คำอธิบาย Microsoft Outlook:คุณลักษณะ การใช้งาน และเวอร์ชัน

โดย

กาวิน ไรท์
Alexander S. Gillis นักเขียนและบรรณาธิการด้านเทคนิค
แมตต์ เจอร์เวส TechTarget

เผยแพร่:24 มี.ค. 2025

Microsoft Outlook คือโปรแกรมอีเมล รายชื่อติดต่อ และปฏิทินจาก Microsoft แอปพลิเคชั่นนี้ยังให้การเข้าถึงคุณสมบัติการจัดการงานอีกด้วย Outlook เป็นโปรแกรมรับส่งอีเมลที่ต้องการสำหรับ Microsoft Exchange Server

มี Outlook หลายเวอร์ชัน พร้อมด้วยฟีเจอร์และความสามารถที่แตกต่างกัน

Outlook สำหรับ Microsoft 365 เป็นเครื่องมือชั้นนำที่นำเสนอโดยเป็นส่วนหนึ่งของสิทธิ์การใช้งาน Office หรือ Microsoft 365 แบบชำระเงิน
Outlook สำหรับ Windows ได้รับการติดตั้งไว้ล่วงหน้าในคอมพิวเตอร์ Windows 11 ทุกเครื่อง และแทนที่แอปพลิเคชัน Windows Mail และปฏิทิน
Outlook Mobile พร้อมใช้งานสำหรับอุปกรณ์ iOS, iPadOS และ Android
Outlook บนเว็บเป็นเวอร์ชันหนึ่งของ Outlook ที่พร้อมใช้งานในรูปแบบเว็บเพจ สามารถโฮสต์โดย Microsoft หรือเป็นส่วนหนึ่งของการปรับใช้ Microsoft Exchange Server
Outlook.com เป็นบริการอีเมลและเว็บไคลเอ็นต์ฟรีที่นำเสนอโดย Microsoft

คำอธิบาย Microsoft Outlook:คุณลักษณะ การใช้งาน และเวอร์ชัน

กล่องขาเข้า Outlook มีบานหน้าต่างการอ่านตัวอย่าง

คุณลักษณะของ Microsoft Outlook

คุณลักษณะพื้นฐานของ Outlook ได้แก่ บริการอีเมล การค้นหาอีเมล การตั้งค่าสถานะ และการเข้ารหัสสี พร้อมด้วยตัวเลือกบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง ฟังก์ชันปฏิทินช่วยให้สามารถจัดกำหนดการ ดู และสื่อสารเกี่ยวกับการนัดหมายหรือการประชุม รวมถึงความสามารถในการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ

คุณลักษณะเพิ่มเติมของ Outlook มีดังต่อไปนี้:

การแบ่งปันปฏิทิน ผู้ใช้สามารถแชร์ปฏิทินเพื่อดูความพร้อมของเพื่อนร่วมงานเมื่อกำหนดเวลาการประชุม

คุณลักษณะปฏิทิน Outlook จะแสดงการประชุมที่กระจายไปทั่วทั้งสัปดาห์การทำงาน และให้ข้อมูลเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ที่ผู้เข้าร่วมทำงานในแต่ละวัน

@กล่าวถึง หากผู้ใช้พิมพ์ @ และชื่อผู้ใช้อื่น Outlook จะเพิ่มผู้ใช้นั้นลงในรายชื่ออีเมล เน้นการกล่าวถึงผู้ใช้นั้น และแจ้งให้ผู้ใช้ทราบ
การตั้งเวลาอีเมล ผู้ใช้สามารถเขียนอีเมลล่วงหน้าและเลือกได้ว่าจะส่งเมื่อใด
อะไหล่ด่วน ฟังก์ชันนี้ทำให้ผู้ใช้สามารถคัดลอกข้อความของอีเมลฉบับเดียวและแทรกลงในข้อความในอนาคตได้ คุณลักษณะนี้มีไว้สำหรับผู้ใช้ที่ต้องการส่งอีเมลที่คล้ายกันไปยังผู้ใช้หลายราย
การแจ้งเตือนรายการใหม่ ข้อความขาเข้าซ้อนทับบนจอแสดงผลของผู้ใช้ เพื่อแจ้งให้ทราบเมื่อมีอีเมลใหม่
ละเว้นข้อความ ข้อความทั้งหมดในการสนทนาสามารถตั้งค่าให้ข้ามกล่องจดหมายของผู้ใช้และไปที่โฟลเดอร์รายการที่ถูกลบได้
การแจ้งเตือนการแนบไฟล์ หากผู้ใช้กล่าวถึงไฟล์แนบในอีเมลแต่ลืมแนบไฟล์ Outlook จะถามพวกเขาว่าตั้งใจจะรวมไฟล์แนบหรือไม่ก่อนที่จะส่งข้อความ
ล้างตัวเลือกการสนทนา ผู้ใช้สามารถคลิกปุ่มเพื่อลบข้อความที่อ่านแล้ว เหลือเพียงข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน
การอัปเดตปฏิทินอัตโนมัติ Outlook จะเพิ่มการจองเที่ยวบิน โรงแรม และรถเช่าลงในปฏิทินโดยอัตโนมัติ
บูรณาการโคไพล็อต Outlook เวอร์ชันในอนาคตจะรวม Microsoft Copilot AI ไว้ด้วย AI นี้สามารถช่วยร่าง ตรวจทาน และสรุปอีเมลได้

