บ่อยครั้งที่คุณจะต้องกรอกข้อมูลใน PDF อาจเป็นการสมัครกู้ยืม คืนสินค้าที่ร้าน ขอคำร้อง หรือสมัครงาน ไม่ว่าจะเป็นอะไร เอกสารที่คุณต้องกรอกน่าจะเป็น PDF เพราะ PDF เป็นรูปแบบเอกสารสากล ทำงานบน Windows, macOS, Android หรือ iOS - และดูเหมือนกันบนแพลตฟอร์มไหนก็ตามที่คุณเปิด
สิ่งนั้นดีแล้ว แต่มันอาจรำคาญที่ต้องพิมพ์ออกมา กรอกด้วยปากกา (ซึ่งต้องเขียนจริง!) แล้วสแกนเพื่อส่งอีเมล หรือส่งไปรษณีย์ ไม่มีใครอยากเสียเวลากับสิ่งเหล่านี้
ดังนั้น ตอนเจอฟอร์ม PDF คุณทำยังไง? โชคดีที่กรอก PDF บน Mac ง่ายมาก และคุณไม่ต้องซื้อซอฟต์แวร์แพง
macOS มีฟีเจอร์ในตัวที่ทำให้การกรอกและเซ็น PDF ง่าย ขึ้นอยู่กับ macOS ที่คุณใช้ เครื่องมือแก้ไข PDF จะอยู่ใน Quick Look (ซึ่งแสดงตัวอย่างเอกสารเมื่อคุณกด spacebar) หรือคุณสามารถเปิด PDF ในแอป Preview และเข้าถึงเครื่องมือเพื่อเพิ่มข้อความใน PDF รวมถึงไฮไลท์, ขีดเส้นใต้, ขีดทับข้อความ, หมุนหน้า, เพิ่มและลบหน้า, เพิ่มลูกศรและรูปทรงอื่นๆ และเพิ่มความคิดเห็นใน PDF
การเพิ่มลายเซ็นใน PDF ก็ง่ายมากเช่นกัน ตามที่เราอธิบาย ที่นี่: วิธีเซ็น PDF บน Mac
แต่ถ้าคุณต้องการความยืดหยุ่นมากขึ้นในการแก้ไข PDF - รวมถึงการเปลี่ยนข้อความที่มีอยู่ - มีแอปเฉพาะทางหลายตัวที่สามารถนำการแก้ไข PDF ของคุณไปสู่ระดับถัดไป เราดูบางตัว ที่นี่: โปรแกรมแก้ไข PDF ที่ดีที่สุดสำหรับ Mac
ในบทความนี้เราจะแสดงวิธีแก้ไข PDF บน Mac ฟรี
วิธีแก้ไข PDF โดยใช้ Quick Look
เมื่อ Apple อัปเดต macOS เป็น Mojave ในปี 2018 มันเพิ่มความสามารถในการแก้ไข PDF โดยใช้ Quick Look
Quick Look เป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับเปิดตัวอย่างของอะไรก็ได้บน Mac โดยไม่ต้องเปิดซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถดูตัวอย่างเอกสารใดๆ ได้โดยการหามันใน Finder (หรือหากมันอยู่บนเดสก์ท็อป คุณสามารถเข้าถึงได้ที่นั่น) แค่คลิกที่ไฟล์เพื่อเลือกและกด spacebar
นี่คือวิธีใช้เครื่องมือแก้ไขใน Quick Look เพื่อกรอก PDF บน Mac:
- หา PDF ที่คุณต้องการแก้ไข
- เลือกมันและกด spacebar
- เมื่อคุณกด spacebar ตัวอย่างของไฟล์จะปรากฏบนหน้าจอ
- ที่มุมขวาบนของตัวอย่าง ให้หาไอคอนที่ดูเหมือนดินสอ คลิกที่มัน
