ไม่เหมือนข้อความทั่วไป การเขียนอีเมลต่างออกไป คนมักคิดมากเกินไปเมื่อต้องแต่งอีเมลจากศูนย์ คุณลังเลว่าจะรวมอะไร หลีกเลี่ยงอะไร และฟันยังไม่รู้ว่าสิ่งที่กำลังเขียนถูกต้องหรือไม่
ในฐานะผู้ให้บริการ ผมต้องเขียนอีเมลหลายสิบฉบับทุกวัน และนี่ทำให้ผมเป็นคนที่เหมาะสมที่สุดตอบคำถามของคุณ
ด้วยข้อมูลที่เหมาะสม การเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพเร็วขึ้น จะง่ายเท่าพิมพ์ข้อความบนแอปแชท แล้วคุณยังสามารถใช้เครื่องมือ AI ช่วยเร่งกระบวนการได้ นี่คือวิธีการ
10 เคล็ดลับ เขียน อีเมล มี ประสิทธิภาพ เร็ว
1. ถือหัวข้อเป็นสรุปอีเมล
เมื่อต้องส่งอีเมล สิ่งแรกที่ต้องจัดการคือเขียนหัวข้อที่ทรงพลัง มันคือสิ่งแรกที่ผู้รับเห็น และอีเมลที่มีหัวข้อแย่หรือไม่มีหัวข้อ อาจถูกลบหรือตกโฟลเดอร์สแปม
ดังนั้น คุณอาจต้องการนาทีเพิ่มเพื่อคิดและเขียน วิธีง่ายที่สุดป้องกันหัวข้อที่กว้างหรือคลุมเครือ คือถือมันว่าเป็นเฮดไลน์ ทั้งที่คุณต้องทำคือสรุปอีเมลอย่างกระชับและให้ข้อมูล
2. ทักทายพวกเขา
หลังหัวข้อ คุณต้องตั้งโทนสำหรับอีเมลและสร้างความประทับใจให้ผู้รับ การทักทาย อย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ เป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบ หากสับสน ให้เลือกทางเป็นทางการ
นี่คือวิธีทักทายผู้รับที่แตกต่างกัน:
- Hello: สำหรับการสนทนาตรงไปตรงมาและเป็นมิตร
- Hi: เรียบง่ายและสุภาพ
- Dear: ค่อนข้างไม่ธรรมดา แต่ใช้ได้ตอนติดต่อผู้บริหารระดับสูง
3. เพิ่มประโยคเปิดตัว
หลังทักทายผู้รับ คุณอาจรู้สึกอยากพูดถึงเนื้อหาอีเมลทันที แต่หยุดสักวินาที ก่อนจะพูดอะไร ให้เขียนประโยคเปิดตัวเพื่อเริ่มอีเมลด้วยโฟลว์ที่ดี
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดคือเพิ่มบรรทัดเปิดตัว
นี่คือตัวอย่างที่คุณใช้ได้เลย:
- ขออนุญาตแนะนำตัว
- ดีใจที่ได้ข่าวจากคุณ
- หวังว่าสบายดี
- ติดต่อเรื่อง ____
- ขอบคุณสำหรับข่าวสาร
- กำลังติดตามเรื่อง ____
- ขอแสดงความยินดีกับ (ความสำเร็จล่าสุด)
4. แนะนำตัวเอง
หากคุณส่งอีเมลให้ใครครั้งแรก คุณต้องแนะนำตัวก่อนพูดถึงอย่างอื่น
แม้คนมักพูดคุยนานหลายชั่วโมง แต่เริ่มเหงื่อไหลเมื่อถูกขอแนะนำตัว ไม่ต้องกังวล ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น ทำให้ง่ายขึ้นด้วยรูปแบบต่อไปนี้:
- ชื่อของผมคือ (ชื่อ-นามสกุล) และผมเป็น (บทบาทปัจจุบัน)
