เมื่อพูดถึงอีเมล การสร้างขอบเขตทางวิชาชีพอาจเป็นเรื่องยาก ท้ายที่สุดแล้ว หลายๆ บริษัทก็คิดเอาเองว่าตราบใดที่คุณมีอินเทอร์เน็ต คุณก็ตอบข้อความได้อย่างอิสระ
แม้ว่าจะมีช่วงเวลาที่มืออาชีพได้รับการคาดหวังให้โทรหาตลอดเวลา แต่เวลาก็ค่อยๆ เปลี่ยนแปลงไป ทุกวันนี้ เป็นเรื่องปกติมากขึ้นที่ผู้คนจะออฟไลน์ในวันหยุด และด้วยเหตุผลที่ดี
หากคุณกำลังจะไปเที่ยวพักผ่อน พักผ่อนตามอัธยาศัย หรือจำเป็นต้องไม่อยู่ที่สำนักงานด้วยเหตุผลอื่นใด ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการเขียนอีเมลตอบกลับอย่างมืออาชีพเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
1. ล้างหัวเรื่องเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการบอกคนอื่นว่าคุณลางานคือเปลี่ยนหัวเรื่องอีเมลตอบกลับ แทนที่จะเขียนแค่ว่า “ไม่อยู่ที่สำนักงาน” คุณยังสามารถรวมประเภทการลาที่จะลาได้ หากคุณสะดวกใจที่จะแบ่งปัน
ต่อไปนี้คือตัวอย่างส่วนหัวของหัวเรื่องอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน:
- ลางาน – ลาพักร้อน (25 ธันวาคม – 4 มกราคม)
- [ลางาน] ลาป่วย
- นอกสำนักงาน | ลาคลอด
- *นอกสำนักงาน* ลาฉุกเฉิน
- ออกจากงาน (ลางาน)
- นอกสำนักงาน | ลาคลอด
- นอกสถานที่ ~ งานภาคสนาม
- [นอกสำนักงาน] วันหยุดนักขัตฤกษ์ (วันคริสต์มาส)
- ลางาน – ลาป่วย
- ลางาน – แต่งงาน!
2. ระบุว่าคุณต้องการลาแบบไหน
สำหรับบางคน เป็นเรื่องปกติที่จะถือว่าอีเมลที่ไม่อยู่ที่สำนักงานมีไว้เพื่อการพักผ่อน อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ใช่กรณีสำหรับทุกคน
บางคนยังใช้อีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานในเวลาทำงาน แต่ไม่สามารถเข้าถึงอีเมลได้ตลอดทั้งวัน ตัวอย่างเช่น ตัวแทนขายหรือผู้ที่ทำงานภาคสนามอาจต้องเดินทางไปยังพื้นที่ที่ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
นอกจากนี้ คุณยังอาจต้องหยุดงานส่วนตัว เช่น ไปโรงพยาบาล งานศพ หรือพักฟื้นจากการเจ็บป่วย ด้วยเหตุนี้ การตอบกลับว่า “ฉันหวังว่าคุณจะมีวันหยุดที่ดี” อาจรู้สึกอึดอัดใจที่จะตอบกลับไป
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถแทรกรายละเอียดการลาของคุณไว้ในเนื้อหาของอีเมลแทนได้ คุณไม่จำเป็นต้องซื่อสัตย์เกี่ยวกับสถานการณ์ของคุณหากมันทำให้คุณรู้สึกไม่สบายใจ แต่การซื่อสัตย์กับเจ้านาย เพื่อนร่วมทีม หรือลูกค้าสามารถช่วยสร้างความเห็นอกเห็นใจได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณประสบอุบัติเหตุทางรถยนต์และต้องการเวลาพักฟื้นจากอาการบาดเจ็บ การแจ้งให้ผู้ติดต่อทราบจะช่วยให้พวกเขาจัดการความคาดหวังเกี่ยวกับการส่งออกที่ล่าช้าและผลตอบแทนที่คาดหวังได้
3. หลีกเลี่ยงการขอโทษที่ไม่จำเป็น
สำหรับคนบ้างานหลายๆ คน เป็นเรื่องปกติที่จะใส่คำขอโทษในอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน เช่น “ขออภัยที่ไม่สามารถตอบกลับได้ในทันที!” อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าคุณไม่ควรต้องขอโทษที่หยุดงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นเหตุผลที่ดี
แทนที่จะกล่าวขอโทษ ต่อไปนี้เป็นคำบางคำที่คุณสามารถใช้แทนได้:
- “ขอบคุณที่ติดต่อมา!”
