สร้างห้องย่อยใน Microsoft Teams: คู่มือฉบับสมบูรณ์

ในบทความก่อนหน้า เราได้กล่าวถึงการประชุมวิดีโอใน Microsoft Teams ตั้งแต่นั้นมา Microsoft อัปเดต Teams ด้วยฟีเจอร์ใหม่ๆ รวมถึงความสามารถในการสร้างห้องย่อย (Breakout Rooms) ที่ผู้ใช้รอคอยมานาน จริงแล้วมีผู้ใช้ Microsoft มากกว่า 20,000 คนโหวตขอฟีเจอร์นี้บน Microsoft Teams UserVoice ฟอรัมฟีดแบ็กของแอป Teams

ทุกคนสามารถเข้าถึง Teams ด้วยบัญชี Microsoft ฟรี ในขณะที่ผู้ใช้พรีเมียมของชุด Office 365 จะได้ Teams เวอร์ชันเต็มรูปแบบพร้อมฟีเจอร์ เช่น พื้นที่จัดเก็บไฟล์เพิ่มขึ้น การบันทึกการประชุม และความสามารถจัดงานออนไลน์ได้ถึง 10,000 คน

ข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับห้องย่อยใน Teams

ก่อนเริ่ม ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างพร้อมสำหรับการสร้างห้องย่อยในการประชุม Teams ต้องมีการตั้งค่าบางอย่างเพื่อเปิดใช้งานห้องย่อย ตรวจสอบการตั้งค่าต่อไปนี้ก่อนเริ่ม

ประสบการณ์การประชุมใหม่ (New Meeting Experience)

ขั้นแรก คุณต้องใช้ "ประสบการณ์การประชุมใหม่" ของ Teams สามารถเปิดใช้งานได้โดยคลิกรูปโปรไฟล์มุมขวาบนของแอปเดสก์ท็อป แล้วไปที่ การตั้งค่า จากนั้นเลือก เปิดใช้ประสบการณ์การประชุมใหม่ และรีสตาร์ท Teams

จำนวนผู้เข้าร่วมขั้นต่ำ

เพื่อให้ตัวเลือกห้องย่อยปรากฏให้ผู้จัดการประชุม ต้องมีผู้เข้าร่วมอย่างน้อย 5 คนในการประชุม แม้ผู้ที่เข้าร่วมผ่านโทรศัพท์จะไม่สามารถเข้าร่วมห้องย่อยได้ในตอนนี้ แต่ นับรวม เข้าไปในจำนวนขั้นต่ำ 5 คน

คุณคือผู้จัดการประชุมหรือไม่?

เฉพาะผู้จัดการประชุมเท่านั้นที่สามารถสร้างและจัดการห้องย่อยได้ แม้ Microsoft จะบ่งชี้ว่าอาจอนุญาตให้ผู้จัดมอบหมายหน้าที่นี้ในอัปเดตอนาคต

นอกจากนี้ ผู้จัดการประชุมต้องใช้แอปเดสก์ท็อป ไม่ใช่เวอร์ชันเบราว์เซอร์หรือแอปมือถือ (ผู้เข้าร่วมที่เข้าร่วมผ่านแอป Teams Android หรือ iPhone สามารถเข้าร่วมห้องย่อยได้)

เคล็ดลับ: หากการเชิญประชุมต้องมาจากคนอื่นที่ไม่ใช่ผู้จัดการห้องย่อย ให้ผู้จัดการห้องย่อยสร้างการประชุม Teams เอง แล้วนำลิงก์การประชุมไปใส่ในคำเชิญ

ตราบใดที่ลิงก์การประชุมถูกสร้างโดยผู้ที่จะจัดการห้องย่อย ไม่สำคัญว่าใครแชร์ลิงก์

การสร้างห้องย่อยใน Teams

ณ ขณะนี้ ห้องย่อยใน Teams ไม่สามารถกำหนดค่าล่วงหน้าก่อนการประชุมได้เหมือนใน Zoom เมื่อการประชุม Teams เริ่มต้นแล้ว คุณ بصفผู้จัดการประชุม สามารถเริ่มต้นได้โดยเลือกไอคอน ห้องย่อย (Breakout Rooms) บนแถบเครื่องมือการประชุม

