การเรียนรู้ Redlining ใน Microsoft Word:คำแนะนำทีละขั้นตอน

การเปลี่ยนเอกสารเป็นกระบวนการของการเปลี่ยนแปลงในเอกสารที่ช่วยให้ผู้ใช้รายอื่น เช่น ผู้แก้ไขหรือผู้ตรวจสอบ เพื่อดูว่ามีการเปลี่ยนแปลงใดบ้าง เป็นคุณลักษณะที่สำคัญเมื่อคุณมีคนหลายคนทำงานในเอกสารฉบับเดียว

เนื่องจากเป็นหนึ่งในเครื่องมือแก้ไขเอกสารที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในตลาด จึงไม่น่าแปลกใจที่ Microsoft Word จะมีฟีเจอร์นี้ นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้

การขีดเส้นสีแดงเอกสารหมายความว่าอย่างไร

Redlining คือกระบวนการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับเอกสาร วิธีนี้จะไฮไลต์การแก้ไข คำแนะนำ และความคิดเห็น ทำให้สามารถระบุได้ง่ายจากข้อความต้นฉบับ

การกำหนดสีแดงมีประโยชน์ในสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน โดยระบุความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมแต่ละคนอย่างชัดเจน นี่เป็นสิ่งสำคัญเมื่อมีคนหลายคนต้องตรวจทาน แก้ไข หรืออนุมัติเอกสาร

การเพิ่มสีแดงใน Word เป็นกระบวนการที่ขึ้นต้นด้วยฟีเจอร์ "ติดตามการเปลี่ยนแปลง" ฟังก์ชันนี้จะบันทึกทุกการแก้ไขที่ทำในเอกสาร ต่อไปนี้เป็นวิธีการใช้งาน

1. เริ่มต้นด้วยการเปิดเอกสาร Microsoft Word ที่คุณต้องการแก้ไข
2. คลิกแท็บตรวจสอบ จากนั้นคลิกครึ่งล่างของปุ่มติดตามการเปลี่ยนแปลงในกลุ่มการติดตาม เลือกสำหรับทุกคนจากเมนูแบบเลื่อนลง กระบวนการนี้จะเหมือนกันในทุกระบบปฏิบัติการ คุณยังใช้แป้นพิมพ์ลัด Ctrl + Shift + E (Command + Shift + E บน Mac) ได้อีกด้วย

ติดตามการเปลี่ยนแปลงเปิดใช้งานแล้ว นั่นหมายความว่าการเปลี่ยนแปลงทุกอย่างที่คุณทำกับเอกสารจะถูกบันทึกไว้ ข้อความที่แทรกจะถูกขีดเส้นใต้ และข้อความที่ถูกลบจะปรากฏเป็นขีดทับ การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งจะเป็นสีแดง

ตอนนี้ เมื่อคุณส่งเอกสารไปยังผู้ทำงานร่วมกันรายอื่น พวกเขาจะเห็นการแก้ไข

สัมผัสสุดท้าย

การเขียนเอกสาร Microsoft Word อีกครั้งเป็นเรื่องเกี่ยวกับการปรับปรุงความชัดเจนและประสิทธิภาพของการแก้ไขเอกสารและการทำงานร่วมกันของคุณ เมื่อเข้าใจวิธีการขีดเส้นสีแดงในเอกสาร คุณจะมั่นใจได้ว่าทุกโครงการที่คุณทำอยู่จะได้รับการจัดการอย่างแม่นยำในทุกการแก้ไข

นอกเหนือจากการขีดเส้นสีแดงแล้ว ให้รักษาการสื่อสารที่ชัดเจนและเปิดกว้างระหว่างผู้ทำงานร่วมกันคนอื่นๆ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