คุณเคยเขียนเอกสารที่มีหลายหน้าเพียงเพื่อจะรู้ว่าคุณจำเป็นต้องแทนที่คำทุกคำด้วยคำอื่นหรือไม่? การคิดว่าจะต้องเลื่อนดูและสแกนหาแต่ละคำด้วยตนเองนั้นเป็นเรื่องที่น่าปวดหัว
โชคดีที่ Microsoft Word มีฟังก์ชันค้นหาและแทนที่ที่สามารถทำทุกอย่างให้คุณได้ นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อประหยัดเวลา
ฟังก์ชันค้นหาและแทนที่คืออะไร
ค้นหาและแทนที่ช่วยให้คุณสามารถสลับข้อความพื้นฐานสำหรับข้อความอื่นได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้เพื่อเปลี่ยนคำหรือวลีหนึ่งไปเป็นคำอื่นได้ คุณยังสามารถใช้เพื่อค้นหาและแทนที่ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการจัดรูปแบบ การสะกดผิด และอักขระพิเศษได้อีกด้วย
ค้นหาและแทนที่ได้ใน MS Word และ Excel
คุณสามารถค้นหาและแทนที่ข้อความบน Word สำหรับ Windows, macOS และเวอร์ชันเว็บได้ อย่างไรก็ตาม เวอร์ชันเว็บมีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัดที่สุด ดังนั้น หากคุณต้องการความสามารถที่หลากหลายมากขึ้น คุณต้องเปิดเอกสารใน Word สำหรับเดสก์ท็อป
หากต้องการใช้ค้นหาและแทนที่บน Windows:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสาร Word ของคุณเปิดอยู่ จากนั้นเลือกแท็บหน้าแรก
- คลิกแท็บแทนที่
- ในช่อง "ค้นหาอะไร" ของกล่องโต้ตอบ ให้ป้อนคำหรือวลีที่คุณต้องการแทนที่ ข้าง "แทนที่ด้วย" ให้ป้อนคำที่คุณต้องการให้แทนที่
- เลือก แทนที่ เพื่อแทนที่คำทีละคำ หรือ แทนที่ทั้งหมด เพื่อแทนที่ทั้งหมดพร้อมกัน หรือคุณสามารถเลือก ค้นหาถัดไป เพื่อดูตัวอย่างถัดไปของคำโดยไม่ต้องเปลี่ยนแปลง
หากต้องการใช้ค้นหาและแทนที่บน Mac:
- เปิดเอกสารและเลือกแว่นขยาย จากนั้นเลือกแทนที่
- ในช่อง "แทนที่ด้วย" ให้ป้อนคำหรือวลีที่คุณต้องการแทนที่ ถัดจาก "แทนที่ด้วย" ให้ป้อนคำที่คุณต้องการให้แทนที่
- คลิกแทนที่หรือแทนที่ทั้งหมด
หากต้องการใช้ค้นหาและแทนที่บนเว็บ:
- เปิดเอกสาร Microsoft Word ใน Word เวอร์ชันเว็บ
- เลือกลูกศรลงถัดจากค้นหาแล้วคลิกแทนที่
- ในกล่องข้อความ "ค้นหา" ให้ป้อนคำหรือวลีเฉพาะที่คุณต้องการแทนที่ ถัดจาก "แทนที่ด้วย" ให้ป้อนคำที่คุณต้องการให้แทนที่
- คลิกแทนที่หรือแทนที่ทั้งหมด
หมายเหตุ:คุณยังสามารถเข้าถึงหน้าต่างค้นหาและแทนที่ด้วยปุ่มลัดแป้นพิมพ์ได้อีกด้วย กด Ctrl + H บน Windows และ Control + H บน macOS
คุณสมบัติขั้นสูงของการค้นหาและแทนที่
นอกเหนือจากการแทนที่ข้อความธรรมดาแล้ว ยังมีฟังก์ชันการค้นหาและแทนที่ขั้นสูงอีกด้วย ตัวเลือกขั้นสูงเหล่านี้ช่วยให้คุณปรับแต่งการค้นหาให้เฉพาะเจาะจงได้ตามที่คุณต้องการ
หากต้องการเข้าถึงตัวเลือกขั้นสูง:
- นำทางไปยังหน้าแรก> แทนที่
- คลิกเพิ่มเติม
ที่นี่คุณจะเห็นรายการตัวเลือกต่อไปนี้พร้อมช่องทำเครื่องหมายอยู่ข้างๆ:
