วิธีเขียนอีเมลตอบกลับ Out-of-Office แบบมืออาชีพ

เมื่อพูดถึงอีเมล การกำหนดขอบเขตมืออาชีพอาจเป็นเรื่องท้าทาย ด畢竟 หลายบริษัทสมมติว่าถ้าคุณมีอินเทอร์เน็ต คุณว่างตอบข้อความทุกประเภท

แม้จะมีสมัยที่คาดหวังให้มืออาชีพพร้อมตอบทุกเมื่อ แต่กาละเทมกำลังเปลี่ยนไป ปัจจุบัน การออฟไลน์ในวันหยุดกลายเป็นเรื่องปกติขึ้น และมีเหตุผลที่ดี

หากคุณจะไปพักผ่อน หยุดพักเพื่อสุขภาพจิต หรือต้องอยู่นอกสำนักงานเพราะเหตุใดเหตุหนึ่ง นี่คือเคล็ดลับในการเขียนอีเมลตอบกลับ Out-of-Office แบบมืออาชีพ

1. หัวข้อ Out-of-Office ที่ชัดเจน

วิธีง่ายที่สุดบอกคนว่าคุณไม่อยู่ในสำนักงาน คือเปลี่ยนหัวข้ออีเมลตอบกลับ แทนที่จะเขียนแค่ "Out-of-Office" คุณยังสามารถรวมประเภทการลาได้ หากสบายใจแชร์

นี่คือตัวอย่างหัวข้ออีเมล Out-of-Office:

• Out-of-Office – ลาพักผ่อน (25 ธ.ค. – 4 ม.ค.)
• [Out-of-Office] ลาป่วย
• Out-of-Office | ลาคลอดบุตร
• *Out-of-Office* ลาเฉพาะหน้า
• Out-of-Office (ลาศพ)
• Out-of-Office | ลาคลอด
• Out-of-Office ~ ปฏิบัติงานภาคสนาม
• [Out-of-Office] ลาวันหยุด (วันคริสต์มาส)
• Out-of-Office – ลาป่วย
• Out-of-Office – จะแต่งงาน!

2. ระบุประเภทการลาที่คุณกำลังลา

บางคนมักสมมติว่าอีเมล Out-of-Office ทุกอย่างเป็นเพื่อการพักผ่อน แต่ไม่ใช่ทุกกรณี

บางคนใช้ Out-of-Office เมื่อทำงานแต่อ่านอีเมลไม่ได้ตลอดวัน เช่น พนักงานขายหรือคนทำงานภาคสนามที่ต้องเดินทางไปพื้นที่ไม่มีอินเทอร์เน็ต

นอกจากนี้ อาจเป็นกรณีที่คุณลากิจส่วนตัว เช่น ไปโรงพยาบาล งานศพ หรือพักฟื้นจากโรค ด้วยสิ่งนี้ การตอบกลับ "หวังว่าคุณจะมีวันหยุดที่ดี" อาจทำให้อึดอัด

เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ คุณสามารถใส่รายละเอียดการลาภายในเนื้อหาอีเมลแทน คุณไม่ต้องซื่อสัตย์เกี่ยวกับสถานการณ์หากทำให้ไม่สบายใจ แต่การตรงไปตรงมากับหัวหน้า ทีมงาน หรือลูกค้าสามารถสร้างความเข้าใจและเอμπาธี

เช่น หากคุณเกิดอุบัติเหตุรถและต้องการเวลาพักฟื้น การแจ้งให้ผู้ติดต่อทราบช่วยให้พวกเขาจัดการความคาดหวังเกี่ยวกับงานที่ล่าช้าและวันที่คาดว่าจะกลับมา

3. หลีกเลี่ยงการขอโทษที่ไม่จำเป็น

สำหรับคนติดงานหลายคน การรวมคำขอโทษในอีเมล Out-of-Office เช่น "ขอโทษที่ตอบไม่ทัน!" เป็นเรื่องปกติ แต่สำคัญที่ต้องเข้าใจว่าคุณไม่ควรต้องขอโทษในการหยุดพักจากงาน โดยเฉพาะหากมีเหตุผลที่ดี

แทนที่จะขอโทษ นี่คือคำที่คุณสามารถใช้แทนได้:

• "ขอบคุณที่ติดต่อมา!"
• "ขอบคุณสำหรับอีเมล"
• "อีเมลนี้ได้รับแล้ว"

แทนการขอโทษ คุณสามารถยอมรับอย่างสุภาพว่าข้อความของพวกเขาได้รับอย่างเป็นทางการ ด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถใช้ภาษาที่เน้นขอบคุณเวลาและความพยายามของพวกเขา

