เมื่อคุณตั้งค่าโปรแกรมรับส่งอีเมลหรือแอป คุณจะเจอคำว่า POP และ IMAP คุณรู้หรือไม่ว่าควรเลือกอันไหนและทำไม? หากคุณไม่แน่ใจว่าข้อกำหนดเหล่านี้ย่อมาจากอะไรและแต่ละคำส่งผลต่อบัญชีอีเมลของคุณอย่างไร ไม่ต้องกังวล
ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีการทำงานของโปรโตคอลเหล่านี้ ความแตกต่างระหว่าง POP และ IMAP และวิธีตัดสินใจว่าโปรโตคอลใดเหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด
POP กับ IMAP:พื้นฐาน
POP และ IMAP เป็นโปรโตคอลที่ใช้สำหรับดึงอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมล คุณจึงสามารถอ่านข้อความบนอุปกรณ์ของคุณได้ ใช้เมื่อเชื่อมต่อกับบัญชีอีเมลของคุณจากแอปอีเมลบนเดสก์ท็อป เช่น Thunderbird, Outlook, Apple Mail, Spark หรืออื่นๆ ที่คล้ายกัน คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับโปรโตคอลอีเมลเหล่านี้เมื่อคุณใช้เว็บเมล (เช่น Gmail.com) เพราะบริการนี้จะจัดการให้คุณทั้งหมด
POP ย่อมาจาก Post Office Protocol และเป็นรุ่นเก่ากว่าของทั้งสอง มันถูกสร้างขึ้นในปี 1984 เพื่อเป็นวิธีดาวน์โหลดอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล การแก้ไขสองครั้งที่เพิ่มการปรับปรุงบางอย่าง เรียกว่า POP2 และ POP3 ตามมาในปีต่อๆ มา POP3 ยังคงเป็นเวอร์ชันปัจจุบันของโปรโตคอล แม้ว่ามักจะย่อให้เหลือเพียง POP แม้จะเสนอ POP4 ไปแล้ว แต่ก็ไม่ได้ใช้งานมานานแล้ว
IMAP หรือ Internet Message Access Protocol ได้รับการออกแบบในปี 1986 แทนที่จะเพียงแค่เรียกอีเมล มันถูกสร้างขึ้นเพื่อให้สามารถเข้าถึงอีเมลที่จัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลจากระยะไกลได้ เวอร์ชันปัจจุบันคือ IMAP4 แม้ว่าอินเทอร์เฟซส่วนใหญ่จะไม่มีหมายเลข
ข้อแตกต่างหลักคือ POP จะดาวน์โหลดอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์สำหรับการจัดเก็บถาวรในเครื่อง ในขณะที่ IMAP จะปล่อยให้อีเมลเหล่านั้นอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ขณะแคชอีเมล (จัดเก็บชั่วคราว) ในเครื่อง ด้วยวิธีนี้ IMAP จึงเป็นรูปแบบของที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อย่างมีประสิทธิภาพ
ความแตกต่างของเวิร์กโฟลว์ระหว่าง POP และ IMAP
หากต้องการเปรียบเทียบ POP และ IMAP อย่างถูกต้อง มาดูวิธีทำงานของแต่ละรายการในเวอร์ชันที่เข้าใจง่าย
เวิร์กโฟลว์ POP
เมื่อใช้ POP โปรแกรมรับส่งอีเมลจะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลก่อน เมื่อเชื่อมต่อสำเร็จแล้ว จะดึงจดหมายทั้งหมดบนเซิร์ฟเวอร์ จากนั้นจะเก็บอีเมลนี้ไว้ในอุปกรณ์ของคุณเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ในโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ สุดท้าย จะลบเมลที่เป็นปัญหาออกจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลก่อนที่จะยกเลิกการเชื่อมต่อ ซึ่งหมายความว่าข้อความจะมีอยู่ในอุปกรณ์ที่คุณดาวน์โหลดมาเท่านั้น
