สร้างและจัดการโฟลเดอร์ Outlook:คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับ Windows และ macOS

โฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยแบบกำหนดเองใน Microsoft Outlook ช่วยให้คุณสามารถจัดหมวดหมู่อีเมล ลดความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของคุณ และจัดลำดับความสำคัญของข้อความสำคัญ บทช่วยสอนนี้จะแนะนำคุณตลอดกระบวนการสร้างและจัดการโฟลเดอร์ใน Outlook สำหรับทั้งเดสก์ท็อปและอุปกรณ์มือถือ

สร้างโฟลเดอร์ใน Outlook สำหรับ Windows และ macOS

ด้วยแอป Microsoft Outlook สำหรับ Windows และ macOS คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยที่กำหนดเองลงในบัญชีอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดาย และย้ายข้อความไปไว้ด้วยตนเองหรือด้วยกฎอัตโนมัติ

สร้างโฟลเดอร์ใน Microsoft Outlook

หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ที่กำหนดเองใน Microsoft Outlook:

1. คลิกขวาที่บัญชีอีเมลบนแถบด้านข้าง
2. เลือกตัวเลือกโฟลเดอร์ใหม่

1. พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์แล้วกด Enter

สร้างโฟลเดอร์ย่อยใน Microsoft Outlook

หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ย่อยใน Microsoft Outlook:

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์เริ่มต้น (เช่น กล่องขาเข้าหรือรายการที่ถูกส่ง) หรือโฟลเดอร์ที่กำหนดเองบนแถบด้านข้าง
2. เลือกโฟลเดอร์ใหม่

1. ตั้งชื่อโฟลเดอร์ย่อยแล้วกด Enter

หมายเหตุ:คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยได้หลายโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์หลัก

ย้ายข้อความระหว่างโฟลเดอร์ใน Outlook

คุณสามารถย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเองใน Outlook ได้ด้วยการลากและวาง เพียงคลิกและลากข้อความแล้วปล่อยบนโฟลเดอร์ในแถบด้านข้าง กดปุ่ม Ctrl/Cmd ค้างไว้เพื่อไฮไลต์อีเมลหลายฉบับและย้ายอีเมลทั้งหมดพร้อมกัน

หรือคุณสามารถ:

1. เลือกอีเมล (หรืออีเมล) ที่คุณต้องการย้าย
2. คลิกขวาและเลือกโฟลเดอร์ที่กำหนดเองบนเมนูย่อยย้าย หากไม่มีโฟลเดอร์อยู่ในรายการ ให้เลือกตัวเลือกเลือกโฟลเดอร์ และเลือกโฟลเดอร์ในหน้าต่างป๊อปอัปย้ายรายการ

หมายเหตุ:ใช้ตัวเลือกคัดลอกไปยังโฟลเดอร์ภายในเมนูย่อยย้ายเพื่อคัดลอกอีเมลหรืออีเมลไปยังโฟลเดอร์แทนที่จะย้ายจากตำแหน่งเดิม

ย้ายอีเมล Outlook ไปยังโฟลเดอร์ด้วยกฎที่กำหนดเอง

คุณสามารถตั้งค่ากฎใน Outlook ที่จะย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเองโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการย้ายอีเมลขาเข้าทั้งหมดจากผู้ส่งรายใดรายหนึ่งไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเอง:

1. เปิดโฟลเดอร์กล่องจดหมาย คลิกขวาที่อีเมลจากผู้ส่ง และเลือกกฎ> สร้างกฎ ซึ่งควรจะเปิดกล่องโต้ตอบสร้างกฎขึ้นมา

1. เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมายถัดจากจาก {ชื่อผู้ส่ง] และส่งไปยัง จากนั้น เปิดเมนูแบบเลื่อนลงส่งไปที่แล้วเลือกบัญชีอีเมลที่ได้รับอีเมลจากผู้ส่ง
2. เปิดใช้งานกล่องย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ เลือกโฟลเดอร์แบบกำหนดเองที่คุณต้องการให้ Outlook ย้ายอีเมลไป และเลือกตกลง

