10 เคล็ดลับและเคล็ดลับในการใช้ Google ไดรฟ์

หากคุณถือว่า Google ไดรฟ์เป็นเพียงการถ่ายโอนข้อมูล คุณอาจใช้ศักยภาพของ Google ต่ำเกินไป เวอร์ชันปัจจุบันมีทุกอย่างตั้งแต่ชุดโปรแกรมสำนักงานที่สมบูรณ์ไปจนถึงคุณลักษณะการทำงานร่วมกันขั้นสูงและการซิงค์กับแอปพลิเคชันที่หลากหลาย

เคล็ดลับและคำแนะนำต่อไปนี้สำหรับการใช้ Google ไดรฟ์จะช่วยให้คุณทำงานในแต่ละวันได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1. ดึงข้อความออกจากรูปภาพ

Google ไดรฟ์ให้คุณดึงข้อความออกจากรูปภาพโดยใช้คุณสมบัติการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) เพียงคลิกขวาที่ไฟล์รูปภาพ PDF หรือ JPEG/PNG แล้วเปิดด้วย Google Docs เครื่องมือ OCR จะแปลงรูปภาพเป็นข้อความอย่างรวดเร็ว ทำให้คุณสามารถคัดลอกและวางได้อย่างอิสระ

คุณลักษณะนี้มีประโยชน์มากหากคุณมีไฟล์ PDF ที่ป้องกันการเขียนหรือหน้าที่สแกนของหนังสือ เพียงจำไว้ว่าให้แปลงจากภาพที่ชัดเจนและมีความละเอียดสูงที่มีแบบอักษรปกติ เช่น Arial หรือ Verdana

2. ค้นหาอย่างมืออาชีพ

Google ไดรฟ์มีคุณลักษณะการค้นหาขั้นสูงที่นำคุณไปยังเอกสารที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นคีย์เวิร์ดที่คุณจำได้หรือช่วงวันที่ใดช่วงหนึ่ง คุณจะได้ผลลัพธ์ที่เข้าใจง่าย โดยใช้เครื่องมือ OCR ค้นหาข้อความในรูปภาพและไฟล์ PDF ด้วย

การแนะนำแมชชีนเลิร์นนิงใน Google ไดรฟ์ทำให้การค้นหาเอกสารที่ถูกต้องรวดเร็วขึ้น

3. แชทกับเพื่อนและแก้ไขเอกสารด้วยกัน

Google ไดรฟ์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแชทกับเพื่อนและทำงานร่วมกันผ่าน Google ชีต เอกสาร หรือสไลด์ เพียงส่งคำเชิญ Gmail ให้พวกเขา แล้วทั้งกลุ่มของคุณจะได้ร่วมกันแก้ไขเอกสารในทันที

มีเครื่องมือการทำงานร่วมกันยอดนิยมมากมาย เช่น WebEx และ GotoMeeting แต่ในความคิดของฉัน คุณลักษณะนี้ของ Google ไดรฟ์เข้ามาแทนที่โดยสิ้นเชิง

4. ส่งอีเมลโดยตรงจากไคลเอนต์อีเมลที่คุณชื่นชอบ

หากคุณมีที่อยู่อีเมลสำคัญที่บันทึกไว้ใน Google เอกสาร ชีต หรือสไลด์แบบเก่า เพียงดับเบิลคลิกเพื่อส่งอีเมลโดยตรง ส่วนที่ดีที่สุดคือไม่จำกัดคุณกับ Gmail คุณสามารถใช้โปรแกรมรับส่งเมลภายนอกเช่น Thunderbird และ Outlook ได้อย่างง่ายดาย