โปรดทราบว่าแม้ว่า POP จะลบจดหมายออกจากเซิร์ฟเวอร์โดยค่าเริ่มต้น แต่การตั้งค่า POP จำนวนมากทำให้คุณสามารถเก็บสำเนาอีเมลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ได้ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณกังวลว่าจดหมายจะหาย แต่ถ้าผู้ให้บริการอีเมลของคุณไม่มีพื้นที่เซิร์ฟเวอร์มากนัก ก็อาจทำให้อีเมลของคุณหมดอย่างรวดเร็ว
IMAP ทำงานอย่างไร
IMAP ทำงานแตกต่างไปจาก POP เล็กน้อย หลังจากที่เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลแล้ว จะดึงเนื้อหาใดก็ตามที่คุณร้องขอ เช่น อีเมลใหม่ทั้งหมดหรือเนื้อหาของข้อความเฉพาะ สิ่งนี้ถูกแคชในเครื่อง ดังนั้นคุณจึงสามารถทำงานบนอุปกรณ์ของคุณได้ เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงในอีเมลของคุณ เช่น การลบข้อความหรือส่งอีเมลใหม่ เซิร์ฟเวอร์จะประมวลผลและบันทึกการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ จากนั้นจะยกเลิกการเชื่อมต่อ
IMAP นั้นซับซ้อนกว่า POP เล็กน้อย แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดที่ต้องจำไว้ก็คือการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดกับ IMAP จะเกิดขึ้นบนเซิร์ฟเวอร์ คุณไม่ได้ดาวน์โหลดสำเนาข้อความทั้งหมดของคุณ คุณกำลังใช้ไคลเอนต์อีเมลเพื่อจัดการอีเมลที่จัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ ข้อมูลเดียวที่จัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ของคุณ (เว้นแต่คุณจะดาวน์โหลดบางอย่างอย่างชัดเจน) จะถูกแคชสำเนาไว้เพื่อประสิทธิภาพ
ข้อดีและข้อเสียของ POP และ IMAP
เมื่อคุณทราบแล้วว่าแต่ละส่วนทำงานอย่างไร ประโยชน์และข้อเสียของการใช้ POP หรือ IMAP คืออะไร
ข้อดีและข้อเสียของ POP
POP ได้รับการออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่ายกว่าเมื่อคุณต้องการเข้าถึงอีเมลจากอุปกรณ์เครื่องเดียว ในสมัยนั้น การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตอย่างต่อเนื่องไม่ใช่เรื่องปกติ ดังนั้น POP จึงเหมาะสมสำหรับการเชื่อมต่อผ่านสายโทรศัพท์ที่คุณออนไลน์ ทำสิ่งที่คุณต้องการ แล้วจึงตัดการเชื่อมต่อ จึงมีข้อดีดังต่อไปนี้:
- เมลถูกเก็บไว้ในเครื่อง ดังนั้นจึงสามารถเข้าถึงได้เสมอแม้ไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
- จำเป็นต้องใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตสำหรับการส่งและรับอีเมลเท่านั้น การจัดการมันทำงานได้ดีออฟไลน์
- ช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บของเซิร์ฟเวอร์ เนื่องจากข้อความเก่าจะถูกลบออกจากเซิร์ฟเวอร์โดยอัตโนมัติ
- คุณมีตัวเลือกที่จะทิ้งสำเนาจดหมายไว้บนเซิร์ฟเวอร์ โดยให้ความยืดหยุ่นหากต้องการ
