การเขียนอีเมลนั้นแตกต่างจากข้อความทั่วไป ผู้คนมักจะคิดมากเมื่อต้องเขียนอีเมลตั้งแต่เริ่มต้น คุณสงสัยว่าจะใส่อะไร หลีกเลี่ยงอะไร และพระเจ้ารู้ว่าสิ่งที่คุณกำลังเขียนอยู่นั้นถูกต้องหรือไม่
การเป็นผู้ให้บริการ ฉันต้องเขียนอีเมลหลายสิบฉบับทุกวัน และนั่นทำให้ฉันเป็นคนที่สมบูรณ์แบบที่จะตอบคำถามของคุณ
ด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง การเขียนอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพจะเร็วขึ้นกลายเป็นเรื่องง่ายเหมือนกับการพิมพ์ข้อความบนแอพแชท จากนั้น คุณยังสามารถใช้เครื่องมือ AI เพื่อเร่งกระบวนการได้ ตามนี้เลยค่ะ
10 เคล็ดลับในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพเร็วขึ้น
1. ปฏิบัติต่อหัวเรื่องเป็นการสรุปอีเมลของคุณ
เมื่อคุณต้องส่งอีเมล สิ่งแรกที่คุณต้องจัดการคือการเขียนหัวเรื่องที่มีประสิทธิภาพ เป็นสิ่งแรกที่ผู้รับของคุณเห็น และอีเมลใดๆ ที่มีหัวเรื่องไม่ดีหรือไม่มีหัวเรื่องอาจถูกลบหรือไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปม
ดังนั้น คุณอาจต้องใช้เวลาคิดและเขียนเพิ่มอีกหนึ่งนาที วิธีที่ง่ายที่สุดในการป้องกันไม่ให้หัวเรื่องของคุณเป็นแบบทั่วไปหรือคลุมเครือคือการปฏิบัติต่อหัวเรื่องเป็นหัวข้อข่าว สิ่งที่คุณต้องทำคือสรุปอีเมลของคุณให้กระชับแต่ได้ข้อมูล
2. ทักทายพวกเขา
หลังจากหัวเรื่องของคุณ คุณต้องกำหนดเสียงสำหรับอีเมลของคุณและสร้างความประทับใจให้กับผู้รับของคุณ การทักทายทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการเป็นวิธีที่สมบูรณ์แบบ หากคุณสับสน ให้เลือกวิธีที่เป็นทางการ
ต่อไปนี้เป็นวิธีทักทายผู้รับด้วยวิธีต่างๆ:
- สวัสดี: นี่สำหรับการสนทนาโดยตรงและเป็นมิตร
- สวัสดี: เรียบง่ายและสุภาพ
- เรียน: มันดูไม่เป็นธรรมชาติสักหน่อย แต่คุณสามารถใช้มันในขณะที่ติดต่อกับผู้บริหารหรืออื่นๆ ได้
3. เพิ่มประโยคเปิด
หลังจากทักทายผู้รับของคุณ คุณต้องรู้สึกคันที่จะพูดถึงว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไร แต่หยุดชั่วครู่ ก่อนที่คุณจะพูดอะไร ให้เขียนประโยคเปิดเพื่อเริ่มอีเมลของคุณอย่างลื่นไหล
วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งคือการเพิ่มบรรทัดเริ่มต้น
ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้โดยตรง:
- ให้ฉันแนะนำตัวเอง
- เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้ยินจากคุณ
- หวังว่าคุณจะสบายดี
- ฉันกำลังติดต่อเกี่ยวกับ ____
- ขอบคุณสำหรับการอัพเดท
- ฉันกำลังเช็คอินใน ____
- ขอแสดงความยินดีกับคุณ (ความสำเร็จล่าสุด)
4. แนะนำตัวเอง
หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงใครเป็นครั้งแรก คุณต้องแนะนำตัวเองก่อนที่จะพูดถึงเรื่องอื่น
แม้ว่าผู้คนมักจะพูดคุยกันเป็นชั่วโมง แต่พวกเขาก็เริ่มมีเหงื่อออกเมื่อถูกขอให้แนะนำตัวเอง ไม่ต้องกังวล. ไม่ต้องเป็นแบบนั้น เพื่อให้ง่ายขึ้น ให้ใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งต่อไปนี้
