เวลาคนพูดถึง Online Office Suites - รวม Cloud - มัก Focus ที่ Use Cases ที่ง่ายๆ ส่วนใหญ่คือ Storage สำหรับ Photos/Videos, Sharing, Mail และ Document เล็กน้อย แตไม่พอการกล่าวถึงสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อ Actual Use Online Suites ในความโกรธ (Anger) และโดย Anger ผมหมายถึง Volume และ Quantity
เช่นเดิม Necessity เป็น Father ของ Excuses ทั้งหมด ซึ่งเป็นที่มาของการที่ผมใช้ Google Drive Office Suite Functionality (เรียกว่า Google Docs) และ G Suite สำหรับมากกว่า Casual Stuff ผมเขียน Technical Book ใหม่เรื่อง System Administration Ethics หมายถึง Collaboration ข้ามมหาสมุทรและทวีป การแลกเปลี่ยนคำออนไลน์บ่อยๆ โอกาสสำเร็จรูปที่จะ Trial, Test, Evaluate และ Judge นี่คือ Review นั้นเอง
What about Office?
เริ่มและจบด้วย Perennial Question - นี่เหมือน Microsoft Office หรือไหม? ไม่ว่าจะมุมมองไหน คำถามนี้จะมากเสมอ ไม่ว่าจะในหัวตัวเองหรือจากปากคนอื่น เพราะตอนนี้ Microsoft Office เป็น Synonym กับ Office Work และ Functionality ถูก Benchmark ต่อ Suite นี้
ไม่ใช่ Brand New Topic เราคุยเรื่องนี้มานานแล้ว! ใน Article ที่ผมตั้งชื่อventuresly "A day in the office without Office" ผมให้ภาพรวม Honest, Down-to-earth จาก Trenches ของประสบการณ์ใช้ Non-Microsoft Tools สร้าง Documents พูดไม่ได้แค่ Google Docs แต LibreOffice ด้วย ที่นี่ ผมอยาก Focus มากขึ้นที่ Functionality ไม่ใช่แค่ Challenges และ Problems
Google Docs
โดยธรรมชาติ ผมใช้เวลาส่วนใหญ่กับ Docs และพอใจกับ Results มาก มี Niggles (ปัญหาเล็กน้อย) ไม่กี่ Milliseconds ของ Internet Delays จะอยู่เสมอ ไม่ว่าอะไร แต่โดยรวม Powerful, Mature Program (App ถ้าจะ) พร้อม Tons ของ Nice Features Basics มีครบ และมากกว่านั้น สามารถใช้ Document Outline, Equation Editor และมี 3 Modes - Editing, Suggesting, Viewing ให้ทำตามชื่อ Auto-translation และ Auto-correct แต่ตัวที่สอง Limited
Tracking Changes & Version Control
สำคัญไม่สับสนสองอย่างนี้ หนึ่งคือสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อทำ Comments และ Give Suggestions ใน Document อีกอย่างคือ Auto-save ทุก Change ที่เพิ่มเข้า Online Files ทำให้ Log ยาวครอบคลุม ให้เห็นทุกอย่างที่ทำ Change by Change, Person by Person นี่ Truly Useful เพราะมี Access ถึง Older Work เสมอ ไม่ต้องกังวล Delete/Edit Paragraphs และ Supremely Effective ตอน Collaborate กับคน
Changes (Cue in David Bowie's Fantastic Music) Tracking Part อาจดีกว่าได้ ขณะทำงานบน System Administration Ethics Book ผมมักสร้าง Online Documents แล้ว Save Locally เป็น DOCX หรือ ODT ยัง Upload Word Files เปิดใน Google Docs สังเกตว่า Changes ไม่ได้ Port ถูกต้องเสมอ Comments ใช่ Inline Edits ไม่จริง