- ผมคือ (ชื่อ-นามสกุล) และทำงานให้บริษัท (ชื่อบริษัท) ในอุตสาหกรรม (อุตสาหกรรม)
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือรวมแค่ประโยคหรือสองประโยคเกี่ยวกับตัวเอง และไม่เกินกว่านั้น
5. เข้าประเด็นเร็ว
วิธีดีที่สุดให้อีเมลของคุณมีคุณค่าต่อผู้รับ คือทำให้มันเป็นการส่งมอบข้อมูลที่พวกเขาต้องการอย่างรวดเร็ว กล่าวคือ เข้าประเด็นเร็วขึ้น
คุณทักทาย เขียนบรรทัดเปิดตัว/แนะนำตัว ตอนนี้เขียนว่าทำไมถึงส่งอีเมลให้พวกเขา หากต้องพูดหลายอย่าง ให้จัดลำดับความสำคัญและเริ่มอีเมลด้วยสิ่งสำคัญที่สุด อาจเป็นการตอบคำถามหรือขอร้อง
6. รวมแนวคิดหลักหนึ่งประการ
หากอีเมลของคุณกลายเป็นยาวนิดหน่อย ให้เอาเคล็ดลับจากการเขียนเนื้อหาทั่วไป และเพิ่มบทสรุปหรือแนวคิดใหญ่ท้ายสุด
มันจะโฟกัสทุกอย่างที่สิ่งสำคัญที่สุด ตัวอย่าง คุณต้องการให้ทำบางอย่างก่อน หรือต้องการคำตอบทันทีเพื่อดำเนินโครงการต่อ คุณเพิ่มบทสรุปได้โดยพูดว่า: จุดสำคัญจากการสนทนาของเราคือ [____]
7. ให้กระชับ
มืออาชีพเฉลี่ยรับอีเมลเกิน 100 ฉบับต่อวัน หมายความว่าคนส่วนใหญ่ที่คุณติดต่อยุ่ง แม้พวกเขาจะชอบคุณ พวกเขาก็ไม่อาจพร้อมสำหรับการพูดขยายเวียน ดังนั้น ให้อีเมลสั้นและหวาน
ข้อเสียอีกอย่างของอีเมลยาว คือบางครั้งมันคลุมเครือ หลุดจากประเด็นหลัก หรือแม้แต่สร้างความเข้าใจผิด
8. ให้เกียรติและกว้างใจ
ความงามของการเขียนอีเมลที่สุภาพและให้เกียรติ คือคุณอาจไม่เห็นพ้อง ตัดเสนอความคิดตรงข้าม หรือขอความช่วยเหลือ แต่มันยังดูโอเคที่จะอ่าน
หากคุณวางแผนทำอย่างเหล่านี้ในอีเมล พิจารณาขอบคุณผู้รับหรือชมเชยงาน/ไอเดียของพวกเขาก่อน จากนั้นเสนอความคิดของคุณโดยไม่บอกตรงๆ ว่าสิ่งที่พวกเขาทำแย่หรือผิดทั้งหมด
9. เพิ่มประโยคปิดท้าย
บรรทัดปิดท้ายของคุณขึ้นอยู่กับประเภทการตอบกลับที่คุณคาดหวังจากคนที่ส่งอีเมล คุณสามารถจบอีเมลด้วยข้อความชี้แจงหรือคำถามปิด (closed-ended) ขึ้นอยู่กับบริบท อย่างไรก็ตาม หลีกเลี่ยงการปิดท้ายด้วยคำถามเปิด (open-ended) อย่างยิ่ง
นั่นเป็นเพราะข้อความชี้แจงและคำถามปิด ให้ทิศทางการสนทนา รักษาสิ่งต่างๆ ให้อยู่บนราง และรับประกันการตอบกลับ
แต่คำถามเปิด เพิ่มเธรดการสนทนาอย่างไม่จำเป็น เพิ่ม หากคุณติดต่อคนยุ่งมาก อีเมลของคุณอาจถูกเพิกเฉยทั้งหมด
นี่คือตัวอย่างคำถามปิด:
มาพูดคุยเพิ่มเติมทางโทรศัพท์ดีกว่า เวลาไหนเหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ?
