เมื่อตั้งค่าไคลเอนต์หรือแอปอีเมล คุณจะพบคำว่า POP และ IMAP คุณรู้ไหมว่าเลือกตัวไหน และทำไม? หากคุณไม่แน่ใจคำเหล่านี้ย่อมาจากอะไร และแต่ละอย่างส่งผลต่อบัญชีอีเมลอย่างไร ไม่ต้องกังวล
ด้านล่าง เราอธิบายว่าพรอโตคอลเหล่านี้ทำงานอย่างไร ความแตกต่างระหว่าง POP และ IMAP และวิธีตัดสินใจว่าตัวไหนเหมาะกับความต้องการของคุณ
POP vs IMAP: พื้นฐาน
POP และ IMAP เป็นพรอโตคอลทั้งคู่ที่ใช้สำหรับดึงอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมล เพื่อให้คุณอ่านข้อความบนอุปกรณ์ พวกมันใช้เมื่อเชื่อมต่อบัญชีอีเมลจากแอปอีเมลเดสก์ท็อป เช่น Thunderbird, Outlook, Apple Mail, Spark หรือคล้ายๆ คุณไม่ต้องกังวลพรอโตคอลอีเมลเมื่อใช้ webmail (อย่าง Gmail.com) เพราะบริการจัดการให้หมดแล้ว
POP ย่อมาจาก Post Office Protocol เป็นตัวเก่ากว่า สร้างในปี 1984 เพื่อดาวน์โหลดอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล มีการปรับปรุง 2 รุ่น คือ POP2 และ POP3 ในปีต่อมา POP3 ยังคงเป็นเวอร์ชันปัจจุบัน แม้มักย่อเป็น POP แม้ POP4 ถูกเสนอ แต่วิ่งนิ่งนาน
IMAP ย่อมาจาก Internet Message Access Protocol ออกแบบในปี 1986 แทนที่จะแค่ดึงอีเมล มันถูกสร้างเพื่อให้เข้าถึงอีเมลที่จัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลได้จากระยะไกล (remote access) เวอร์ชันปัจจุบันคือ IMAP4 แต่องค์ประกอบส่วนใหญ่ไม่รวมตัวเลข
ความแตกต่างหลักคือ POP ดาวน์โหลดอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์เพื่อจัดเก็บในเครื่อง (local storage) อย่างถาวร ในขณะที่ IMAP ทิ้งไว้บนเซิร์ฟเวอร์ขณะ cache (จัดเก็บชั่วคราว) อีเมลในเครื่อง ด้วยวิธีนี้ IMAP ทำหน้าที่เป็นการจัดเก็บบนคลาวด์ (cloud storage) อย่างมีประสิทธิภาพ
ความแตกต่างของ Workflow ระหว่าง POP และ IMAP
เพื่อเปรียบเทียบ POP และ IMAP ให้ดูเวอร์ชันง่ายๆ ของการทำงานแต่ละตัว
Workflow ของ POP
เมื่อใช้ POP ไคลเอนต์อีเมลเชื่อมต่อเซิร์ฟเวอร์อีเมลก่อน เมื่อเชื่อมต่อสำเร็จ มันดึงอีเมลทั้งหมดบนเซิร์ฟเวอร์ แล้วจัดเก็บในเครื่องท้องถิ่น (locally) บนอุปกรณ์ของคุณ เพื่อให้คุณเข้าถึงในไคลเอนต์อีเมล สุดท้าย มันลบอีเมลเหล่านั้นจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลก่อนตัดการเชื่อมต่อ หมายถึง ข้อความจึงมีอยู่เพียงบนอุปกรณ์ที่คุณดาวน์โหลด
โปรดทราบว่า POP จะลบเมลจากเซิร์ฟเวอร์โดยค่าเริ่มต้น แต่การตั้งค่า POP มากมายอนุญาตให้ทิ้งสำเนาอีเมลไว้บนเซิร์ฟเวอร์ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณกังวลสูญเสียเมล แตถ้าผู้ให้บริการเมลไม่ให้พื้นที่เซิร์ฟเวอร์มาก อาจทำให้เต็มเร็ว
IMAP ทำงานอย่างไร
IMAP ทำงานต่างจาก POP หลังเชื่อมต่อเซิร์ฟเวอร์อีเมล มันดึงเนื้อหาที่คุณร้องขอ เช่น อีเมลใหม่ทั้งหมด หรือเนื้อหาของข้อความเฉพาะ นี้ถูก cache ในเครื่อง (locally) เพื่อให้คุณทำงานบนอุปกรณ์ เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงอีเมล เช่น ลบข้อความ หรือส่งอีเมลใหม่ เซิร์ฟเวอร์ประมวลผลและบันทึกการเปลี่ยนแปลง แล้วตัดการเชื่อมต่อ
IMAP ซับซ้อนกว่า POP เล็กน้อย แต่ด้านสำคัญที่สุดคือ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดกับ IMAP เกิดขึ้นบนเซิร์ฟเวอร์ คุณไม่ได้ดาวน์โหลดสำเนาท้องถิ่นของข้อความทั้งหมด คุณใช้ไคลเอนต์อีเมลจัดการอีเมลที่จัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ ข้อมูลที่จัดเก็บบนอุปกรณ์ของคุณ (เว้นแต่คุณดาวน์โหลดอย่างชัดเจน) มีแค่ cached copies สำหรับประสิทธิภาพ
ข้อดีและข้อเสียของ POP และ IMAP
ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าพวกเขาทำงานอย่างไร ข้อดีและข้อเสียของการใช้ POP หรือ IMAP คืออะไร?
