ความเชี่ยวชาญในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel:คำแนะนำทีละขั้นตอนที่ครอบคลุม

ในบทช่วยสอนนี้ คุณจะได้เรียนรู้ทุกสิ่งเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลตั้งแต่วัตถุประสงค์ไปจนถึงวิธีนำไปใช้ในแผ่นงาน Excel ของคุณ

ในภาพด้านบน เราได้ใช้การตรวจสอบข้อมูลในคอลัมน์ชื่อ "จำนวนสต็อค" ดังนั้นจึงจะเก็บเฉพาะตัวเลขเป็นอินพุตในเซลล์ หากคุณป้อนค่าข้อความใดๆ ระบบจะแสดงกล่องข้อความว่า "ค่านี้ไม่ตรงกับข้อจำกัดในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่กำหนดไว้สำหรับเซลล์นี้" นั่นคือวิธีการทำงานของการตรวจสอบข้อมูล

⏷การตรวจสอบข้อมูลใน Excel
⏷วัตถุประสงค์ในการใช้การตรวจสอบข้อมูล
⏷ประเภทของอินพุตการตรวจสอบข้อมูล
⏷1. วิธีการใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Excel?
   ⏵1.1. ใช้การตรวจสอบข้อมูลในเซลล์ Excel
   ⏵1.2. ใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหลายข้อในเซลล์เดียว
   ⏵1.3. ใช้การตรวจสอบข้อมูลตามเซลล์อื่น
   ⏵1.4. ใช้การตรวจสอบข้อมูลด้วยช่องทำเครื่องหมาย
⏷2. สร้างรายการแบบหล่นลงด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
⏷3. ใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Excel ด้วยสี
⏷4. การประยุกต์ใช้การตรวจสอบข้อมูลที่กำหนดเองใน Excel
   ⏵4.1. อนุญาตให้ป้อนอักขระตัวอักษรผสมตัวเลขพร้อมการตรวจสอบข้อมูลเท่านั้น
   ⏵4.2 อนุญาตเฉพาะตัวเลขด้วยการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่กำหนดเอง
   ⏵กฎการตรวจสอบข้อมูล Excel แบบกำหนดเองไม่ทำงาน
⏷5. แก้ไขการตรวจสอบข้อมูล
⏷6. คัดลอกการตรวจสอบข้อมูลไปยังเซลล์ Excel อื่น
⏷ค้นหาเซลล์ที่มีกฎการตรวจสอบข้อมูล
⏷ลบการตรวจสอบข้อมูลใน Excel หรือไม่
⏷เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์ในการใช้การตรวจสอบข้อมูล
⏷ข้อจำกัดของการตรวจสอบข้อมูล
⏷ปัญหาเกี่ยวกับการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและวิธีแก้ปัญหา

ตลอดบทความในบล็อก Excel นี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธี

• ใช้การตรวจสอบข้อมูล (ในเซลล์, กฎหลายข้อ, กฎที่อิงจากเซลล์อื่น, พร้อมช่องทำเครื่องหมาย)
• สร้างรายการแบบเลื่อนลงด้วยการตรวจสอบข้อมูล
• ใช้การตรวจสอบข้อมูล
• ใช้การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่กำหนดเอง (ตัวอักษรและตัวเลขเท่านั้น ตัวเลขเท่านั้น)
• แก้ไขการตรวจสอบข้อมูล
• ค้นหาการตรวจสอบข้อมูล
• ลบการตรวจสอบข้อมูล

หมายเหตุ: เราใช้ Microsoft 365 เพื่อเตรียมชุดข้อมูลสำหรับบทความนี้ คุณสามารถใช้วิธีการดังกล่าวได้ในเวอร์ชันตั้งแต่ Excel 2007 เป็นต้นไป

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel คืออะไร

การตรวจสอบข้อมูลใน Excel เป็นคุณสมบัติที่ช่วยให้คุณควบคุมประเภทของข้อมูลที่ป้อนลงในเซลล์ ช่วยรักษาความถูกต้องและความสม่ำเสมอโดยการกำหนดกฎสำหรับสิ่งที่สามารถป้อนได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถจำกัดรายการให้เป็นจำนวนเต็ม ทศนิยม วันที่ หรือรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้

จุดประสงค์ของการใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Excel คืออะไร

เราสามารถใช้การตรวจสอบข้อมูลในแผ่นงาน Excel ของเราได้เพราะมัน-

• หยุดเราจากการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในเซลล์
• รักษาข้อมูลของเราให้อยู่ในรูปแบบที่สม่ำเสมอ
• ลดความซับซ้อนและเพิ่มความเร็วในการป้อนข้อมูลของเรา
• ปรับปรุงความน่าเชื่อถือของข้อมูลโดยรวมของเรา
• สร้างประสบการณ์ที่ดีแก่ผู้ใช้
• อนุญาตกฎที่กำหนดเองโดยใช้สูตรสำหรับความต้องการเฉพาะของเรา

อินพุตการตรวจสอบข้อมูลทุกประเภทใน Excel คืออะไร

1 – แท็บการตั้งค่า
มีช่องป้อนข้อมูลสองช่อง:อนุญาต และข้อมูล . พวกเขาตั้งกฎสำหรับการตรวจสอบข้อมูล

