Smart Folders เป็นฟีเจอร์ของ macOS ที่ถูกนำมาใช้น้อยเกินไป ซึ่งน่าเสียดายเพราะมันช่วยค้นหาไฟล์บนคอมพิวเตอร์ให้ง่ายขึ้นมาก
Smart Folders สามารถประหยัดเวลาคุณได้มาก และเปลี่ยนวิธีการใช้ Mac แต่วิธีตั้งค่าให้ถูกต้องต้องใช้หลายขั้นตอน
เราจะแนะนำบทเรียน Smart Folders ครบวงจรสำหรับผู้ใช้ Mac แต่ก่อนมาดูว่า Smart Folder คืออะไร
Smart Folder คืออะไร?
แปลกๆ ที่ Smart Folder ของ Mac ไม่ได้เป็นโฟลเดอร์จริง มันคือ การค้นหาที่บันทึกไว้ (saved search) แต macOS แสดง saved searches ในรูปแบบโฟลเดอร์ เพื่อให้หาและเข้าถึงง่ายขึ้น
เมื่อคุณสร้าง Smart Folder คุณจะเลือกคุณสมบัติ (property) หนึ่งหรือหลายอย่าง macOS จะค้นหาไฟล์ทั้งหมดและแสดงเฉพาะไฟล์ที่ตรงตามเงื่อนไขในโฟลเดอร์เดียว ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนบนคอมพิวเตอร์ก็ตาม
มาดูวิธีสร้าง Smart Folder เพื่อรวบรวมไฟล์ที่คุณต้องการไว้ในที่เดียวกัน
วิธีใช้ Smart Folders
เปิดหน้าต่าง Finder ไปที่ File > New Smart Folder
คุณจะได้หน้าต่างใหม่พร้อมแถบค้นหาที่ไม่เคยมีมาก่อน คุณจะเห็นว่าสามารถค้นหา This Mac, โฟลเดอร์ Finder ปัจจุบัน, หรือ Shared files (การเลือก This Mac จะทำให้ Smart Folder ค้นหาทุกไฟล์บนคอมพิวเตอร์)
เพื่อสร้างเกณฑ์การค้นหา ให้คลิกเครื่องหมาย Plus (+) ด้านขวาของหน้าต่าง:
คุณจะเห็นเมนู 2 ตัว เช่น Kind และ Any อาจเห็นคู่อื่นๆ เช่น Name และ matches ขั้นตอนด้านล่างใช้ได้กับทุกชุดเมนู
คลิก Kind จะแสดงพารามิเตอร์การค้นหา นี่คือประเภทของการค้นหาอัจฉริยะ ตัวเลือกค่าเริ่มต้นคือ kind (รูปแบบไฟล์), last opened date, last modified date, created date, name, และ contents
ตัวเลือก Other มีตัวเลือกเพิ่มเติมมากมาย เราจะพูดถึงในภายหลัง
ตัวเลือกในเมนูที่สองขึ้นอยู่กับสิ่งที่เลือกในเมนูแรก หากเลือก Kind จะเห็นประเภทไฟล์ที่กรองได้ หากเลือก Last modified date จะเห็นตัวเลือกเกี่ยวกับเวลา:
เมื่อฉันเลือก today ไฟล์ที่แก้ไขวันนี้ทั้งหมดจะแสดง:
บันทึกและเข้าถึง Smart Folders
คุณสามารถปรับแต่งการค้นหาได้โดยคลิกเครื่องหมาย plus (+) ด้านขวาและเพิ่มพารามิเตอร์ เช่น เลือก Kind/Image/PNG เพื่อดูเฉพาะไฟล์ PNG ที่แก้ไขวันนี้
เพื่อบันทึก Smart Folder ให้คลิก Save ด้านขวาของหน้าจอ ตำแหน่งบันทึกค่าเริ่มต้นคือโฟลเดอร์ User > Library > Saved Searches:
คุณยังสามารถเพิ่ม Smart Folder ไปที่แถบด้านข้าง (sidebar) ของ Finder เพื่อเข้าถึงได้เร็วขึ้น
คุณสามารถบันทึก Smart Folder ไว้ที่ไหนก็ได้ User > Library > Saved Searches ไม่สะดวกนัก (เพราะโฟลเดอร์ Library ซ่อนอยู่โดยค่าเริ่มต้น) แต่รวบรวมไว้ที่เดียวกัน
หากไม่เห็นโฟลเดอร์ Library ที่ซ่อนอยู่ ให้พิมพ์คำสั่งนี้ใน Terminal แล้วกด Enter:
open ~/Library/Saved\ Searchesจะเปิดโฟลเดอร์ Saved Searches ให้เพิ่ม saved searches หรือโฟลเดอร์ Saved Searches ไปที่แถบด้านข้าง Finder เพื่อประหยัดเวลา
วิธีลบ Smart Folders
การลบ Smart Folder ของ Mac ง่ายมาก แค่ไปที่โฟลเดอร์ Saved Search (ใช้คำสั่ง Terminal ข้างต้นหรือวิธีอื่น) เลือก Smart Folder แล้วลากไปที่ถังขยะ
คุณไม่สามารถลบรายการจากแถบด้านข้างได้ จงจำวิธีนี้ไว้ (หรือสร้างลิงก์สั้นไปยังโฟลเดอร์ Saved Searches ไว้ที่แถบด้านข้าง)