ข้อดีและข้อเสียของ POP
POP ออกแบบมาสำหรับยุคที่ง่ายกว่า เมื่อคุณต้องเข้าถึงอีเมลจากอุปกรณ์เดียว ในวันเหล่านั้น การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตตลอดเวลาก็ไม่คุ้นเคย ดังนั้น POP เหมาะสำหรับการเชื่อมต่อ dial-up ที่คุณออนไลน์ ทำสิ่งที่ต้องการ และออฟไลน์ ดังนั้นจึงมีข้อดีดังนี้:
- เมลจัดเก็บในเครื่อง (locally) ดังนั้นเข้าถึงได้ตลอดเวลา แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต
- ต้องการอินเทอร์เน็ตเฉพาะส่งและรับเมล การจัดการทำงานได้ออฟไลน์
- ประหยัดพื้นที่เซิร์ฟเวอร์ เนื่องจากข้อความเก่าถูกลบจากเซิร์ฟเวอร์อัตโนมัติ
- มีตัวเลือกทิ้งสำเนาเมลบนเซิร์ฟเวอร์ ให้ความยืดหยุ่นหากต้องการ
- ถ้าชอบ สามารถรวมบัญชีอีเมลและเซิร์ฟเวอร์หลายตัวรวมเป็น inbox เดียวได้
POP มีข้อดีในสถานการณ์เฉพาะ แต่ล้าสมัยในปัจจุบัน มันไม่ได้ออกแบบสำหรับเช็คอีเมลจากหลายอุปกรณ์ ดังนั้นคุณอาจเจอปัญหาแม้ทิ้งสำเนาเมลบนเซิร์ฟเวอร์ไว้ ตัวอย่าง หากคุณลบอีเมลบนอุปกรณ์หนึ่ง การลบนั้นไม่ซิงค์ไปเซิร์ฟเวอร์ อุปกรณ์อื่นยังมีข้อความนั้นอยู่ และเนื่องจากแต่ละอุปกรณ์ดาวน์โหลดทุกข้อความจากเซิร์ฟเวอร์ ง่ายที่จะได้ duplicate มากมาย และไม่รู้ว่าจัดการไหนไปแล้ว
การดาวน์โหลดทุกข้อความจากบัญชี POP อาจใช้พื้นที่มากบนอุปกรณ์ ขึ้นอยู่กับปริมาณเมล การใช้ POP ปัจจุบันส่วนใหญ่คือเข้าถึงเมลบ็อกซ์จาก ISP, บริการโฮสติ้งเว็บ หรือคล้ายๆ ซึ่งมักมีพื้นที่จัดเก็บจำกัดมาก
ข้อดีและข้อเสียของ IMAP
какกล่าวไว้ก่อนหน้า IMAP สร้างขึ้นเพื่อให้เข้าถึงอีเมลที่จัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลได้จากระยะไกล แนวคิดคืออนุญาตให้หลายไคลเอนต์จัดการ inbox เดียวกัน ซึ่งสอดคล้องกับวิธีที่คนส่วนใหญ่ใช้อีเมลในปัจจุบัน ดังนั้น ไม่ว่าคุณล็อกอินจากบ้านหรือที่ทำงาน คุณจะเห็นอีเมลและโครงสร้างโฟลเดอร์เดียวกัน เพราะจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดซิงค์ไปเซิร์ฟเวอร์ทันที จึงไม่ต้องกังวล inbox ซ้ำซ้อน หรือ sent messages อยู่บนอุปกรณ์เดียว
ผลคือ IMAP มีข้อดีดังนี้:
- เมลจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล เข้าถึงได้จากหลายอุปกรณ์
- การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดติดตามบนเซิร์ฟเวอร์ ป้องกัน inbox ซ้ำ, sent messages อยู่อุปกรณ์เดียว และปัญหาคล้ายๆ
- ภาพรวมเร็วกว่า เนื่องจากดาวน์โหลดแค่ headers จนกว่าจะขอเนื้อหาโดยชัดเจน
- เมลแบ็คอัปอัตโนมัติ ตราบใดที่เซิร์ฟเวอร์จัดการได้ดี
- ประหยัดพื้นที่จัดเก็บในเครื่อง โดยไม่บังคับให้คอมพิวเตอร์ดาวน์โหลดทุกข้อความ
- มีตัวเลือกจัดเก็บเมลในเครื่องหากต้องการ
แม้ต้องการอินเทอร์เน็ตเพื่อเข้าถึงเมลด้วย IMAP ยังทำงานออฟไลน์ได้และซิงค์การเปลี่ยนแปลงเมื่อกลับออนไลน์ ข้อเสียหลักของ IMAP ซึ่งเป็นปัญหาของ POP ด้วย คือ ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่ให้พื้นที่จำกัด ดังนั้นคุณอาจต้องทำความสะอาดอีเมลบ่อย หากมีข้อความเยอะในบัญชี
POP vs IMAP: อะไรเหมาะกับฉัน?
