กฎ (Rules) ของ Microsoft Outlook ช่วยให้คุณทำงานอัตโนมัติสำหรับงานจัดการอีเมลจำนวนมาก มันน่าหงุดหงิดมากเมื่อกฎเหล่านี้หยุดทำงาน เพราะอาจทำให้กล่องเข้าและโฟลเดอร์อีเมลอื่นๆ ของคุณสับสน เราจะแสดงวิธีแก้ไขกฎ Outlook ที่เสียหายบ้าง
สาเหตุบางอย่างที่คุณไม่สามารถใช้กฎอีเมลของคุณได้ ได้แก่ กฎถูกปิดใช้งาน ไฟล์ SRS ของ Outlook เสียหาย คุณเกินพื้นที่ที่อนุญาตสำหรับกฎของคุณ เวอร์ชันแอป Outlook ของคุณล้าสมัย และอื่นๆ
1. ตรวจสอบว่ากฎ Outlook ของคุณเปิดใช้งานอยู่
สิ่งแรกที่ต้องตรวจสอบเมื่อกฎของคุณไม่ทำงานคือว่ากฎเหล่านั้นเปิดใช้งานจริงหรือไม่ คุณหรือคนอื่นอาจปิดใช้งานกฎอีเมลของคุณ ป้องกันไม่ให้พวกเขารันการกระทำบนอีเมลของคุณ
ตรวจสอบกฎอีเมลของคุณอย่างรวดเร็วและแน่ใจว่ากฎที่คุณต้องการให้ทำงานเปิดอยู่
- เปิด Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- เลือก File ที่มุมซ้ายบน
- เลือก Manage Rules & Alerts
- เปิดแท็บ Email Rules และเปิดใช้งานกฎที่ถูกปิดเพื่อให้แน่ใจว่ากฎเหล่านั้นทำงานอยู่
- เลือก Apply ตามด้วย OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
2. แก้ไขไฟล์ SRS ของ Outlook ที่เสียหาย
Outlook ใช้ไฟล์ SRS เพื่อจัดเก็บการตั้งค่าการส่งและรับของคุณ หากไฟล์นี้เสียหาย นั่นอาจเป็นเหตุผลที่คุณไม่สามารถใช้กฎที่ระบุของคุณได้ วิธีหนึ่งในการแก้ไขปัญหานี้คือการปล่อยให้ Outlook สร้างไฟล์ SRS ของคุณใหม่
- ปิด Outlook หากแอปกำลังรันบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- เปิดกล่องโต้ตอบ Run ของ Windows โดยกด Windows + R
- พิมพ์ข้อความต่อไปนี้ในกล่องและกด Enter:
%appdata%\Microsoft\Outlook - คลิกขวาไฟล์ Outlook.srs และเลือก Rename
- เปลี่ยนชื่อไฟล์เป็น Outlook.srs.old
- เปิด Outlook และแอปจะสร้างไฟล์ SRS ใหม่โดยอัตโนมัติ
3. ลดพื้นที่ที่ใช้โดยกฎ Outlook ของคุณ
Outlook จำกัดปริมาณพื้นที่จัดเก็บที่กฎของคุณสามารถใช้ได้ คุณได้รับอนุญาตให้สร้างกฎที่เข้ากับพื้นที่ 256 KB เท่านั้น หากกฎของคุณใช้พื้นที่มากกว่านี้ คุณจะมีปัญหาในการใช้งาน
ในกรณีนี้ คุณสามารถดำเนินการ 몇 가지 เพื่อลดพื้นที่ที่ถูกครอบครองโดยกฎของคุณ
ลดความยาวชื่อกฎของคุณ
ยิ่งชื่อกฎของคุณยาว ยิ่งใช้พื้นที่จัดเก็บมากขึ้น นั่นหมายความว่าคุณสามารถลดความยาวชื่อกฎเพื่อให้กฎมากขึ้นเข้าไปในพื้นที่จัดเก็บที่อนุญาต คุณควรสามารถปรับชื่อสำหรับกฎส่วนใหญ่ได้
การเปลี่ยนชื่อกฎไม่ส่งผลต่อฟังก์ชันการทำงานของกฎ
- เปิดหน้าต่าง Rules and Alerts ใน Outlook
