Dropbox ประกาศ Dropbox Paper ในปี 2015 และเปิดตัวผลิตภัณฑ์ในปี 2017 เป็นวิธีใหม่ในการจัดระเบียบและทำงานร่วมกับสมาชิกทีมจากทั่วโลก โดยพยายามจะได้ส่วนแบ่งจากพายการทำงานร่วมกันออนไลน์ ที่ถูกครอบครองโดย Google Drive และ Office 365 มาหลายปี
Dropbox Paper เดินทางมายาวนานในช่วงเวลาสั้น Dropbox Paper คืออะไร และมันทนทานต่อคู่แข่งได้จริงไหม หรือล้มเหลวภายใต้น้ำหนักของโหypes ของตัวเอง?
Dropbox Paper คืออะไร?
Dropbox Paper เป็นบริการแก้ไขร่วมกัน (Collaborative Editing) พร้อมฟีเจอร์ลากวาง (Drag and Drop) มีความยืดหยุ่นสูง อนุญาตให้ทีมทุกขนาดรวมตัวกันเพื่อสร้าง ตรวจสอบ แก้ไข จัดการ และจัดระเบียบไอเดียสร้างสรรค์ คิดว่ามันเป็นกระดานไวท์บอร์ดเสมือนขนาดยักษ์ ที่สมาชิกทุกคนโต้ตอบพร้อมกันได้
ได้รับการยกย่องในด้านฟังก์ชันการทำงานร่วมกัน รวมถึงการมอบหมายงาน คอมเมนต์ และประวัติการแก้ไข รวมถึงการรองรับการบูรณาการสื่อสมบูรณ์ (Rich Media) จุดที่ผลิตภัณฑ์ดูเหมือนจะล้มเหลวคือขาดตัวเลือกการจัดรูปแบบและฟีเจอร์แก้ไข
Paper ถูกรวมเข้าไปใน Dropbox เองแล้ว ไม่ถือว่าเป็นบริการสแตนด์อโลน (Standalone) อีกต่อไป หมายความว่าคุณต้องมีบัญชี Dropbox ถึงจะใช้ Paper ได้ อย่างไรก็ตาม ผู้ที่ใช้ Paper อยู่แล้วจะยังคงเอกสารที่สร้างไว้ทั้งหมด เพียงตอนนี้จะปรากฏใน Dropbox ในรูปแบบ .paper
Dropbox Paper ต่อ คู่แข่ง
ต่อ Google Docs
"เวลาคุณมาท้าทายกษัตริย์ คุณควรจะไม่ยิงพลาด" สำนวนนี้เหมาะสมมากเมื่อวัด Dropbox Paper กับ Google Docs ในการเปรียบเทียบนี้ Paper ควรใช้เวลาฝึกยิงนานกว่านี้
เป็นธรรมที่จะพูดว่า การเปรียบเทียบโดยตรงไม่ควรเป็นประเด็นโต้แย้ง นอกจากความพยายามทำงานร่วมกันแล้ว พวกมันต่างกันในมุมมองส่วนใหญ่ Google Docs เป็นเครื่องมือจัดรูปแบบและแก้ไขสำหรับเอกสารワード (Word Documents) ส่วน Paper ใกล้เคียงกับซอฟต์แวร์จดบันทึกร่วมกัน (Collaborative Note-taking) มากกว่า
ถ้าต้องพูด Dropbox Paper ดูเหมือนจะเลียนแบบ Evernote และ Microsoft OneNote มากกว่าอะไรก็ตามที่คุณจะพบบน Google Drive
ต่อ Evernote
Evernote เป็นและจะเป็นเครื่องมือจดบันทึกเสมอ คุณฝึกสมองไอเดีย และ Evernote ให้ที่จดบันทึกและเก็บไว้ใช้ภายหลัง คุณจัดหมวดหมู่บันทึกเหล่านี้ด้วยแท็ก (Tags) เพื่อการจัดระเบียบ
Dropbox ทำแตกต่างไปหน่อย เอกสารที่บันทึกจะอยู่ภายใต้โฟลเดอร์ (Folders) นี่คือความคล้ายคลึงกับ Google Docs และ Microsoft ระบบนี้อนุญาตให้สร้างโฟลเดอร์ซ้อนโฟลเดอร์ได้เท่าไหร่ก็ได้ ขึ้นระดับจากความลึกจำกัดของ Evernote มาก
ทั้งสองให้การจัดรูปแบบข้อความพื้นฐาน (Bold, Italics, Bullet points, ฯลฯ) จุดที่ Evernote ได้คะแนนคือรองรับการแก้ไขรูปภาพผ่าน Skitch Paper ก็ต้องการบริการแก้ไขบุคคลที่สาม แต่ไม่รองรับโดยตรง หมายถึงคุณต้องหาเอง