- ตอนนี้คุณจะเห็นเครื่องมือแก้ไข (เราจะครอบคลุมวิธีใช้เครื่องมือทั้งหมดอย่างละเอียดด้านล่าง) เครื่องมือรวมถึงเครื่องมือวาด, รูปทรง และตำแหน่งที่สามคือเครื่องมือข้อความ - ตัว T ในกล่อง คลิกที่มัน
- เมื่อคุณคลิกที่เครื่องมือข้อความ กล่องจะปรากฏพร้อมคำว่า Text ข้างใน คุณสามารถย้ายมันไปวางตำแหน่งบนหน้าจอและพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการเพิ่มใน PDF คุณจะสามารถย้ายมันได้หากคลิกภายในกล่องจนไอคอนมือเปลี่ยนเป็นไอคอนกำมือ
- ข้อความอาจเป็นสีแดงโดยค่าเริ่มต้น - เพื่อเปลี่ยนลักษณะ ให้เลือกกล่องดรอปดาวน์ข้างๆ ตัว A และเลือกสี ฟอนต์ และขนาดของข้อความ
- บางฟอร์มถูกออกแบบให้กรอกง่าย และคุณอาจพบว่ากล่องข้อความปรากฏอัตโนมัติที่คุณต้องพิมพ์ มันอาจเป็นไปได้ว่าคุณสามารถเพิ่มเครื่องหมายถูก (check) ได้แค่คลิกในกล่อง
- เมื่อเสร็จแล้ว คลิกที่ Done เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
- ตอนนี้คุณสามารถแชร์ PDF ที่เสร็จแล้วได้
วิธีเพิ่มลายเซ็นโดยใช้ Quick Look
คุณยังสามารถเพิ่มลายเซ็นของคุณได้ทั้งหมดจากภายในตัวอย่าง Quick Look นี้ วิธีทำ:
- คลิกที่ไอคอน Signature ในเมนู
- เลือก Create Signature จากตัวเลือก
- ใช้ trackpad เพื่อเพิ่มลายเซ็น หรือเซ็นชื่อบนกระดาษและจับขึ้นหน้ากล้อง คุณจะได้ผลลัพธ์ดีกว่าหากใช้ปากกาดำหนา
- ตอนนี้แค่คลิกที่ลายเซ็นของคุณ และมันจะถูกเพิ่มเข้าไปในเอกสาร
- ลากมันไปวางตำแหน่งที่ถูกต้อง
วิธีแก้ไข PDF โดยใช้ Preview
หากคุณยังไม่อัปเดตเป็น Mojave หรือ Catalina คุณยังสามารถแก้ไข PDF บน Mac ฟรีได้โดยใช้แอป Preview ที่มาพร้อมกับระบบปฏิบัติการ Mac (มีคุณสมบัติดีๆ เยอะใน Preview รวมถึงแอปวาดภาพซ่อนอยู่)
- หากคุณคลิกที่ PDF มันควรจะเปิดใน Preview โดยอัตโนมัติ - เว้นแต่คุณติดตั้ง PDF viewer อื่นไว้ ในกรณีนั้น เพื่อให้แน่ใจว่า PDF เปิดใน Preview ให้คลิกขวาที่ PDF เลือก Open with > Preview
- คลิกที่ไอคอนที่ดูเหมือนดินสอในวงกลม นี่จะเปิดเครื่องมือ Markup ซึ่งรวมถึง: เครื่องมือเลือกข้อความ, เครื่องมือเลือกสี่เหลี่ยม, เครื่องมือวาดแบบร่างและวาด, รูปทรง, ข้อความและเซ็น, บันทึก, สไตล์รูปทรง, และขอบ, สีเติม, และสไตล์ข้อความ
- คุณสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ ใน Preview เพื่อเพิ่มข้อความ, ขีดเส้นใต้, ไฮไลท์, วาดบน, และอื่นๆ เพิ่มเติมใน PDF เราจะเดินทางผ่านวิธีใช้เครื่องมือเหล่านี้ด้านล่าง แต่สำหรับการเพิ่มข้อความใน PDF วิธีการเหมือนกับที่อธิบายไว้ข้างต้นสำหรับ Quick Look