- คลิกขวากฎที่มีชื่อยาว เลือก Change Rule ที่ด้านบน และเลือก Rename Rule
- พิมพ์ชื่อที่สั้นกว่าสำหรับกฎและเลือก OK
- เลือก Apply ตามด้วย OK เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
ลบกฎ Outlook เก่า
หากคุณมีกฎเก่าและไม่ต้องการที่จัดเก็บอยู่ในบัญชี Outlook ของคุณ ให้กำจัดกฎเหล่านั้นเพื่อทำพื้นที่สำหรับกฎที่คุณใช้จริง นี่เป็นวิธีง่ายในการ釋放พื้นที่จัดเก็บที่ใช้โดยกฎของคุณ
- เลือกกฎที่คุณสบายใจจะลบในหน้าต่าง Rules and Alerts
- เลือก Delete ที่ด้านบนของกฎ
- เลือก Yes ในกล่องโต้ตอบเพื่อลบกฎที่เลือก
รวมกฎ Outlook หลายกฎ
หากคุณมีกฎ Outlook หลายกฎที่คุณคิดว่าสามารถรวมเป็นกฎเดียวได้ เหตุการณ์นั้นคุ้มค่าที่จะทำเพื่อเก็บพื้นที่จัดเก็บให้เหมาะสม การทำเช่นนี้ยังช่วยลดความซับซ้อนของอินเทอร์เฟซกฎของคุณ เนื่องจากคุณจะมีรายการน้อยลงให้ทำงาน
- เลือกกฎที่จะแก้ไขในหน้าต่าง Rules and Alerts
- เลือก Change Rule > Edit Rule Settings ที่ด้านบน
- เพิ่มการกระทำเพิ่มเติมให้กับกฎของคุณ เพื่อให้กฎมีฟังก์ชันการทำงานเหมือนกับกฎอื่นๆ ของคุณ
4. ปิดตัวเลือก "Stop Processing More Rules" ของ Outlook
Outlook มีตัวเลือก "Stop Processing More Rules" ที่ป้องกันไม่ให้กฎเพิ่มเติมทำงานเมื่อกฎเฉพาะได้ทำงานแล้ว คุณต้องปิดตัวเลือกนี้หากคุณต้องการให้กฎเพิ่มเติมของคุณทำงาน
- เปิดหน้าต่าง Rules and Alerts ของ Outlook
- เลือกกฎของคุณในรายการ และเลือก Change Rule > Rule Settings ที่ด้านบน
- ปิดใช้งานตัวเลือก stop processing more rules
- บันทึกกฎของคุณ
5. ซ่อมแซมไฟล์ OST หรือ PST ของ Outlook ที่เสียหาย
Outlook ใช้ไฟล์ PST และ OST เพื่อจัดเก็บข้อมูลบัญชีของคุณ หากไฟล์เหล่านี้เสียหาย คุณอาจประสบปัญหาต่างๆ ในแอป รวมถึงกฎอีเมลของคุณไม่ทำงาน
ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้เครื่องมือซ่อมแซมในตัวของ Outlook เพื่อแก้ไขไฟล์เหล่านี้
- เปิดหน้าต่าง File Explorer โดยกด Windows + E
- ใช้กล่องค้นหาที่มุมขวาบนเพื่อค้นหา SCANPST.exe
- ดับเบิลคลิกไฟล์ SCANPST.exe ในผลลัพธ์การค้นหา
- เลือก Browse ในเครื่องมือและเลือกไฟล์ PST หรือ OST ของคุณ
- เลือก Start ในเครื่องมือเพื่อเริ่มสแกนไฟล์ของคุณเพื่อหาข้อผิดพลาด
- แก้ไขปัญหากับไฟล์ของคุณโดยเลือก Repair
- เปิด Outlook เมื่อคุณซ่อมแซมไฟล์ PST หรือ OST ของคุณแล้ว
6. สร้างและใช้โปรไฟล์ Outlook ใหม่
ปัญหาโปรไฟล์ของ Outlook อาจทำให้ฟีเจอร์ต่างๆ ของแอปทำงานผิดปกติ ปัญหากฎอีเมลของคุณที่ไม่ทำงานอาจเกิดจากโปรไฟล์อีเมลที่ไม่ดี ในกรณีนี้ คุณสามารถสร้างโปรไฟล์ใหม่ เพิ่มบัญชีอีเมลของคุณไปยังโปรไฟล์นี้ และใช้โปรไฟล์ใหม่สำหรับอีเมลทั้งหมดของคุณ