หากต้องการสร้างและทดลองใช้กฎและฟังก์ชันต่างๆ ของ Outlook ให้เลือกแท็บหน้าแรก แล้วเลือกเพิ่มเติม> กฎ> จัดการกฎและการแจ้งเตือน ใน Outlook for Mac ให้เลือกเครื่องมือ> กฎบนแถบเมนู เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าและการใช้กฎใน Outlook

จัดการโฟลเดอร์แบบกำหนดเองใน Outlook

โฟลเดอร์ที่กำหนดเองใน Microsoft Outlook จะปรากฏข้างโฟลเดอร์เริ่มต้นบนแถบด้านข้างของแอป และมีหลายวิธีในการจัดการ

• ย้ายโฟลเดอร์:คลิกและลากโฟลเดอร์ขึ้นหรือลงในรายการโฟลเดอร์ แล้วปล่อยเมื่อคุณเห็นเส้นแบ่งระหว่างสองรายการอื่นๆ หรือปล่อยบนโฟลเดอร์อื่นเพื่อเพิ่มเป็นโฟลเดอร์ย่อย
• เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์:คลิกขวาที่โฟลเดอร์ เลือกเปลี่ยนชื่อ และเพิ่มชื่อใหม่
• ลบโฟลเดอร์:คลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือกลบโฟลเดอร์ ข้อความภายในจะย้ายไปยังตำแหน่งเดิมโดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการลบโฟลเดอร์และเนื้อหาในนั้น ให้เลือกลบทั้งหมด
• เพิ่มโฟลเดอร์ไปยังรายการโปรด:คลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือกเพิ่มในรายการโปรดเพื่อย้ายไปยังส่วนรายการโปรดบนแถบด้านข้างเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น

สร้างโฟลเดอร์ใน Outlook Web App

การสร้างโฟลเดอร์ใน Outlook เวอร์ชันเว็บนั้นคล้ายคลึงกับการสร้างโฟลเดอร์ในโปรแกรมเดสก์ท็อปโดยเฉพาะ แต่มีความแตกต่างเล็กน้อยในส่วนติดต่อผู้ใช้

สร้างโฟลเดอร์ใน Outlook.com

เมื่อต้องการสร้างโฟลเดอร์ใน Outlook.com:

1. เปิดแอปพลิเคชันเว็บ Outlook.com
2. เลื่อนแถบด้านข้างลงและเลือกสร้างโฟลเดอร์ใหม่

1. ป้อนชื่อและเลือกบันทึก

สร้างโฟลเดอร์ย่อยใน Outlook.com

หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ย่อยใน Outlook.com:

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์เริ่มต้นหรือกำหนดเองบนแถบด้านข้าง
2. เลือกสร้างโฟลเดอร์ย่อยใหม่

1. ตั้งชื่อโฟลเดอร์ย่อยและเลือกบันทึก

ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ใน Outlook

คุณสามารถย้ายรายการจากกล่องจดหมายของคุณไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเองได้โดยใช้การลากและวาง หรือคลิกขวาที่ข้อความและเลือกโฟลเดอร์ในเมนูย่อยย้าย

คุณยังสามารถเลือกและย้ายหลายรายการได้ กดปุ่ม Ctrl/Cmd ค้างไว้แล้วเลือกอีเมลเพื่อเข้าสู่โหมดการเลือก จากนั้น ตรวจสอบข้อความที่คุณต้องการแล้วลากและวางหรือใช้ตัวเลือกย้ายเมนูตามบริบท

ย้ายข้อความอีเมลไปยังโฟลเดอร์ตามกฎ

Outlook.com ช่วยให้คุณสร้างกฎที่สามารถย้ายข้อความใหม่จากผู้ติดต่อไปยังโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยที่กำหนดเอง หากต้องการสร้างกฎ:

