รีวิว Collabio Spaces:การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

ในยุคของการระบาดใหญ่ทั่วโลก ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันกลายเป็นสิ่งจำเป็น ไม่ใช่แค่ความหรูหราเชิงสร้างสรรค์ที่สะดวกสบายเท่านั้น การส่งเอกสารให้เพื่อนร่วมงานไม่ใช่เรื่องง่ายโดยไม่ได้ทำความสะอาดพื้นผิวทุกพื้นผิวสามครั้งแล้วฝังไว้ทั้งหมดในภายหลัง ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันช่วยให้คุณยังคงสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและแบ่งปันเอกสาร สเปรดชีต ไฟล์ ฯลฯ การตรวจทานนี้จะดูที่ Collabio Spaces เพื่อดูว่าชุดสำนักงานที่ทำงานร่วมกันนี้จะช่วยให้คุณสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้ดีเพียงใด หรือสมาชิกในทีมแบบเรียลไทม์และในด้านความปลอดภัยเปรียบเทียบ

นี่เป็นบทความที่ได้รับการสนับสนุนและจัดทำขึ้นโดย Collabio เนื้อหาและความคิดเห็นที่แท้จริงเป็นความคิดเห็นของผู้เขียนแต่เพียงผู้เดียวที่รักษาความเป็นอิสระด้านบรรณาธิการ แม้ว่าจะสนับสนุนโพสต์ก็ตาม

แนะนำ Collabio Spaces

เป้าหมายของ Collabio Spaces ดูเหมือนจะให้ความร่วมมือ P2P ทางเลือกโดยไม่มีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการแบ่งปันผ่านคลาวด์ ปัญหาคือชีวิตของเราหมุนไปรอบ ๆ โดยใช้คลาวด์หรืออย่างอื่น ดังนั้นการพยายามลบการทำงานร่วมกันที่มีอยู่ออกจากกระบวนการจึงอาจเป็นเรื่องยากเล็กน้อย เมื่อการโต้ตอบไม่ได้เกิดขึ้นอย่างง่ายดาย สัญชาตญาณแรกคือการกลับไปใช้คลาวด์ อย่างที่แม่เคยบอกไว้ ถ้าตอนแรกไม่สำเร็จ เลิกทำอย่างอื่นเถอะ

ชุด Collabio Spaces ประกอบด้วยตัวแก้ไขเอกสาร เครื่องมือสเปรดชีต และตัวทำหมายเหตุประกอบ PDF สำหรับทั้ง macOS และ IOS ที่มีความสามารถด้านลายเซ็นทั้งแบบออนไลน์และออฟไลน์ มีตัวเลือกในการทำงานร่วมกันในพื้นที่เช่นเดียวกับสิ่งอำนวยความสะดวกรุ่นเบต้าเพื่อทำงานร่วมกันทางไกลผ่านทางอินเทอร์เน็ต ความแตกต่างคือ USP คือนี่เป็นแบบเรียลไทม์

อินเทอร์เฟซของ Collabio ค่อนข้างธรรมดาและเบาบาง แต่ก็หมายความว่าค้นหาสิ่งต่างๆ ได้ไม่ยาก เห็นได้ชัดว่าจะเริ่มต้นไฟล์ใหม่และวิธีใช้เทมเพลตได้อย่างไร ข้อเสียอย่างหนึ่งสำหรับคนอย่างฉันที่ใช้ iPad ตลอดทั้งวันคือไม่มีโหมดกลางคืน ฉันคิดถึงสิ่งนั้น การมีโหมดมืดจะสบายตาขึ้นมากเมื่อคุณใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อวันในการจ้องหน้าจอ แต่ลองวางมันไว้ข้าง ๆ แล้วดูที่โมดูล

นอกจากนี้ยังมีแท็บ "Spaces" ที่ให้คุณสร้างพื้นที่สำหรับโปรเจ็กต์แยกต่างหาก สิ่งนี้มีประโยชน์ เนื่องจากคุณสามารถใส่เอกสารที่พิมพ์ สเปรดชีต PDF ที่มีคำอธิบายประกอบบางส่วน ฯลฯ และหากคุณกำลังทำงานร่วมกัน คุณต้องการแบ่งปันทุกอย่างในที่เดียว