- เปิด Outlook และเลือก File ที่มุมซ้ายบน
- เลือก Account Settings > Manage Profiles บนหน้าต่อไป
- เลือก Show Profiles เพื่อดูโปรไฟล์ของคุณ
- เลือก Add เพื่อสร้างโปรไฟล์ใหม่
- ป้อนชื่อโปรไฟล์ของคุณในฟิลด์ Profile Name และเลือก OK
- เพิ่มบัญชีอีเมลของคุณไปยังโปรไฟล์ที่เพิ่งสร้าง
- เลือกเมนูดรอปดาวน์ Always use this profile และเลือกโปรไฟล์ที่เพิ่งสร้าง จากนั้นเลือก Apply ตามด้วย OK
7. อัปเดต Microsoft Outlook
สาเหตุที่เป็นไปได้หนึ่งที่กฎอีเมลของคุณไม่ทำงานคือ เวอร์ชันแอป Outlook ของคุณล้าสมัย เวอร์ชันแอปเก่ามักก่อให้เกิดปัญหาหลายอย่าง และนั่นคือเหตุผลที่แนะนำให้ใช้เวอร์ชันล่าสุดของแอปเสมอ
คุณสามารถอัปเดตแอป Outlook ของคุณเพื่อแก้ไขกฎและปัญหาอื่นๆ กับแอป
- เปิด Outlook และเลือก File ที่มุมซ้ายบน
- เลือก Office Account ด้านซ้าย และ Update Options > Update Now ด้านขวา
- ปล่อยให้ Outlook ตรวจสอบและติดตั้งอัปเดตที่มีอยู่
- รีบูตคอมพิวเตอร์ของคุณและเปิดแอป Outlook
8. ลบและสร้างกฎ Outlook ของคุณใหม่
บางครั้ง สาเหตุที่กฎ Outlook ของคุณไม่ทำงานคือ กฎของคุณมีข้อบกพร่องเล็กน้อย วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงปัญหาเล็กๆ นี้คือการลบและสร้างกฎของคุณใหม่
การทำเช่นนั้นจะรีเฟรชกฎและการตั้งค่าของพวกเขา แก้ไขปัญหาของคุณกับแอป คุณสามารถเลือกที่จะลบกฎแต่ละกฎหรือลบทั้งหมดพร้อมกัน
ล้างกฎ Outlook ทั้งหมด
คุณสามารถใช้วิธีด้านล่างเพื่อลบกฎทั้งหมดจากบัญชีอีเมลทั้งหมดใน Outlook บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- เปิดกล่อง Run โดยกด Windows + R
- พิมพ์ข้อความต่อไปนี้ในกล่องและกด Enter:
Outlook.exe /cleanrules
- Outlook จะเปิดขึ้นและล้างกฎทั้งหมดของคุณ
ลบกฎ Outlook แบบรายตัว
- เปิด Outlook เลือก File ที่มุมซ้ายบน และเลือก Manage Rules & Alerts
- เลือกกฎที่จะลบ และเลือก Delete ที่ด้านบน
- เลือก Yes ในกล่องโต้ตอบ
ทำให้กฎอีเมลของ Outlook ทำงานบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
มีหลายเหตุผลที่กฎอีเมลของ Outlook หยุดทำงาน กฎของคุณอาจมีปัญหา แอปของคุณอาจมีข้อบกพร่อง หรือไฟล์ข้อมูลบัญชีของคุณอาจเสียหาย คุณสามารถแก้ไขปัญหาทั้งหมดเหล่านั้นโดยใช้วิธีที่ระบุไว้ข้างต้น
เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว กฎของคุณจะกลับมาทำงานอัตโนมัติสำหรับงานที่คุณระบุลงบนอีเมลทั้งหมดของคุณ ขอให้สนุกกับการส่งอีเมลด้วย Outlook!