- ตัวพิมพ์ที่ตรงกัน:ช่วยให้คุณสามารถค้นหาคำด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ที่เฉพาะเจาะจงได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการค้นหาคำนามเฉพาะที่เป็นตัวพิมพ์เล็ก (ไม่มีอักษรตัวพิมพ์ใหญ่)
- ค้นหาทั้งคำเท่านั้น:วิธีนี้จะจำกัดตัวเลือกการแทนที่ให้เป็นทั้งคำ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการแทนที่ "end" ก็จะไม่มีคำใดๆ เช่น "spend" หรือ "ending" ที่มีคำนั้นอยู่
- ใช้ไวด์การ์ด:ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณเพิ่ม “ไวด์การ์ด” เพื่อค้นหาอะไรก็ได้ในเอกสารของคุณ รวมถึงการจัดรูปแบบประเภทต่างๆ หากต้องการใช้ตัวเลือกนี้ ให้เลือก ใช้ไวด์การ์ด จากนั้นคลิก พิเศษ เพื่อดูว่าตัวเลือกใดบ้างที่คุณสามารถค้นหาได้ในเมนูป๊อปอัป
- เสียงเหมือน (อังกฤษ):สิ่งนี้ช่วยให้คุณค้นหาคำที่คล้ายกันซึ่งฟังดูคล้ายกับคำที่คุณป้อน ฟังก์ชันนี้จะมีประโยชน์อย่างยิ่งหากผู้เขียนสะกดคำที่คล้ายกันเช่น “there” และ “their” ผิด
- ค้นหารูปแบบคำทั้งหมด (ภาษาอังกฤษ):ฟังก์ชันนี้ค้นหาคำที่เกี่ยวข้องทั้งหมดตามนิรุกติศาสตร์ของคำ ตัวอย่างเช่น การค้นหา "กิน" จะแสดง "กิน" และ "กิน" เช่นกัน
- คำนำหน้าการจับคู่:ตัวเลือกการค้นหานี้จำกัดผลลัพธ์ไว้เฉพาะคำที่ขึ้นต้นด้วยคำที่คุณพิมพ์
- จับคู่คำต่อท้าย:ตัวเลือกการค้นหานี้จำกัดผลลัพธ์ไว้เฉพาะคำที่ลงท้ายด้วยคำที่คุณพิมพ์เท่านั้น
- ละเว้นอักขระเครื่องหมายวรรคตอน:ตัวเลือกนี้จะละเว้นคำที่อาจมีเครื่องหมายวรรคตอน เช่น ยัติภังค์หรือเครื่องหมายอะพอสทรอฟี่ ตัวอย่างเช่น การค้นหา "Janes" จะส่งคืนอินสแตนซ์ทั้งหมดของ "Janes" และ "Jane's"
- ละเว้นอักขระช่องว่าง:ตัวเลือกนี้จะค้นหาคำทั้งหมดที่อาจมีช่องว่างที่ผิดพลาด (หรือช่องว่างคู่) ตัวอย่างเช่น การค้นหา "ตลอด" จะให้ผลลัพธ์เป็น "ตลอด" และ "ตลอดออก"
คุณยังสามารถแทนที่การจัดรูปแบบคำหรือวลีในเอกสารของคุณได้ โดยเลือกรูปแบบ เมนูแบบเลื่อนลงมีตัวเลือกมากมายในการแทนที่แบบอักษร การจัดรูปแบบ สไตล์ และคุณลักษณะอื่นๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเน้นทุกกรณีของคำ คุณสามารถเลือกเน้นได้
ไม่มีการสแกนด้วยตนเองอีกต่อไป
นอกเหนือจากฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมอื่นๆ เช่น Dictate แล้ว ฟังก์ชันค้นหาและแทนที่ของ Microsoft Office ยังช่วยประหยัดเวลาได้มาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องจัดการกับเอกสารขนาดใหญ่ เช่น วิทยานิพนธ์หรือต้นฉบับ ใช้เพื่อค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดในการสะกด ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ และปัญหาการจัดรูปแบบเฉพาะในเอกสารของคุณ เพื่อเร่งกระบวนการแก้ไข