1. คลิกขวาที่อีเมลจากผู้ส่งและเลือกการดำเนินการขั้นสูง> สร้างกฎ

1. ระบุโฟลเดอร์และเลือกตกลง

หากต้องการสร้างกฎเพิ่มเติมและดูตัวเลือกขั้นสูง ให้เลือกไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาของหน้าจอ และไปที่ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด> จดหมาย> กฎ

เปลี่ยนชื่อ ลบ หรือเพิ่มโฟลเดอร์ในรายการโปรด

Outlook.com มีตัวเลือกการจัดการโฟลเดอร์และการปรับแต่งมากมายที่คล้ายกับเดสก์ท็อป

• ย้ายโฟลเดอร์:คุณไม่สามารถย้ายโฟลเดอร์ขึ้นหรือลงในแถบด้านข้าง Outlook.com ได้ แต่คุณสามารถลากและวางโฟลเดอร์เหล่านั้นในโฟลเดอร์อื่นเพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยได้
• เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์:คลิกขวาและเลือกเปลี่ยนชื่อเพื่อเปลี่ยนหรือแก้ไขชื่อ
• ลบโฟลเดอร์:คลิกขวาที่โฟลเดอร์แล้วเลือกลบโฟลเดอร์ เพื่อลบโฟลเดอร์ออกจากแถบด้านข้างของ Outlook เลือก ล้างโฟลเดอร์ หากคุณต้องการลบโฟลเดอร์และข้อความอีเมลทั้งหมดออก
• เพิ่มโฟลเดอร์ในรายการโปรด:คลิกขวาที่โฟลเดอร์และเลือกเพิ่มในรายการโปรดเพื่อรวมโฟลเดอร์ไว้ในส่วนรายการโปรดบนแถบด้านข้าง

สร้างโฟลเดอร์ใน Outlook สำหรับ Android และ iOS

การสร้างโฟลเดอร์ใหม่สำหรับบัญชีอีเมลใน Microsoft Outlook สำหรับ iPhone และ Android อาจทำให้เกิดความสับสนเล็กน้อย เนื่องจากแอปไม่มีวิธีการที่ตรงไปตรงมา คุณต้อง:

1. กดอีเมลค้างไว้ภายในบัญชีอีเมลแล้วแตะไอคอนย้าย
2. แตะไอคอนโฟลเดอร์ใหม่ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
3. ตั้งชื่อโฟลเดอร์แล้วแตะสร้าง

นับจากนี้ไป คุณสามารถย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเองได้ดังนี้:

1. กดอีเมลค้างไว้หรือเลือกหลายข้อความ
2. แตะไอคอนย้าย
3. เลือกโฟลเดอร์

หากต้องการสร้างโฟลเดอร์ย่อย คุณต้องใช้ Outlook.com เนื่องจากแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ไม่มีคุณลักษณะนี้ เช่นเดียวกับกฎอัตโนมัติ สร้างมันขึ้นมาในเว็บอินเตอร์เฟส และมันควรจะใช้งานได้บนมือถือของคุณ

Outlook สำหรับ Android และ iOS ไม่มีตัวเลือกการจัดการโฟลเดอร์ยกเว้นการอนุญาตให้คุณทำเครื่องหมายโฟลเดอร์เป็นรายการโปรด ในการทำเช่นนั้น ให้เปิดเมนู Outlook แตะไอคอนแก้ไข แล้วแตะสัญลักษณ์รูปดาวที่อยู่ถัดจากโฟลเดอร์

ปรับแต่งประสบการณ์ Microsoft Outlook ของคุณ

การใช้โฟลเดอร์ Outlook แบบกำหนดเองสามารถช่วยจัดการอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่ของคุณ คุณสามารถจัดหมวดหมู่ จัดลำดับความสำคัญ และลดความยุ่งเหยิงในกล่องจดหมายของคุณได้อย่างสะดวก ทำให้เน้นไปที่ข้อความที่สำคัญได้ง่ายขึ้น อย่าลืมใช้กฎอัตโนมัติเพื่อการจัดระเบียบอีเมลที่ดียิ่งขึ้น