เคยเขียนเอกสารหลายหน้าแล้วค้นพบว่าต้องเปลี่ยนคำซ้ำๆ หลายครั้ง? การเลื่อนหาคำทีละคำด้วยตนเองน่าเบื่อและเสียเวลามาก
โชคดีที่ Microsoft Word มีฟังก์ชัน "ค้นหาและแทนที่" (Find and Replace) ที่ช่วยทำงานนี้ให้อัตโนมัติ นี่คือวิธีใช้งานเพื่อประหยัดเวลา
ฟังก์ชันค้นหาและแทนที่คืออะไร?
ฟังก์ชันนี้ช่วยให้คุณเปลี่ยนข้อความพื้นฐานเป็นข้อความอื่นได้ ตัวอย่างเช่น เปลี่ยนคำหรือวลีเฉพาะ ใช้แก้ไขข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ รูปแบบ การสะกดผิด และอักขระพิเศษได้เช่นกัน
ฟังก์ชันนี้ใช้ได้ทั้ง MS Word และ Excel รองรับ Windows, macOS และเวอร์ชันเว็บ แต่เวอร์ชันเว็บมีฟังก์ชันจำกัดที่สุด หากต้องการความสามารถเต็มรูปแบบ ควรเปิดใน Word สำหรับเดสก์ท็อป
วิธีใช้งานบน Windows
- เปิดเอกสาร Word แล้วเลือกแท็บ Home
- คลิกแท็บ Replace
- ในช่อง "Find what" ใส่คำ/วลีที่ต้องการแทนที่ ในช่อง "Replace with" ใส่คำใหม่
- เลือก Replace เพื่อแทนที่ทีละคำ หรือ Replace All เพื่อแทนที่ทั้งหมด พร้อมกับ Find Next สำหรับดูคำถัดไปโดยไม่เปลี่ยน
วิธีใช้งานบน Mac
- เปิดเอกสาร เลือกไอคอน แว่นขยาย แล้วเลือก Replace
- ในช่อง "Replace with" ใส่คำที่ต้องการแทนที่ ติดช่อง "Replace with" ใส่คำใหม่
- คลิก Replace หรือ Replace All
วิธีใช้งานบนเว็บ
- เปิดเอกสาร Word ในเวอร์ชันเว็บ
- เลือกลูกศรชี้ลงถัดจาก Find แล้วคลิก Replace
- ในช่อง "Search for" ใส่คำ/วลีที่ต้องการ ติดช่อง "Replace with" ใส่คำใหม่
- คลิก Replace หรือ Replace All
เคล็ดลับ: ใช้คีย์ลัด Ctrl + H (Windows) หรือ Control + H (macOS) เพื่อเปิดหน้าต่าง Find and Replace ได้ทันที
คุณสมบัติขั้นสูงของ Find and Replace
นอกจากแทนที่ข้อความพื้นฐานแล้ว ยังมีตัวเลือกขั้นสูงสำหรับการค้นหาที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น
การเข้าถึงตัวเลือกขั้นสูง
- ไปที่ Home > Replace
- คลิก More
คุณจะเห็นตัวเลือกต่อไปนี้พร้อมกับกล่องกาเครื่องหมาย:
- Match case: ค้นหาคำที่มีตัวพิมพ์ใหญ่/เล็กตรงตามที่ระบุ เช่น ค้นหาชื่อเฉพาะที่ขาดตัวพิมพ์ใหญ่
- Find whole words only: จำกัดการแทนที่เฉพาะคำเต็มๆ ไม่รวมคำที่ประกอบด้วยคำนั้น เช่น ค้นหา "end" จะไม่รวม "spend" หรือ "ending"
- Use wildcards: ใช้ตัวอักขระแทน (wildcards) ค้นหาได้เกือบทุกอย่างรวมถึงรูปแบบต่างๆ เลือก Use wildcards แล้วคลิก Special เพื่อดูตัวเลือก
- Sounds like (English): ค้นหาคำที่ออกเสียงคล้ายกัน เหมาะสำหรับคำที่สะกดผิดบ่อย เช่น "there" และ "their"
- Find all word forms (English): ค้นหารูปคำทั้งหมดจากรากศัพท์ เช่น ค้นหา "eat" จะเจอ "eaten" และ "ate" ด้วย
- Match prefix: จำกัดผลลัพธ์เฉพาะคำที่ขึ้นต้นด้วยคำที่พิมพ์
- Match suffix: จำกัดผลลัพธ์เฉพาะคำที่ลงท้ายด้วยคำที่พิมพ์
- Ignore punctuation characters: ข้ามอักขระวรรคตอน เช่น ค้นหา "Janes" จะเจอทั้ง "Janes" และ "Jane's"
- Ignore white-space characters: ค้นหาคำที่อาจมีช่องว่างผิดพลาด เช่น "throughout" จะเจอ "through out" ด้วย
คุณยังสามารถแทนที่รูปแบบ (formatting) ของคำ/วลีได้ โดยเลือก Format เมนูแบบเลื่อนลงมีตัวเลือกเปลี่ยนแบบอักษร รูปแบบ สไตล์ และลักษณะอื่นๆ เช่น ต้องการเน้นคำทุกคำ ให้เลือก Highlight
ไม่ต้องสแกนด้วยตนเองอีกต่อไป
ร่วมกับฟีเจอร์ยอดเยี่ยมอย่าง Dictate ฟังก์ชัน Find and Replace ของ Microsoft Office เป็นเครื่องมือประหยัดเวลาอย่างยิ่ง โดยเฉพาะกับเอกสารขนาดใหญ่อย่างวิทยานิพนธ์หรือต้นฉบับ ใช้เพื่อค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกด ไวยากรณ์ และปัญหารูปแบบเฉพาะ เพื่อเร่งกระบวนการแก้ไข