ผู้ใช้ Microsoft 365 ทางธุรกิจสามารถเข้าถึง Microsoft 365 Copilot ผ่าน Teams, Outlook, Word, PowerPoint และ Excel คุณสมบัติสามารถปลดล็อคได้ด้วยการสมัครสมาชิกรายเดือน ที่นี่ CoPilot เสนอคำตอบสำหรับคำถามเกี่ยวกับการเข้าถึงเอกสาร

การเข้าถึงแบบออฟไลน์ ไคลเอนต์ Outlook สามารถอ่านและร่างอีเมลได้แม้ในขณะที่อินเทอร์เน็ตไม่พร้อมใช้งาน โดยจัดเก็บสำเนาอีเมลและปฏิทินในเครื่องไว้ในไฟล์ OST และ PST
แป้นพิมพ์ลัด คีย์คอมโบบางคีย์มีดังต่อไปนี้:
- สลับไปที่เมล (CTRL+1)
- สลับไปที่ปฏิทิน (CTRL+2)
- สลับไปที่รายชื่อติดต่อ (CTRL+3)
- สร้างการนัดหมายใหม่ (CTRL+SHIFT+A)
- ส่งข้อความ (ALT+S)
- ตอบกลับข้อความ (CTRL+R)

Outlook มีอีเมลเวอร์ชันมือถือให้บริการ

Outlook เวอร์ชันที่มาพร้อมกับ Microsoft 365 ได้รับการผสานรวมกับชุดโปรแกรม Office ทั้งหมดอย่างสมบูรณ์ ปฏิทินและการประชุมจะซิงค์ระหว่าง Outlook และ Microsoft Teams และสามารถส่งและแนบไฟล์ SharePoint และ OneDrive ใน Outlook ได้อย่างง่ายดาย

เนื่องจากมีการใช้ Outlook ในสภาพแวดล้อมสำนักงานหลายแห่ง จึงเป็นเป้าหมายของการโจมตีบ่อยครั้ง การใช้ประโยชน์จาก Zero-day นอกเหนือจากสแปมและฟิชชิ่งแบบคลาสสิกล้วนเป็นไปได้ จำเป็นอย่างยิ่งที่องค์กรจะต้องมีแนวทางการรักษาความปลอดภัยของ Outlook แบบหลายชั้น ซึ่งอาจรวมถึงการกรองอีเมล แพตช์ไคลเอ็นต์ การระบุอีเมล และการฝึกอบรมผู้ใช้

ในปี 2024 Microsoft ได้เปลี่ยนแอป Mail และ Calendar ของ Windows 10 เป็นแอป Outlook ใหม่ Win 32 Outlook แบบคลาสสิกมีกำหนดจะถูกแทนที่ด้วยแอปใหม่ Microsoft Outlook เวอร์ชันในอนาคตอาจมีการผสานรวม Outlook และ Teams ที่ดียิ่งขึ้น Microsoft ได้เปิดเผยว่ากำลังพัฒนาฟีเจอร์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้แอปที่สร้างขึ้นสำหรับ Teams ใน Outlook ได้

Copilot เป็นเทคโนโลยี AI เจนเนอเรชั่นอันทรงพลังที่มีการผสานรวมกับเทคโนโลยีของ Microsoft มากมาย เรียนรู้เกี่ยวกับกรณีการใช้งานของ Copilot สำหรับ Microsoft 365