- ฉันชื่อ (ชื่อเต็ม) และฉันเป็น (บทบาทปัจจุบันของคุณ)
- ฉัน (ชื่อเต็ม) และฉันทำงานให้กับบริษัท a/an (อุตสาหกรรม) ที่เรียกว่า (ชื่อบริษัท)
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดคือใส่ประโยคเกี่ยวกับตัวคุณเพียงหนึ่งหรือสองประโยค และไม่มากไปกว่านั้น
5. ไปให้ถึงเป้าหมายอย่างรวดเร็ว
วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมีค่าสำหรับผู้รับคือการทำให้ส่งข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว พูดตรงประเด็นเร็วขึ้น
คุณทักทายผู้รับ เขียนบรรทัดเปิด/แนะนำตัวเอง ตอนนี้เขียนว่าทำไมคุณถึงส่งอีเมลหาพวกเขา หากคุณต้องพูดคุยหลายเรื่อง ให้จัดลำดับความสำคัญและเริ่มต้นอีเมลด้วยสิ่งที่สำคัญที่สุด สามารถตอบคำถามหรือร้องขอได้
6. รวมแนวคิดสำคัญหนึ่งข้อ
หากอีเมลของคุณค่อนข้างยาว ให้ใช้เคล็ดลับจากการเขียนเนื้อหาทั่วไปและเพิ่มข้อสรุปหรือแนวคิดใหญ่ในตอนท้าย
มันจะเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด ตัวอย่างเช่น คุณต้องทำอะไรบางอย่างให้เสร็จก่อน หรือต้องการคำตอบทันทีเพื่อดำเนินโครงการ ฯลฯ คุณยังสามารถเพิ่มข้อสรุปโดยพูดว่า:ประเด็นหลักจากการสนทนาของเราคือ [____]
7. กระชับ
ผู้เชี่ยวชาญโดยเฉลี่ยได้รับอีเมลมากกว่าร้อยฉบับต่อวัน แสดงว่าคนส่วนใหญ่ที่คุณติดต่อไม่ว่าง ไม่ว่าพวกเขาจะชอบคุณมากแค่ไหน พวกเขาก็คงไม่พร้อมจะพล่ามอะไรแบบนี้ ดังนั้น โปรดเขียนอีเมลให้สั้นและกระชับ
ข้อเสียอีกประการของอีเมลที่มีความยาวคือบางครั้งอาจคลุมเครือ ออกจากประเด็นหลัก หรือแม้กระทั่งสร้างความเข้าใจผิดได้
8. ให้เกียรติและใจกว้าง
ข้อดีของการเขียนอีเมลที่สุภาพและให้เกียรติคือคุณอาจไม่เห็นด้วยกับใครซักคน เสนอความคิดเห็นอื่น หรือแม้กระทั่งขอความกรุณา แต่พวกเขาก็ยังอ่านได้อยู่ดี
หากคุณกำลังวางแผนที่จะทำสิ่งนี้ในอีเมลของคุณ ให้ลองขอบคุณผู้รับหรือชมเชยงานหรือไอเดียของพวกเขาก่อน จากนั้นเสนอความคิดเห็นของคุณโดยไม่ระบุโดยตรงว่าสิ่งที่พวกเขาทำไม่ดีหรือผิดทั้งหมด
9. เพิ่มประโยคปิด
บรรทัดปิดของคุณขึ้นอยู่กับประเภทของการตอบกลับที่คุณคาดหวังจากบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึง คุณสามารถเลือกปิดท้ายอีเมลด้วยข้อความหรือคำถามปลายปิด ขึ้นอยู่กับบริบท อย่างไรก็ตาม หลีกเลี่ยงการปิดด้วยคำถามปลายเปิดในทุกกรณี
สาเหตุหลักมาจากการกล่าวสุนทรพจน์และคำถามปลายปิดเป็นแนวทางในการสนทนาของคุณ ทำให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผน และมั่นใจได้ว่าจะได้รับคำตอบ
อย่างไรก็ตาม คำถามปลายเปิดจะเพิ่มเธรดการสนทนาโดยไม่จำเป็น นอกจากนี้ หากคุณติดต่อกับคนที่ยุ่งมาก อีเมลของคุณอาจถูกเพิกเฉยโดยสิ้นเชิง
นี่คือตัวอย่างคำถามปลายปิด
มาพูดคุยกันเพิ่มเติมทางโทรศัพท์ เวลาไหนที่เหมาะกับคุณที่สุด?
