หากคุณใช้ Google Drive เพียงแค่ที่เก็บไฟล์ คุณอาจพลาดความสามารถมากมายของมัน เวอร์ชันปัจจุบันมีทุกอย่างครบครัน ตั้งแต่ชุดโปรแกรมสำนักงานสมบูรณ์ ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันขั้นสูง จนถึงการซิงค์กับแอปพลิเคชันหลากหลาย
เทคนิค 10 ข้อต่อไปนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในทุกวัน
1. ดึงข้อความจากรูปภาพด้วย OCR
Google Drive ให้คุณดึงข้อความจากรูปภาพได้ด้วยฟีเจอร์จดจำอักขระด้วยแสง (OCR) เพียงคลิกขวาที่ไฟล์ PDF หรือรูปภาพ JPEG/PNG แล้วเปิดด้วย Google Docs เครื่องมือ OCR จะแปลงรูปภาพเป็นข้อความทันที ทำให้คุณคัดลอก-วางได้อย่างอิสระ
ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์มากหากคุณมีไฟล์ PDF ที่ล็อกการแก้ไข หรือหน้าหนังสือที่สแกนไว้ แค่จำไว้ว่าให้ใช้รูปภาพที่ชัดเจน ความละเอียดสูง และแบบอักษรทั่วไปอย่าง Arial หรือ Verdana
2. ค้นหาเอกสารอย่างมืออาชีพ
Google Drive มีคุณสมบัติค้นหาขั้นสูงที่นำคุณไปยังเอกสารที่ต้องการอย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นคำสำคัญที่จำได้ หรือช่วงวันที่เฉพาะเจาะจง ผลลัพธ์จะออกมาตรงจุด ด้วยเครื่องมือ OCR ยังค้นหาข้อความภายในรูปภาพและไฟล์ PDF ได้อีกด้วย
ด้วยการนำ Machine Learning มาใช้ใน Google Drive ล่าสุด การค้นหาเอกสารที่ต้องการจึงเร็วขึ้นอีก
3. แชทและแก้ไขเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์
Google Drive เป็นเครื่องมือยอดเยี่ยมสำหรับการแชทกับเพื่อนร่วมงานและทำงานร่วมกันบน Google Sheets, Docs หรือ Slides เพียงส่งคำเชิญผ่าน Gmail ทีมทั้งทีมจะสามารถแก้ไขเอกสารร่วมกันได้ทันที
แม้จะมีเครื่องมือทำงานร่วมกันยอดนิยมอย่าง WebEx และ GoToMeeting แต่ส่วนตัวผมคิดว่าฟีเจอร์นี้ของ Google Drive เกินกว่าพวกเขาทุกประการ
4. ส่งอีเมลโดยตรงจากไคลเอนต์อีเมลที่ชอบ
หากคุณบันทึกที่อยู่อีเมลสำคัญไว้ใน Google Docs, Sheets หรือ Slides เก่าๆ แค่ดับเบิลคลิกก็ส่งอีเมลได้ทันที จุดเด่นคือไม่ได้จำกัดให้ใช้ Gmail เพียงอย่างเดียว คุณสามารถใช้ไคลเอนต์อีเมลภายนอกอย่าง Thunderbird และ Outlook ได้เช่นกัน
5. ติดตามการเปลี่ยนแปลงเวอร์ชัน
เอกสารอาจผ่านการแก้ไขหลายเวอร์ชันที่เราจำไม่ได้ แต Google Drive จดจำการเปลี่ยนแปลงเวอร์ชันไว้ให้ (100 ครั้งแก้ไข หรือ 30 วัน ขึ้นอยู่กับว่าอันไหนสั้นกว่า) แตผมประหลาดใจที่พบประวัติการแก้ไขที่ยังคงสมบูรณ์ของเอกสารบางชิ้นย้อนกลับไปถึงปี 2013
6. สร้างโฟลเดอร์ Google Drive บน Windows 10
คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ Google Drive บนคอมพิวเตอร์ Windows 10 ได้ง่ายๆ ซึ่งมีประโยชน์หลายอย่าง เช่น Google Drive ช่วยซิงค์ Google Photos โดยตรงกับแอป Microsoft Photos ผ่านแอปชื่อ "Google Takeout"
7. ใช้งานหลายบัญชี Google Drive พร้อมกัน
รู้สึกว่าพื้นที่ 15 GB ฟรีของ Google Drive ไม่พอ? หากมีหลายบัญชี Gmail คุณสามารถจัดการหลายบัญชี Google Drive บนแท็บต่างๆ ในเบราว์เซอร์หน้าต่างเดียวกันได้ ไม่มีข้อมูลชัดเจนว่าอนุญาตกี่บัญชี แต่มีนโยบาย "fair use" ที่ประมาณ 4-5 บัญชี
แม้ขั้นต่ำก็หมายถึงพื้นที่ฟรีอย่างน้อย 60 GB ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการไฟล์ได้อิสระมากขึ้น
8. ทำงานออฟไลน์ได้
จาก "การตั้งค่า" คุณสามารถเปิดใช้งานโหมดออฟไลน์ของ Google Drive เพื่อทำงานกับ Sheets, Docs และ Slides โดยไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต ก่อนอื่นคุณต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและใช้เบราว์เซอร์ Chrome
จากนั้นติดตั้งและเปิดใช้งานส่วนขยาย Chrome ของ Google Docs Offline
9. เชื่อมต่อแอปเพิ่มเติม
คุณสามารถเชื่อมต่อแอปประสิทธิภาพของ GSuite กับ Google Drive จาก "การตั้งค่า" ไม่ว่าคุณจะต้องการพื้นหลัง PDF, Slack หรือ FormRecycler มีแอปที่มีประโยชน์ให้เลือกหลายร้อยรายการ
10. เทคนิคเพิ่มเติมรวมกัน
Google Drive ยังอนุญาตให้คุณเผยแพร่เอกสารที่เลือกได้โดยตรง เพื่อให้ทุกคนที่มีลิงก์สามารถดูได้
ยังมีคีย์ลัดแป้นพิมพ์สำหรับการเลื่อนดูเอกสารหลายไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว ใกล้จะสั่งงานทุกอย่างได้ คุณต้องจำแค่คำสั่งเดียวคือ Shift + # เพื่อแสดงรายการคีย์ลัดทั้งหมดที่เหลือ
สรุป
วันนี้ Google Drive ไม่ใช่แค่โซลูชันเก็บไฟล์แล้ว ในแง่ของฟีเจอร์ประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกัน มันอยู่ในระดับเดียวกับ Gmail, LibreOffice และ Microsoft Office
คุณเคยใช้ฟีเจอร์และฟังก์ชันพิเศษเหล่านี้ของ Google Drive มาก่อนไหม? แชร์ประสบการณ์ในความคิดเห็นได้เลย