- "ขอบคุณสำหรับอีเมล"
- “ได้รับอีเมลนี้แล้ว”
แทนที่จะขอโทษ คุณสามารถรับทราบอย่างสุภาพว่าข้อความของพวกเขาได้รับอย่างเป็นทางการแล้ว ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเลือกภาษาที่เน้นการขอบคุณสำหรับเวลาและความพยายาม
4. ไม่รับประกันวันที่ตอบกลับ
สำหรับคนจำนวนมาก การเห็นอีเมลที่ค้างอยู่จำนวนมากเมื่อพวกเขากลับมาที่สำนักงานหลังจากหายไปนานอาจเป็นเรื่องยาก อันที่จริง ความวิตกกังวลอาจเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าเมื่อคุณใช้วลีเช่น “ฉันจะตอบกลับทันทีที่กลับถึงที่ทำงาน”
สิ่งนี้ไม่เพียงแต่เพิ่มแรงกดดันที่ไม่จำเป็นจำนวนมากเพื่อรับประกันการตอบกลับในวันแรกที่คุณกลับมา แต่ยังสร้างความคาดหวังที่ไม่ถูกต้องสำหรับผู้ที่พยายามติดต่อกับคุณอีกด้วย
แม้ว่าจะเป็นการเหมาะสมที่จะรับทราบการรับอีเมล แต่ก็ไม่จำเป็นต้องรับประกันว่าจะได้รับการตอบกลับทันที เพื่อหลีกเลี่ยงการทุ่มเทมากเกินไปเมื่อคุณพร้อมที่จะตอบกลับ วิธีที่ดีที่สุดคือยึดคำตอบกว้างๆ หรือช่วงทั่วไปแทน
ต่อไปนี้คือตัวอย่างประโยคบางส่วนที่คุณสามารถใช้ได้:
- ฉันจะตอบกลับเมื่อฉันว่างหลังวันหยุด
- โปรดรอการตอบกลับจากฉันภายในวันที่ _______
- หากไม่เร่งด่วน โปรดรอการตอบกลับภายใน ________
โปรดจำไว้ว่า หากอีเมลมีความสำคัญ ผู้คนจะพยายามโทรหาคุณหรือติดตามผลหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตั้งข้อกังขาเพื่อไม่ให้ผู้คนหวังว่าจะได้รับคำตอบอย่างรวดเร็ว
5. ขอความยินยอมจากผู้ติดต่อสำรอง
สำหรับบางบทบาท เป็นเรื่องปกติที่จะมีผู้ติดต่อสำรองไว้รับผิดชอบเมื่อคุณไม่อยู่ อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะมอบหมายให้หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือสมาชิกในทีมรับภาระเมื่อคุณไม่ว่าง จำเป็นต้องได้รับความยินยอมก่อน
เนื่องจากมีคนจำนวนมากที่งานของตัวเองล้นหลามอยู่แล้ว การรับภาระหน้าที่ของคนอื่นอาจเป็นเรื่องที่เครียดได้ แม้ว่าจะเป็นเพียงช่วงเวลาสั้นๆ ก็ตาม นอกจากนี้ พวกเขาอาจไม่สะดวกให้ลูกค้าหรือลูกค้าเข้าถึงที่อยู่อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัวบางรายการ
ด้วยเหตุผลนี้ ก่อนเพิ่มรายละเอียดการติดต่อของใครบางคนในอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ถามพวกเขาว่าสามารถทำเช่นนั้นได้หรือไม่ และรายละเอียดใดที่พวกเขาสบายใจที่จะแบ่งปัน
6. สร้างอีเมลไม่อยู่ที่สำนักงานสำหรับบุคคลภายในหรือภายนอกองค์กร
จำนวนข้อมูลที่คุณอาจต้องการแบ่งปันในการตอบกลับอีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับว่าใครจะได้รับอีเมล อย่างไรก็ตาม คุณยังคงต้องใช้มาตรการป้องกันความเป็นส่วนตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณอยู่ในช่วงวันหยุด
ตัวอย่างเช่น ในขณะที่คุณรู้สึกสบายใจที่จะแบ่งปันสถานที่ที่คุณเดินทางไปกับเพื่อนร่วมสำนักงาน คุณอาจไม่ต้องการทำเช่นนั้นกับคนแบบสุ่ม
เมื่อใช้ระบบการจัดการอีเมล คุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานได้ขึ้นอยู่กับว่าใครจะได้รับ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถให้บริบทที่เหมาะสมกับสถานการณ์ที่ไม่อยู่ที่สำนักงานได้
สร้างขอบเขตการทำงานที่ดีขึ้นด้วยการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน
ในโลกที่เราคาดหวังว่าจะพร้อมให้บริการตลอดเวลา อีเมลเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานที่แสดงขอบเขตสามารถสร้างความแตกต่างได้ คุณสามารถสอนให้คนรอบข้างรู้คุณค่าของชีวิตส่วนตัวได้เช่นกัน
นอกจากนี้ การขอให้คนอื่นเคารพเวลาของคุณ คุณยังสามารถกระตุ้นให้คนอื่นทำเช่นเดียวกันได้ ถึงแม้จะไม่ใช่เรื่องใหญ่โต แต่ก็มีความหมายสำหรับทีมเมื่อมีการกำหนดมาตรฐานที่ดีในสำนักงาน