ตัวแก้ไขเอกสาร

เครื่องมือแก้ไขเอกสารคือฉันต้องพูดพื้นฐานมาก เสนอตัวเลือกการแก้ไขข้อความที่ง่ายที่สุดทั้งตัวหนา ตัวเอียง ขนาดข้อความ รายการ ฯลฯ คุณสามารถเพิ่มลงในตาราง รูปภาพ หรือข้อความสแกนเพื่อแทรกลงในข้อความ

ปรากฎว่าการสแกนข้อความทำได้ง่ายอย่างเหลือเชื่อ ฉันชูซองจดหมายที่กล้องของฉัน และแอปก็สแกนข้อความและเพิ่มที่อยู่ในเอกสารของฉัน การเพิ่มไฟล์เสียงสำหรับผู้ทำงานร่วมกันของคุณนั้นง่ายเหมือนการกดบันทึก การเพิ่มลายเซ็นทำได้ง่ายด้วยนิ้วหรือ Apple Pencil

เมื่อใช้แล้ว ลายเซ็นจะไม่สามารถย้ายได้อย่างง่ายดายนัก สิ่งที่น่าผิดหวังอีกอย่างก็คือความพยายามในการทำงานร่วมกันไม่ได้ผลดีในระยะไกล ผู้เขียน Make Tech Easier สองคนร่วมมือกันในการตรวจสอบนี้ แต่การอาศัยอยู่คนละฟากของมหาสมุทรแอตแลนติก วิธีการที่ใช้ในท้องถิ่นนั้นไม่เป็นปัญหา ในการทำงานร่วมกันในพื้นที่ คุณต้องแชร์รหัสพิน (เหมือนกับที่คุณทำกับการประชุม Zoom) กับผู้ทำงานร่วมกัน แต่สิ่งที่จับได้ว่าทั้งสองฝ่ายต้องใช้เครือข่าย Wi-Fi เดียวกัน

ในการทำงานร่วมกันทางไกล คุณต้องใส่ที่อยู่เว็บที่แอปกำหนด เช่น ลิงก์การแชร์ที่ Google ใช้ เราไม่สามารถทำงานนี้ได้อย่างน่าเชื่อถือ เราทั้งคู่ต้องใช้แอปนี้พร้อมกัน ซึ่งเป็นเรื่องยากอีกครั้งที่จะประสานงานกันในฝั่งตรงข้ามของมหาสมุทร และได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาดเมื่อเราพยายาม แม้ว่ามันจะทำงานไปเรื่อย ๆ แต่ก็ไม่นาน แต่อีกครั้ง ความสามารถนี้อยู่ในรุ่นเบต้า ดังนั้น ดูเหมือนว่าจำเป็นต้องปรับปรุงอีกเล็กน้อยเพื่อให้มีเสถียรภาพและทำการจับมือกันอย่างเหมาะสมที่ปลายทั้งสองข้าง เมื่อทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือ ก็จะเป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันที่ยอดเยี่ยม

การทำงานร่วมกันในพื้นที่ทำงานไม่มีที่ติ เมื่อเอกสารของคุณเปิดอยู่ คุณแตะที่ไอคอนการแชร์ที่ด้านบน บอกหมายเลข PIN ที่ปรากฏขึ้นให้เพื่อนร่วมทีมของคุณทราบ จากนั้นคลิก “เริ่มการทำงานร่วมกัน” เมื่อเปิดขึ้น เพื่อนร่วมทีมของคุณไปที่แท็บเซสชันแล้วคลิกเอกสารที่แชร์และป้อนหมายเลข PIN อีกครั้งเนื่องจากเป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ คุณทั้งคู่จึงต้องเปิด Collabio พร้อมกัน

คุณยังมีตัวเลือกในการสแกนหรือนำเข้าเอกสาร คุณสามารถนำเข้า PDF เพื่อใส่คำอธิบายประกอบได้ ฉันทำเครื่องหมายยืนยันการจองโรงแรมนี้ของฉัน สิ่งที่ควรค่าแก่การมีคือคุณลักษณะเลิกทำ คำสั่ง + Z ใช้งานไม่ได้ และไม่มีฟีเจอร์เลิกทำอื่นๆ ที่ฉันหาเจอ นอกจากนี้ ลูกศรขึ้นและลงไม่ทำงานบน iPad

