แม้ว่า Microsoft จะมีแอปพลิเคชันสไตล์บอร์ด Kanban (Microsoft Planner) อยู่แล้ว แต่ Microsoft Lists ที่ออกใหม่ก็ตอบสนองความต้องการเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่มีจุดประสงค์ทั่วไปมากขึ้น มาดูกันว่าคุณสามารถใช้ Microsoft Lists ด้วยตัวเองได้อย่างไร
ผู้ใช้ที่คุ้นเคยกับ Microsoft Sharepoint จะสังเกตเห็นความคล้ายคลึงกับแอป Lists ใหม่ เนื่องจากเป็นเวอร์ชันอัปเกรดของเครื่องมือเดียวกัน แม้ว่ารายการ Sharepoint ส่วนใหญ่เกี่ยวกับการจัดการข้อมูลและสามารถเข้าถึงได้ผ่านสเปรดชีต Excel แต่รายการ Microsoft จะเน้นที่การทำงานร่วมกันมากกว่าและสามารถดูได้ด้วยวิธีที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้หลายวิธี
รายการ Microsoft คืออะไร
Microsoft Lists ได้รับการอธิบายไว้ค่อนข้างดีตามชื่ออยู่แล้ว แต่จำนวนผลิตภัณฑ์ที่คล้ายคลึงกันในคลังแสงของ Microsoft ยังคงสร้างความสับสนเล็กน้อย Microsoft To-Do ให้คุณเพิ่มงานลงในรายการได้แล้ว ในขณะที่ Microsoft Planner ทำงานเป็นเครื่องมือในการทำงานร่วมกันเป็นทีมที่คล่องตัว แล้วก็มี Sharepoint ซึ่งให้คุณสร้างรายการที่แชร์ได้เช่นกัน
Microsoft Lists สร้างความแตกต่างจากแอปพลิเคชันเหล่านี้ด้วยอินเทอร์เฟซที่ทันสมัย การรองรับข้ามแพลตฟอร์ม และการปรับแต่งที่น่าทึ่ง มันไม่ได้พยายามที่จะแทนที่เครื่องมือเหล่านี้ แต่เพื่อเสริม และด้วยเหตุนี้ จึงมีการรวมระบบเข้ากับ Planner และ Sharepoint แบบเนทีฟ
รายการมีไว้เพื่อสร้างรายการอเนกประสงค์ของอะไรก็ได้ ตั้งแต่งานไปจนถึงกิจกรรมในปฏิทิน และแม้แต่การป้อนข้อมูลเท่านั้น ซึ่งจับคู่กับความสามารถในการแชร์รายการเหล่านี้กับ Microsoft Teams (อีกครั้งแบบผสานรวมโดยกำเนิด) เพื่อหารือและทำงานร่วมกันในรายการใดๆ
โดยพื้นฐานแล้ว Microsoft Lists ทำงานเป็นทางเลือกที่มีประสิทธิภาพแทนเครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Trello สำหรับทีมที่ใช้ชุด Office 365 ซึ่งอุดช่องว่างสำคัญในความสามารถของระบบนิเวศของ Microsoft
เนื่องจาก Microsoft Lists มีวัตถุประสงค์เพื่อทำงานเป็นเครื่องมือสร้างรายการร่วมกันที่มีจุดประสงค์ทั่วไป จึงได้รับการออกแบบให้เป็นแพลตฟอร์มข้ามแพลตฟอร์ม นอกจากแอปเดสก์ท็อปแล้ว คุณยังสามารถดาวน์โหลดแอป Lists บนอุปกรณ์เคลื่อนที่บน Android และโทรศัพท์ iOS ได้ นอกเหนือจากเวอร์ชันเว็บที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านเบราว์เซอร์ใดก็ได้
มันเป็นส่วนหนึ่งของชุด Office 365 แต่คุณยังสามารถใช้เป็นตัวอย่างในตอนนี้กับบัญชี Microsoft ใดก็ได้ แม้ว่าจะไม่ได้สมัครสมาชิก Office ก็ตาม
- หากต้องการทดลองใช้การแสดงตัวอย่าง Microsoft Lists ให้ไปที่ list.live.com ซึ่งทำหน้าที่เป็นเว็บแอปสำหรับเครื่องมือนี้ คุณอาจต้องเข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Microsoft ของคุณจึงจะสามารถเข้าถึงได้
- อินเทอร์เฟซดูสะอาดตาและไม่เกะกะ โดยมีปุ่มเดียวที่โดดเด่นอยู่ที่ด้านบน:รายการใหม่ คลิกเพื่อสร้างรายการแรกของเรา
- นี่คือที่ที่เราได้เห็นแวบแรกเกี่ยวกับความยืดหยุ่นของ Microsoft Lists คุณสามารถสร้างรายการว่าง ใช้เทมเพลตสำเร็จรูป หรือนำเข้าไฟล์ .csv เป็นรายการได้ ซึ่งคล้ายกับ Microsoft Sharepoint และแน่นอน คุณสามารถเลือกเทมเพลตเพื่อสร้างรายการประเภทเฉพาะได้
