การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขในสเปรดชีตเป็นคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมที่ทำให้ข้อมูลของคุณโดดเด่น คุณเพียงแค่วางเงื่อนไขรอบๆ ค่าในเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ เมื่อตรงตามเงื่อนไขเหล่านั้น คุณสามารถให้เซลล์ถูกเน้น จัดรูปแบบข้อความ หรือทั้งสองอย่างได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้ข้อมูลเฉพาะปรากฏขึ้น
หากคุณต้องการตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Numbers บน Mac เราพร้อมให้ความช่วยเหลือ เมื่อคุณทำตามบทช่วยสอนนี้ โปรดทราบว่าใน Numbers คุณลักษณะนี้เรียกว่าการเน้นตามเงื่อนไข มากกว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
ประเภทของข้อมูลสำหรับการเน้นตามเงื่อนไข
ก่อนเพิ่มกฎสำหรับการไฮไลต์ตามเงื่อนไข ต่อไปนี้คือรายการประเภทข้อมูลที่คุณสามารถใช้ได้และเงื่อนไขที่เกี่ยวข้อง
- ตัวเลข :เท่ากับ ไม่เท่ากับ มากกว่า มากกว่าหรือเท่ากับ น้อยกว่า น้อยกว่าหรือเท่ากับ ระหว่าง และไม่ระหว่าง
- ข้อความ :คือ ไม่ใช่ เริ่มต้นด้วย ลงท้ายด้วย มี และไม่มี
- วันที่ :เมื่อวาน, วันนี้, พรุ่งนี้, ในนี้, ในครั้งต่อไป, ในท้ายที่สุด, ก่อน, หลัง, ระหว่าง, วันที่, ก่อนวันที่, หลังวันที่, และในช่วง
- ระยะเวลา :ตัวเลือกเหมือนกับตัวเลข
- ว่างเปล่า :ว่างเปล่าหรือไม่ว่างเปล่า
สำหรับวิธีเพิ่มเติมในการดูข้อมูลของคุณ คุณยังอาจใช้แผนภูมิและกราฟเชิงโต้ตอบใน Numbers
ตั้งค่ากฎการไฮไลต์แบบมีเงื่อนไขสำหรับตัวเลข
ตัวเลขคือประเภทข้อมูลยอดนิยมที่คุณจะใช้ในสเปรดชีต ไม่ว่าจะเป็นตัวเลข เงิน หรือเปอร์เซ็นต์ ตัวเลขจะอยู่ทุกที่ในสเปรดชีต
สำหรับการตั้งค่าการเน้นตามเงื่อนไขตัวเลขโดยรอบ เราจะใช้แผ่นงานเป็นตัวอย่าง ข้อมูลนี้รวมถึงตัวเลขราคา ต้นทุน และสินค้าคงคลัง แต่เราจะเน้นที่สินค้าคงคลัง
สมมติว่าคุณต้องการดูอย่างรวดเร็วเมื่อสินค้าคงคลังสำหรับผลิตภัณฑ์ต่ำกว่าจำนวนที่กำหนด ตัวอย่างเช่น 50 เราจะให้ Numbers ไฮไลต์เซลล์เหล่านั้นด้วยสีแดง นี่คือวิธีการตั้งค่า
- เลือกเซลล์ ในสเปรดชีตของคุณ คุณสามารถเลือกกลุ่มได้โดยคลิกที่กลุ่มแรกแล้วลากผ่านส่วนที่เหลือ หรือเลือกทั้งคอลัมน์หรือแถว
- คลิก รูปแบบ ปุ่มด้านบนขวาเพื่อเปิดแถบด้านข้างหากปิดอยู่
- เลือก เซลล์ จากด้านบนของแถบด้านข้าง
- คลิก การเน้นสีแบบมีเงื่อนไข
- คลิก เพิ่มกฎ .
- เลือก หมายเลข แล้วน้อยกว่า .
ตอนนี้คุณปรับแต่งกฎของคุณในแถบด้านข้างเพื่อใช้การจัดรูปแบบได้แล้ว ป้อนตัวเลข (50) ในช่องภายใต้เงื่อนไขของคุณ (น้อยกว่า) จากนั้นเลือกการจัดรูปแบบจากช่องดรอปดาวน์ (เติมสีแดง) คุณควรเห็นการเปลี่ยนแปลงทันทีหากคุณมีค่าที่ตรงตามเงื่อนไข คลิกเสร็จสิ้น .
