เมื่อผมเริ่มธุรกิจส่วนตัวเมื่อไม่นานมานี้ ผม纔รู้ว่าการจัดการการเงินยากจริงๆ ไม่ได้แค่ "ยาก" แต่มาก到 "ยากมาก" ผมเขียนซอฟต์แวร์ คอมไพล์เคอร์เนลแบบกำหนดเอง และสร้างระบบ Linux แบบเฉพาะตัวมาหลายปี แต่วิธีติดตามสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ ใบแจ้งหนี้ และงบดุลล่าม... มันเกินความสามารถของผม จึงต้องหาซอฟต์แวร์ช่วยเหลือ ดูจากจำนวนแอปพลิเคชันการเงินออนไลน์จำนวนมาก ผมแน่ใจว่าไม่ได้เป็นคนเดียวที่มีปัญหานี้ ผมไปค้นหาซอฟต์แวร์ที่ทำให้สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้น และพบกับ Crave Invoice แม้จะไม่ได้ออกแบบมาเฉพาะสำหรับประเภทธุรกิจของผม แต่ผมอยากลองใช้งาน ดูประสบการณ์ทั้งดีและไม่ดีกันครับ
ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับ Crave Invoice
นี่คือแอปพลิเคชัน Windows ที่มี 3 รุ่น ได้แก่ Pro, Enterprise และ Ultimate แต่ละรุ่นสร้างต่อยอดจากรุ่นก่อนหน้า รุ่น Pro รวมถึงการออกใบแจ้งหนี้ พร้อมการจัดการลูกค้าและสินค้า ส่วน Enterprise เพิ่มการจัดการสินค้าคงคลัง และ Ultimate รวมทุกอย่างของ Enterprise พร้อมปลั๊กอินสำหรับจัดการการผลิต
ทุกรุ่นมีการทดลองใช้ฟรี 30 วัน เพื่อให้ตัดสินใจว่าชอบโปรแกรมหรือไม่ก่อนซื้อลิขสิทธิ์
การติดตั้งและการตั้งค่าเริ่มต้น
ในฐานะโปรแกรม Windows มันติดตั้งเหมือนโปรแกรมทั่วไป และเมื่อรันครั้งแรกจะมี Wizard 3 ขั้นตอนสำหรับกรอกข้อมูลบริษัท และข้อมูลภาษี/สกุลเงิน (เป็นทางเลือก)
Wizard นี้รวดเร็วและเรียบง่าย ผมชอบที่สามารถข้ามหน้าจอภาษีและสกุลเงินได้หลังจากกรอกข้อมูลบริษัทเสร็จแล้ว
การใช้งานพื้นฐาน
ในรีวิวนี้เราทดสอบรุ่น Pro ซึ่งเป็นรุ่นที่จำกัดที่สุด แต่ให้โมดูลหลักที่ทุกรุ่นใช้ร่วมกัน และสาธิตฟังก์ชันของโปรแกรม หลังจาก Wizard ตั้งค่าครั้งแรกเสร็จ จะได้หน้าจอหลักของแอปพลิเคชัน ซึ่งค่อนข้างตรงไปตรงมา
สิ่งแรกที่ผมทำคือลองสร้างลูกค้าใหม่ และนี่คือจุดที่พบ "ข้อผิดปกติ" แรกของแอปพลิเคชัน เมื่อสร้างลูกค้าจำลอง ผมป้อนที่อยู่ London, UK เพื่อดูว่าแอปจัดการที่อยู่ต่างประเทศอย่างไร ผลที่ได้คือ...