- การเลือกเทมเพลตยังช่วยให้คุณเห็นตัวอย่างว่าเทมเพลตจะมีลักษณะอย่างไรพร้อมกับข้อมูลที่กรอกไว้ หลังจากนั้นคุณสามารถคลิกปุ่มใช้เทมเพลตเพื่อดำเนินการต่อได้
- ตอนนี้ เพียงป้อนชื่อสำหรับรายการ พร้อมด้วยคำอธิบายเพิ่มเติมเพื่อให้เข้าใจวัตถุประสงค์ของรายการได้ง่ายขึ้น สีและไอคอนจะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้น (ขึ้นอยู่กับประเภทของเทมเพลต) แต่คุณสามารถเปลี่ยนสิ่งเหล่านี้ได้เช่นกันหากต้องการ เลือกสร้างเมื่อคุณพอใจ
- รายการใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมกับฟิลด์ (คอลัมน์) ทั้งหมดที่มีอยู่แล้ว และพร้อมที่จะยอมรับข้อมูล คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ได้ด้วยปุ่มเพิ่มคอลัมน์ทางด้านขวา และแถวใหม่ด้วยตัวเลือกเพิ่มรายการใหม่ทางด้านซ้าย
- หมวดหมู่ได้รับการกำหนดค่าตามประเภทข้อมูลตามลำดับแล้ว ดังนั้นสำหรับฟิลด์ เช่น วันที่ คุณจะได้รับปฏิทินให้เลือก
- เพียงป้อนข้อมูลในฟิลด์ทั้งหมดเพื่อสร้างรายการใหม่ ทำซ้ำขั้นตอนนี้กับรายการได้มากเท่าที่คุณต้องการเพิ่ม ดังที่คุณอาจสังเกตเห็น ฟิลด์สร้างโดยจะติดตามว่าใครเป็นผู้เพิ่มรายการ ทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบในกรณีที่มีคนหลายคนใช้รายการเดียวกัน
และนั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องเริ่มต้น ผู้ที่เชี่ยวชาญ Excel (หรือ Sharepoint) จะพบฟีเจอร์ที่คล้ายกันมากมาย เช่น การเรียงลำดับข้อมูลในคอลัมน์ หรือใช้ตัวกรองเพื่อดูรายการที่เลือก
คุณยังสามารถส่งออกรายการใดๆ ในรูปแบบไฟล์ CSV หรือไฟล์ Microsoft Power BI ด้วยปุ่มส่งออกที่ด้านบน
การแบ่งปันรายการ
เนื่องจากหลักการทั้งหมดของ Microsoft Lists คือการทำงานร่วมกับผู้อื่น เรามาดูกันว่าคุณสามารถแชร์รายการที่คุณสร้างขึ้นได้อย่างไร
- เปิดรายการ Microsoft ที่มีอยู่
- คลิกปุ่มแชร์จากแถบด้านบน
- หน้าต่างเล็กๆ จะปรากฏขึ้น เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มชื่อและข้อความสำหรับบุคคลที่คุณแชร์รายการด้วย ทั้งหมดนี้เป็นทางเลือกเนื่องจากสิ่งเดียวที่คุณต้องทำคือคัดลอกลิงก์และแชร์กับสมาชิกในทีมของคุณ
- ตามค่าเริ่มต้น การอนุญาตลิงก์จะถูกตั้งค่าให้อนุญาตให้ทุกคนที่มีลิงก์สามารถแก้ไขรายการได้ (หลังจากลงชื่อเข้าใช้) แต่คุณก็สามารถแก้ไขได้เช่นกัน คลิกที่ปุ่มการตั้งค่าการแบ่งปันที่ด้านบนของหน้าต่างเล็กๆ นี้ (ไอคอนรูปเฟือง) เพื่อดูตัวเลือกที่มีทั้งหมด
- ขณะนี้ คุณสามารถเปลี่ยนการเข้าถึงการแชร์ ตั้งแต่การปิดข้อกำหนดการลงชื่อเข้าใช้ไปจนถึงการจำกัดไว้เฉพาะบุคคลที่เพิ่มในองค์กรของคุณ คุณยังสามารถตั้งรหัสผ่านเพื่อความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่ง หรือเปลี่ยนประเภทการอนุญาตที่ลิงก์มอบให้ โดยจำกัดให้สามารถดูได้เฉพาะในกรณีที่จำเป็นเท่านั้น เลือกใช้เมื่อคุณเสร็จสิ้นเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงมีผล
ไม่ต้องกังวลกับข้อผิดพลาดใดๆ ที่เกิดขึ้นในส่วนนี้ คุณสามารถใช้ปุ่มจัดการการเข้าถึงที่ด้านบนขวาเพื่อแก้ไขสิทธิ์ผู้ใช้สำหรับรายการที่กำหนด
การสร้างมุมมองในรายการ Microsoft