การเลือกไอคอนห้องย่อยจะเปิดหน้าจอที่คุณสามารถตัดสินใจได้ว่า: ต้องการสร้างห้องย่อยกี่ห้อง และต้องการให้ Teams มอบหมายผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติ หรือต้องการ เลือกเองด้วยตนเอง ว่าแต่ละคนจะไปห้องไหน

หลังสร้างห้องย่อยแล้ว สามารถมอบหมายผู้เข้าร่วมไปยังห้องต่างๆ ผ่านแผงห้องย่อย

เลือก มอบหมายผู้เข้าร่วม (Assign participants) จะเห็นรายชื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมดในประชุม ติ๊กถูกชื่อบุคคล แล้วเลือกห้องที่ต้องการมอบหมาย

ในฐานะผู้จัดการประชุม คุณสามารถมอบหมายผู้เข้าร่วมไปยังห้องย่อยได้ตลอดระหว่างการประชุม เมื่อพร้อมเริ่มเซสชันห้องย่อยจริง ให้เลือก เริ่มห้อง (Start rooms) เพื่อเปิดห้องย่อยทั้งหมดพร้อมกันและย้ายผู้คนไปยังห้องที่ได้รับมอบหมาย

หมายเหตุ: ปัจจุบันยังไม่สามารถตั้งเวลาปิดห้องย่อยอัตโนมัติใน Teams ได้ นี่เป็นอีกฟีเจอร์ที่คาดว่า Teams จะเพิ่มในอนาคต

ตัวเลือกสำหรับผู้จัดการประชุม

เหมือนกับ Zoom ผู้จัดการประชุมสามารถเข้าร่วมห้องย่อยใดก็ได้ตลอดเวลา ยังสามารถเปลี่ยนชื่อห้อง และเมื่อห้องย่อยทั้งหมดเปิดแล้ว สามารถส่งประกาศไปยังทุกห้องได้ ประกาศจะปรากฏในแผงแชทของห้องย่อย

ใน การตั้งค่าห้อง (Room settings) ผู้จัดการสามารถเลือกได้ว่า: ให้ Teams ย้ายผู้เข้าร่วมเข้าห้องย่อยอัตโนมัติ หรือบังคับให้ผู้เข้าร่วมกดเข้าห้องด้วยตนเอง มีตัวเลือกอนุญาตหรือห้ามไม่ให้ผู้เข้าร่วมกลับสู่ห้องประชุมหลักระหว่างเซสชันห้องย่อยได้อีกด้วย

ภายในห้องย่อยของ Teams

ประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมภายในห้องย่อย Teams คล้ายกับการอยู่ในห้องประชุมหลัก ผู้เข้าร่วมสามารถใช้ควบคุมการประชุมทั่วไปทั้งหมด เปิด/ปิดกล้อง เปิด/ปิดไมโครโฟน แชร์หน้าจอ ยกมือ สลับการแสดงแผงแชทและรายชื่อผู้เข้าร่วม

การกลับสู่การประชุมหลักของ Teams

หากผู้จัดการประชุมอนุญาต (ดูข้างต้น) ผู้เข้าร่วมในห้องย่อยสามารถกลับสู่การประชุมหลักได้ทุกเมื่อโดยกดปุ่ม กลับ (Return) คำเตือน: การกดปุ่ม ออกจากการประชุม (Leave) จะทำให้คุณออกจากการประชุมโดยสิ้นเชิง

แอปประชุมวิดีโออื่นๆ

ผู้ใช้ Microsoft Teams น่าจะพอใจกับการเพิ่มห้องย่อย แต่ Teams ยังขาดฟีเจอร์บางอย่างที่แอปประชุมวิดีโออื่นมี หากคุณไม่執着กับ Teams สำหรับการประชุมออนไลน์ อาจสนใจเปรียบเทียบแอปประชุมวิดีโอ 4 ตัวของเรา อ่านเพิ่มเติม: Google Meet ต่อ Zoom และ Zoom ต่อ Skype