ส่งออกข้อมูล Excel เป็น DOC, PDF, CSV, XML และ vCard ได้อย่างง่ายดาย

นี่คือภาพรวมโดยสรุป

1. ใช้คำสั่ง "Save As" ส่งออกข้อมูล Excel เป็น Text หรือ CSV

นี่คือชุดข้อมูลตัวอย่าง

เพื่อส่งออกข้อมูลเป็นไฟล์ CSV:

• คลิกแท็บ File

• คลิก Save As > Browse

• เลือก CSV (Comma Delimited) ใน Save As Type > เลือกตำแหน่งโฟลเดอร์ > ใส่ชื่อไฟล์ > คลิก Save

• หากเปิดด้วย Notepad จะเห็นข้อมูลที่ส่งออก แยกด้วยคอมมา

หมายเหตุ: หากสมุดงาน (Workbook) มีหลายชีท จะส่งออกเฉพาะข้อมูลใน Active worksheet เท่านั้น

เมื่อกล่องโต้ตอบนี้แสดง ให้คลิก OK เพื่อดำเนินการส่งออกต่อ

2. ส่งออกข้อมูลจาก Excel เป็น PDF

2.1 ส่งออกข้อมูล Excel ทั้งชีทเป็น PDF

เพื่อส่งออกชีททั้งหมดเป็นไฟล์ PDF:

• คลิก File > Save As > Browse

• เลือก PDF ใน Save As Type > เลือกตำแหน่งโฟลเดอร์ > ใส่ชื่อไฟล์ > คลิก Save

• ชีทงานถูกบันทึกเป็น PDF แล้ว

2.2 ส่งออกส่วนของข้อมูล Excel เป็น PDF

ส่งออกเฉพาะส่วนที่เลือก (B5:E15) เป็น PDF

• เลือก B5:E15

• เลือก PDF ใน Save As Type > เลือกตำแหน่งโฟลเดอร์ > ใส่ชื่อไฟล์ > คลิก Options
• ติ๊ก Selection ใน Publish what > คลิก OK

• คลิก Save

ข้อมูลที่ส่งออกจะแสดงในไฟล์ PDF

2.3 ใช้ VBA Macros ส่งออกข้อมูล Excel ทั้งชีทเป็น PDF

• คลิก Developer > Visual Basic ใน Code

• คลิก Insert > Module
• ในโมดูล ให้คัดลอกและวางโค้ดด้านล่าง > Save ไฟล์เป็น Macro-enabled > กด F5

หมายเหตุ: ก่อนวางโค้ดในโมดูล ให้เปลี่ยน File path ในตัวแปร savePath มิฉะนั้นโค้ดจะไม่ทำงาน

โค้ด:

Sub SaveAsPDF() 
' Define variables 
Dim ws As Worksheet 
Dim savePath As String 
' Set the current worksheet 
Set ws = ActiveSheet 
' Specify the path and filename for the PDF 
' Change "C:\Path\to\save\file.pdf" to your desired path and filename 
savePath = "C:\Users\SHUVO\Desktop\HP\HP_02\Output File\Full PDF by VBA.pdf" 
' Save the worksheet as PDF 
ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=savePath, Quality:=xlQualityStandard 
' Optional: Display a message when the PDF is saved 
MsgBox "PDF saved successfully!" 
End Sub

ในกล่องโต้ตอบ Macros:

• เลือก "SaveAsPDF" > คลิก Run

• กล่องข้อความจะแสดง: "PDF saved successfully"

• ไฟล์ PDF ถูกสร้างขึ้น

3. ส่งออกชีท Excel ไป Word

3.1 ใช้วิธี Copy Paste

ส่งออกชุดข้อมูลไป Microsoft Word:

• เลือกข้อมูล > คลิกขวา > คลิก Copy (หรือกด Ctrl+C)

• วางข้อมูลใน Word (กด Ctrl+V) ข้อมูลจะปรากฏในรูปตาราง ปรับความกว้างคอลัมน์ให้พอดีกับข้อมูล

3.2 ใช้วิธี Object Insertion

ส่งออกชุดข้อมูลด้านล่างไป Word:

• เปิดไฟล์ Word > วางเคอร์เซอร์ที่หน้าที่ต้องการส่งออก > คลิก Insert > Object

• คลิก Create from File ใน Object > Browse

• ค้นหาและเลือกไฟล์ชีทงาน (ตรวจสอบว่า Workbook เปิดอยู่ และวางเคอร์เซอร์บนชุดข้อมูลที่ต้องการส่งออก) > คลิก Insert

