Conditional Formatting ในสเปรดชีตเป็นฟีเจอร์ยอดเยี่ยมทำให้ข้อมูลเด่นชัด วางเงื่อนไขรอบค่าในเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ เมื่อเงื่อนไขตรงตาม เซลล์จะไฮไลท์, จัดรูปแบบข้อความ, หรือทั้งคู่อัตโนมัติ ทำให้ข้อมูลเฉพาะเด่นขึ้น
หากต้องการตั้งค่า Conditional Formatting ใน Numbers บน Mac เราช่วยครับ ตามบทช่วยสอนนี้ โปรดทราบว่าใน Numbers เรียกฟีเจอร์นี้ว่า Conditional Highlighting แทน Conditional Formatting
ประเภทข้อมูลสำหรับ Conditional Highlighting
ก่อนเพิ่มกฎ Conditional Highlighting นี่คือรายการประเภทข้อมูลที่ใช้ได้และเงื่อนไขที่สอดคล้อง
- Numbers (ตัวเลข): เท่ากับ, ไม่เท่ากับ, มากกว่า, มากกว่าหรือเท่ากับ, น้อยกว่า, น้อยกว่าหรือเท่ากับ, ระหว่าง, และไม่อยู่ระหว่าง
- Text (ข้อความ): เป็น, ไม่ใช่, เริ่มต้นด้วย, จบด้วย, มี, และไม่มี
- Dates (วันที่): เมื่อวาน, วันนี้, พรุ่งนี้, ในช่วงนี้, ในช่วงหน้า, ในช่วงล่าสุด, อย่างแน่นอน, ก่อน, หลัง, ระหว่าง, วันที่, ก่อนวันที่, หลังวันที่, และในช่วง
- Durations (ระยะเวลา): ตัวเลือกเหมือน Numbers
- Blank (ว่าง): ว่าง หรือ ไม่ว่าง
สำหรับวิธีดูข้อมูลอื่น ลองดู Interactive Charts และ Graphs ใน Numbers
ตั้งกฎ Conditional Highlighting สำหรับตัวเลข
ตัวเลขเป็นประเภทข้อมูลยอดนิยมในสเปรดชีต ไม่ว่าตัวเลขธรรมดา, เงิน, หรือเปอร์เซ็นต์ ตัวเลขอยู่ทุกที่ในสเปรดชีต
สำหรับตัวอย่าง ใช้ Product Sheet มีตัวเลขราคา, ต้นทุน, สต็อก แต่เราจะเน้น Inventory
สมมติอยากเห็นทันทีว่าสต็อกสินค้าต่ำกว่าจำนวนหนึ่ง เช่น 50 เราจะให้ Numbers ไฮไลท์เซลล์เหล่านั้นเป็นสีแดง วิธีตั้ง:
- เลือกเซลล์ ในสเปรดชีต เลือกกลุ่มโดยคลิกตัวแรกลากต่อ หรือเลือกคอลัมน์/แถวทั้งหมด
- คลิกปุ่ม Format มุมขวาบน เปิด Sidebar หากปิด
- เลือก Cell ด้านบน Sidebar
- คลิก Conditional Highlighting
- คลิก Add a Rule
- เลือก Numbers แล้ว Less than
ตอนนี้ปรับกฎใน Sidebar ใส่ตัวเลข (50) ในกล่องใต้เงื่อนไข (less than) แล้วเลือกจัดรูปแบบจากดรอปดาวน์ (Red Fill) จะเห็นการเปลี่ยนทันทีหากมีค่าตรงเงื่อนไข คลิก Done
ตั้งกฎ Conditional Highlighting สำหรับข้อความ
ข้อความเป็นประเภทข้อมูลยอดนิยมอีกอย่าง และสำหรับครู/อาจารย์ที่ใช้ Numbers ติดตามเกรดนักเรียน Conditional Highlighting ช่วยมาก
ตัวอย่างใช้ Grade Sheet สมมติว่าเมื่อนักเรียนได้ F ในแบบทดสอบ เราอยากไฮไลท์เกรดนั้นเป็นสีเหลือง เพื่อเสนอเครดิตเพิ่ม วิธีตั้ง:
- เลือกเซลล์ ในสเปรดชีต
- คลิกปุ่ม Format มุมขวาบน เปิด Sidebar หากปิด
- เลือก Cell ด้านบน Sidebar
- คลิก Conditional Highlighting
- คลิก Add a Rule
- เลือก Text แล้ว Is
ปรับกฎใน Sidebar ใส่ข้อความ (F) ในกล่องใต้เงื่อนไข (text is) แล้วเลือกจัดรูปแบบในดรอปดาวน์ (Yellow Fill) จะเห็นการเปลี่ยนทันทีสำหรับค่าที่ตรงเงื่อนไข คลิก Done
ตั้งกฎ Conditional Highlighting สำหรับวันที่
ใช้วันที่ในสเปรดชีตเหมาะสำหรับหลายสถานการณ์ธุรกิจและส่วนตัว จากบันทึกพนักงาน งบประมาณครัวเรือน จัดการโครงการ คุณน่าจะมีวันที่ในสเปรดชีตอยู่แล้ว