วิธีเพิ่มข้อความใน PDF บน Mac
เมื่อคุณเปิดเอกสาร PDF ใน Preview (หรือ Quick Look) แล้ว ลองคลิกที่ช่องว่างที่ PDF บ่งชี้ว่าคุณควรป้อนข้อมูล มีได้ว่าคุณจะพิมพ์ได้ที่นั่น - บางครั้ง PDF ถูกตั้งค่าไว้อย่างที่ Preview บताได้ว่าควรป้อนข้อความที่ไหน หากเป็นเช่นนั้น การเพิ่มข้อความง่ายแค่การคลิกที่พื้นที่ที่ถูกต้องและพิมพ์
หากกล่องข้อความไม่ได้ตั้งค่าถูกต้อง คุณจะต้องสร้างกล่องข้อความเอง นี่คือวิธี:
- คลิกที่ไอคอนที่ดูเหมือน T พร้อมกล่องล้อมรอบ หรือเลือก Tools > Annotate > Text จากเมนู Preview
- กล่องเล็กจะปรากฏตรงกลางหน้าพร้อมคำว่า Text ข้างใน สามารถย้ายได้โดยลากวางที่ไหนก็ได้บนหน้า คุณยังสามารถปรับขนาดให้เข้ากับเลย์เอาต์ของ PDF ได้ เมื่อคุณพอใจกับตำแหน่งแล้ว ให้เริ่มพิมพ์
- หากคุณต้องการเปลี่ยนฟอนต์ ขนาด หรือสีของข้อความ ให้คลิกที่ไอคอน A ตที่ขวาสุดของตัวเลือกในทูลบาร์ จะเปิดตัวเลือกจัดรูปแบบมาตรฐาน เพื่อให้คุณปรับข้อความและการจัดตำแหน่งได้ หากมันจัดกึ่งกลางและคุณต้องการจัดชิดซ้าย ตัวอย่างเช่น
- หากคุณต้องการย้ายกล่องข้อความ ให้คลิกที่มันและลาก
วิธีติ๊กถูก (Checkmark) กล่องใน PDF
ค่อนข้างพบได้บ่อยที่ PDF มีกล่องที่คุณควรเพิ่มเครื่องหมายถูกหรือคาก
เพิ่มเครื่องหมายคากง่าย - แค่ใช้ปุ่ม X แต่ถ้าอยากเพิ่มเครื่องหมายถูกทำยังไง?
บางครั้ง PDF ถูกตั้งค่าให้เครื่องหมายถูกปรากฏอัตโนมัติ (บางครั้งต้องคลิกสองครั้ง) แต่ถ้าไม่ได้ นี่คือวิธีใส่เครื่องหมายถูกในกล่อง:
- คลิกที่กล่องข้อความ (T ในสี่เหลี่ยม)
- ย้ายกล่องข้อความไปที่ที่คุณต้องการเพิ่มเครื่องหมายถูก
- พิมพ์ Option/Alt + V นี่คือวิธีพิมพ์เครื่องหมายถูกบนคีย์บอร์ด Mac
- หากคุณไม่ชอบลักษณะของเครื่องหมายถูกนั้น ลองเปลี่ยนฟอนต์จนกว่าจะเจอตัวที่ชอบ
- เมื่อคุณพอใจกับเครื่องหมายถูกแล้ว ให้คัดลอกและวางมันไปทุกที่ที่คุณต้องใช้ในเอกสาร
ทางเลือกอื่น คุณสามารถคัดลอกและวางนี้ได้: √
การคัดลอกข้อความจาก PDF
มีช่วงเวลาที่คุณจะต้องการคัดลอกข้อความจากเอกสารหนึ่งไปอีกเอกสาร แต่สิ่งนี้อาจยุ่งยากใน PDF
Preview มีวิธีแก้ไขที่ง่าย ไอคอนแรกในทูลบาร์ ซึ่งมีตัว A พิมพ์เล็กและพิมพ์ใหญ่ เปิดใช้งานตัวเลือกเลือกข้อความ