What's not working well? Styles - Awfully Far และ Few in between นี่คือ Weakest Link ของทั้งหมด ถ้าอยากมากกว่า Existing Set จะต้อง Re-use Existing Styles หรือ Import DOCX Files ของตัวเอง แต Missing The Point
ยังไม่ชอบว่า Files เปิดเสมอที่ 100% Zoom และ Start Position Word และ Writer จำ Zoom Settings และ Current Pointer ใน Docs ได้ นี่ Annoying มากถ้า Work Multiple Devices, Resolutions ต่างกัน ต้อง Zoom In/Out ตลอด
Google Sheets
ไม่แย่ แต่รู้สึก Confused บ้าง โดยเฉพาะ Editing Existing Cells 感覺有點 Clunky 有印象這工具不是為了成為完整的 Excel Replacement 而更多的是輕量級替代品 Responsiveness Tricky มากกว่า Docs หรือ Slides (ด้านล่าง) อาจเพราะ Elements มากกว่าที่ต้อง Render และ Compute บวกคุณคาดหวัง Instant Answers สำหรับ Calculations
Filters และ Pivot ทำงานได้สมเหตุสมผล มี Full Scripting และ Macros แตผมไม่ได้ทดสอบ Macros มาก ไม่สามารถ Comment ได้ Other Usual Suspects อยู่ครบ เช่น Protect Sheets, Add Checkboxes, etc. ถ้าใช้ Enter เพื่อ Advance ผ่าน Cell Click แรกจะ Edit Cell (เหมือน F2) Click ที่สองจะ Advance Down ไม่แน่ใจว่า Clever หรือ Wasteful
Charts Control OK แต่ไม่ Fabulous มี Types ต่างๆ แตไม่มาก Sub-types หา तरीका เปลี่ยนสี Individual Element ในบาง Charts ไม่เจอ สามารถ Edit Entire Series หรือ None เท่านั้น อาจผม Miss อะไร แต่ Excel ดูให้ Control มากกว่า
นั่นไม่ใช่ Color Change - นั่นคือ Selection เน้นใจ
Google Slides
Rudimentary (ขั้นพื้นฐาน) แต่โอเค ผม Bother 自己 真的创建了 30+ 頁 Presentation เพื่อดูผลลัพธ์ โดยรวม Functionality คล้าย PowerPoint Interface ไม่ Cluttered และ Navigate ง่ายกว่า LibreOffice Impress สามารถเปลี่ยน Slide Themes เร็ว Shortcuts ส่วนใหญ่ Match PowerPoint เช่น New Slide Ctrl+M
ถ้า Insert Chart ต้อง Click > Open Source เพื่อแก้ Data Ranges แล้ว Update Chart นี่ไม่ Embedded เหมือน PowerPoint Action นี้ Invoke Sheets ที่นั่นทำ Changes 必要的 A Bit Less Productive
แต่ขาดหนึ่งอย่างใหญ่ - คือ F4 - ความสามารถ Repeat Last Action ที่เพิ่งทำ ใน PowerPoint นี่ Huge Timesaver เพราะคนมัก Apply Various Styling Changes ไป Text Boxes มากกว่า Spreadsheet หรือ Text File ที่ Actions น้อยกว่า ไม่มีทาง Bulk Edit Font บน All Slides (ไม่ผ่าน Theme Change) และผมคิดว่าจะ Useful มาก โดยเฉพาะ Implementation 應該容易 毕竟這是 Web App 全都是關於 Styles
มีความสามารถเปลี่ยน Layout On-the-fly, Edit Master Slide ถ้าใช้ Two-column Layout เพิ่ม Images ใน Text Boxes ใดๆ ไม่ Constrain เหมือน PowerPoint ต้อง Manual Resize เพิ่ม มี Notes และ Animations
Other Stuff & Some Oddities
มีอีกเยอะ Full Scripting Engine ส่วนใหญ่ Javascript พร้อม Extras (และ .gs File Extensions) สิ่งดีคือ Run Scripts ใน Cloud Free Cycles และ Fast Computation Overall หมายความว่าอาจ Attempt Calculations ที่ Local Host ไม่อาจ Cope ได้
