Word มีฟีเจอร์อันทรงพลังมากมายที่ให้คุณจัดระเบียบเอกสารใน Sections, Pages และแม้แต่ Outline ของโครงสร้างเอกสารทั้งหมด แตการจัดเรียงหน้าใน Word ไม่ใช่ฟีเจอร์ที่หาง่ายหรือใช้ง่าย นี่คือ Shortcuts สำหรับการจัดเรียงหน้าใน Word
ควรทราบว่าสำหรับการจัดเรียงหน้าใน Word บน Mac คุณควรข้ามไปที่ Method 3 (Outline View) ที่กล่าวไว้ด้านล่าง
Copy และ Paste น่าเบื่อ
คุณน่าจะใช้วิธี Copy และ Paste ในการย้ายหน้าใน Word มาแล้ว นี่คือสิ่งที่คนส่วนใหญ่ทำ มันใช้แรงมากและยากที่จะรักษา Formatting และ Pages ให้สม่ำเสมอ
วิธีนี้เกี่ยวข้องกับการ Highlight หน้าทั้งหมด แล้วกด Ctrl+X บนคีย์บอร์ดเพื่อ Cut ข้อความที่ Highlight หรือคลิกขวาข้อความที่ Highlight แล้วเลือก Cut
สิ่งนี้จะลบข้อความที่ Highlight ทั้งหมดและย้ายหน้าอื่นๆ ในเอกสารขึ้นไป ย้ายไปหน้าที่คุณต้องการ Paste สิ่งที่คุณเพิ่งลบ วาง Cursor ที่ท้ายหน้าสุดท้ายและกด Ctrl+V บนคีย์บอร์ด หรือคลิกขวาและเลือก Paste (หรือตัวเลือก Paste อื่นๆ)
สิ่งนี้จะแทรกข้อความที่ Highlight ไว้ที่ Cursor ตั้งอยู่และย้ายหน้าอื่นๆ ในเอกสารลงมา
สิ่งนี้ดูเหมือนวิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดเรียงหน้าใน Word แต่มีรายการปัญหายาว
- Space ที่เพิ่มขึ้นที่ท้ายหน้าอาจเปลี่ยน Formatting
- หน้าถัดไปหลังจากที่คุณ Paste อาจไม่เริ่มที่คุณต้องการ
- Page Numbering อาจสับสน
สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ปัญหาที่แก้ง่ายเสมอไป โชคดีที่มีวิธีที่ดีกว่านี้ในการจัดเรียงหน้าใน Word
Method 1: จัดเรียงหน้าใน Word ด้วย Navigation Pane
หนึ่งในวิธีที่เร็วที่สุดในการดูและจัดเรียงหน้าทั้งหมดใน Word คือการใช้ Navigation Pane ที่สร้างอยู่แล้ว
เพื่อเปิดใช้งาน ให้เลือกเมนู View และติ๊กเลือก Checkbox ถัดจาก Navigation Pane
ตอนนี้ ด้านซ้ายของเอกสาร คุณจะเห็นเอกสารจัดระเบียบตามลำดับ Headers
หากเอกสารของคุณจัดรูปแบบดี โดยแต่ละหน้าหรือ Section ที่คุณต้องการย้าย เริ่มต้นด้วย Header นี่เป็นวิธีที่ดีในการย้าย Sections
แค่คลิกค้างที่ Header ที่คุณต้องการย้าย และลากขึ้นหรือลงใน Navigation Pane ปล่อยเมาส์ที่คุณต้องการให้ Section นั้นไป
โดยทั่วไป หากคุณเลือกย้าย Headers ระดับสูงสุด มันจะย้ายทุกอย่าง (รวมถึง Subheadings ของมัน)
หมายเหตุ: วิธีนี้ทำงานดีก็ต่อเมื่อคุณมีเอกสารที่จัดรูปแบบด้วย Header หนึ่งต่อ Section หากคุณใช้ Sub-headers มากหรือ Headers หมายเลข คุณอาจสับสนการจัดระเบียบต้นฉบับในเอกสารด้วยวิธีนี้
Method 2: ใช้ Page Breaks เพื่อจัดเรียงหน้าใน Word ได้ง่ายขึ้น
ตอนนี้เราครอบคลุมวิธีพื้นฐานที่เกือบทุกคนรู้และใช้แล้ว มาดูวิธีขั้นสูงบางอย่างในการจัดเรียงหน้าใน Word
หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดคือการใช้ Page Breaks
