ในยุคระบาดระบาดทั่วโลก ซอฟต์แวร์ collaboration กลายเป็นความจำเป็น ไม่ใช่แค่สะดวกสบายสร้างสรรค์ ไม่ได้ง่ายที่จะส่งเอกสารให้เพื่อนร่วมงานโดยไม่ sanitize ทุกพื้นผิวและฝังมันไว้ Collaboration software ช่วยให้คุณยังสื่อสารและแชร์เอกสาร สเปรดชีต ไฟล์ ได้ รีวิวนี้ดู Collabio Spaces ว่าช่วยสื่อสารและ collaborate กับเพื่อนร่วมงานหรือทีมได้ดีแค่ไหนใน real-time และปลอดภัยแบบเปรียบเทียบ
บทความนี้เป็น sponsored article ทำได้โดย Collabio เนื้อหาและความคิดเห็นเป็นของผู้เขียนเพียงผู้เดียว รักษาอิสระบรรณาธิการ แม้จะเป็น sponsored post
Introducing Collabio Spaces
เป้าหมายของ Collabio Spaces ดูเหมือนจะให้ alternative P2P collaboration โดยไม่มีความเสี่ยงจากการแชร์ผ่าน Cloud ปัญหาคือชีวิตเราโคจรรอบการใช้ cloud บางอย่างแล้ว การพยายามเอา collaboration ออกจากกระบวนการอาจยาก ตอน interaction ไม่ง่าย แรงจูงใจแรกคือกลับไปใช้ Cloud แม้แม่พูดว่า "ลองไม่ได้ ให้ยอมแพ้ทำอย่างอื่น"
Collabio Spaces suite ประกอบด้วย document editor, spreadsheet tool, และ PDF annotator สำหรับ macOS และ iOS พร้อมความสามารถลงลายเซ็นออนไลน์และออฟไลน์ มีตัวเลือก collaborate แบบ local และ beta version สำหรับ collaborate ไกลผ่าน Internet จุดแตกต่าง USP คือ real-time
อินเตอร์เฟซ Collabio ค่อนข้าง basic และเบา แต่ก็หมายความว่าไม่ยากที่จะหาสิ่งต่างๆ ชัดเจนวิธีเริ่มไฟล์ใหม่และใช้ template ข้อเสียทันทีสำหรับผมที่ใช้ iPad ตลอดวัน: ไม่มี night mode ผมขาดมัน Dark mode สบายตากว่ามากเมื่อใช้หลายชั่วโมงต่อวัน แต่มาฝากไว้ก่อน ดูโมดูลต่อไป
มีแท็บ "Spaces" สร้าง spaces แยกโปรเจกต์ เนื่องจากคุณสามารถใส่เอกสารพิมพ์ สเปรดชีต PDF ที่ annotate ไว้หลายไฟล์ และหาก collaborate จะอยากแชร์ทุกอย่างใน space เดียว
The Document Editor
Document editor คือ basic มาก มีตัวเลือกแก้ไขข้อความพื้นฐาน: bold, italic, text size, lists ฯลฯ สามารถเพิ่มตาราง รูปภาพ หรือ scan text เข้าไปในข้อความ
การ scan text ง่ายมาก จับซองไปหน้ากล้อง แอป scan ข้อความและเพิ่มที่อยู่ในเอกสาร การเพิ่มไฟล์เสียงให้ collaborator ง่ายเท่ากด record การเพิ่มลายเซ็นก็ง่ายด้วยนิ้วหรือ Apple Pencil
ข้อกังวล: หลังวางลายเซ็นแล้ว ย้ายไม่ง่าย ข้อกังวลอีกอย่าง: collaboration ไกลไม่ทำงานดี สองนักเขียน Make Tech Easier collaborate บนรีวิวนี้ แต่อยู่คนละข้างแอตแลนติก local-based method ไม่ได้ 為了 collaborate locally แชร์ PIN code (คล้าย Zoom meetings) แต่เงื่อนไข: ทั้งคู่ต้องอยู่ Wi-Fi เดียวกัน