|
มันทำให้กระบวนการตัดสินใจง่ายขึ้นสำหรับผู้รับ
ในทางกลับกัน นี่คือตัวอย่างคำถามเปิด:
| เราสามารถพูดคุยเพิ่มเติมทางโทรศัพท์ได้ แล้วคุณว่างเมื่อไหร่? |
มันกดดันผู้รับให้เช็คปฏิทินก่อนตอบ ทำให้ยากที่จะดำเนินการ
นอกจากนี้ ข้อความชี้แจงก็เป็นไอเดียที่ดีสำหรับเพิ่มในอีเมล เช่น:
|
10. ปิดท้าย
สุดท้าย คุณสามารถจบอีเมลด้วยวลีปิดท้ายเหล่านี้ ขึ้นอยู่กับบริบทของอีเมล:
- ด้วยความเคารพ
- เคารพ
- ด้วยความซื่อสัตย์
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอให้โชคดี
- ขอให้เป็นสิริมงคล
เคล็ดลับทั้งหมดนี้เพียงพอช่วยให้คุณแต่งและตอบอีเมลทุกฉบับได้อย่างถูกต้อง
เครื่องมือ AI ช่วยเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพเร็วขึ้น
หากคุณมองหาโครงการใหม่ หรืองานใหม่ หรืองานปัจจุบันต้องส่งอีเมลหลายฉบับต่อวัน เครื่องมือ AI เหล่านี้อาจช่วยได้
1. Lola AI
เครื่องมือนี้ช่วยสร้างบรรทัดเปิดตัวแบบกำหนดเองจากข้อมูลโปรไฟล์ LinkedIn ของผู้รับ ทั้งที่คุณต้องทำคือเพิ่ม URL LinkedIn ของผู้รับในเครื่องมือ และมันจะสร้างบรรทัดเปิดตัวที่เป็นเอกลักษณ์จากรายละเอียดโปรไฟล์
เครื่องมือนี้มีค่าใช้จ่าย $36 ต่อเดือน สำหรับบรรทัดเปิดตัวสูงสุด 200 บรรทัด
2. SmartWriter.ai
SmartWriter.ai ช่วยรวบรวมข้อมูลจากโปรไฟล์สาธารณะของผู้รับ และข่าวที่พวกเขาถูกกล่าวถึง ช่วยสร้างอีเมลที่ปรับแต่งส่วนตัวสำหรับคนที่คุณติดต่อ
คุณสามารถใช้ส่งอีเมลเย็นหรือข้อความ LinkedIn สำหรับการ outreach ค่าสมาชิกเริ่มต้น $49 ต่อเดือน
3. Snazzy.ai
หากคุณเริ่มธุรกิจใหม่และต้องการทุน Snazzy.ai อาจเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบ มันช่วยให้เทมเพลตอีเมลสำหรับพิทช์ VCs หรือนักลงทุน엔เจล
แต่ก่อน คุณต้องสร้างบัญชีบนแพลตฟอร์ม เพื่อเริ่มส่งอีเมล ใส่กลุ่มเป้าหมาย คีย์เวิร์ดที่ค้นหา และคำอธิบายสิ่งที่คุณเสนอ และมันจะประหยัดเวลามากด้วยการให้ดราฟแรกที่ปรับแต่งส่วนตัว
หลังจากนั้น คุณปรับแต็กเล็กน้อยเพื่อให้สมบูรณ์แบบ ค่าสมาชิกเริ่มต้น $25 ต่อเดือน
4. Lyne.ai
นี่คือเครื่องมือ AI อีกตัวช่วยหา Hook ที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้รับ เริ่มใช้ Lyne.ai โดยใส่ CSV ของโอกาสพร้อมอีเมลงาน หรือ URL โปรไฟล์ LinkedIn
คุณยังตัดสินใจได้ว่าต้องการให้เครื่องมือเขียนกี่ประโยคสำหรับการเปิดตัว เช่น 1-2 ประโยค หรือ 3-4 ประโยค ฯลฯ ค่าสมาชิกเริ่มต้น $99 ต่อเดือน
การเขียนอีเมลไม่เคยง่ายขนาดนี้
หากคุณเคยพบว่ายากที่จะรวบรวมจุดต่างๆ เพื่อแต่งอีเมลที่ดี ความยากลำบากของคุณจบวันนี้
ใช้เคล็ดลับหรือเครื่องมือเหล่านี้ เพื่อเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพครั้งหน้าอย่างรวดเร็ว!
