ในบทความก่อนหน้า เราได้อภิปรายเคล็ดลับ Outlook บางส่วนเพื่อปรับปรุงการจัดการอีเมล นี่คือแฮ็กเพิ่มเติมที่ช่วยเร่งงานของคุณ
- มอบสิทธิ์เข้าถึงอีเมลและปฏิทิน (Delegate Access)
จะไปพักผ่อนแตกังวลว่าอินบ็อกซ์จะจัดการอย่างไร? ไม่ต้องกังวล ด้วย Outlook คุณสามารถมอบสิทธิ์เข้าถึง Mailbox ได้
วิธีทำ: เปิดแท็บ File -> Account Settings -> Delegate Access -> คลิก Add -> ใส่ชื่อผู้ที่ต้องการให้สิทธิ์
สามารถตั้งระดับการเข้าถึงได้โดยเปลี่ยน Preferences สามารถมอบสิทธิ์ปฏิทินและ Task List พร้อมเก็บอีเมลและ Contact ไว้ส่วนตัว
- จัดการ Read Receipts (การแจ้งเตือนอ่าน)
หากรับข้อความที่มีคำขอ Read Receipt หมายถึงผู้ส่งต้องการยืนยันว่าคุณได้รับข้อความ คุณสามารถปรับพฤติกรรมได้
ทำได้โดย: File -> Options -> Mail view -> เลื่อนลงไป Tracking section
ตอนนี้เลือกได้ว่า ควรส่ง Receipts หรือไม่
อ่านเพิ่ม: วิธีตั้งค่า Windows Live Hotmail กับ Outlook
- คัดกรองการค้นหาด้วย Search Folders
Outlook ให้สร้าง Search Folders เพื่อเร่งการค้นหาอีเมลสำคัญ สำหรับการค้นหาที่ทำบ่อย แค่ Save การค้นหาไว้เพื่อเข้าถึงเร็ว คลิก Search Folder ด้านซ้าย เลือก "New Search Folder" แล้วปรับแต่งการค้นหาตามต้องการ
- นำอีเมลที่ไม่ได้ส่งมาโดยตรงออกจาก Inbox
คุณต้องได้รับอีเมลที่ไม่ได้ส่งมาโดยตรง คือ คุณอยู่ใน CC หรือ BCC สามารถ Redirect ไปโฟลเดอร์อื่น เพื่อไม่ให้สะสมใน Inbox
ทำได้โดย: Rules > New Rules > ปุ่ม "Advanced Options" ในหน้าต่าง Rules เลือก "where my name is not in the To box" จะถูก Redirect ไปหน้าต่าง "Move it to the specified folder"
- Desktop Alert (การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป)
บ่อยครั้งได้อีเมล หาก Desktop Alert เปิด จะได้ Notification นี่รบกวนไหม? โดยเฉพาะตอนทำงานสำคัญ
หากต้องการปิด Alert:
ไป Options -> Mail -> ปิด "Display a Desktop Alert"
อ่านเพิ่ม: วิธีแก้ปัญหา Outlook Search ไม่ทำงาน
- Time Zones (เขตเวลา)
หากเดินทางบ่อยไป Places ที่ Time Zone ต่างกัน อาจรำคาญเห็น Meeting และ Appointment ใน Outlook ตาม Local Time
แก้ได้โดย: File -> Options -> Calendar จะเจอตัวเลือกตั้งค่า Time Zone ท้องถิ่น สามารถตั้ง Second Time Zone ให้แสดง เพื่อติดตามเวลาที่บ้าน
- Post-it Notes (โน้ตติด)
Outlook มี Sticky Notes ของตัวเอง เข้าถึงได้โดยกด Ctrl+Shift+N จากที่ไหนใน Outlook ก็ได้ สร้างโน้ตใหม่ ทำงานเหมือน Sticky Notes จัดหมวดหมู่และเปลี่ยนสีพื้นหลังได้ จัดการโน้ต โดยคลิกไอคอน Note ที่ด้านล่าง View Pane: Copy, Print, Search โน้ตเฉพาะ และอื่นๆ
- Encrypted Email (อีเมลเข้ารหัส)
ควรระวังเมื่อส่งอีเมล เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลถึงผู้รับอย่างปลอดภัย สามารถเข้ารหัสเนื้อหาและไฟล์แนบ และเฉพาะผู้รับที่คุณแชร์ Key เท่านั้นที่เข้าถึงได้
วิธีทำ: File -> Options -> Trust Center -> Trust Center Settings -> E-mail Security การเปิดใช้งาน Digital Signing และ Encryption ง่ายมาก
หมายเหตุ: ต้องสร้างและ Import Digital ID หากยังไม่มี
คลิก "Get a Digital ID" เพื่อดูลิงก์ผู้ให้บริการหลายราย
- เข้าถึง Personal Email ภายใน Outlook
คุณสามารถเพิ่ม Personal Mailbox เข้า Outlook ได้
วิธีทำ: File -> Add Account -> จะได้ Dialog Box ขอข้อมูล Provider (Gmail, Yahoo) ตั้งค่าผ่าน POP หรือ IMAP
หมายเหตุ: สำหรับ Outlook 2013 แค่ใส่อีเมล Outlook จะจัดการส่วนที่เหลือ เข้าถึง Outlook.com จาก Outlook รุ่นเก่า จะมีหน้าต่างเปิด คลิก Manually configure server settings or additional server types -> Microsoft Outlook Hotmail Connector ตอนนี้เข้าถึง Webmail พร้อมปฏิทินส่วนตัวได้
อ่านเพิ่ม: วิธี Outlook ช่วยกู้คืน Item ที่ลบโดยไม่ตั้งใจจาก Email
- สร้างอีเมลและนัดหมายใหม่ทันที
ขณะเช็คอีเมลหรือจัดนัดหมายตามอีเมล อาจสลับไปมาระหว่าง Calendar Mode และ Email Mode บ่อย โชคดีที่ไม่ว่าจะเช็ค Inbox หรือ Calendar ก็สามารถสร้างอีเมลใหม่ นัดหมาย Contact ได้ ที่แท็บ Home -> New Items หากไม่อยากเปิด Outlook คลิกขวาไอคอน Outlook ใน Taskbar Windows 7 หรือ 8 จะได้ Quick List ที่มี Shortcut สร้าง Item ใหม่
นี่คือสรุปเคล็ดลับและทริกสำหรับ Outlook หากคิดว่าเราพลาดบางอย่าง บอกได้ในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