- คลิกมัน แล้วหาคำที่คุณต้องการบันทึก
- ไฮไลท์มัน แล้ว Command + C หรือคลิกขวาเพื่อแสดงตัวเลือก Copy
- ตอนนี้คุณสามารถวางข้อความลงในเอกสารใดๆ หรือที่อื่นใน PDF ได้ (ตราบใดที่คุณสร้างกล่องข้อความ)
การเพิ่มบันทึกและความคิดเห็นใน PDF
คุณสมบัติที่มีประโยชน์อีกอย่างที่พบในทูลบาร์ของ Preview คือ Notes (บันทึก) นี่ช่วยให้คุณเลือกพื้นที่บนเอกสาร - ข้อความที่มีข้อผิดพลาด ตัวอย่าง - และไฮไลท์เพื่อแจ้งเตือนเพื่อนร่วมงาน หรือทิ้งบันทึกเตือนตัวเอง
- เพื่อเข้าถึง Notes ให้คลิกที่ไอคอนสี่เหลี่ยมพร้อมเส้นสามเส้นข้างใน จะสร้างกล่องสีเหลืองในพื้นที่ที่คุณไฮไลท์
-
ตอนนี้พิมพ์ความคิดที่คุณมี คลิกที่ส่วนอื่นของเอกสาร และกล่องจะหดเป็นสี่เหลี่ยมสีเหลือง
-
หากคุณต้องการดูว่ามีอะไรในบันทึก ให้คลิกที่มัน และมันจะขยายออกมา
การสร้างรูปทรงใน Preview
Preview ยังรวมถึงความสามารถในการสร้างรูปทรงที่คุณสามารถไฮไลท์พื้นที่บางส่วนที่คุณต้องการให้เด่นชัด
- คลิกที่ไอคอนที่มีสี่เหลี่ยมและวงกลม แล้วเลือกรูปทรงจากเมนู
- รูปทรงรวมถึง สี่เหลี่ยม, ฟองน้ำ, ดาว และหกเหลี่ยม และอื่นๆ มีลูกศรและเส้นด้วย
- รูปทรงจะปรากฏบนเอกสาร และสามารถย้ายและปรับขนาดได้ตามที่คุณเห็นสมควร โดยการลากจุดสีน้ำเงินสองจุดตามด้านหรือปลาย ขึ้นอยู่กับรูปทรง
- หากคุณต้องการเปลี่ยนสีของรูปทรง ให้เลือก रูปทรงและคลิกที่กล่องพร้อมเส้นหนาที่รอบๆ ในเมนู จะแสดงแผ่นสี
- คุณยังสามารถเปลี่ยนความหนาของเส้นได้โดยคลิกที่สามเส้น - มีตัวเลือกเพิ่มเงาเพื่อให้รูปทรงเด่นชัดมากขึ้น
- หากคุณต้องการไฮไลท์สิ่งใดสิ่งหนึ่งอย่างเฉพาะเจาะจง คุณสามารถเลือกตัวเลือก magnify ที่ด้านล่างของแผ่นรูปทรง คุณสามารถทำให้วงกลมนี้ใหญ่ขึ้นโดยการลากจุดสีน้ำเงินออก และขยายข้อความภายในโดยการลากจุดสีเขียว
วิธีจัดเรียงและเพิ่มหน้าใน PDF
หาก PDF ที่คุณกำลังแก้ไขมีหลายหน้า - หรือหากคุณต้องการเพิ่มหน้ามากขึ้น - สิ่งนี้ทำได้ง่ายใน Preview นี่คือวิธี:
- เริ่มต้นด้วยการคลิกที่ปุ่ม View Menu ในเมนู (เหนือเครื่องมือ Aa)
- เลือก Thumbnails นี่จะให้ภาพรวมของทุกหน้าในเอกสาร
- เพื่อเพิ่ม PDF ใหม่ คุณเพียงแค่ลากมันจาก Finder มาวางที่แถบด้านข้างนี้
- เพื่อลบหน้าจาก PDF ให้คลิกที่ thumbnail ของหน้าที่ต้องการลบเพื่อเลือก แล้วกดปุ่ม delete