5. ติดตามการเปลี่ยนแปลงเวอร์ชัน

เอกสารอาจมีการแก้ไขหลายเวอร์ชันที่เราจำไม่ได้ อย่างไรก็ตาม Google ไดรฟ์จะติดตามการเปลี่ยนแปลงเวอร์ชันของคุณ ซึ่งก็คือการแก้ไข 100 ครั้งหรือ 30 วัน ขึ้นอยู่กับว่ากรณีใดจะสั้นกว่า อย่างไรก็ตาม ฉันรู้สึกประหลาดใจที่พบการแก้ไขในเวอร์ชันที่ไม่เสียหายสำหรับเอกสารหลายฉบับย้อนหลังไปถึงปี 2013

6. สร้างโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์บนพีซีที่ใช้ Windows 10

คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ Google Drive บนพีซี Windows 10 ได้อย่างง่ายดาย มันมีประโยชน์มากด้วยเหตุผลหลายประการ ตัวอย่างเช่น Google ไดรฟ์ช่วยให้คุณซิงค์ Google Photos กับแอป Microsoft Photos ได้โดยตรงโดยใช้แอปอื่นที่เรียกว่า “Google Takeout”

7. ทำงานกับบัญชี Google ไดรฟ์หลายบัญชี

คุณรู้สึกถูก จำกัด ด้วยพื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15 GB ของ Google Drive หรือไม่? หากคุณมีบัญชี Gmail หลายบัญชี คุณสามารถจัดการบัญชี Google ไดรฟ์เพิ่มเติมจากหลายแท็บในหน้าต่างเบราว์เซอร์เดียวกันได้ ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนบัญชีที่อนุญาตที่แน่นอน แต่มีนโยบาย "การใช้งานที่เหมาะสม" บางประเภทเกินกว่าสี่หรือห้าบัญชีที่มีอยู่

อย่างน้อยก็อาจหมายถึงพื้นที่ว่างอย่างน้อย 60 GB ซึ่งจะช่วยให้คุณย้ายไฟล์ของคุณได้อย่างอิสระ

8. ทำงานแบบออฟไลน์

จาก "การตั้งค่า" คุณสามารถเปิดใช้งาน Google ไดรฟ์เวอร์ชันออฟไลน์ เพื่อให้คุณทำงานกับชีต เอกสาร และสไลด์ได้โดยไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต ก่อนดำเนินการ คุณต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและใช้เบราว์เซอร์ Chrome

หลังจากนั้น ให้ติดตั้งและเปิดส่วนขยาย Google เอกสารออฟไลน์สำหรับ Chrome

9. เชื่อมต่อแอปเพิ่มเติม

คุณเชื่อมต่อแอปเพิ่มประสิทธิภาพ G Suite กับ Google ไดรฟ์ได้จาก "การตั้งค่า" ไม่ว่าคุณจะต้องการพื้นหลัง PDF, Slack หรือ FormRecycler ที่มีกำไร ก็มีแอปที่มีประโยชน์หลายร้อยแอปให้เลือก

10. เคล็ดลับเบ็ดเตล็ดแบบผสมผสาน

Google ไดรฟ์ยังให้คุณเผยแพร่เอกสารที่เลือกได้โดยตรงเพื่อให้ทุกคนที่มีลิงก์นั้นสามารถดูได้

นอกจากนี้ยังมีแป้นพิมพ์ลัดหากคุณต้องการกรองเอกสารหลายฉบับอย่างรวดเร็ว มันรันคำสั่งเกือบทั้งหมด คุณต้องจำคำสั่งเดียวเท่านั้นShift + # เพื่อแสดงรายการแป้นพิมพ์ลัดที่เหลืออยู่ทั้งหมด

โดยย่อ

ปัจจุบัน Google ไดรฟ์เป็นมากกว่าโซลูชันการจัดเก็บไฟล์ ในแง่ของประสิทธิภาพการทำงานและคุณลักษณะการทำงานร่วมกัน มีอยู่ใน Gmail, LibreOffice และ Microsoft Office

คุณเคยใช้คุณลักษณะและฟังก์ชันพิเศษเหล่านี้ของ Google ไดรฟ์มาก่อนหรือไม่ โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น