Strap on your G Suite
นี่อาจเป็น Best Pun ของผม Google Stuff มี 2 Flavors - Free และ Not Free Not Free เรียกว่า G Suite คือสิ่งที่ได้กับ Regular Google Account บวกบ้าง ไม่ใช่ทุก Benefits เกี่ยวกับ Writing/Collaboration ด้านนั้นได้มากกว่านิดหน่อย แต Differences ไม่น่าสังเกต เว้นแต่ Push Boundaries 最有用的 Features: Increased Storage, Exchange Connectivity, และ Ability to Create Surveys
Addons
ถ้าไม่พอใจ Functionality 現有的 可以試試 Addons (或 Add-ons) 概念類似任何 Extensions Framework 无论是 LibreOffice, Firefox, Chrome 選擇 Colorful 但發現 Gallery-like Presentation Layout 有些 Limiting 期望更 Detailed, Store-like Layout
Play Media
Google Drive 掙扎播放 OGG Files 正常情況下它處理任何內容 但這個不行 也許這格式不夠流行 或這是 Subtle Hint 讓你 Hook 進 Apps, Cloud, 不管什麼 Services 在後台
Page Numbers and Word Count
不會立即顯示 需要 Scroll 看 Page Number 需要進 File Menu 取得 Word Count 浪費兩次 Perfect Mouse Clicks 知道 Google 以 Simple 和 Uncluttered Interface 為目標 因為在 Web 上 每個 Pixel 都算數 視覺上和 Time Delay Wise 但有時 More is More
Software Upgrade... (Quick Inline Update)
เขียน Article นี้ช่วงเวลานาน เพิ่งไม่กี่วันก่อน สังเกต Significant Visual และ Functional Change ใน Suite 雖然 Findings ส่วนใหญ่ข้างบนยังคงถูกต้อง แต่ Worth Adding ว่า Suite มี Revamped UI (ดู Pro มากขึ้น) และ Handy Changes บ้าง
เช่น Sheets ให้ Copy Sheets จาก Documents อื่น ได้ Better Copy & Paste Control และ Whole Bunch ของ Small Yet Useful Improvements ไม่錯 แต่ Road Ahead ไป Perfect Functionality ยังยาว ผมพยายามบอกว่า Findings ของผมยังคง Stand แตถ้าสังเกต Differences ใน Google Docs Looks และ Behaves โปรดคำนึงถึง Recent Updates เราจะคุยเรื่องนี้ในอนาคต ตอนนี้ Curtain กลับไป Article มาสรุป Review นี้
ข้อสรุป
หลายเดือนของ Rigorous Testing ผมพอใจกับ Results โดยรวมยังคิดว่า Full Offline Suite เป็น Better Choice สำหรับสิ่งส่วนใหญ่ แต่นั้นไม่ฟรี ผมใช้ Microsoft Office Online ด้วย และนั่นอาจเป็น Comparison ที่ Valid มากกว่า แต่เราไม่ได้ Compare ที่นี่ Google Drive และ Three Musketeers - Docs, Sheets, Slides - ให้ผมสิ่งที่ต้องการ
มี Bugs และ Problems - Over-simplified Styles Management, Delay เนื่องจาก Internet Connectivity, Less-than-perfect Auto-correct และไม่ได้ Control Spreadsheets มากเท่าที่อยาก แต Programs Behaved All Right ไม่ Crash Conversion ไป Office Formats ค่อนข้างดี Online Collaboration Tools 是一場爆炸 不錯สำหรับ東西ที่ Zero Money - 你用情感或數據被分析來付費 如果你需要一個 Online Suite 能夠相當一致地工作 並帶有許多合理的選項 Google Docs 是公平的選擇 繼續測試我將 如果你沒有 Philosophical Problem 與 Alphabet 那麼你可能想考慮將其納入你的 Software Repertoire Scene.
Cheers.