ตั้งค่ากฎการเน้นแบบมีเงื่อนไขสำหรับข้อความ
ข้อความเป็นข้อมูลประเภทอื่นที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในสเปรดชีต และสำหรับครูหรืออาจารย์ที่ใช้ Numbers เพื่อติดตามเกรดของนักเรียน การเน้นตามเงื่อนไขก็สะดวกมาก
ในตัวอย่างนี้ เราจะใช้ใบเกรด สมมติว่าเมื่อใดก็ตามที่นักเรียนได้รับ F ในการทดสอบ เราต้องการเน้นเกรดนั้นเป็นสีเหลืองเพื่อให้เราสามารถเสนอเครดิตพิเศษให้พวกเขาได้ นี่คือวิธีการตั้งค่า
- เลือกเซลล์ ในสเปรดชีตของคุณ
- คลิก รูปแบบ ปุ่มด้านบนขวาเพื่อเปิดแถบด้านข้างหากปิดอยู่
- เลือก เซลล์ จากด้านบนของแถบด้านข้าง
- คลิก การเน้นสีแบบมีเงื่อนไข
- คลิก เพิ่มกฎ .
- เลือก ข้อความ แล้วก็ คือ .
ถัดไป ปรับแต่งกฎของคุณในแถบด้านข้าง ป้อนข้อความ (F) ในกล่องภายใต้เงื่อนไขของคุณ (ข้อความคือ) จากนั้นเลือกการจัดรูปแบบของคุณในกล่องดรอปดาวน์ (เติมสีเหลือง) คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงทันทีสำหรับค่าที่ตรงตามเงื่อนไขอีกครั้ง คลิกเสร็จสิ้น .
ตั้งค่ากฎการไฮไลต์ตามเงื่อนไขสำหรับวันที่
การใช้วันที่ในสเปรดชีตเหมาะสำหรับธุรกิจและสถานการณ์ส่วนตัวมากมาย ตั้งแต่บันทึกของพนักงานไปจนถึงงบประมาณครัวเรือนไปจนถึงการจัดการโครงการ คุณอาจมีวันที่ในสเปรดชีตแล้ว
วิธีหนึ่งที่ดีที่สุดในการใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับวันที่คือการทำให้วันที่ที่เลยกำหนดชำระสำหรับใบเรียกเก็บเงินโดดเด่น นี่คือตัวอย่างต่อไปของเรา เราจะตั้งค่ากฎสำหรับวันที่ชำระเงินทั้งหมดที่เลยวันที่ครบกำหนดเพื่อแสดงเป็นข้อความสีแดง
ต่อไปนี้คือวิธีตั้งค่าการไฮไลต์ตามเงื่อนไขสำหรับวันที่ที่อยู่หลังวันที่อื่นๆ
- เลือกเซลล์ ในสเปรดชีตของคุณ
- คลิก รูปแบบ ปุ่มด้านบนขวาเพื่อเปิดแถบด้านข้างหากปิดอยู่
- เลือก เซลล์ จากด้านบนของแถบด้านข้าง
- คลิก การเน้นสีแบบมีเงื่อนไข
- คลิก เพิ่มกฎ .
- เลือก วันที่ แล้วก็ หลังวันที่ .
ในการตั้งค่ากฎนี้อย่างง่ายดาย แทนที่จะป้อนค่าในกล่องภายใต้เงื่อนไข เช่น ตัวเลขหรือข้อความ เราจะเลือกเซลล์
คลิกปุ่ม ภายในกล่องที่คุณจะป้อนค่าเงื่อนไข จากนั้นเลือกเซลล์ที่มีวันที่ จากนั้น คลิกเครื่องหมายถูก . ตอนนี้คุณสามารถเห็นได้ว่าวันที่ชำระเงินทั้งหมดที่อยู่หลังวันครบกำหนดมีข้อความสีแดง คลิกเสร็จสิ้น .
ตั้งค่ากฎการไฮไลต์ตามเงื่อนไขสำหรับระยะเวลา
ระยะเวลาอาจไม่ใช่ประเภทการป้อนข้อมูลที่นิยมมากที่สุดใน Numbers แต่ถ้าคุณจัดการโครงการหรือติดตามงาน ระยะเวลาจะสะดวก และการเน้นบางช่วงเวลาก็สะดวกยิ่งขึ้น
สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะใช้แผ่นงานการจัดการโครงการอย่างง่าย ที่นี่ เราติดตามเวลาที่เราใช้ไปกับงานในแต่ละสัปดาห์ ตอนนี้ เราต้องการเห็นวันเหล่านั้นที่เราใช้เวลาสองชั่วโมงขึ้นไปในงานเดียวที่เน้นด้วยสีเขียว นี่คือวิธีการตั้งค่า
- เลือกเซลล์ ในสเปรดชีตของคุณ
- คลิก รูปแบบ ปุ่มด้านบนขวาเพื่อเปิดแถบด้านข้างหากปิดอยู่
- เลือก เซลล์ จากด้านบนของแถบด้านข้าง
- คลิก การเน้นสีแบบมีเงื่อนไข
- คลิก เพิ่มกฎ .
