PowerPoint เล่นบทบาทสำคัญในข้อเสนอทางธุรกิจ การนำเสนอ และการประเมินผลงาน แม้ว่าคุณจะเชี่ยวชาญได้จากประสบการณ์และเวลา แต่ซอฟต์แวร์นี้ก็มีฟีเจอร์แฝงที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้มากขึ้น วันนี้เราจะแชร์ 5 เทคนิค PowerPoint ที่ดีที่สุดสำหรับคุณ:
1. แถบเครื่องมือเข้าถึงเร็ว (Quick Access Toolbar)
QAT ทำงานเหมือนลิ้นชักส่วนตัวที่เก็บฟีเจอร์ที่คุณชอบไว้เข้าถึงได้ง่าย โดยค่าเริ่มต้นมีคำสั่ง บันทึก ทำซ้ำ ยกเลิก และเริ่มต้นสไลด์โชว์ คุณสามารถปรับแต่งเพิ่มฟีเจอร์ที่ชอบได้โดยคลิกปุ่มดรอปดาวน์และเลือก "More commands"
2. แปลง SmartArt เป็นรูปทรง (Shapes)
เมื่อทำงานกับ SmartArt คุณอาจต้องการย้ายองค์ประกอบต่างๆ ซึ่งทำได้ง่ายหากเป็นรูปทรง คลิกขวาที่ SmartArt แล้วเลือก Group > Ungroup จากเมนู ทำให้คุณเริ่มต้นด้วย SmartArt แล้วได้เสรีภาพในการแก้ไขเหมือนรูปทรงทั่วไป
3. กู้คืนการนำเสนอที่ยังไม่ได้บันทึก
ไม่มีอะไรเจ็บปวดกว่าสูญเสียงานที่ทำมากี่ชั่วโมงเพราะลืมบันทึก แต่ถ้ารู้วิธีกู้คืนใน PowerPoint ก็ไม่สายเกินไป แค่ไปที่ File > Open เลื่อนลงมาสุดหน้าจอจะเจอ Recover unsaved presentations คลิกเข้าไปก็จะพบไฟล์ที่ระบบบันทึกอัตโนมัติ
4. ซูมเข้าเฉพาะส่วนของสไลด์
ขณะนำเสนอข้อมูลซับซ้อนหรือแผนภูมิ คุณอาจต้องการซูมเข้าเพื่อให้ผู้ชมเห็นชัดเจน ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ขวาล่าง จะเห็นไอคอนกล้องขยาย คลิกเพื่อเปิดใช้งาน แล้วคลิกที่จุดใดก็ได้บนสไลด์เพื่อซูมเข้า ใช้ปุ่มลูกศรหรือ hand-tool ในการนำทาง กด Esc เพื่อกลับสู่สถานะปกติ
5. แปลงตารางเป็นรูปทรง
รูปทรงดูสวยงามกว่าตารางมาก และ PowerPoint มีฟีเจอร์แฝงสำหรับแปลงตารางเป็นกลุ่มรูปทรง เลือกตาราง > คัดลอก > Paste Special > เลือก Picture (Enhanced Metafile) > คลิกขวาที่ภาพ > Ungroup > กด Yes ตารางก็จะกลายเป็นรูปทรงที่ปรับแต่งได้ตามใจชอบ
โดยรวม ฟีเจอร์แฝงเหล่านี้อาจไม่คุ้นเคยแต่มีประโยชน์มาก ช่วยให้การนำเสนอดูน่าสนใจและประหยัดเวลาได้จริง
