การอัปโหลดไฟล์แบบลากและวางที่ราบรื่นใน Excel ด้วย Power Query

การจัดการการนำเข้าข้อมูลซ้ำใน Excel อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องประมวลผลไฟล์หลายไฟล์เป็นประจำ โชคดีที่การรวม Power Query เข้ากับระบบโฟลเดอร์ที่เรียบง่าย ทำให้คุณสามารถจำลองการอัปโหลดไฟล์แบบลากและวางที่รีเฟรชโมเดลข้อมูลของคุณอัตโนมัติโดยไม่ต้องใช้ VBA หรือมาโครที่ซับซ้อน

ในบทช่วยสอนนี้ เราจะแสดงวิธีการอัปโหลดไฟล์แบบลากและวางโดยใช้ Excel และ Power Query

ลองจินตนาการว่าคุณกำลังจัดการรายงานการขายรายเดือนที่รวบรวมจากตัวแทนภาคสนามต่างๆ แทนที่จะคัดลอกและวางข้อมูลด้วยตนเอง คุณสามารถใช้การอัปโหลดไฟล์แบบลากและวางได้ จากนั้น บอกให้ตัวแทนอัปโหลดหรือลาก CSV ของพวกเขาไปไว้ในโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน

ขั้นตอนที่ 1:ตั้งค่าโฟลเดอร์แบบลากและวางของคุณ

• เปิด File Explorer
• สร้างโฟลเดอร์ใหม่ (เช่น ลากและวางไฟล์)

C:\Users\YourName\Documents\Drag and Drop Files.

• วางไฟล์ตัวอย่างอย่างน้อยหนึ่งไฟล์ไว้ที่นั่น ไฟล์ตัวอย่าง:
  • ยอดขาย June.csv
  • ยอดขาย July.csv
• แจ้งให้ผู้ใช้ ลากและวาง ไฟล์ต่างๆ ลงในโฟลเดอร์นี้ สามารถแชร์หรือปักหมุดเพื่อการเข้าถึงที่รวดเร็ว

แต่ละไฟล์ประกอบด้วยแถวที่มีข้อมูลการขาย (ผลิตภัณฑ์ ภูมิภาค ปริมาณ และรายได้) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ทั้งหมดเป็นไปตามโครงสร้างนี้:คอลัมน์เดียวกัน ลำดับเดียวกัน และรูปแบบ CSV เดียวกัน

ขั้นตอนที่ 2:ใช้ Power Query เพื่อเชื่อมต่อกับโฟลเดอร์

• เปิด Excel
• ไปที่ข้อมูล แท็บ>> เลือก รับข้อมูล>> เลือก จากไฟล์>> เลือก จากโฟลเดอร์ .

• นำทางไปยัง วางและวางไฟล์ โฟลเดอร์>> คลิก เปิด .

• Power Query จะแสดงรายการไฟล์ในโฟลเดอร์นั้น
• ในหน้าต่างแสดงตัวอย่าง คลิก รวมและแปลงข้อมูล หรือ แปลงข้อมูล .

ขั้นตอนที่ 3:รวมไฟล์ใน Power Query

Power Query จะแสดงรายการไฟล์ในโฟลเดอร์

• คลิก รวม>> เลือก รวมและแปลงข้อมูล .
• ก รวมไฟล์ การแสดงตัวอย่างจะเปิดขึ้น
• เลือกแผ่นงาน/ตาราง/ตัวคั่นที่ถูกต้องตามต้องการ (Power Query ตรวจจับส่วนหัวอัตโนมัติ)
• คลิก ตกลง .