ก) อนุญาตกล่อง:
คุณสามารถเลือกประเภทของการตรวจสอบข้อมูลได้:

• จำนวนเต็ม: อนุญาตเฉพาะจำนวนเต็มเท่านั้น
• ทศนิยม: อนุญาตให้ใช้ตัวเลขทศนิยมด้วยความแม่นยำที่ตั้งไว้
• รายการ: สร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ช่วยให้คุณสามารถเลือกจากรายการได้
• วันที่: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการอยู่ภายในช่วงวันที่ที่ระบุ
• เวลา: ให้เวลาเท่านั้น
• ความยาวของข้อความ: ควบคุมจำนวนอักขระที่อนุญาต
• กำหนดเอง: ซึ่งช่วยให้คุณตั้งกฎที่ไม่ซ้ำใครได้โดยใช้สูตร

b) กล่องข้อมูล:
ใน ข้อมูล คุณต้องกำหนดเกณฑ์ตามการตรวจสอบที่คุณเลือกไว้ใน อนุญาต แท็บ

• จำนวนเต็ม: ระบุค่าต่ำสุดและสูงสุด
• ทศนิยม: กำหนดจำนวนตำแหน่งทศนิยมที่อนุญาต
• รายการ: สร้างรายการรายการที่ยอมรับได้
• วันที่/เวลา: กำหนดค่าวันที่หรือเวลาขั้นต่ำและสูงสุด
• ความยาวของข้อความ: กำหนดจำนวนอักขระขั้นต่ำและสูงสุด
• กำหนดเอง: ป้อนสูตรที่กำหนดเองสำหรับการตรวจสอบ

2 – แท็บข้อความที่ป้อน:
คุณสามารถใช้แท็บนี้เพื่อปรับแต่งข้อความของคุณเพื่อให้คำแนะนำ

ช่อง "แสดงข้อความที่ป้อนเมื่อเลือกเซลล์": แสดงข้อความเมื่อผู้ใช้เลือกเซลล์ที่ได้รับการตรวจสอบ

ช่อง “ชื่อเรื่องและข้อความที่ป้อน”: ปรับแต่งชื่อและข้อความของการแจ้งเตือน

3 – แท็บการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด:

a) “แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดหลังจากป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง”: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ได้รับการแจ้งเตือนหากพวกเขาป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

ข) สไตล์:
เลือกประเภทการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดจากช่องนี้:

• หยุด (ป้องกันการเข้า)
• คำเตือน (แจ้งโดยไม่ปิดกั้น)
• ข้อมูล (ให้ข้อมูลโดยไม่ปิดกั้น)

c)ชื่อเรื่องและข้อความแสดงข้อผิดพลาด: ปรับแต่งชื่อและข้อความสำหรับการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

คำแนะนำที่ 1 – วิธีใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Excel

• เลือกเซลล์หรือช่วงที่คุณต้องการตรวจสอบ
• ไปที่ “ข้อมูล ” แท็บ
• คลิกที่ “การตรวจสอบข้อมูล ” และเลือกประเภทการตรวจสอบที่คุณต้องการ
• กำหนดค่าเกณฑ์ในแท็บทั้งหมดตามความต้องการของคุณ แล้วคลิก “ตกลง ” เพื่อใช้การตรวจสอบ

อ่านต่อไปเพื่อดูตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น

กรณีที่ 1.1 – วิธีการใช้การตรวจสอบข้อมูลในเซลล์ Excel

เรามีชุดข้อมูลด้านล่าง ซึ่งเราจะใช้การตรวจสอบข้อมูลในคอลัมน์ชื่อ “วันเกิด ” เพื่อจัดเก็บวันที่เท่านั้น

• เลือกช่วง F6:F19 .
• คลิกที่ ข้อมูล และเลือก การตรวจสอบข้อมูล

• เลือก วันที่ ในส่วน อนุญาต กล่อง
• เลือก “มากกว่า ” ในกล่องข้อมูล
• ตั้งค่า 1/1/1900 (ดด/วว/ปปปป) เป็น วันที่เริ่มต้น .
• คลิก ตกลง .

• เซลล์ในคอลัมน์จะยอมรับวันที่เป็นอินพุตในรูปแบบ ดด/วว/ปปปป มิฉะนั้น Excel จะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดว่า “ค่านี้ไม่ตรงกับข้อจำกัดในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่กำหนดไว้สำหรับเซลล์นี้”

• หากคุณป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง ระบบจะอนุญาต

กรณีที่ 1.2 – วิธีใช้กฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหลายข้อในเซลล์เดียว

เรามีชุดข้อมูลด้านล่างซึ่งเราจะรับอินพุตและตรวจสอบความถูกต้องในเซลล์ E6 อิงตามเกณฑ์ 1 (ราคามากกว่า 50) และเกณฑ์ 2 (ผลิตภัณฑ์จากรายการเท่านั้น)

• เลือกเซลล์ E6 .
• คลิกที่ ข้อมูล แท็บแล้วไปที่การตรวจสอบข้อมูล

• เลือก กำหนดเอง สำหรับ อนุญาต
• ใช้สูตรต่อไปนี้ใน สูตร กล่อง:

02


• คลิก ตกลง