Page Breaks บังคับให้สิ้นสุดหน้าที่จุดหนึ่งในเอกสาร หน้าถัดไปจะเริ่มต้นที่หน้าใหม่เสมอ พร้อม Spacing ที่เหมาะสม
เพื่อทำเช่นนี้ ให้วาง Cursor ที่ต้นของ Section ที่คุณต้องการให้เริ่มหน้าใหม่ เลือกเมนู Insert และเลือก Page Break จาก Ribbon
คุณจะเห็น Section ถัดไปถูกผลักลงไปทั้งหมดที่หน้าใหม่โดยสมบูรณ์
หากคุณต้องการดูว่าคุณวาง Page Breaks ไว้ที่ไหนในเอกสาร ให้เลือกเมนู Home และเลือกไอคอน Paragraph นี่จะแสดง Formatting Codes ทั้งหมด เช่น Page Break หรือ Section Break
ตอนนี้คุณสามารถใช้วิธีจัดเรียงในสองส่วนก่อนหน้านี้เพื่อ Copy และ Paste Pages หรือ Headers แต่ตอนนี้เมื่อคุณย้ายสิ่งต่างๆ คุณจะไม่สูญเสีย Formatting ต้นฉบับเลย ขอบคุณ Page Break ทำให้ Formatting ต้นฉบับทั้งหมดถูกเก็บรักษาไว้พร้อมกับ Copy และ Paste
Method 3: จัดเรียงหน้าใน Word ด้วย Outline View
นี่คือเคล็ดลับอีกอย่างในการจัดเรียงหน้าใช้ Headers อย่างสะอาดกว่า ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ วิธีนี้ใช้ได้กับ Word บน Mac ด้วย คุณต้องแน่ใจว่ามี Headers (อย่าง H1 ฯลฯ) ในเอกสารหากคุณต้องการจัดเรียงหน้า
เลือกเมนู View และเปลี่ยม View เป็น Outline
สิ่งนี้จะเปลี่ยนเป็น Outline View และย้ายคุณไปที่เมนู Outlining
คุณจะเห็น Outline ของเอกสารทั้งหมดตาม Headers และ Subheaders วางเมาส์เหนือไอคอน + ด้านซ้ายของ Header ไอคอนเมาส์จะเปลี่ยนเป็น Move Pointer
คลิกค้างเมาส์และเลื่อนขึ้นหรือลงใน Outline ไปที่ตำแหน่งที่คุณต้องการให้ Section นั้นไป คุณจะเห็นเส้นปรากฏที่ Section จะไปเมื่อคุณปล่อยเมาส์
ปล่อยเมาส์เพื่อวาง Section ทั้งหมดในตำแหน่งใหม่ บน Mac มันดูต่างออกไปเล็กน้อย แต่เป็นหลักการเดียวกัน
วิธีนี้คล้ายกับการใช้ Navigation Pane แต่ Layout สะอาดกว่า และง่ายกว่ามากในการย้าย Sections และ Subsections ตามที่คุณต้องการ
แค่เลือก Close Outline View ใน Ribbon เมื่อคุณจัดระเบียบเอกสารเสร็จ
เก็บหน้าให้เป็นระเบียบใน Word
เทคนิคข้างต้นสามารถช่วยคุณจัดเรียงหน้าใน Word ได้โดยไม่ทำให้เอกสารเป็น 엉망 แค่ให้แน่ใจว่าใช้ฟีเจอร์จัดรูปแบบใน Word อย่าง Page Breaks หรือ Section Breaks เพื่อรักษา Page Formatting และ Numbering
เมื่อคุณมีสิ่งเหล่านั้นไว้แล้ว วิธีส่วนใหญ่ที่อธิบายในบทความนี้จะทำงานได้ แตอย่าลืมตรวจสอบทุกครั้งที่คุณจัดเรียงหน้า เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างยังจัดวางอยู่เหมือนที่คุณตั้งใจ
ขอขอบคุณที่วิธีข้างต้นจะ Renumber Headers ของคุณอย่างเหมาะสมขึ้นอยู่กับที่คุณวางหน้า ดังนั้นคุณไม่ต้องกังวลเรื่องการแก้ไข Headers เมื่อคุณย้ายหน้า
หากคุณมองหา Microsoft Word Pro-tips อื่นๆ ให้แน่ใจว่าเช็ค 12 Useful Microsoft Word Tips and Tricks