วิธีแก้ไข Smart Folders
คุณสามารถเปลี่ยนเกณฑ์การค้นหาของ Smart Folder ได้เพียงไม่กี่คลิก เปิด Smart Folder คลิกไอคอน gear บนแถบเมนู เลือก Show Search Criteria:
จากนั้นแก้ไขเกณฑ์ได้ตามปกติ
ตัวเลือกการค้นหา Smart Folder เพิ่มเติม
ตอนก่อนเราดูเกณฑ์การค้นหา ตัวเลือกสุดท้ายคือ Other มาดูรายละเอียด
เมื่อเลือกตัวเลือกนี้ คุณจะได้เกณฑ์การค้นหาจำนวนมาก มีมากเกินกว่าจะระบุได้ทั้งหมด แต่คุณสามารถรวมแอตทริบิวต์ได้ เช่น บริการแชท, อัลฟ่าช่อง, ไฟล์มีไอคอนกำหนดเองหรือไม่, เวลามุ่งกล้องถ่ายรูป, แนวเพลง, องค์กรสร้าง ฯลฯ
คุณยังสามารถใช้แถบค้นหาเพื่อหาแอตทริบิวต์ได้เร็วขึ้น เพื่อใช้แอตทริบิวต์ใด ให้เลือกแล้วคลิก OK (คุณยังสามารถติ๊ก In Menu เพื่อให้แสดงในเมนูดรอปดาวน์)
เราจะดูตัวอย่างบางตัวในภายหลัง
8 Smart Folders ที่ดีที่สุดที่ควรใช้
ต้องการใช้ประโยชน์สูงสุดจาก Smart Folders? นี่คือ 8 ตัวที่คุณสามารถเริ่มใช้ได้ทันที
1. ไฟล์ขนาดใหญ่กว่า 1 GB
ต้องการล้างไฟล์ใหญ่ที่กินพื้นที่ดิสก์ Mac? ใช้ตัวเลือก File Size ตั้งค่าที่ 1 GB (หรือขนาดที่ต้องการ)
2. ติดตั้ง DMG ที่ควรลบ
Disk images สะสมเร็วมากหากติดตั้งแอปเยอะ คุณหาได้ง่ายด้วยการค้นหาบันทึกสำหรับ File extension/dmg
3. แอปที่ไม่ได้เปิดนานแล้ว
โดยรวม Kind/Application กับ Last opened date คุณสามารถดูแอปที่ไม่ได้เปิดในช่วงเวลาใดก็ได้ ตัวอย่างนี้ดูแอปที่ไม่ได้เปิดมาสองสามเดือน
อาจเป็นเวลาทำความสะอาด Mac แล้ว!
4. รูปถ่ายที่ถ่ายด้วย iPhone
ด้วยการเพิ่มแอตทริบิวต์ Device make ให้กับ Kind/Image ฉันจำกัดการค้นหาเฉพาะรูปภาพที่สร้างโดยอุปกรณ์ Apple ในกรณีของฉันส่วนใหญ่คือรูป iPhone คุณสามารถเจาะลึกตั้งค่าเพื่อเจาะจงรุ่นอุปกรณ์ได้
5. ไฟล์ที่มีแท็กเฉพาะ
การแท็กไฟล์ใน macOS เป็นวิธีดีในการจัดระเบียบข้อมูล ด้วย Smart Folders คุณสามารถได้ผลลัพธ์แท็กเฉพาะเจาะจง ลองรวมแท็กต่างๆ ค้นหาประเภทไฟล์เฉพาะที่มีแท็ก หรือการรวมแอตทริบิวต์อื่นๆ
6. เอกสารที่สร้างเมื่อเร็วๆ นี้
ต้องการดูไฟล์ที่สร้างขึ้นภายในสัปดาห์หรือเดือนที่ผ่านมา? แอตทริบิวต์ Created date ให้คุณเลือกช่วงเวลาได้ง่าย
7. ไฟล์สื่อทั้งหมด
เมื่อค้างปุ่ม Option เครื่องหมาย plus ด้านขวาจะกลายเป็นสามจุด คลิกจุดเหล่านั้นจะได้ Boolean operator Smart Folder ใช้สร้างโฟลเดอร์ที่มีผลลัพธ์จากการค้นหาอัจฉริยะหลายอย่าง
ในตัวอย่างนี้ หากไฟล์เป็นประเภท Image, Movie, หรือ Music จะแสดงใน Smart Folder คุณสามารถใช้กลยุทธ์นี้ได้กับการรวมไฟล์ทุกประเภท
8. ไฟล์ดาวน์โหลดซ้ำ
เมื่อ macOS พบไฟล์ชื่อซ้ำ จะต่อเลขในวงเล็บ เช่น (1), (2), (3) การใช้ Boolean search หาไฟล์ที่มีตัวเลขเหล่านี้ในชื่อไฟล์จะช่วยหาไฟล์ซ้ำได้ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน
ใช้การจัดกลุ่มอัจฉริยะในแอปอื่นๆ
หลังจากสร้าง Smart Folders แล้ว คุณสามารถใช้ความสามารถอัจฉริยะของ macOS ในแอปอื่นๆ ได้อีก ดูบทเรียน smart group filters เพื่อสร้างรายชื่อติดต่ออัจฉริยะ, อัลบั้มรูปภาพอัจฉริยะ, และกล่องจดหมายอัจฉริยะ
เพลิดเพลินกับบทเรียน Mac ของเราไหม? ลองดูวิธีสร้างแผนภูมิและกราฟโต้ตอบด้วย Numbers สำหรับ Mac