4. ไม่รับประกันวันที่ตอบกลับ

สำหรับหลายคน การเห็นอีเมลค้างเยอะมากเมื่อกลับมาทำงานหลังหยุดนาน อาจท่วมท้นจริงๆ ความวิตกกังวลอาจเพิ่มขึ้นเมื่อใช้วลีอย่าง "ฉันจะตอบทันทีที่กลับมาทำงาน"

ไม่เพียงแต่เพิ่มความกดดานที่ไม่จำเป็นในการรับประกันตอบกลับในวันแรกที่กลับมา แต่ยังตั้งค่าความคาดหวังผิดให้คนที่พยายามติดต่อคุณ

แม้การยอมรับการรับอีเมลเป็นเรื่องเหมาะสม แต่ไม่จำเป็นต้องรับประกันตอบกลับทันที เพื่อหลีกเลี่ยงการมอบหมายมากเกินไปเมื่อคุณว่างตอบ สิ่งที่ดีที่สุดคือยึดติดคำตอบกว้างๆ หรือช่วงทั่วไป

นี่คือตัวอย่างประโยคที่คุณสามารถใช้:

• ฉันจะตอบเมื่อว่างหลังวันหยุด
• โปรดคาดหวังการตอบจากฉันภายในสิ้น _______
• หากไม่เร่งด่วน โปรดคาดหวังการตอบภายใน ________

จำไว้ หากอีเมลสำคัญจริงๆ คนจะพยายามโทรหรือติดตามคุณอีกครั้งหลังจากสักพัก ด้วยสิ่งนี้ สำคัญที่จะวางบัฟเฟอร์ ไม่ให้คนหวังการตอบด่วน

5. ขอความยินยอมจากผู้ติดต่อสำรอง

สำหรับบางบทบาท มักมีผู้ติดต่อสำรองรับภาระเมื่อคุณไม่อยู่ แต่ก่อนมอบหมายให้หัวหน้า เพื่อนร่วมงาน หรือสมาชิกทีมรับภาระเมื่อคุณไม่ว่าง การขอความยินยอมเป็นสิ่งจำเป็น

ด้วยหลายคนที่ท่วมท้นกับงานของตัวเองอยู่แล้ว มันสามารถก่อให้เกิดความเครียดที่จะรับภาระของคนอื่น แม้เพียงระยะสั้น พวกเขายังอาจไม่สบายใจให้ลูกค้าหรือลูกค้าเข้าถึงที่อยู่อีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์ส่วนตัว

ด้วยเหตุผลนี้ ก่อนเพิ่มรายละเอียดติดต่อของใครลงในอีเมล Out-of-Office ให้แน่ใจว่าคุณถามว่าพวกเขายินยอม และรายละเอียดไหนที่พวกเขาสบายใจให้แชร์

6. สร้างอีเมล Out-of-Office ต่างกันสำหรับฝ่ายในและฝ่ายนอก

ขึ้นอยู่กับว่าใครจะได้รับอีเมล ปริมาณข้อมูลที่คุณยินยอมแชร์ในอีเมลตอบกลับ Out-of-Office อาจแตกต่างกัน ด畢竟 คุณยังต้องมีมาตรการปกป้องความเป็นส่วนตัว โดยเฉพาะตอนพักผ่อน

เช่น แม้คุณสบายใจแชร์ว่าคุณเดินทางไปไหนกับเพื่อนร่วมงาน คุณอาจไม่อยากแชร์กับคนสุ่ม

ด้วยระบบจัดการอีเมล คุณตั้งค่าการตอบกลับ Out-of-Office ให้ต่างกันไปตามผู้รับได้ ด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถให้ข้อมูลบริบทที่เหมาะสมเกี่ยวกับสถานการณ์ Out-of-Office ของคุณ

สร้างขอบเขตการทำงานที่ดีขึ้นด้วยการตอบกลับ Out-of-Office

ในโลกที่คาดหวังให้เราพร้อมตลอดเวลา อีเมล Out-of-Office ที่แสดงขอบเขทสามารถสร้างความแตกต่างได้ ด้วยการมั่นคงกับเวลาส่วนตัวของคุณ คุณสามารถสอนคนรอบข้างให้เห็นคุณค่าของชีวิตส่วนตัวด้วย

นอกจากนี้ ด้วยการขอให้ผู้อื่นเคารพเวลาของคุณ คุณยังสามารถส่งเสริมให้พวกเขาทำเช่นกัน แม้จะดูไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่มันอาจหมายความถึงทุกอย่างสำหรับทีมเมื่อมาตรฐานที่ดีถูกตั้งไว้ในสำนักงาน