• คลิก OK

ชุดข้อมูลถูกส่งออกจาก Excel ไป Word แล้ว

หมายเหตุ: หาก Workbook มีหลายชีท สามารถนำเข้าได้ทีละชีท (Active sheet) เท่านั้น

3.3 แทรก Spreadsheet ลงในเอกสาร Word

เพื่อเพิ่มตารางข้อมูลนี้ลงในไฟล์ Word:

• เปิด Word > คลิก Insert > Table > "Excel Spreadsheet"

• จะเปิดใช้งานอินเทอร์เฟซ Spreadsheet ในไฟล์ Word คัดลอกและวางข้อมูลลงในตารางนี้

• นี่คือผลลัพธ์

4. ส่งออกข้อมูลจาก Excel ไป PowerPoint

ส่งออกชุดข้อมูลไป PowerPoint เป็นรูปภาพ

• เลือกข้อมูล > คลิกขวา > คลิก Copy

• เปิด PowerPoint > กด Ctrl+Alt+V > ติ๊ก Paste > เลือก Picture (Windows Metafile) ใน As: > คลิก OK

• หรือคลิกขวา > คลิก Paste as Picture

นี่คือผลลัพธ์

5. ส่งออกข้อมูลจาก Excel ไป Google Sheets

ส่งออกไฟล์นี้:

• ไปที่ลิงก์ต่อไปนี้เพื่อเปิดเว็บ Google Sheets > คลิกตัวเลือก Blank page เพื่อเปิดชีทว่าง

• คลิก File > Import

• คลิก Upload > Browse

• เลือกไฟล์ (Different Worksheet) > คลิก Open

• คลิก Import Data > Open Now

ข้อมูลที่ส่งออกจะแสดงใน Google Sheet

หมายเหตุ:

หากมีหลายชีท จะอัปโหลด Whole workbook ทั้งหมด

สิ่งที่สูญเสียเมื่อแปลง Excel เป็น Google Sheets:

• Macros และ VBA Codes
• Interactive Controls
• Charts, Split Worksheets, และ Linked Shapes

รูปแบบที่เข้ากันได้กับ Google Sheets:

รูปแบบไฟล์ Excel ที่รองรับ:

.xls, .xlsx, .xlsm, .xlt, .ods, .csv, .tsv, .tab

6. ส่งออกชีท Excel เป็น XML

ส่งออกชุดข้อมูลนี้เป็น XML

• พิมพ์ Schema ใน Notepad

X = จำนวนคอลัมน์ในชุดข้อมูลของคุณ

A, B, C คือชื่อคอลัมน์

Schema Code:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?> 
<xs:schema xmlns:xs="https://www.w3.org/2001/XMLSchema"> 
<xs:element name="Projects"> 
<xs:complexType> 
<xs:sequence> 
<xs:element name="Project" maxOccurs="unbounded"> 
<xs:complexType> 
<xs:sequence> 
<xs:element name="ProjectID" type="xs:string"/> 
<xs:element name="ProjectName" type="xs:string"/> 
<xs:element name="StartDate" type="xs:date"/> 
<xs:element name="Analyst" type="xs:string"/> 
</xs:sequence> 
</xs:complexType> 
</xs:element> 
</xs:sequence> 
</xs:complexType> 
</xs:element> 
</xs:schema>

• บันทึกเป็น ".xml" (Export to XML.xml) > คลิก Save

• คลิก Developer > Source > XML Maps > Add ในกล่องโต้ตอบ "XML Maps"

• เลือกไฟล์ > คลิก Open

• คลิก OK

• เลือกหัวคอลัมน์ >ดับเบิลคลิก "ProjectID"

คอลัมน์แรกจะแสดง

• ทำซ้ำขั้นตอนสำหรับแต่ละคอลัมน์ ข้อมูลจะปรากฏเป็นตาราง > คลิก Developer > Export

• เลือกโฟลเดอร์สำหรับส่งออก > คลิก Export

ข้อมูลที่ส่งออกจะแสดงหากเปิดไฟล์ใน Notepad

7. ส่งออกข้อมูลจาก Excel เป็น vCard

แปลงชุดข้อมูลเป็นไฟล์ VCF หรือ vCard

แปลงข้อมูลเป็น CSV ก่อน:

• คลิก File
• คลิก Save As > Browse
• เลือก CSV (Comma Delimited) ใน Save As Type > เลือกตำแหน่งโฟลเดอร์ > ใส่ชื่อไฟล์ (Contacts) > คลิก Save