- คุณสามารถรวมบัญชีอีเมลและเซิร์ฟเวอร์หลายบัญชีไว้ในกล่องจดหมายเดียวได้หากต้องการ
POP มีข้อดีบางประการในสถานการณ์เฉพาะ แต่ทุกวันนี้ส่วนใหญ่ล้าสมัยไปแล้ว ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อตรวจสอบอีเมลจากหลายอุปกรณ์ คุณจึงประสบปัญหาได้ แม้ว่าคุณจะทิ้งสำเนาอีเมลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ก็ตาม ตัวอย่างเช่น หากคุณลบอีเมลในอุปกรณ์เครื่องหนึ่ง การลบนั้นจะไม่ซิงค์กับเซิร์ฟเวอร์ ดังนั้นอุปกรณ์อื่นๆ จะยังคงมีข้อความนั้นอยู่ และเนื่องจากอุปกรณ์แต่ละเครื่องดาวน์โหลดทุกข้อความจากเซิร์ฟเวอร์ จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะลงเอยด้วยข้อมูลที่ซ้ำกันจำนวนมากและไม่ทราบว่าคุณได้จัดการกับสิ่งใดบ้าง
การดาวน์โหลดทุกข้อความจากบัญชี POP ของคุณอาจใช้พื้นที่บนอุปกรณ์ของคุณมาก ขึ้นอยู่กับจำนวนอีเมลที่คุณมี การใช้งาน POP จำนวนมากในปัจจุบันคือการเข้าถึงกล่องจดหมายที่ ISP ของคุณ บริษัทที่ให้บริการเว็บโฮสติ้ง หรือสิ่งที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งมักจะมีพื้นที่เก็บข้อมูลจำกัดมาก
ข้อดีและข้อเสียของ IMAP
ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ IMAP ถูกสร้างขึ้นเพื่อให้สามารถเข้าถึงอีเมลที่จัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลได้จากระยะไกล แนวคิดคือการอนุญาตให้ลูกค้าหลายรายจัดการกล่องจดหมายเดียวกัน ซึ่งสอดคล้องกับวิธีที่คนส่วนใหญ่ใช้อีเมลในปัจจุบัน ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะเข้าสู่ระบบจากคอมพิวเตอร์ที่บ้านหรือที่ทำงาน คุณจะเห็นอีเมลและโครงสร้างโฟลเดอร์เดียวกันเสมอ เนื่องจากอีเมลและโครงสร้างโฟลเดอร์จะถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่คุณทำจะซิงค์กับเซิร์ฟเวอร์ทันที คุณจึงไม่ต้องกังวลกับความสับสนในกล่องจดหมายที่ซ้ำกัน
ด้วยเหตุนี้ IMAP มีข้อดีดังต่อไปนี้:
- เมลถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล ดังนั้นจึงสามารถเข้าถึงได้จากหลายอุปกรณ์
- การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกติดตามบนเซิร์ฟเวอร์ ป้องกันกล่องขาเข้าที่ซ้ำกัน ส่งข้อความที่มีอยู่ในอุปกรณ์เพียงเครื่องเดียว และปัญหาที่คล้ายกัน
- ภาพรวมที่เร็วขึ้น เนื่องจากดาวน์โหลดเฉพาะส่วนหัวจนกว่าจะมีการร้องขอเนื้อหาอย่างชัดแจ้ง
- เมลจะได้รับการสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ ตราบใดที่เซิร์ฟเวอร์ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม
- ประหยัดพื้นที่จัดเก็บในเครื่องโดยไม่ต้องให้คอมพิวเตอร์ของคุณดาวน์โหลดข้อความทั้งหมด
- คุณมีตัวเลือกในการจัดเก็บจดหมายในเครื่องหากจำเป็น