• Power Query สร้าง:
  • สร้างฟังก์ชันเพื่อโหลดไฟล์ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ
  • แบบสอบถามการแปลงที่ซ้อนข้อมูลจากไฟล์ทั้งหมด
  • เพิ่มขั้นตอนเพื่อขยายและรวมเข้าด้วยกัน

ขั้นตอนที่ 4:แปลงข้อมูลหากจำเป็น

• คุณสามารถใช้การแปลงได้ที่นี่:
  • เปลี่ยนชื่อคอลัมน์
  • เปลี่ยนประเภทข้อมูล
  • กรองแถว
  • รวมข้อความค้นหา ฯลฯ
• ในตัวแก้ไขแบบสอบถาม:
  • ลบคอลัมน์ที่ไม่จำเป็น เช่น ส่วนขยายหรือ Source.Name หากไม่จำเป็น
  • คลิกขวา>> เลือก ลบ .
  • เปลี่ยนชื่อแบบสอบถาม (เช่น CombinedFiles)

• เมื่อเสร็จแล้ว คลิก ปิดและโหลด .

• ตอนนี้แผ่นงาน Excel ของคุณจะโหลดแถวทั้งหมดจากไฟล์ทั้งหมดในโฟลเดอร์

ขั้นตอนที่ 4:จำลองการอัปโหลดแบบลากและวาง

หากต้องการจำลองการอัปโหลดแบบลากและวาง:

• เพียงวางไฟล์ .csv ใหม่ลงในโฟลเดอร์ Drop and Drop Files
• ลากและวาง Sales August.csv ไฟล์

• กลับไปที่ Excel
• คลิกขวา>> เลือก รีเฟรช บนโต๊ะ

• แถวใหม่จากไฟล์ที่ปล่อยจะปรากฏขึ้นทันที

ขั้นตอนที่ 5:รีเฟรชอัตโนมัติ

• ไปที่ข้อมูล แท็บ>> เลือก การสืบค้นและการเชื่อมต่อ .
• คลิกขวาที่ ข้อความค้นหา >> เลือก คุณสมบัติ .

• เปิดใช้งาน:
  • รีเฟรชทุกๆ 10 นาที .
• คลิก ตกลง .

ตรวจสอบไฟล์หรือรูปแบบเฉพาะ

คุณสามารถกรองเฉพาะไฟล์ .csv โดยใช้:

= Table.SelectRows(Source, each Text.EndsWith([Extension], ".csv"))

หรือยกเว้นไฟล์ชั่วคราว/ระบบโดยใช้:

= Table.SelectRows(Source, each not Text.StartsWith([Name], "~$"))

เคล็ดลับการแก้ปัญหา

• ไฟล์ที่ใช้งานอยู่: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไฟล์ไม่ได้เปิดอยู่ในแอปอื่นเมื่อทำการรีเฟรช
• ไม่พบส่วนหัว: ปรับขั้นตอน "รวมไฟล์" ใน Power Query เพื่อถือว่าแถวแรกเป็นส่วนหัว
• ประสิทธิภาพ: สำหรับไฟล์ที่มีขนาดใหญ่มาก ให้พิจารณาใช้ "โมเดลข้อมูล" แทนการโหลดลงในเวิร์กชีต

บทสรุป

ด้วยการทำตามขั้นตอนข้างต้น คุณสามารถอัปโหลดไฟล์แบบลากและวางได้ ซึ่งจะทำให้ Excel ฉลาดขึ้นและเวิร์กโฟลว์ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นมาก ด้วย Power Query และโฟลเดอร์ที่ได้รับการตรวจสอบ คุณสามารถสร้างระบบอัปโหลดไฟล์ที่มีน้ำหนักเบาและใช้งานง่ายใน Excel ความสามารถของ Power Query ในการตรวจสอบโฟลเดอร์ นำเข้าทันที และประมวลผลไฟล์ใหม่ที่คุณเพิ่มจะช่วยประหยัดเวลานับไม่ถ้วนหากเทียบกับงานที่ต้องทำเอง เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ทีมผู้ดูแลระบบ และการปฏิบัติงานภาคสนามที่ต้องการรวมการอัปเดตไฟล์เป็นประจำอย่างรวดเร็วและเชื่อถือได้