ข้อมูลติดต่อถูกบันทึกเป็น CSV แล้ว

ส่งออกข้อมูลเป็น VCF:

• คลิกไอคอน Windows > คลิก Run

• พิมพ์ Contacts ในกล่อง Open ของ Run dialog > คลิก OK

• คลิก Import

• เลือก CSV (Comma Separated Values) ในกล่องโต้ตอบ "Import to Windows Contacts" > คลิก Import

• คลิก Browse

• เลือกไฟล์ (Contacts) > คลิก Open

• คลิก Next

• ติ๊ก Email > เลือก 'E-mail Address' ในกล่องโต้ตอบ "Change Mapping" > คลิก OK

• ติ๊ก Email > เลือก 'E-mail Address' ในกล่องโต้ตอบ "Change Mapping" > คลิก OK > Finish

• คลิก Export

• เลือก vCards(folder of .vcf files) ในกล่องโต้ตอบ > คลิก Export

• คลิก "Make New Folder" > เปลี่ยนชื่อ: "Contact VCF" > คลิก OK

• คลิก OK

• เลือก vCards(folder of .vcf files) > คลิก Close

นี่คือผลลัพธ์

• คลิกไฟล์ VCF ใดๆ จะแสดงรายละเอียดบุคคลใน vCard

8. ส่งออกข้อมูลจาก Excel ไป SQL Server

ใช้ SQL Server Management Studio '19

ส่งออกข้อมูลข้างต้นไป Database_A:

เพื่อส่งออกข้อมูลไป SQL Server:

• เปิด SQL Server Management Studio '19 > Right-Click Database > คลิก Tasks > Import Data

• คลิก NEXT ใน SQL Server Import and Export Wizard

• เลือก Microsoft Excel ใน Data Source > คลิก Browse

• ไปที่โฟลเดอร์และเลือกไฟล์ Excel > คลิก Open

• คลิก NEXT ใน Wizard

• เลือก Microsoft OLE DB Driver for SQL Server ใน Destination > คลิก Properties

• ใส่ชื่อ SQL Server ใน "Select or enter a server name" > เลือก Windows Authentication ใน "Enter information to log on to the server" > คลิก Test Connection > OK ในกล่องที่แสดง "Test Connection Succeeded"

• เลือก Database_A ใน "Select the database" > คลิก OK ใน "OLE DB Driver for SQL Server Data Link" > คลิก OK

• คลิก NEXT ใน Wizard

• ติ๊ก "Copy data from one or more tables or views" > คลิก NEXT

• เลือกชีท Data (For SQL) > คลิก Preview > OK > NEXT

• ติ๊ก "Run immediately" ใน Wizard > คลิก NEXT

• คลิก Finish เพื่อเสร็จสิ้น

• แสดงข้อความ "The execution was successful" > คลิก Close

• เลือก 'Data (for SQL)$' ใน Database_A

• คลิก New Query > ใส่โค้ด "select * from ['data (for SQL)$]" ใน New Query > คลิก Execute

จะรันโค้ดและแสดงตัวอย่างฐานข้อมูลที่ส่งออกจาก Excel

วิธีส่งออกข้อมูลจาก Excel และสร้างรายการโฟลเดอร์ด้วย File Explorer

สร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละชื่อในชุดข้อมูลโดยใช้ Batch file ใน Notepad

• สร้างคอลัมน์ใหม่ ชื่อ "Folder Name" > เลือก C6 > ใช้สูตรด้านล่างในเซลล์เพื่อเพิ่ม MD (Make Directory) นำหน้าทุกชื่อ

= "MD" & " " & B6

• กด Enter > คัดลอกข้อมูลใน C6:C15

• เปิด Notepad > วางข้อมูล

• คลิก File > Save As > เลือกโฟลเดอร์บันทึก > ตั้งชื่อไฟล์ > ใช้ .bat เป็น副檔名 (สร้าง batch file) เช่น Create Folder.bat > คลิก Save

• ดับเบิลคลิกไฟล์ Create Folder.bat
• โฟลเดอร์ถูกสร้างสำหรับแต่ละชื่อตามภาพด้านล่าง

ดาวน์โหลด Practice Workbook

ดาวน์โหลดสมุดงาน

Export Data from Excel: Knowledge Hub

• Export Excel to Txt
• Export Excel to PDF
• Export Excel Data to PowerPoint
• Export Excel to CSV
• Export Data from Excel to Word
• Export Excel to XML
• Export Data from Excel to vCard
• Export Data and Save as Image

<< Go Back to Learn Excel

Get FREE Advanced Excel Exercises with Solutions!