เพื่อ collaborate ไกล ต้องใส่ web address ที่แอปมอบหมาย เช่น sharing links ของ Google เราไม่สามารถทำงานได้ reliably ทั้งคู่ต้องเปิดแอปพร้อมกัน ซึ่งยากมากข้ามมหาสมุทร และได้ error messages เมื่อลอง แม้ทำงานบ้างก็ไม่ยาว แต่ capability นี้ใน beta ดูเหมือนต้องการงานเล็กน้อยเพื่อให้ stable และ handshake ที่ปลายทั้งสองได้ถูกต้อง เมื่อทำงานได้ reliably จะเป็น collaboration tool ดีเยี่ยม
Collaborate locally ทำงาน flawless เปิดเอกสาร กดไอคอน share บนบน บอกเพื่อนร่วมทีม PIN ที่โผล่ แล้วกด "Start collaborate" เปิดอยู่ ทีมเมทไปที่ Sessions tab คลิกเอกสารที่แชร์ ใส่ PIN อีกครั้ง เนื่องจากเป็น real-time collaboration tool ทั้งคู่ต้องเปิด Collabio พร้อมกัน
มีตัวเลือก scan หรือ import เอกสาร Import PDF เพื่อ annotate ผม markup hotel booking confirmation ของผม ข้อที่ดีถ้ามี: undo feature Cmd + Z ไม่ทำงาน และไม่มี undo feature อื่นที่หาเจอ นอกจากนี้ up/down arrows ไม่ทำงานบน iPad
เวลา scan เอกสาร จัดให้ตรงแล้ว Collabio จะ auto-snap screenshot และทำต่อจนกว่าจะไม่จับเอกสารอยู่ แล้วคุณเลือกเพิ่มเข้า document, PDF หรือ clipboard เป็น text หรือ image
Export จำกัด format: XODT, OpenDocument, PDF ส่ง copy ส่งได้ format เดียวกัน พร้อม Microsoft Word
บน Mac พิมพ์ง่ายกว่าอย่างชัดเจนด้วยพื้นที่หน้าจอเพิ่ม แต่ tools ไม่ complex หรือ full-featured มากกว่านี้ ยังคงเป็น text editor basic อยู่
Inside the Spreadsheet
แม้จะมีอยู่ก็ดี ผมพบ Spreadsheet function simplistic มาก และยุ่งยากบน iOS version ผมไม่ชอบ spreadsheet โดยทั่วไป แต่ตัวนี้อาจไม่มี capabilities ใน desktop version หรือผมเข้าใจผิดทำให้ยากกว่าที่เป็น จะเป็นอย่างไรก็ตาม ผม setup cells ขนาดต่างๆ ไม่ได้ และสงสัยว่าระดับ refinement อย่างนี้อาจนอกเหนือจาก capabilities ของ iOS version
บน Mac อีกครั้ง สิ่งต่างๆ ง่ายขึ้นเล็กน้อย หน้าจอใหญ่และ mouse control หมายถึงปัญหานิ้วหรือ "digital interference" น้อยลง อินเตอร์เฟซและ controls ยังคง basic อยู่แม้หน้าจอใหญ่
Final Thoughts
เป็นการใช้เทคโนโลยีแบบ novel ที่มี real-time collaboration tool ที่ manipulation ไฟล์เกิดขึ้นบนหลายเครื่องพร้อมกัน แต่พึ่งพาสิ่งที่ต้องการ proximity ใกล้ชิด ทำให้จำกัด ใช้ office suite ฟรีได้ แต่เพื่อ collaborate ต้องจ่าย $3.99/สัปดาห์, $5.99/เดือน, $15.49/3 เดือน, $41.99/6 เดือน, $69.99/ปี
และ remote จากอีกข้างโลก ต้องการ real-time communication มากเพื่อให้ทำงาน สิ่งที่ขาดคือ voice communication channel พร้อมกับเอกสาร ที่ user พูดคุยผ่าน headset ขณะทำงานเอกสาร อาจเป็นสิ่งที่ Collabio Spaces กำลังพัฒนา
ด้วย office suite ที่ basic Collabio Spaces พึ่งพา collaboration tools Locally ทำงาน fabulous แต่สำหรับผู้ไม่อยู่ network เดียวกัน beta version ดูเหมือนต้องการงานเพิ่มเล็กน้อย เมื่อ hit the mark Collabio Spaces อาจ hit it out of the park