เมื่อสแกนเอกสาร เมื่อคุณจัดแถวอย่างถูกต้องแล้ว Collabio จะถ่ายภาพหน้าจอโดยอัตโนมัติและจะทำต่อไปจนกว่าคุณจะไม่ได้ถือเอกสารไว้ที่นั่นอีกต่อไป จากนั้นคุณจะมีตัวเลือกในการเพิ่มลงในเอกสาร PDF หรือคลิปบอร์ดเป็นข้อความหรือรูปภาพ

การส่งออกจำกัดเฉพาะรูปแบบของ XODT, OpenDocument และ PDF การส่งสำเนาจะทำให้คุณสามารถส่งในรูปแบบเดียวกันนี้ไปพร้อมกับ Microsoft Word

สำหรับ Mac จะพิมพ์ได้ง่ายกว่าอย่างเห็นได้ชัดด้วยพื้นที่หน้าจอเพิ่มเติม แต่เครื่องมือไม่ได้ซับซ้อนหรือมีคุณสมบัติครบถ้วนมากนัก มันยังเป็นเครื่องมือแก้ไขข้อความพื้นฐานค่อนข้างมาก

ภายในสเปรดชีต

แม้ว่าจะเป็นเรื่องที่ดี แต่ฉันพบว่าฟังก์ชันสเปรดชีตนั้นเรียบง่ายมาก และยังใช้งานได้ยากเล็กน้อยในเวอร์ชัน iOS ฉันไม่ชอบใช้สเปรดชีตเป็นพิเศษ แต่สิ่งนี้ไม่มีความสามารถในเวอร์ชันเดสก์ท็อป หรือเพราะความเข้าใจผิดว่ามันทำงานอย่างไร ฉันจึงทำให้มันยากกว่าที่เป็นอยู่ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ฉันก็คิดไม่ออกว่าจะตั้งค่าเซลล์ขนาดต่างๆ ได้อย่างไร และฉันสงสัยว่าการปรับแต่งเช่นนี้อาจอยู่นอกเหนือความสามารถของเวอร์ชัน iOS

สำหรับ Mac อีกครั้ง สิ่งต่างๆ จะรับมือได้ง่ายขึ้นเล็กน้อย ขนาดหน้าจอที่ใหญ่ขึ้นและการควบคุมเมาส์ทำให้มีปัญหาเรื่องนิ้วน้อยลงหรือ "สัญญาณรบกวนทางดิจิทัล" เพียงครั้งเดียว อินเทอร์เฟซและการควบคุมยังค่อนข้างพื้นฐานแม้จะเป็นพื้นที่หน้าจอที่ใหญ่ขึ้น

ความคิดสุดท้าย

เป็นการใช้เทคโนโลยีใหม่เพื่อให้มีเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ โดยที่การจัดการไฟล์สามารถเกิดขึ้นได้บนหลายเครื่องพร้อมกัน แต่อาศัยบางสิ่งที่คุณต้องอยู่ใกล้กัน ทำให้ค่อนข้างจำกัด คุณสามารถใช้ชุดโปรแกรมสำนักงานได้ฟรี แต่ในการทำงานร่วมกัน คุณจะต้องจ่าย $3.99/สัปดาห์, $5.99/เดือน, $15.49/ทุกสามเดือน, $41.99/ครึ่งปี และ 69.99 ดอลลาร์ต่อปี

และจากอีกซีกโลกหนึ่ง คุณต้องมีการสื่อสารแบบเรียลไทม์เป็นจำนวนมากเพื่อให้สิ่งนี้ทำงาน สิ่งที่ขาดหายไปอาจเป็นช่องทางการสื่อสารด้วยเสียงพร้อมๆ กันกับเอกสาร ซึ่งผู้ใช้จะพูดคุยกันโดยใช้หูฟังขณะทำงานกับเอกสาร บางทีนี่อาจเป็นสิ่งที่ Collabio Spaces มีอยู่ในผลงาน

ด้วยชุดโปรแกรมสำนักงานที่ค่อนข้างธรรมดา Collabio Spaces จึงอาศัยเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน ใช้งานได้ดีในพื้นที่ แต่สำหรับผู้ที่ไม่ได้อยู่ในเครือข่ายเดียวกัน ดูเหมือนว่ารุ่นเบต้าต้องการการทำงานมากกว่านี้ เมื่อถึงเป้าหมายแล้ว Collabio Spaces ก็อาจจะพุ่งออกจากสวนสาธารณะก็ได้