ทั้งสองมีวิธีแชร์คล้ายกัน Paper ใช้ปุ่ม Invite (เชิญ) Evernote ใช้ปุ่ม Share (แชร์) ทั้งคู่ให้ควบคุมสิทธิ์ได้ว่าใครแก้ไขและดูได้บ้าง
เรื่องการทำงานร่วมกัน Paper ส่องสว่างสว่างที่สุด อนุญาตให้ดึงดูดความสนใจบันทึกเฉพาะผ่าน @mention (อัทเมนชัน) จากนั้นสร้างรายการทำ (To-do lists) และมอบหมายงานเฉพาะให้สมาชิกทีมแต่ละคน
ทั้งสองตัวเลือกดี แต่ Evernote ไม่เคยมีการทำงานร่วมกันในใจตอนสร้าง แม้จะมีพื้นที่ร่วมกันสำหรับทีม Paper ยืนสูงเป็นผู้ชนะในด้านนี้
ต่อ Microsoft OneNote
OneNote ให้สร้างสมุดบันทึก (Notebooks) ภายในแต่ละสมุดมีส่วน (Sections) สำหรับสร้างบันทึกข้อความ เสียง และรูปภาพ สามารถใช้แท็กจัดระเบียบบันทึกคล้ายกันข้ามสมุดได้ Paper ใช้ระบบโฟลเดอร์
OneNote บด Paper ในแผนกจัดรูปแบบ ใช้ UI แบบริบบอน (Ribbon-style) คล้าย Google Docs ส่วน Paper ให้แค่ป๊อปอัพขั้นต่ำกับตัวเลือกจำกัด พูดว่าทำเพื่อให้ UI ไม่ซับซ้อนและเข้าถึงง่าย แต่อาจต้องการตัวเลือกเพิ่มอีกนิดหน่อย
ความสามารถในการแชร์ของ Paper ชนะ OneNote แต่นิดหน่อย OneNote ใช้รูปแบบคล้ายกันแชร์เอกสาร แต่ขาดตัวเลือกขั้นสูงเช่นสิทธิ์ (Permissions) หมายถึงใครได้ลิงก็แก้ไขเอกสารได้อย่างไร้ขีดจำกัด แนะนำให้เปิดเฉพาะอีเมลน้อยๆ เพื่อหลีกเลี่ยงเรื่องนี้
OneNote มาพร้อมฟีเจอร์พิเศษมากที่ไม่ค่อยเห็นในแอปจดบันทึก สามารถคำนวณสมการง่ายๆ มีแทรอซอรัส (Thesaurus) และเครื่องมือแปลภาษาในตัว แปลงและส่งบันทึกเป็น PDF และ Word ได้ มีฟังก์ชัน OCR ขั้นสูงสำหรับเปลี่ยนภาพสแกนเป็นบันทึก
Paper ไม่มีสิ่งเหล่านี้ แต่ Paper ยังดีกว่าสำหรับความต้องการการทำงานร่วมกัน สำหรับสมุดบันทึกดิจิทัลที่ผสานรวมกับ Microsoft Office Suite ลึก OneNote คือตัวเลือกที่แน่นอน
Dropbox Paper เหมาะกับใคร?
ผู้สร้าง ผู้ทำงานร่วมกัน และผู้นำเสนอ สามารถได้ประโยชน์จาก Dropbox Paper ได้ แม้จะเป็นขนาดเล็ก มันปรากฏเป็นแผ่นกระดาษสีขาวไร้ที่สิ้นสุด ให้พื้นที่ทำงานใหญ่สำหรับสมองนึกไอเดีย (Brainstorming) และฝังสื่อสมบูรณ์หลากหลาย รวมถึง Trello, YouTube, Spotify และ Vimeo
คุณไม่ได้แค่เพิ่มสื่อ แต่ยังทำให้มันโต้ตอบได้ด้วย หมายถึงคุณสามารถใช้ Dropbox Paper สร้างแผนการสอนให้นักเรียน หรือการนำเสนอวิดีโอและเสียงให้พนักงาน และแชร์สำเนาให้ทุกผู้เข้าร่วม
หนึ่งในฟีเจอร์เยี่ยมของ Paper ที่เอาชนะคู่แข่งคือบล็อกเช็กลิสต์ (Checklist Block) ฟีเจอร์นี้สร้างงาน มอบหมายให้ผู้ร่วมมือ ตั้งวันครบกำหนด และติ๊กถูกเมื่อเสร็จสิ้น อาจมีบักเล็กน้อย เพราะงานจะปรากฏเฉพาะผู้ที่ได้รับมอบหมาย แม้ทุกคนจะเห็นวันครบกำหนด
คุณเพิ่มการ์ด Trello ลง Paper ได้ ซึ่งจะอัปเดตในเอกสารเมื่ออัปเดตบน Trello องค์กรที่ใช้บริการนี้อยู่ อาจพบว่ามีประโยชน์กว่าบล็อกเช็กลิสต์
สรุป Dropbox Paper เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับบริการจดบันทึกส่วนใหญ่ แต่ยังมีทางไกลเมื่อแข่งขันกับ Google และคู่แข่งใหญ่ๆ
