ในโลกที่เชื่อมต่อกันทั่วโลก เราจำเป็นต้องสื่อสารข้ามพรมแดนโดยใช้ภาษาที่หลากหลาย และการรู้วิธีสลับภาษาของแอปพลิเคชันสำนักงานเป็นสิ่งสำคัญ ในส่วนใหญ่ การตั้งค่าไม่ได้ซับซ้อน เรามาดูวิธีเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดคำในชุด Office ยอดนิยมบน macOS กัน
วิธีเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดคำใน Microsoft Office
Microsoft Office มีตัวเลือกมากมายสำหรับการเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดคำ และแต่ละแอปทำงานแตกต่างกันเล็กน้อย วิธีที่คุณใช้จะขึ้นอยู่กับว่าคุณต้องการให้การเปลี่ยนแปลงมีผลที่ไหน หากคุณยังไม่ได้เข้าถึง Office สามารถรับ Microsoft Office ฟรีได้หลายวิธี
เปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดคำของ Word
Microsoft Word สำหรับ macOS อนุญาตให้คุณเปลี่ยนภาษาเริ่มต้น แม่แบบ และการเลือกข้อความ เพื่อเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดค่าเริ่มต้นใน Word ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดเอกสาร
- เลือก เครื่องมือ (Tools) > ภาษา (Language) จากแถบเมนูหลัก
- เลือกภาษาที่ต้องการจากรายการ
- คลิก ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น (Default)
- คลิก ใช่ (Yes) เมื่อมีพรอมป์ขึ้น
ตามที่กล่องโต้ตอบระบุ การเปลี่ยนแปลงนี้จะมีผลต่อทุกอย่างที่เขียนภายใต้แม่แบบ Normal หากต้องการเปลี่ยนภาษาสำหรับแม่แบบอื่น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดเอกสาร
- เลือกเมนู Home
- Control-คลิก ที่แม่แบบที่เกี่ยวข้อง
- ไปที่ แก้ไข (Modify) > รูปแบบ (Format) > ภาษา (Language)
- เลือกภาษาที่ต้องการ
- คลิก ตกลง (OK)
- คลิก ตกลง (OK) อีกครั้งในหน้าต่างที่เหลือ
สิ่งที่เขียนภายใต้แม่แบบนั้นจะตรวจสอบการสะกดด้วยภาษาที่เลือก หากคุณต้องการแก้ไขเฉพาะส่วนของข้อความ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดเอกสาร
- เลือกข้อความที่เกี่ยวข้อง
- เลือก เครื่องมือ (Tools) > ภาษา (Language) จากแถบเมนูหลัก
- เลือกภาษาที่ต้องการจากรายการ
- คลิก ตกลง (OK)
เปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดคำของ Excel
การสะกดคำอาจไม่ใช่สิ่งแรกที่คุณนึกถึงเมื่อใช้ Excel แต่การรู้วิธีเปลี่ยนภาษาก็มีประโยชน์ เพื่อสลับภาษาตรวจสอบการสะกดใน Excel ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดสเปรดชีต
- เลือก เครื่องมือ (Tools) > ภาษา (Language) จากแถบเมนูหลัก
- เลือกภาษาที่ต้องการจากรายการ
- คลิก ตกลง (OK)
เอกสาร Excel ของคุณจะตรวจสอบการสะกดด้วยภาษาที่เลือก และสเปรดชีตใหม่ควรจะจดจำความชอบของคุณไว้
เปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดคำของ PowerPoint
PowerPoint อนุญาตให้คุณเปลี่ยนภาษาของโปรเจกต์ปัจจุบัน หรือตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับการนำเสนอทั้งหมด เพื่อเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดสำหรับการนำเสนอปัจจุบัน ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดการนำเสนอ
- เลือก เครื่องมือ (Tools) > ภาษา (Language) จากแถบเมนูหลัก
- เลือกภาษาที่ต้องการจากรายการ
- คลิก ตกลง (OK)
เพื่อเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดสำหรับการนำเสนอปัจจุบันและโปรเจกต์ในอนาคต ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดการนำเสนอ
- เลือก เครื่องมือ (Tools) > ภาษา (Language) จากแถบเมนูหลัก
- เลือกภาษาที่ต้องการจากรายการ
- คลิก ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น (Set As Default)
- คลิก ใช่ (Yes)
โปรเจกต์ในอนาคตทั้งหมดควรจะใช้ภาษาที่คุณเลือกเป็นค่าเริ่มต้น
วิธีเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดคำใน Apple Pages, Numbers และ Keynote
เพื่อเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดสำหรับชุด iWork คุณต้องใช้การตั้งค่าสากลใน การตั้งค่าระบบ (System Preferences) บน Mac ของคุณ อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงใดๆ จะส่งผลต่อทั้งสามแอปพลิเคชัน ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ในบางสถานการณ์แต่อาจไม่เหมาะสมในบางกรณี เพื่อเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดสำหรับ Pages, Numbers และ Keynote ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- ไปที่ การตั้งค่าระบบ (System Preferences) > คีย์บอร์ด (Keyboard)
- เลือก ข้อความ (Text) จากแถบเมนู
- คลิก กล่องเมนู (menu box) ภายใต้ การสะกดคำ (Spelling)
- เลือกภาษาที่ต้องการ
คุณยังสามารถเลือกที่จะตรวจสอบการสะกดในหลายภาษาได้ โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- ไปที่ การตั้งค่าระบบ (System Preferences) > คีย์บอร์ด (Keyboard)
- เลือก ข้อความ (Text) จากแถบเมนู
- คลิก กล่องเมนู (menu box) ภายใต้ การสะกดคำ (Spelling)
- เลื่อนลงไปด้านล่างของรายการและเลือก ตั้งค่า (Set Up)
- เปิดใช้งานภาษาที่คุณต้องการใช้
- เรียงลำดับรายการและจัดลำดับความสำคัญโดยการลากและวาง
- คลิก เสร็จสิ้น (Done)
การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่อชุด iWork รวมถึง macOS ทั้งระบบ จึงควรคำนึงถึงเมื่อใช้แอปพลิเคชันอื่น
วิธีเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดคำใน Apache OpenOffice หรือ TDF LibreOffice
OpenOffice และ LibreOffice มีการตั้งค่าภาษาสากลที่ส่งผลต่อทุกโปรเจกต์ รวมถึงเอกสาร สเปรดชีต และการนำเสนอ โปรแกรมประมวลผลคำของชุดเหล่านี้ยังให้การตั้งค่าเพิ่มเติม เพื่อเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดสำหรับเอกสาร OpenOffice หรือ LibreOffice ทั้งหมด ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดแอปพลิเคชัน
- ไปที่ OpenOffice/LibreOffice > การตั้งค่า (Preferences)
- คลิก สามเหลี่ยมเปิดเผย (disclosure triangle) ถัดจาก การตั้งค่าภาษา (Language Settings)
- เลือก ภาษา (Languages)
- เลือกภาษาที่ต้องการภายใต้ ภาษาเริ่มต้นสำหรับเอกสาร (Default languages for Documents)
- คลิก ตกลง (OK)