แม้ว่าจะต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อเข้าถึงอีเมลโดยใช้ IMAP แต่ก็ยังสามารถทำงานแบบออฟไลน์และซิงค์การเปลี่ยนแปลงได้เมื่อคุณกลับมาออนไลน์ ข้อเสียเปรียบหลักประการเดียวของ IMAP ซึ่งเป็นปัญหากับ POP ก็คือผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่มีพื้นที่จำกัด ดังนั้น คุณอาจจำเป็นต้องล้างอีเมลของคุณบ่อยๆ หากคุณมีข้อความจำนวนมากในบัญชีของคุณ
POP กับ IMAP:อะไรเหมาะกับฉัน
วันนี้เราขอแนะนำ IMAP แทน POP ในเกือบทุกกรณี มีโอกาสดีที่คุณจะต้องการเข้าถึงอีเมลของคุณจากอุปกรณ์อย่างน้อยสองเครื่อง และการทำเช่นนั้นด้วย POP จะทำให้ปวดหัวอย่างมาก เนื่องจากทุกบริการอีเมลที่คุ้มค่ารองรับทั้งสองบริการ จึงไม่มีปัญหาเรื่องความเข้ากันได้
อย่างไรก็ตาม หากคุณยังไม่แน่ใจ ด้านล่างนี้คือข้อมูลบางส่วนที่จะช่วยคุณตัดสินใจว่าจะใช้ IMAP หรือ POP:
เลือก POP หาก:
- คุณเข้าถึงอีเมลจากอุปกรณ์เครื่องเดียว และไม่มีแผนที่จะเข้าถึงจากอุปกรณ์อื่น
- คุณต้องเข้าถึงอีเมลทั้งหมดของคุณอย่างต่อเนื่อง
- คุณไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่สม่ำเสมอ
- คุณมีที่เก็บข้อมูลเซิร์ฟเวอร์จำกัด
เลือก IMAP หาก:
- คุณต้องการเข้าถึงอีเมลของคุณจากหลายอุปกรณ์
- คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรและสม่ำเสมอ
- คุณต้องการรับภาพรวมโดยย่อของอีเมลใหม่หรืออีเมลบนเซิร์ฟเวอร์
- พื้นที่เก็บข้อมูลในเครื่องของคุณมีจำกัด
- คุณกังวลเกี่ยวกับการสำรองอีเมลของคุณ
แล้ว Microsoft Exchange เป็นอย่างไร
แม้ว่าบริการอีเมลสมัยใหม่ทุกบริการรองรับ POP และ IMAP แต่คุณน่าจะเห็นรายการอื่นเมื่อตั้งค่าอีเมล:Microsoft Exchange หรือที่เรียกว่า Exchange ActiveSync ตัวเลือกนี้ใช้ Messaging Application Programming Interface (MAPI) ของ Microsoft เพื่อดึงอีเมลและข้อมูลอื่น ๆ เพื่อให้โปรแกรมรับส่งเมลของคุณสามารถอ่านได้ นอกจากอีเมลแล้ว MAPI ยังซิงค์ข้อมูลอื่นๆ เช่น ปฏิทินและรายชื่อติดต่อได้
ถ้าคุณใช้ Outlook บนคอมพิวเตอร์ที่ทำงาน หรือถ้าบริษัทของคุณมีอีเมลที่ขับเคลื่อนโดย Microsoft 365 คุณจะใช้ Exchange สำหรับโปรโตคอลอีเมลของคุณ ฟังก์ชันนี้คล้ายกับ IMAP แต่เฉพาะเจาะจงกว่าสำหรับบริการของ Microsoft
POP และ IMAP:ส่งจดหมายของคุณแล้ว
สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่า POP และ IMAP ทำงานอย่างไร เพื่อให้คุณสามารถเลือกทางเลือกที่เหมาะสมกับความต้องการอีเมลของคุณ จำไว้ว่าถ้าคุณใช้เว็บเมล บริการจะจัดการทั้งหมดนี้ ดังนั้นคุณไม่ต้องคิดมาก แต่ครั้งต่อไปที่คุณตั้งค่าแอปอีเมลใหม่บนโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ คุณจะรู้ว่าโปรโตคอลทั้งสองนี้จัดการอีเมลอย่างไร IMAP เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมเกือบทุกครั้ง เว้นแต่คุณจะมีเหตุผลบางอย่างที่ควรใช้ POP
มีอะไรอีกมากมายให้เรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการทำงานของอีเมล ซึ่งรวมถึงมาตรการรักษาความปลอดภัยที่มีอยู่ในการรับส่งข้อความสมัยใหม่