- เพื่อจัดเรียงหน้าใน PDF ให้คลิกที่ thumbnail หน้าและลากเพื่อย้ายขึ้นหรือลงในแถบด้านข้าง
วิธีลดขนาดไฟล์ PDF
หากคุณพยายามส่ง PDF ให้ใครผ่านอีเมล และขนาดไฟล์ใหญ่ไปหน่อย คุณอาจอยากลดขนาดลง นี่เป็นความคิดที่ดีหากคุณคิดว่าจะส่ง PDF ผ่านข้อความด้วย
- เพื่อลดขนาด PDF ให้คลิก File > Save (หรือ Command + S)
- คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ข้างๆ Quartz Filter และเลือก Reduce File Size
- คลิก Save
- เอกสารที่ได้จะมีขนาดเล็กลงมาก
เพิ่มลายเซ็นใน PDF
คุณอาจต้องการเซ็นเอกสาร และสิ่งนี้ก็ทำได้ใน Preview เรามีบทช่วยสอนละเอียดเกี่ยวกับการเพิ่มลายเซ็นใน PDF ที่นี่ แต่ขั้นตอนมีดังนี้:
- ไปที่ไอคอนในทูลบาร์ที่ดูเหมือนลายมือเขียน และเลือก Create Signature
- หน้าต่างจะปรากฏที่คุณสามารถใช้ trackpad เป็นแผ่นเขียนเสมือนจริง ไม่ว่าจะเป็นนิ้วหรือปากกาสัมผัส คุณแค่วาดลายเซ็นและแตะปุ่มใดๆ เมื่อเสร็จ
- หากทำไม่ถูกครั้งแรก ให้คลิกปุ่ม Clear และลองใหม่ เมื่อพอใจแล้ว คลิก Done และลายเซ็นของคุณจะถูกบันทึกใน Preview พร้อมใช้เมื่อไหร่ก็ตามที่คุณต้องการเซ็นเอกสารในอนาคต
- เพื่อแทรกลายเซ็นจริง ให้คลิกไอคอนลายมือเขียนอีกครั้ง แล้วคลิกที่ลายเซ็นที่คุณสร้าง และมันจะปรากฏบนเอกสารในกล่องข้อความ
- ตอนนี้ลากลายเซ็นไปยังพื้นที่ที่เหมาะสม ปรับขนาดหากจำเป็น แล้วคลิกที่อื่นบนเอกสาร และกล่องจะหายไป ทิ้งลายเซ็นของคุณไว้
แอปของบุคคลที่สาม
Preview เป็นโซลูชันที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเปลี่ยนแปลง PDF อย่างรวดเร็ว แต่หากคุณต้องการนำไปสู่ระดับมืออาชีพ คุณอาจพิจารณาแพ็กเกจเฉพาะทาง เราได้ดูเครื่องมือแก้ไข PDF บางตัว ที่นี่
PDFelement for Mac ตัวอย่างเช่น ถูกสร้างขึ้นเพื่อสร้าง แก้ไข และทำเครื่องหมาย PDF มันสามารถ reflow ข้อความอัตโนมัติและใช้ OCR เพื่อเปลี่ยนเอกสารกระดาษหรือสแกนดิจิทัลเป็น PDF ที่แก้ไขได้ บวกกับความสามารถในการสร้างฟอร์มโต้ตอบจากเอกสาร Microsoft Word และฟีเจอร์อื่นๆ อีกมากมาย
หากคุณใช้หรือสร้าง PDF บ่อย มันคุ้มค่าที่จะดู มีเวอร์ชันทดลองใช้ฟรีของซอฟต์แวร์ที่คุณสามารถสำรวจความสามารถได้ และหากตรงตามข้อกำหนดของคุณ ราคาเริ่มต้นที่ £64.99/$69.99 สำหรับใบอนุญาตผู้ใช้งานเดียวมาตรฐานหนึ่งปีจาก Mac App Store ที่นี่ คุณสามารถดาวน์โหลดทดลองใช้ฟรี ที่นี่