เอกสารทั้งหมดจะใช้ตัวเลือกค่าเริ่มต้นที่คุณเลือก นอกจากนี้ เอกสารข้อความยังอนุญาตให้คุณเปลี่ยนภาษา สำหรับการเลือก (For Selection), สำหรับย่อหน้า (For Paragraph), หรือ สำหรับข้อความทั้งหมด (For all Text) เพื่อค้นหาการตั้งค่าเหล่านี้ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิด เอกสารข้อความ/เอกสาร Writer
- เลือก เครื่องมือ (Tools) > ภาษา (Language) จากแถบเมนูหลัก
- เลือก สำหรับการเลือก (For Selection), สำหรับย่อหน้า (For Paragraph), หรือ สำหรับข้อความทั้งหมด (For all Text)
- คลิกภาษาที่ต้องการ
การตั้งค่าเพิ่มเติมในเอกสารข้อความของ OpenOffice และ LibreOffice ให้การควบคุมที่มากขึ้นและทำให้การสลับภาษาง่ายขึ้น LibreOffice ยังมีตัวเลือก สำหรับข้อความทั้งหมด (For all Text) ในประเภทโปรเจกต์อื่นๆ อีกด้วย
วิธีเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดคำใน Google Docs
ชุด Google Docs เป็นกรณีพิเศษ เพราะการเปลี่ยนภาษาระหว่างภาษาอังกฤษ UK และ US ไม่ส่งผลต่อเครื่องมือตรวจสอบการสะกด เครื่องมือนี้ยอมรับรูปแบบการสะกดทั้งหมดว่าเป็นที่ถูกต้อง ตราบใดที่สอดคล้องกับกฎของภูมิภาคอย่างน้อยหนึ่งแห่ง อย่างไรก็ตาม หากคุณยังต้องการเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกด สามารถทำได้ใน Docs และ Slides โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดเอกสารหรือการนำเสนอ
- เลือก ไฟล์ (File) > ภาษา (Language) จากแถบเมนูหลัก
- เลือกภาษาที่ต้องการ
กระบวนการในแอปสเปรดชีตของ Google แตกต่างออกไป เพื่อเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดใน Sheets ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เปิดสเปรดชีต
- ไปที่ ไฟล์ (File) > การตั้งค่าสเปรดชีต (Spreadsheet settings)
- เลือก ทั่วไป (General)
- คลิกที่ กล่องเมนู (menu box) ภายใต้ โค้ดสถานที่ (Locale) และเลือกสถานที่ที่ต้องการ
การที่ Google Docs ไม่แยกแยะรูปแบบภาษาอังกฤษแตกต่างกันเป็นปัญหาและทำให้ชุดนี้ไม่เหมาะสำหรับผู้ที่เขียนสำหรับภูมิภาคที่ต่างกัน หวังว่าบริษัทจะเปลี่ยนแนวทางนี้ในการอัปเดตในอนาคต
เชี่ยวชาญแอปพลิเคชันสำนักงานของคุณ
Microsoft Office สำหรับ Mac อนุญาตให้คุณเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกดสำหรับเอกสารใดๆ ที่คุณกำลังทำงานได้อย่างรวดเร็ว ชุด iWork ของ Apple แต่ใช้การตั้งค่าสากลที่คุณสามารถเปลี่ยนได้ในการตั้งค่าระบบ
Apache OpenOffice และ TDF LibreOffice ให้การตั้งค่าภาษาที่หลากหลายที่สุด คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่ส่งผลต่อทุกโปรเจกต์ หรือสลับภาษาสำหรับเอกสาร ย่อหน้า หรือการเลือกเฉพาะได้
แม้ Google Docs จะอนุญาตให้คุณเปลี่ยนภาษาตรวจสอบการสะกด แต่แอปเหล่านี้ไม่แยกแยะรูปแบบภาษาอังกฤษ ซึ่งไม่เหมาะสำหรับผู้ที่เขียนสำหรับภูมิภาคที่แตกต่างกัน
คุณสามารถได้รับประโยชน์มากมายจากการทำความคุ้นเคยกับเครื่องมือที่คุณใช้ การรู้จักว่าแอปพลิเคชันของคุณทำงานอย่างไรและหาการตั้งค่าที่มีประโยชน์ที่สุดอยู่ที่ไหน จะช่วยเพิ่มผลิตภาพและหลีกเลี่ยงช่วงเวลาที่ต้องนั่งคิดหาวิธีแก้ไข
