สร้างและจัดการโฟลเดอร์ Outlook: คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับ Windows และ macOS

โฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย (Subfolders) ที่กำหนดเองใน Microsoft Outlook ช่วยให้คุณจัดหมวดหมู่อีเมล จัดระเบียบกล่องจดหมาย (Inbox) และจัดลำดับความสำคัญข้อความสำคัญ บทช่วยสอนนี้จะแนะนำขั้นตอนการสร้างและจัดการโฟลเดอร์ใน Outlook สำหรับทั้งเดสก์ท็อปและอุปกรณ์มือถือ

สร้างโฟลเดอร์ใน Outlook สำหรับ Windows และ macOS

ด้วยแอป Microsoft Outlook สำหรับ Windows และ macOS คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยที่กำหนดเองไปยังบัญชีอีเมล และย้ายข้อความเข้าไปได้ด้วยตนเองหรือด้วยกฎอัตโนมัติ (Automated Rules)

สร้างโฟลเดอร์ใน Microsoft Outlook

เพื่อสร้างโฟลเดอร์ที่กำหนดเองใน Microsoft Outlook:

1. คลิกขวาที่บัญชีอีเมลบนแถบด้านข้าง (Sidebar)
2. เลือกตัวเลือก New Folder

1. พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ แล้วกด Enter

สร้างโฟลเดอร์ย่อย (Sub-Folders) ใน Microsoft Outlook

เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยใน Microsoft Outlook:

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์เริ่มต้น (เช่น Inbox หรือ Sent Items) หรือโฟลเดอร์ที่กำหนดเองบนแถบด้านข้าง
2. เลือก New Folder

1. ตั้งชื่อโฟลเดอร์ย่อย แล้วกด Enter

หมายเหตุ: คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยหลายโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์หลัก (Parent Folder) ได้

ย้ายข้อความระหว่างโฟลเดอร์ใน Outlook

คุณสามารถย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเองใน Outlook ผ่านการลากและวาง (Drag-and-drop) เพียงแค่คลิกและลากข้อความ แล้วปล่อยทับโฟลเดอร์บนแถบด้านข้าง ถ้าจะย้ายหลายอีเมลพร้อมกัน ให้ค้างปุ่ม Ctrl/Cmd เพื่อไฮไลท์อีเมลหลายรายการ แล้วย้ายพร้อมกัน

อีกวิธีหนึ่งคือ:

1. เลือกอีเมล (หรือหลายอีเมล) ที่ต้องการย้าย
2. คลิกขวา และเลือกโฟลเดอร์ที่กำหนดเองในเมนูย่อย Move หากโฟลเดอร์ไม่ได้แสดงในรายการ ให้เลือก Choose folder และเลือกโฟลเดอร์ในหน้าต่างป๊อปอัพ Move Items

หมายเหตุ: ใช้ตัวเลือก Copy to folder ภายในเมนู Move เพื่อคัดลอกอีเมลไปยังโฟลเดอร์แทนการย้ายจากตำแหน่งเดิม

ย้ายอีเมล Outlook ไปยังโฟลเดอร์ด้วยกฎที่กำหนดเอง (Custom Rules)

คุณสามารถตั้งค่ากฎใน Outlook ที่จะย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเองโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น หากต้องการย้ายอีเมลเข้า (Incoming) ทั้งหมดจากผู้ส่งเฉพาะไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเอง:

1. เปิดโฟลเดอร์ Inbox คลิกขวาที่อีเมลจากผู้ส่ง และเลือก Rules > Create Rule ควรจะแสดงกล่องโต้ตอบ Create Rule

1. เปิดใช้งานช่องเช็คถัดจาก From {Sender Name} และ Sent to จากนั้นเปิดเมนูดรอปดาวน์ Sent to และเลือกบัญชีอีเมลที่รับอีเมลจากผู้ส่ง
2. เปิดใช้งานช่อง Move the item to folder เลือกโฟลเดอร์ที่กำหนดเองที่ต้องการให้ Outlook ย้ายอีเมลไป แล้วเลือก OK

