หลายคนรู้เคล็ดลับ Excel บ้าง แต่ยังมีอีกมากมายที่เราไม่รู้ เทคนิคขั้นสูงเหล่านี้จะช่วยทำงานซับซ้อนให้ง่ายขึ้น เช่น การปัดเศษค่าเป็นพัน การเปลี่ยนค่าเซลล์ที่มีผลต่อเซลล์อื่น และอื่นๆ อีกมาก บทความนี้จะแนะนำวิธีใช้เคล็ดลับ Excel ในสถานการณ์ต่างๆ
เคล็ดลับและเทคนิค Excel ขั้นสูง
1. ติดตามข้อมูลด้วย Watch Window
เมื่อทำงานบนชีตยาว ยากที่จะดูว่าการเปลี่ยนค่าเซลล์ส่งผลต่อเซลล์ที่ขึ้นอยู่กับมันอย่างไร จะซับซ้อนมากขึ้น หากเซลล์ที่ขึ้นอยู่ไม่อยู่ในหน้าจอที่มองเห็นได้ และอาจอยู่ด้านล่าง
เราไม่สามารถเลื่อนชีตขึ้นลงสำหรับการเปลี่ยนแปลงทุกเซลล์ได้ใช่ไหม? Watch Window ช่วยให้เราติดตามค่าเซลล์ที่ขึ้นอยู่ได้ วิธีทำ: เลือกเซลล์ที่ต้องการติดตาม แล้วที่แท็บ Formulas เลือก “Watch Window” จะเปิดกล่องโต้ตอบ คลิก “Add Watch” จะแสดงอ้างอิง ตรวจสอบแล้วคลิก “Add”
ตั้งแต่ตอนนี้ เมื่อคุณเปลี่ยนข้อมูล Watch Window จะแสดงการเปลี่ยนแปลงค่าของเซลล์ที่ขึ้นอยู่ Watch Windows ค้างอยู่บนเวิร์กชีต และคุณสามารถปรับขนาดได้ สามารถติดตามเซลล์ในเวิร์กชีตอื่นๆ ได้อีกด้วย
2. ปัดเศษค่าเป็นพันและล้าน
ตัวเลขยาวๆ ในเซลล์ดูไม่ดีและแปลก ควรจัดรูปแบบให้ดูเรียบง่าย แสดงพันเป็น “K” และล้านเป็น “M” วิธีทำ: เลือกเซลล์หรือช่วงค่า คลิกขวาที่พื้นที่ที่เลือก เลือก “Format Cells”
คลิกที่ “Custom” แล้วพิมพ์ ###,”k” สำหรับปัดเศษเป็นพัน และ ###, “m” สำหรับล้าน คลิก “Ok” จะเห็นค่าที่ปัดเศษและเรียบง่าย ตัวอย่าง ค่า 22,786.34 จะกลายเป็น 23k เพียงเปลี่ยนลักษณะการแสดงผล ค่าจริงยังคงเดิม จึงไม่มีปัญหาในการใช้งาน
คุณยังสามารถจัดรูปแบบแกนในแผนภูมิแบบเดียวกันได้ เลือกแกนที่ต้องการจัดรูปแบบ และทำตามขั้นตอนข้างต้น
แนะนำ: 5 ฟีเจอร์ Excel ที่ทรงพลังและมีประโยชน์ที่สุดที่คุณควรรู้
3. พิมพ์หลายชีตบนหน้ากระดาษเดียว
เราอาจอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องพิมพ์หลายเวิร์กชีตบนกระดาษหน้าเดียว สามารถทำได้ง่ายโดยไม่ต้องใช้ Add-on สำหรับนี้ ต้องมี Camera บน Quick Access Toolbar (QAT) คลิกลูกศรลงของ QAT เลือก “More Commands” จากรายการแบบเลื่อนลง “Choose commands from” เลือก “Commands not in the Ribbon” เลื่อนลงจนเจอ “Camera” เลือก และคลิกปุ่ม “Add >>” เพื่อเพิ่มเข้า QAT คลิก “Ok” ตอนนี้ Camera เพิ่มเข้า Quick Access Toolbar แล้ว
ตอนนี้ เลือกพื้นที่หรือบริเวณแรกที่ต้องการพิมพ์ และคลิกไอคอนกล้อง เปิดเวิร์กชีตใหม่ และคลิกที่ต้องการวาง คุณจะเห็นพื้นที่ที่เลือกปรากฏบนเวิร์กชีตใหม่
ตอนนี้ เลือกพื้นที่ที่สอง และทำซ้ำ แล้วทำต่อสำหรับทุกพื้นที่ที่ต้องการพิมพ์บนหน้าเดียว จำไว้ว่า เมื่อคุณเปลี่ยนค่าเดิม ค่าในภาพถ่ายจะเปลี่ยนตาม เพราะมันเชื่อมโยงกับค่าเดิม
4. ใช้รูปแบบตารางกับข้อมูล Excel
คุณสามารถเพิ่มสไตล์ตารางให้กับข้อมูลที่เลือก เลือกข้อมูลที่ต้องการเพิ่มรูปแบบตาราง คลิก “Format as Table” ภายใต้แท็บ Home เลือกประเภทตารางที่ต้องการ ติ๊ก “My table has headers” คลิก “Ok” จะเห็นสไตล์ตารางเพิ่มเข้าไปในข้อมูล Excel แต่คุณจะเห็นว่ามีตัวกรองเพิ่มเข้ามาที่คอลัมน์ และเราต้องการกำจัดมัน สำหรับนั้น เก็บช่วงที่เลือกไว้ คลิกที่ “Convert to Range”
จะถาม “Do you want to convert the table to a normal range?” คลิก “Yes” จะเห็นว่าตัวกรองถูกลบ และรูปแบบตารางถูกนำไปใช้กับข้อมูล
5. สร้างรายการแบบกำหนดเอง (Custom List)
เลือกค่าจากรายการแบบเลื่อนลงง่ายกว่าการพิมพ์ค่า คุณสามารถสร้างรายการป้อนข้อมูลแบบกำหนดเองใน Excel เพื่อประหยัดเวลาการป้อนข้อมูล สำหรับนี้ ให้มีค่าในคอลัมน์หนึ่งที่ต้องการให้เป็นรายการแบบเลื่อนลง และเลือกตำแหน่งที่ต้องการให้มีรายการแบบเลื่อนลง แล้วที่แท็บ “Data” คลิก Data Validation > Data Validation จะเปิดกล่องโต้ตอบ Data Validation เลือก “List” จากรายการแบบเลื่อนลง “Allow” ในช่อง “Source” ระบุช่วงที่มีค่าที่พิมพ์ไว้ตั้งแต่แรก คลิก “Ok”
ตอนนี้ คลิกที่เซลล์ที่เพิ่ม Data Validation จะเห็นลูกศรแบบเลื่อนลง คลิกลูกศรนั้น จะแสดงรายการทั้งหมด เลือกรายการเพื่อเสร็จสิ้น
อ่านเพิ่มเติม: วิธีแทรกหลายแถวว่างใน Excel พร้อมกัน
นี่คือเคล็ดลับและเทคนิค Excel ขั้นสูงบางส่วน สำหรับทำงานซับซ้อนให้ง่ายด้วยเพียงไม่กี่ขั้นตอน คุณเคยใช้เคล็ดลับใดในรายการนี้ไหม และมีอะไรเพิ่มเติมไหม? โปรดแชร์ผ่านความคิดเห็น