รายการเริ่มต้นไม่ใช่วิธีเดียวในการดูรายการ Microsoft คุณสามารถเลือกจากสี่มุมมองที่แตกต่างกัน:รายการ ปฏิทิน แกลเลอรี และกระดาน
ความยืดหยุ่นในการแสดงข้อมูลเป็นภาพเป็นข้อดีอีกประการหนึ่งที่รายการมีมากกว่า Sharepoint ไม่มีมุมมองที่สมบูรณ์แบบ ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของรายการที่เป็นปัญหา มุมมองบางมุมมองจะเหมาะสมกว่ามุมมองอื่นๆ
- หากต้องการสร้างมุมมองใหม่ ให้เปิดรายการแล้วคลิกปุ่มเพิ่มมุมมองทางด้านขวา (พร้อมไอคอน +)
- ที่นี่คุณสามารถเลือกประเภทของรายการและป้อนข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็นได้ แกลเลอรีและมุมมองรายการเริ่มต้นต้องการเพียงชื่อ ในขณะที่บอร์ดต้องการให้คุณระบุคอลัมน์เพื่อจัดระเบียบรายการตาม มุมมองปฏิทินจะถามถึงเลย์เอาต์ (เดือนหรือสัปดาห์) พร้อมด้วยวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด
- คลิกที่ปุ่มสร้างหลังจากป้อนข้อมูลเพื่อสร้างมุมมองใหม่สำหรับคุณ
- คุณสามารถแก้ไขรายการใหม่ในมุมมองนี้เอง หรือเปลี่ยนกลับไปเป็นมุมมองตารางโดยใช้ปุ่มเฉพาะที่ด้านบนซ้าย
- หากคุณมีหลายมุมมอง การนำเมนูสามจุดทางด้านขวาลงมาจะช่วยให้คุณเลือกได้
งานอัตโนมัติโดยการสร้างกฎ
คุณสมบัติที่สำคัญของแอปสร้างรายการร่วมกันคือทำให้งานบางอย่างเป็นไปโดยอัตโนมัติได้ โชคดีที่ Microsoft Lists ช่วยคุณได้
เราพูดว่างาน แต่ในตอนนี้สิ่งเดียวที่คุณทำให้เป็นอัตโนมัติได้คือการแจ้งเตือน คุณสามารถตั้งค่ารายการเพื่อแจ้งให้คุณทราบเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง เพื่อให้คุณติดตามว่าทีมของคุณใช้รายการอย่างไร
- โดยคลิกที่ปุ่มกฎบนแถบด้านบน และเลือกสร้างกฎ
- หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้น แจ้งให้คุณเลือกประเภทของเงื่อนไขที่คุณต้องการทริกเกอร์การแจ้งเตือน เลือกไอคอนที่ตรงกับความต้องการของคุณ
- ป้อนข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็น (เช่น ชื่อของคอลัมน์ที่จะติดตามและเงื่อนไขเพิ่มเติมใด ๆ) และชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่จะได้รับการแจ้งเตือน
- เลือกสร้างเมื่อคุณดำเนินการเสร็จสิ้นเพื่อให้กฎใหม่มีผล
- คุณสามารถไปที่กฎ> จัดการกฎได้ตลอดเวลาเพื่อดูกฎที่ทำงานอยู่ในรายการและปิดการใช้งานด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
รายการ Microsoft คุ้มค่าหรือไม่
สำหรับใครก็ตามที่คุ้นเคยกับระบบนิเวศของ Office 365 แล้ว แอป Microsoft Lists เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบทุกอย่าง ไม่ว่าคุณจะทำงานกับทีมเล็กๆ หรือทั้งแผนกขององค์กรก็ตาม
คุณสามารถสร้างงาน แสดงรายการกิจกรรมในปฏิทิน และหารือทุกรายการกับเพื่อนร่วมทีมของคุณได้ รายการสามารถปรับแต่งได้อย่างมาก โดยมีเทมเพลตหลายแบบเพื่อสร้างรายการที่สมบูรณ์แบบสำหรับกรณีการใช้งานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการเริ่มต้นพนักงานหรือตัวติดตามค่าใช้จ่าย
และนั่นคือก่อนที่เราจะเข้าสู่การบูรณาการแบบเนทิฟกับแอป Office 365 อื่นๆ เช่น Teams หรือ Planner ทำให้เป็นเครื่องมือในองค์กรที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้ที่คุ้นเคยกับแอปพลิเคชันของ Microsoft
