หากคุณไม่สามารถอยู่ในห้องเดียวกับใครสักคนขณะตรวจสอบเอกสาร ตัวเลือกที่ดีที่สุดคือการทิ้งความคิดเห็น Microsoft Word ทำให้ง่ายดายทั้งการทิ้งข้อเสนอแนะภายในเอกสารโดยไฮไลท์ข้อความและแทรกความคิดเห็น รวมถึงการตอบกลับข้อเสนอแนะโดยตอบกลับความคิดเห็น
ไม่ว่าคุณจะทำงานโปรเจกต์กลุ่ม วิจารณ์โครงร่างนวนิยายของเพื่อน หรือแม้แต่แก้ไขงานของตัวเอง ฟังก์ชันความคิดเห็นเป็นเครื่องมืออันทรงพลัง นี่คือวิธีเพิ่มหรือลบความคิดเห็นใน Word
หมายเหตุ: ภาพหน้าจออ้างอิง Microsoft Word ใน macOS กระบวนการเหมือนกันสำหรับ Word ใน Windows
วิธีเพิ่มความคิดเห็นใน Word
การเพิ่มความคิดเห็นใน Microsoft Word เป็นกระบวนการที่เรียบง่าย ที่ด้านบนของหน้าจอ ให้คลิกแท็บ ตรวจทาน (Review)
ไฮไลท์คำใดคำหนึ่งในเอกสาร หรือวางเคอร์เซอร์บนหน้าจอ แล้วคลิก ความคิดเห็นใหม่ (New Comment) จะเปิดกล่องความคิดเห็นทางขวาของเอกสาร พร้อมเส้นนำไปยังความคิดเห็นเฉพาะนั้น ข้อความที่ถูกความคิดเห็นจะถูกไฮไลท์ด้วย
เส้นเหล่านี้ช่วยให้ติดตามได้ง่ายมากเมื่อมีหลายความคิดเห็นในเอกสาร โดยเฉพาะเมื่อมีหลายความคิดเห็นในย่อหน้าเดียว ทำซ้ำขั้นตอนนี้ได้เท่าที่ต้องการ
สามารถเพิ่มความคิดเห็นได้อีกทางหนึ่ง โดยไฮไลท์ข้อความหรือคลิกขวาบนข้อความ แล้วเลือก ความคิดเห็นใหม่ (New Comment) จากเมนูบริบทที่ปรากฏ
อีกวิธีหนึ่งคือ เลือกคำหรือวางเคอร์เซอร์ ไปที่ แทรก (Insert) ด้านบนหน้าจอ แล้วเลือก ความคิดเห็น (Comment) แต่วิธีนี้ใช้เวลานานกว่าทั้งสองวิธีข้างต้น และไม่คุ้มค่า เรารวมไว้เพื่อความรู้ בלבד เนื่องจากวิธีเดียวกันนี้ใช้ตอบกลับความคิดเห็นที่มีอยู่ได้ด้วย
วิธีตอบกลับความคิดเห็นใน Word
เมื่อหลายคนทำงานในเอกสารเดียวและส่งกลับมาหลังกันเพื่อแก้ไขและตรวจสอบ อาจยากที่จะติดตามการทำงานร่วมกันนี้ คุณสามารถตอบกลับความคิดเห็นที่มีอยู่เพื่อสร้างระบบชั้นๆ ที่อ่านง่าย
บนความคิดเห็นที่มีอยู่ ให้คลิกไอคอนฟองน้ำข้อความ (speech bubble) ที่มุมขวาบน
จะเปิดช่องข้อความสำหรับป้อนการตอบกลับ หลายคนสามารถตอบกลับความคิดเห็นเดียวกันได้ หากไม่แน่ใจว่าใครตอบก่อน ระยะเวลาตั้งแต่ตอบกลับจะแสดงทางขวาของหน้าจอ
สามารถตอบกลับความคิดเห็นได้อีกทาง โดยคลิกขวาบนความคิดเห็น แล้วเลือก ตอบกลับความคิดเห็น (Reply to Comment) จากเมนู ทำงานเหมือนกับการกดไอคอนฟองน้ำข้อความ
วิธีแก้ไขและลบความคิดเห็นใน Word
ความคิดเห็นส่วนใหญ่เป็นการชี้ปัญหาที่ต้องแก้ไข หรือเสนอแนะปรับปรุงข้อความ เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว อาจไม่ต้องการความคิดเห็นอีก การแก้ไข (Resolve) หรือลบ (Delete) ความคิดเห็นช่วยให้ติดตามสิ่งที่ทำเสร็จแล้วในเอกสาร
มีหลายวิธีทำได้ วิธีแรกและง่ายที่สุด คือคลิกที่ความคิดเห็น แล้วเลือก ลบ (Delete) จากแท็บด้านบนของหน้าจอ หากคลิกลูกศรถัดจาก ลบ สามารถเลือก ลบความคิดเห็นทั้งหมดในเอกสาร ได้ทีเดียว
สามารถ แก้ไข (Resolve) ความคิดเห็นได้โดยเลือก แก้ไข แทน ลบ ความแตกต่างคือ ลบ จะลบความคิดเห็นทั้งหมด ส่วน แก้ไข จะทำให้ความคิดเห็นเป็นสีเทาแต่คงไว้ในที่เดิม หากแก้ไขความคิดเห็นผิดพลาด หรือต้องการเพิ่มความคิดเห็นเพิ่มเติม สามารถคลิกขวาแล้วเลือก แก้ไขความคิดเห็น (Resolve Comment) อีกครั้งเพื่อยกเลิกการแก้ไข
สามารถคลิกขวาบนความคิดเห็นแล้วเลือกลบหรือแก้ไขจากเมนูได้เช่นกัน ตัวเลือกเหล่านี้อยู่ด้านล่าง ตอบกลับความคิดเห็น
แท็บ ตรวจทาน (Review) มีตัวเลือกน่าสนใจอื่นๆ อีก เช่น ก่อนหน้า (Previous) และ ถัดไป (Next) ช่วยเลื่อนไปมาระหว่างความคิดเห็นทั้งหมดในเอกสารได้ง่าย ส่วน แสดงความคิดเห็น (Show Comments) จะแสดงความคิดเห็นในบทความหากปัจจุบันซ่อนอยู่
หมายเหตุ: โปรแกรมแก้ไขเอกสารส่วนใหญ่ เช่น Word และ Google Docs มีวิธีตรวจสอบและแก้ไขความคิดเห็นที่คล้ายกัน
ใช้ความคิดเห็นเพื่อการทำงานร่วมกันที่ราบรื่น
ฟีเจอร์ความคิดเห็นเป็นเครื่องมืออันทรงพลังสำหรับทุกคนที่ทำงานโปรเจกต์ร่วมกันด้วย Word การใช้งานอย่างมีสติจะปรับปรุงการสื่อสารและเอกสารหรือโปรเจกต์ทีมให้ดียิ่งขึ้น