- เลือก ระยะเวลา แล้ว มากกว่าหรือเท่ากับ .
ตอนนี้ ปรับแต่งกฎของคุณ ป้อนระยะเวลา (2 ชม.) ในกล่องภายใต้เงื่อนไขของคุณ (มากกว่าหรือเท่ากับ) จากนั้นเลือกการจัดรูปแบบของคุณในกล่องดรอปดาวน์ (เติมสีเขียว) คลิกเสร็จสิ้น .
ตั้งค่ากฎการไฮไลต์แบบมีเงื่อนไขสำหรับช่องว่าง
กฎการเน้นสีที่สะดวกกว่าอีกข้อหนึ่งในการตั้งค่าใน Numbers คือสำหรับเซลล์ว่าง คุณสามารถใช้สิ่งนี้ในแต่ละตัวอย่างของเราด้านบน เช่น จำนวนสินค้าคงคลังที่ขาดหายไป คะแนนของนักเรียน และวันที่สำหรับใบเรียกเก็บเงิน
เพื่อแสดงวิธีตั้งค่ากฎนี้ เราจะใช้สเปรดชีตการจัดการโครงการและให้ช่วงเวลาที่ว่างเปล่าทั้งหมดแสดงเป็นสีน้ำเงิน
- เลือกเซลล์ ในสเปรดชีตของคุณ
- คลิก รูปแบบ ปุ่มด้านบนขวาเพื่อเปิดแถบด้านข้างหากปิดอยู่
- เลือก เซลล์ จากด้านบนของแถบด้านข้าง
- คลิก การเน้นสีแบบมีเงื่อนไข
- คลิก เพิ่มกฎ .
- เลือก ว่าง แล้ว ว่างเปล่า .
ถัดไป เพียงเลือกประเภทการไฮไลต์จากช่องดรอปดาวน์ เนื่องจากไม่มีค่าที่จะเพิ่มภายใต้เงื่อนไข คลิกเสร็จสิ้น .
สร้างสไตล์ที่กำหนดเองสำหรับการเน้น
แม้ว่าตัวเลือกการจัดรูปแบบพื้นฐานจะดี เช่น ข้อความตัวหนาหรือเซลล์สี แต่คุณอาจต้องการบางอย่างที่เฉพาะเจาะจงกว่านี้ ข่าวดี คุณสามารถสร้างสไตล์ของคุณเองได้!
หากต้องการสร้างสไตล์ของคุณเอง ให้ตั้งค่ากฎการเน้นตามเงื่อนไขโดยใช้ขั้นตอนข้างต้น เมื่อคุณไปถึงส่วนที่คุณเลือกการจัดรูปแบบจากช่องแบบเลื่อนลง ให้ไปจนสุดทางด้านล่างของช่องแล้วคลิก รูปแบบที่กำหนดเอง .
จากนั้น คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความด้วยตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ หรือขีดทับได้ และคุณสามารถใช้สีสำหรับข้อความนอกเหนือจากสีสำหรับเซลล์ วิธีนี้ช่วยให้คุณรวมการจัดรูปแบบทุกประเภทที่เหมาะกับความต้องการของคุณได้ดีที่สุด
ในตัวอย่างของเราด้านล่าง สำหรับต้นทุนโครงการทั้งหมดที่มีมูลค่า $20 ขึ้นไป เซลล์ของเราได้รับการจัดรูปแบบด้วยไฮไลต์สีเหลืองและข้อความสีแดงที่เป็นตัวหนาด้วย
ใช้ประโยชน์จากการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขใน Numbers บน Mac
หวังว่าบทช่วยสอนนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ดีในการใช้การเน้นตามเงื่อนไขใน Numbers บน Mac ของคุณ การเรียนรู้วิธีใช้สูตรและฟังก์ชันใน Numbers ยังมีประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลอีกด้วย
หากต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Numbers โปรดดูวิธีค้นหาและลบค่าที่ซ้ำกัน