เพื่อสร้างและทดลองกฎและฟังก์ชัน Outlook อื่นๆ ให้เลือกแท็บ Home และเลือก More > Rules > Manage Rules & Alerts ใน Outlook สำหรับ Mac ให้เลือก Tools > Rules บนแถบเมนู เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าและใช้กฎใน Outlook

จัดการโฟลเดอร์ที่กำหนดเองใน Outlook

โฟลเดอร์ที่กำหนดเองใน Microsoft Outlook จะปรากฏพร้อมกับโฟลเดอร์เริ่มต้นบนแถบด้านข้างของแอป และมีหลายวิธีในการจัดการ

• ย้ายโฟลเดอร์: คลิกและลากโฟลเดอร์ขึ้นหรือลงในรายการโฟลเดอร์ แล้วปล่อยเมื่อเห็นเส้นแบ่งระหว่างสองรายการ หรือปล่อยทับโฟลเดอร์อื่นเพื่อเพิ่มเป็นโฟลเดอร์ย่อย
• เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์: คลิกขวาที่โฟลเดอร์ เลือก Rename และเพิ่มชื่อใหม่
• ลบโฟลเดอร์: คลิกขวาที่โฟลเดอร์ และเลือก Delete Folder ข้อความภายในจะย้ายไปตำแหน่งเดิมโดยอัตโนมัติ หากต้องการลบโฟลเดอร์และเนื้อหา ให้เลือก Delete All
• เพิ่มโฟลเดอร์ไปยังรายการ Favorites: คลิกขวาที่โฟลเดอร์ และเลือก Add to favorites เพื่อย้ายไปส่วน Favorites บนแถบด้านข้างเพื่อเข้าถึงง่ายขึ้น

สร้างโฟลเดอร์ใน Outlook Web App

การสร้างโฟลเดอร์บนเวอร์ชันเว็บของ Outlook คล้ายกับโปรแกรมเดสก์ท็อป แต่มีความแตกต่างบางอย่างในส่วนของอินเทอร์เฟซผู้ใช้

สร้างโฟลเดอร์ใน Outlook.com

เพื่อสร้างโฟลเดอร์ใน Outlook.com:

1. เปิดเว็บแอป Outlook.com
2. เลื่อนลงแถบด้านข้าง และเลือก Create new folder

1. ป้อนชื่อ และเลือก Save

สร้างโฟลเดอร์ย่อย (Sub-Folders) ใน Outlook.com

เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยใน Outlook.com:

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์เริ่มต้นหรือโฟลเดอร์ที่กำหนดเองบนแถบด้านข้าง
2. เลือก Create new subfolder

1. ตั้งชื่อโฟลเดอร์ย่อย และเลือก Save

ย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ใน Outlook

คุณสามารถย้ายรายการจาก Inbox ไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเองโดยใช้ลากและวาง หรือคลิกขวาที่ข้อความ และเลือกโฟลเดอร์ในเมนูย่อย Move

คุณยังสามารถเลือกและย้ายหลายรายการได้ ค้างปุ่ม Ctrl/Cmd และเลือกอีเมลเพื่อเข้าสู่โหมดเลือก (Selection Mode) จากนั้นติ๊กข้อความที่ต้องการ และลากและวาง หรือใช้ตัวเลือกเมนูบริบท (Contextual Menu) Move

ย้ายข้อความอีเมลไปยังโฟลเดอร์ด้วยกฎ (Rules)

Outlook.com ให้คุณสร้างกฎที่สามารถย้ายข้อความใหม่จากผู้ติดต่อไปยังโฟลเดอร์หรือโฟลเดอร์ย่อยที่กำหนดเอง เพื่อสร้างกฎ:

1. คลิกขวาที่อีเมลจากผู้ส่ง และเลือก Advanced actions > Create rule

1. ระบุโฟลเดอร์ และเลือก OK

เพื่อสร้างกฎเพิ่มเติมและดูตัวเลือกขั้นสูง ให้เลือกไอคอน Gear ที่มุมขวาบนของหน้าจอ และไปที่ View all Outlook settings > Mail > Rules

เปลี่ยนชื่อ ลบ หรือเพิ่มโฟลเดอร์ไปยัง Favorites

Outlook.com มีตัวเลือกการจัดการและปรับแต่งโฟลเดอร์หลายอย่าง คล้ายกับเวอร์ชันเดสก์ท็อป

• ย้ายโฟลเดอร์: คุณไม่สามารถย้ายโฟลเดอร์ขึ้นลงในแถบด้านข้าง Outlook.com ได้ แต่สามารถลากและวางเข้าไปในโฟลเดอร์อื่นเพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อยได้
• เปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์: คลิกขวา และเลือก Rename เพื่อเปลี่ยนหรือแก้ไขชื่อ
• ลบโฟลเดอร์: คลิกขวาที่โฟลเดอร์ และเลือก Delete folder เพื่อลบโฟลเดอร์จากแถบด้านข้าง Outlook เลือก Empty folder หากต้องการลบโฟลเดอร์และข้อความอีเมลทั้งหมด
• เพิ่มโฟลเดอร์ไปยัง Favorites: คลิกขวาที่โฟลเดอร์ และเลือก Add to favorites เพื่อรวมโฟลเดอร์ไว้ในส่วน Favorites บนแถบด้านข้าง

สร้างโฟลเดอร์ใน Outlook สำหรับ Android และ iOS

การสร้างโฟลเดอร์ใหม่สำหรับบัญชีอีเมลใน Microsoft Outlook สำหรับ iPhone และ Android อาจดูซับซ้อนเล็กน้อย เนื่องจากแอปไม่มีวิธีตรงไปตรงมา แทนที่จะเป็นเช่นนั้น คุณต้อง:

1. กดค้าง (Long-press) ที่อีเมลภายในบัญชีอีเมล แล้วแตะไอคอน Move
2. แตะไอคอน New Folder ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
3. ตั้งชื่อโฟลเดอร์ และแตะ Create

เพื่อการใช้งานต่อไป คุณสามารถย้ายรายการไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเองได้ดังนี้:

1. กดค้างที่อีเมล หรือเลือกหลายข้อความ
2. แตะไอคอน Move
3. เลือกโฟลเดอร์

เพื่อสร้างโฟลเดอร์ย่อย คุณต้องใช้ Outlook.com เนื่องจากแอปมือถือไม่มีฟีเจอร์นี้ กฎอัตโนมัติ (Automated Rules) ก็เช่นกัน ให้สร้างในเว็บอินเทอร์เฟซ แล้วจะทำงานบนมือถือได้

Outlook สำหรับ Android และ iOS ไม่มีตัวเลือกจัดการโฟลเดอร์ ยกเว้นการอนุญาตให้คุณทำเครื่องหมายโฟลเดอร์เป็น Favorites เพื่อทำเช่นนั้น ให้เปิดเมนู Outlook แตะไอคอน Edit และแตะสัญลักษณ์ Star ถัดจากโฟลเดอร์

ปรับแต่งประสบการณ์ Microsoft Outlook ของคุณ

การใช้โฟลเดอร์ Outlook ที่กำหนดเองช่วยให้การจัดการอีเมลบนเดสก์ท็อปและอุปกรณ์มือถือมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถจัดหมวดหมู่ จัดลำดับความสำคัญ และจัดระเบียบกล่องจดหมายได้อย่างสะดวก ทำให้ง่ายต่อการโฟกัสที่ข้อความที่สำคัญ จำไว้ว่าให้ใช้กฎอัตโนมัติ (Automated Rules) เพื่อจัดระเบียบอีเมลที่ดีขึ้น