ในเกือบทุกกรณี เราแนะนำ IMAP มากกว่า POP ในปัจจุบัน มีโอกาสดีที่คุณจะอยากเข้าถึงอีเมลจากอย่างน้อย 2 อุปกรณ์ และทำกับ POP เป็นปวดหัวใหญ่ เนื่องจากทุกบริการอีเมลที่มีคุณค่ารองรับทั้งคู่ จึงไม่มีปัญหาความเข้ากันได้ (compatibility)
อย่างไรก็ตาม หากคุณยังไม่แน่ใจ ด้านล่างมีจุดช่วยตัดสินใจว่าใช้ IMAP หรือ POP:
เลือก POP หาก:
- คุณเข้าถึงเมลจากอุปกรณ์เดียว และไม่มีแผนเข้าถึงจากอีกอุปกรณ์
- คุณต้องการเข้าถึงอีเมลทั้งหมดตลอดเวลา
- คุณไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่สม่ำเสมอ
- คุณมีพื้นที่เซิร์ฟเวอร์จำกัด
เลือก IMAP หาก:
- คุณอยากเข้าถึงอีเมลจากหลายอุปกรณ์
- คุณมีอินเทอร์เน็ตเชื่อมต่อได้เสถียรและตลอดเวลา
- คุณอยากได้ภาพรวมอีเมลใหม่หรือบนเซิร์ฟเวอร์เร็ว
- พื้นที่จัดเก็บในเครื่องของคุณจำกัด
- คุณกังวลเรื่องแบ็คอัพอีเมล
Microsoft Exchange คืออะไร?
แม้ POP และ IMAP รองรับโดยบริการอีเมลสมัยใหม่ทุกตัว คุณน่าจะเห็นตัวเลือกอื่นตอนตั้งค่าเมล: Microsoft Exchange เรียกอีกอย่างว่า Exchange ActiveSync ตัวเลือกนี้ใช้ Microsoft Messaging Application Programming Interface (MAPI) ดึงอีเมลและข้อมูลอื่น เพื่อให้ไคลเอนต์เมลอ่านได้ นอกจากอีเมล MAPI ซิงค์ข้อมูลอื่นได้ เช่น ปฏิทินและผู้ติดต่อ
หากคุณใช้ Outlook บนคอมพิวเตอร์ที่ทำงาน หรือบริษัทมีอีเมลขับเคลื่อนด้วย Microsoft 365 คุณจะใช้ Exchange สำหรับพรอโตคอลอีเมล มันคล้าย IMAP ในฟังก์ชัน แต่เฉพาะเจาะจงกว่าสำหรับบริการของ Microsoft
POP และ IMAP: เมลของคุณ ส่งถึงมือ
สำคัญที่จะรู้ POP และ IMAP ทำงานอย่างไร เพื่อคุณเลือกได้ถูกต้องสำหรับความต้องการอีเมล จำไว้ว่าหากคุณใช้ webmail บริการจัดการทั้งหมด คุณไม่ต้องคิดเรื่องนี้ แตครั้งหน้าที่คุณตั้งค่าแอปอีเมลใหม่บนโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ คุณจะรู้ว่าพรอโตคอลทั้งสองจัดการเมลอย่างไร IMAP เกือบเป็นตัวเลือกที่ถูกต้องเสมอ เว้นแต่คุณมีเหตุผลเฉพาะเจาะจงที่จะไปกับ POP
ยังมีอะไรให้เรียนรู้มากเกี่ยวกับวิธีการทำงานของอีเมล รวมถึงมาตรการความปลอดภัยที่สร้างขึ้นในระบบข้อความสมัยใหม่
