวก
ที่นี่ เรามีตัวเลข 2 และ 6 ด้วยการป้อนแนวโน้มการเติบโตอัตโนมัติ เราสามารถเติมเซลล์ที่เหลือด้วยตัวเลขทั้งหมดที่เพิ่มขึ้นทวีคูณของ 3 ได้ เนื่องจากนี่คือการเพิ่มขึ้นระหว่าง 2 ถึง 6
- เลือกทั้งสองเซลล์ที่มีตัวเลข
- กดปุ่มเมาส์ขวาค้างไว้ในขณะที่คุณลาก Fill Handle ไปในทิศทางที่คุณต้องการเติม
- เมื่อคุณถึงจำนวนเซลล์ที่คุณต้องการเติม ให้ปล่อย และคุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัป
- เลือกแนวโน้มการเติบโต
จากนั้นคุณจะเห็นตัวเลขคูณของคุณ
จำนวนการเติบโตที่แน่นอน
หากคุณต้องการเลือกค่าที่แน่นอนสำหรับการเพิ่มการเติบโตและค่าหยุด คุณสามารถทำได้โดยใช้ปุ่มป้อนอัตโนมัติเช่นเดียวกับการป้อนอัตโนมัติเชิงเส้น
- เลือกเซลล์ที่มีตัวเลข
- ไปที่แท็บหน้าแรก เปิดเมนูแบบเลื่อนลงป้อนอัตโนมัติ และเลือกซีรีส์
- ในกล่อง ทำเครื่องหมายตัวเลือกสำหรับแถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการเติมและการเติบโตเป็นประเภท หมายเหตุ:ช่องทำเครื่องหมายแนวโน้มจะดำเนินการเช่นเดียวกับตัวเลือกแนวโน้มการเติบโตด้านบนเมื่อใช้ Fill Handle
- ป้อนค่าขั้นตอนซึ่งเป็นตัวเลขที่คุณต้องการคูณแต่ละเซลล์ หรือป้อนค่าหยุดซึ่งเป็นตัวเลขที่คุณต้องการจบชุดข้อมูล เลือกตกลง
จากนั้นคุณจะเห็นเซลล์ของคุณเต็มไปด้วยตัวเลขที่คุณเลือก คูณค่าขั้นตอน และสิ้นสุดด้วยค่าหยุด
ป้อนอัตโนมัติเพื่อรวมข้อความ
งานที่ช่วยประหยัดเวลาอีกอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้ด้วยการป้อนอัตโนมัติคือการรวมข้อความในแถวต่างๆ ให้เป็นเซลล์เดียว สิ่งนี้เรียกว่า Fill Justify และเป็นฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมมาก
- เริ่มต้นด้วยการเพิ่มความกว้างของคอลัมน์ที่จะมีข้อความที่รวมกัน คุณสามารถเลือกส่วนหัวของคอลัมน์แล้วลากลูกศรที่ปรากฏทางด้านขวาเพื่อเพิ่มความกว้าง หากคุณข้ามขั้นตอนนี้ ผลลัพธ์จะไม่แม่นยำ
- เลือกเซลล์ในแถวที่มีข้อความ
- ไปที่แท็บหน้าแรก เปิดเมนูแบบเลื่อนลงป้อนอัตโนมัติ และเลือกจัดชิดขอบ
จากนั้นคุณจะเห็นข้อความจากเซลล์ทั้งหมดรวมกันเป็นเซลล์เดียว 
ใช้ศักยภาพสูงสุดของการป้อนอัตโนมัติ
การป้อนอัตโนมัติใน Excel สามารถใช้งานได้มากกว่าการกรอกวันในสัปดาห์ ด้วยการใช้งานขั้นสูงเหล่านี้ คุณไม่เพียงแต่สามารถประหยัดเวลา แต่ยังลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ผิดหรือการคำนวณผิดในเวิร์กชีตของคุณไปพร้อมๆ กัน
หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูวิธีใช้การเติมแบบรวดเร็วใน Excel ด้วย