สรุปคือ มันบอกว่าผมไม่ได้กรอก ZIP code (ซึ่ง UK ไม่มี) และไม่ชอบที่ไม่ได้กรอกข้อมูลที่จัดส่ง (ในแท็บถัดไป) Crave ยอมรับโพสต์โค้ดแบบ London ในช่อง ZIP และผมตั้งค่าที่จัดส่งเป็น "Same As Billing Address" ได้ แม้จะไม่ใช่ปัญหาใหญ่ แต่ผมไม่คาดการณ์ได้ว่าระบบจะตอบสนองต่อประเทศที่ไม่มี ZIP code อย่างไร เนื่องจากการจัดส่งไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของผม (และอีกหลายธุรกิจ) ผมค่อนข้างประหลาดใจที่แท็บ Delivery เป็นช่องบังคับ
การจัดการสินค้า
เพื่อให้การบัญชีง่ายขึ้น คุณสามารถระบุสินค้าแต่ละรายการและราคาใน Crave แล้วนำไปใส่ในใบแจ้งหนี้ได้ง่ายๆ เพียงเลือกปุ่ม "Create New Product" จาก "Quick Access Panel"
แม้เป็นเพียงส่วนเล็กๆ ของแอปพลิเคชันโดยรวม แต่ผมมีข้อต้าน 2 ข้อในส่วนนี้: ข้อแรก คือ ไม่มีช่อง Description หรือวิธีอื่นๆ ในการใส่ข้อมูลเพิ่มเติม/ความคิดเห็น/บันทึกเกี่ยวกับสินค้า ข้อที่สอง ช่อง "Units of Measure" ให้ 4 ตัวเลือกคือ NOS, KGS, LTR, และ MTR โดยไม่มี Tooltip หรือข้อมูลอธิบายว่าหมายถึงอะไร จากรูปลักษณ์ ผมคาดว่าเป็น จำนวนหน่วย กิโลกรัม ลิตร และเมตร แต่ไม่มีการยืนยันใน GUI หรือเอกสารออนไลน์ การค้นหา Google พบเว็บไซต์กรมการค้าต่างประเทศที่ยืนยันความคิดของผม แตซอฟต์แวร์ไม่ควรสมมติว่าผู้ใช้รู้จักมาตรฐานย่อหน้าของ FTD
การออกใบแจ้งหนี้
แน่นอนว่า ถ้ามีที่ไหนที่ซอฟต์แวร์นี้ควรโดดเด่น ควรเป็นการออกใบแจ้งหนี้ ไม่เช่นนั้นทำไมถึงใส่ชื่อ "Invoice" เข้าไปในชื่อโปรแกรม? ส่วนใหญ่ผมคิดว่ามันสมเหตุสมผล Crave ทำให้ง่ายต่อการดึงข้อมูลลูกค้าและสินค้ามารวมกันเป็นเครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ที่ใช้งานง่าย
หน้าจอนี้มีตัวเลือกการสร้างใบแจ้งหนี้ครบครันที่ผมต้องการ (และมากกว่านั้น) และค่อนข้างตรงไปตรงมาและเข้าใจง่าย
แต่เมื่อผมกรอกรายละเอียดใบแจ้งหนี้เสร็จ ผมเจอปัญหาที่เกือบทำให้ผมตัดสินใจว่า Crave ไม่มีประโยชน์ — จนกว่าจะรู้ว่านี่เป็น "ข้อผิดปกติของ GUI" อีกอย่าง หากดูสกรีนช็อตข้างต้น อาจสังเกตเห็นขาด 2 สิ่งสำคัญ: สามารถพิมพ์ได้ แต่ไม่มีปุ่มส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ หรือส่งออกเป็นไฟล์! สิ่งดีคือ ทั้งสองฟังก์ชันมีอยู่ แต่แฝงอยู่หลังปุ่ม "Print" กดปุ่ม Print แล้วจะเห็นหน้าต่างแสดงตัวอย่าง ซึ่งมีปุ่มควบคุมสำหรับส่งอีเมลและส่งออก
สรุป
ยากที่จะสรุปความคิดเห็นชัดเจนเกี่ยวกับ Crave Invoice จุดมุ่งหมายหลัก — การสร้างใบแจ้งหนี้ที่เรียบง่ายและดูดี — มันทำได้ดี กราฟิกดี แต่มีการเลือกใช้งานที่ไร้เหตุผลบ้าง (เช่น โหลดหน้าจอทั้งหมดทับซ้อนกันในพื้นที่เดียวโดยไม่มีแท็บ/การจัดเรียงแบบปกติ) มีความสามารถรายงานที่ดี แต่ปัญหาเรื่องการใช้งานทำให้ไม่อยากใช้ประโยชน์จากมัน หากต้องสรุป ผมจะพูดว่า Crave Invoice มีฟังก์ชันที่น่าประทับใจ แต่ขาดไปมากในด้านรูปแบบ ดูเหมือนออกแบบสำหรับประเภทธุรกิจจำกัด แต่สำหรับประเภทนั้น (โรงงานขนาดเล็ก) อาจมีประโยชน์มาก ถ้าคุณผ่าน "ข้อผิดปกติ"เหล่านั้นไปได้