วิธีดีที่สุดใช้ Conditional Formatting กับวันที่ คือทำให้วันที่ครบกำหนดที่ล่าช้าเด่นชัด เช่น วันที่ชำระที่เกิน Due Date ให้แสดงข้อความสีแดง วิธีตั้งกฎสำหรับวันที่ที่มาหลังวันที่อื่น:
- เลือกเซลล์ ในสเปรดชีต
- คลิกปุ่ม Format มุมขวาบน เปิด Sidebar หากปิด
- เลือก Cell ด้านบน Sidebar
- คลิก Conditional Highlighting
- คลิก Add a Rule
- เลือก Dates แล้ว After the date
ตั้งกฎนี้ง่าย แทนที่จะใส่ค่าในกล่องใต้เงื่อนไข (เช่นตัวเลขหรือข้อความ) เราจะเลือกเซลล์แทน
คลิก ปุ่ม ภายในกล่องที่จะใส่ค่าเงื่อนไข แล้วเลือกเซลล์ที่มีวันที่ คลิก เครื่องหมายถูก ตอนนี้วันที่ชำระที่มาหลัง Due Date จะมีข้อความสีแดง คลิก Done
ตั้งกฎ Conditional Highlighting สำหรับระยะเวลา
Durations อาจไม่ใช่ข้อมูลยอดนิยมใน Numbers แต่หากจัดการโครงการหรือติดตามงาน Durations มีประโยชน์ และไฮไลท์ระยะเวลาบางช่วงก็ยิ่งประโยชน์
ตัวอย่างใช้ Task Sheet จัดการโครงการง่าย ติดตามเวลาที่ใช้งานแต่ละสัปดาห์ ตอนนี้อยากดูวันที่ที่ใช้งาน 2 ชั่วโมงขึ้นไปในงานเดียว ไฮไลท์สีเขียว วิธีตั้ง:
- เลือกเซลล์ ในสเปรดชีต
- คลิกปุ่ม Format มุมขวาบน เปิด Sidebar หากปิด
- เลือก Cell ด้านบน Sidebar
- คลิก Conditional Highlighting
- คลิก Add a Rule
- เลือก Durations แล้ว Greater than or equal to
ปรับกฎ ใส่ระยะเวลา (2h) ในกล่องใต้เงื่อนไข (greater than or equal to) เลือกจัดรูปแบบในดรอปดาวน์ (Green Fill) คลิก Done
ตั้งกฎ Conditional Highlighting สำหรับเซลล์ว่าง
กฎสะดวกอีกอย่างใน Numbers คือเซลล์ว่าง ใช้ได้ในตัวอย่างข้างต้น เช่น สต็อกหาย, เกรดหาย, วันที่บิลหาย
โชว์วิธีตั้งกฎนี้ ใช้ Project Management Spreadsheet ให้ Duration ว่างทั้งหมดแสดงสีฟ้า
- เลือกเซลล์ ในสเปรดชีต
- คลิกปุ่ม Format มุมขวาบน เปิด Sidebar หากปิด
- เลือก Cell ด้านบน Sidebar
- คลิก Conditional Highlighting
- คลิก Add a Rule
- เลือก Blank แล้ว Is blank
แค่เลือกประเภทไฮไลท์จากดรอปดาวน์ เพราะไม่มีค่าใต้เงื่อนไข คลิก Done
สร้าง Custom Style สำหรับไฮไลท์เอง
ตัวเลือกจัดรูปแบบพื้นฐานอย่าง Bold หรือสีเซลล์โอเค แต่หากอยากเฉพาะเจาะจงมากขึ้น มีข่าวดี: สร้าง Custom Style เองได้!
สร้าง Style เอง: ตั้งกฎ Conditional Highlighting ตามขั้นตอนข้างต้น เมื่อถึงขั้นเลือกจัดรูปแบบจากดรอปดาวน์ ไปจนสุดท้ายคลิก Custom Style
จัดรูปแบบข้อความ: Bold, Italic, Underline, Strikethrough และใช้สีข้อความเพิ่มเติมนอกจากสีเซลล์ รวมรูปแบบทุกอย่างที่เข้ากับความต้องการ
ตัวอย่างด้านล่าง สำหรับต้นทุนโครงการ $20 ขึ้นไป เซลล์จัดรูปแบบ: ไฮไลท์สีเหลือง ข้อความสีแดง และ Bold
ใช้ประโยชน์จาก Conditional Formatting ใน Numbers บน Mac
หวังว่าบทช่วยสอนนี้จะเริ่มต้นให้คุณเก่ง Conditional Highlighting ใน Numbers บน Mac การเรียนรู้สูตรและฟังก์ชันใน Numbers ก็ช่วยวิเคราะห์ข้อมูล
ช่วยเพิ่ม: ดูวิธีหาและลบค่าซ้ำใน Numbers
