ในบทความที่แล้ว เราได้พูดถึงเคล็ดลับและลูกเล่นบางอย่างของ Outlook เพื่อปรับปรุงการจัดการอีเมลของคุณ ต่อไปนี้เป็นแฮ็กเพิ่มเติมที่มีประโยชน์ในการเร่งงานของคุณ
- มอบสิทธิ์การเข้าถึงจดหมายและปฏิทินของคุณ
ไปเที่ยวพักผ่อน แต่กังวลว่ากล่องจดหมายของคุณจะถูกจัดการอย่างไร ไม่ต้องกังวล ด้วย Outlook คุณสามารถมอบสิทธิ์การเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณได้
โดยเปิดแท็บไฟล์ ->การตั้งค่าบัญชี ->มอบสิทธิ์การเข้าถึง-> คลิกเพิ่ม -> ป้อนชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึง
คุณสามารถกำหนดระดับการเข้าถึงได้โดยทำการเปลี่ยนแปลงค่ากำหนด คุณสามารถมอบสิทธิ์ปฏิทินและรายการงานในขณะที่รักษาความเป็นส่วนตัวของอีเมลและผู้ติดต่อ
- จัดการใบรับการอ่าน
หากคุณได้รับข้อความที่มีคำขออ่าน หมายความว่าผู้ส่งต้องการได้รับการยืนยันว่าคุณได้รับข้อความนั้น คุณสามารถปรับแต่งพฤติกรรมของพวกเขาได้
ทั้งหมดที่คุณต้องทำ แท็บไฟล์ ->ตัวเลือก->มุมมองจดหมาย -> เลื่อนลงไปที่ส่วนการติดตาม
ตอนนี้คุณสามารถเลือกได้ว่าควรส่งใบเสร็จรับเงินหรือไม่
ต้องอ่าน:วิธีกำหนดค่า Windows Live Hotmail ด้วย Outlook
- กลั่นกรองการค้นหาด้วยการสร้างโฟลเดอร์การค้นหา
Outlook ให้คุณสร้างโฟลเดอร์ค้นหาเพื่อเพิ่มความเร็วในการค้นหาอีเมลสำคัญของคุณ สำหรับการค้นหาใดๆ ที่คุณดำเนินการบ่อยๆ เพียงบันทึกการค้นหาเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็ว ตอนนี้คลิกที่โฟลเดอร์การค้นหาในแผงด้านซ้าย เลือก “โฟลเดอร์ค้นหาใหม่” จากนั้นปรับแต่งการค้นหาตามที่คุณต้องการ
- รับอีเมลที่ไม่ได้ส่งถึงคุณโดยตรงจากกล่องจดหมายของคุณ
คุณต้องได้รับอีเมลที่ไม่ได้ส่งถึงคุณโดยตรง ซึ่งหมายความว่าคุณได้รับสำเนาถึงหรือสำเนาลับของอีเมลเหล่านั้น คุณสามารถเปลี่ยนเส้นทางอีเมลไปยังโฟลเดอร์อื่นเพื่อไม่ให้มันกองอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ
สิ่งที่คุณต้องทำคือ – ไปที่กฎ> กฎใหม่-> ปุ่ม “ตัวเลือกขั้นสูง” ในหน้าต่างกฎ เลือก “โดยที่ชื่อของฉันไม่ได้อยู่ในช่องถึง” คุณจะถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังหน้าต่าง “ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ระบุ”
- การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป
ทุกๆ ครั้ง คุณจะได้รับอีเมล หากเปิดใช้ Desktop Alert คุณจะได้รับการแจ้งเตือนเช่นเดียวกัน มันไม่เสียสมาธิไปหน่อยเหรอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณกำลังทำสิ่งที่สำคัญอยู่ใช่ไหม
หากคุณต้องการปิดการแจ้งเตือน –
ไปที่ตัวเลือก -> จดหมาย -> ปิดใช้งานตัวเลือก “แสดงการแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป”
ต้องอ่าน:วิธีแก้ไขปัญหาการค้นหาของ Outlook
- เขตเวลา
หากคุณเดินทางไปยังสถานที่ที่มีเขตเวลาต่างๆ กันเป็นประจำ คุณอาจรู้สึกรำคาญที่จะเห็นการประชุมและการนัดหมายใน Outlook ตามเวลาท้องถิ่น
หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้ไปที่ File-> Options-> Calendar คุณจะพบตัวเลือกสำหรับการตั้งค่าเขตเวลาท้องถิ่นของคุณ You can set a second-time zone to be shown to keep track of the time back at your home.
- “Post-it” Notes
Outlook has its own sticky notes. You can access them by pressing Ctrl+Shift+N from anywhere in the Outlook interface to create a new note. It works just like Sticky Notes. You can categorize them and change the background color You can manage your notes, by clicking on the Note icon at the bottom of the View pane:you can copy, print notes, search a specific note and more.
- Encrypted Email
It is always better to be cautious while sending emails. To ensure that email securely reaches the receiver, you can encrypt the content and attachments and only the recipients with whom you have shared the key can access them.
To do so, go to File-> Options-> Trust Center ->Trust Center Settings->E-mail Security. Enabling digital signing and encryption is very easy.
Note:You need to create and import a digital ID if you don’t already have one.
Click “Get a Digital ID” to see links to a range of providers
- Access Your Personal Email Within Outlook
You can add your personal mailbox to Outlook.
To do so, go to File -> Add account-> You will get a dialog box asking for providers(Gmail, Yahoo) information. You can set up the access via POP or IMAP.
Note:For 2013, Outlook, you just need to enter your email address and Outlook will take care of the rest.To access Outlook.com mail from older versions of Outlook, a window will open, click Manually configure server settings or additional server types -> Microsoft Outlook Hotmail Connector. Now you will be able to access your webmail along with your personal calendar.
Must Read: How Outlook Lets You Recover Accidently Deleted Items from Email
- Instantly create new emails and appointments
While checking the emails or scheduling the appointment according to them, you might have been switching back forth from calendar mode to email mode frequently. Fortunately, whether you are checking your inbox or your calendar, you can create new emails, appointments, contacts, go to Home tab -> New Items. If you don’t want to open Outlook to do so, you can right-click on Outlook icon in the Windows 7 or 8 taskbar to open a quick list offering shortcuts to create a new item.
So, this concludes our list of tips and tricks for Outlook. If you think, that we missed some, you can let us know in comment section below.