|
ทำให้กระบวนการตัดสินใจง่ายขึ้นสำหรับผู้รับ
ในทางกลับกัน นี่เป็นตัวอย่างคำถามปลายเปิด
| เราสามารถพูดคุยเพิ่มเติมได้ทางโทรศัพท์ แล้วคุณว่างเมื่อไหร่ |
ผู้รับจะกดดันให้ตรวจสอบปฏิทินก่อนตอบกลับ ทำให้ดำเนินการได้ยาก
นอกจากนี้ คำสั่งยังสามารถเป็นความคิดที่ดีที่จะเพิ่มในอีเมล ตัวอย่างเช่น:
|
10. ออกจากระบบ
สุดท้าย คุณสามารถลงท้ายอีเมลด้วยวลีการลงชื่อออกจากระบบเหล่านี้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริบทของอีเมลของคุณ
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอแสดงความนับถือ
- ดีที่สุด
- ไชโย
- ด้วยความปรารถนาดี
เคล็ดลับทั้งหมดนี้เพียงพอที่จะช่วยคุณเขียนและตอบกลับอีเมลทุกฉบับอย่างถูกวิธี
เครื่องมือ AI ที่จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพได้เร็วยิ่งขึ้น
หากคุณกำลังมองหาโครงการใหม่หรืองานใหม่ หรือหากงานปัจจุบันของคุณกำหนดให้คุณต้องส่งอีเมลหลายฉบับต่อวัน เครื่องมือ AI เหล่านี้มีประโยชน์
1. โลล่า เอไอ
เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสร้างบรรทัดเปิดแบบกำหนดเองตามข้อมูลโปรไฟล์ LinkedIn ของผู้รับของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำคือเพิ่ม URL LinkedIn ของผู้รับในเครื่องมือ และจะมีบรรทัดเปิดที่ไม่ซ้ำตามรายละเอียดโปรไฟล์ของพวกเขา
เครื่องมือนี้มีค่าใช้จ่าย 36 เหรียญต่อเดือนสำหรับการเปิดแถวเปิดสูงสุด 200 รายการ
2. SmartWriter.ai
SmartWriter.ai ช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลจากโปรไฟล์สาธารณะของผู้รับและเรื่องราวข่าวที่พวกเขากล่าวถึง ช่วยให้คุณสร้างอีเมลส่วนบุคคลสำหรับคนที่คุณกำลังติดต่อด้วย
คุณสามารถใช้เพื่อส่งอีเมลเย็น ๆ หรือข้อความ LinkedIn เพื่อเผยแพร่ การสมัครสมาชิกเครื่องมือเริ่มต้นที่ $49 ต่อเดือน
3. Snazzy.ai 
หากคุณกำลังเริ่มต้นธุรกิจใหม่และต้องการเงินทุน Snazzy.ai สามารถเป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับคุณ ช่วยให้คุณมีเทมเพลตอีเมลเพื่อเสนอขาย VCs หรือนักลงทุนเทวดา
แต่ก่อนอื่น คุณจะต้องสร้างบัญชีบนแพลตฟอร์ม ในการเริ่มต้นส่งอีเมล ให้ป้อนผู้ชมที่คุณกำหนดเป้าหมาย คำหลักที่คุณต้องการ และคำอธิบายของข้อเสนอของคุณ และจะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากด้วยการจัดหาฉบับร่างฉบับแรกในแบบของคุณ
หลังจากนั้น คุณสามารถปรับแต่งเล็กน้อยเพื่อความสมบูรณ์แบบ การสมัครสมาชิกเริ่มต้นที่ $25 ต่อเดือน
4. Lyne.ai
นี่เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือ AI ที่จะช่วยให้คุณได้รับเบ็ดที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้รับของคุณ ในการเริ่มต้นใช้งาน Lyne.ai ให้ป้อน CSV ของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าของคุณด้วยอีเมลที่ทำงานหรือ URL โปรไฟล์ LinkedIn
คุณยังเลือกได้ว่าจะให้เครื่องมือเขียนกี่ประโยคสำหรับการเริ่มต้น เช่น 1-2 ประโยคหรือ 3-4 ประโยค เป็นต้น การสมัครรับข้อมูลเริ่มต้นที่ $99 ต่อเดือน
การเขียนอีเมลไม่เคยง่ายไปกว่านี้มาก่อน
หากคุณเคยพบว่าการรวบรวมคะแนนทั้งหมดเพื่อเขียนอีเมลที่ดีเป็นเรื่องที่ท้าทาย การต่อสู้ของคุณสิ้นสุดลงในวันนี้
ใช้เคล็ดลับหรือเครื่องมือเหล่านี้เพื่อเขียนอีเมลฉบับต่อไปที่ได้ผลของคุณเร็วขึ้น!
