ในขณะที่ Microsoft มีแอปพลิเคชันแบบ Kanban board แล้ว (Microsoft Planner) Microsoft Lists ที่เผยแพร่ใหม่ตอบสนองความต้องการสำหรับเครื่องมือทำงานร่วมกันแบบทั่วไปมากขึ้น มาดูว่าคุณสามารถใช้ Microsoft Lists เองได้อย่างไร
ผู้ใช้ที่คุ้นเคยกับ Microsoft Sharepoint จะสังเกตเห็นความคล้ายคลึงกับแอป Lists ใหม่ เพราะมันเป็นเวอร์ชันที่อัปเกรดของเครื่องมือเดียวกัน ในขณะที่ Sharepoint lists เน้นการจัดการข้อมูลและเข้าถึงได้ผ่านสเปรดชีต Excel Microsoft Lists เน้นการทำงานร่วมกันมากกว่า และสามารถมองเห็นได้ในหลายมุมมุมที่ใช้งานง่าย
Microsoft Lists คืออะไร?
Microsoft Lists ถูกอธิบายได้ดีแล้วโดยชื่อของมัน แต่จำนวนผลิตภัณฑ์ที่คล้ายกันในอาร์เซนัลของ Microsoft ยังทำให้สับสนอยู่บ้าง Microsoft To-Do ให้คุณเพิ่มงานในรายการแล้ว ในขณะที่ Microsoft Planner ทำงานเป็นเครื่องมือทำงานร่วมกันทีม agile ที่เหมาะสม และแล้วก็มี Sharepoint ที่ให้คุณสร้างรายการที่แชร์ได้เช่นกัน
Microsoft Lists แยกตัวออกมาจากแอปพลิเคชันเหล่านี้ด้วยอินเทอร์เฟซทันสมัย การรองรับข้ามแพลตฟอร์ม และการปรับแต่งที่ยอดเยี่ยม มันไม่ได้มักจะแทนที่เครื่องมือเหล่านี้ แต่เพื่อเสริมเติมพวกมัน และเพื่อจุดประสงค์นี้จึงมีการรวมตัวโดยตรงกับ Planner และ Sharepoint
Lists หมายถึงการสร้างรายประเภทหลายวัตถุประสงค์ของ อะไรก็ได้ ตั้งแต่งาน เหตุการณ์ปฏิทิน และแม้แต่รายการข้อมูล สิ่งนี้คู่กับความสามารถในการแชร์รายการเหล่านี้กับ Microsoft Teams (อีกครั้ง รวมโดยตรง) เพื่ออภิปรายและทำงานร่วมกันบนรายการใดๆ
โดยปกติ Microsoft Lists ทำงานเป็นตัวเลือกที่ทรงพลังแทนเครื่องมือจัดการโครงการอย่าง Trello สำหรับทีมที่ใช้ชุด Office 365 ปิดช่องว่างความสามารถหลักในระบบนิเวศของ Microsoft
เนื่องจาก Microsoft Lists มีเจตนาทำงานเป็นเครื่องมือสร้างรายการทำงานร่วมกันแบบทั่วไป มันจึงถูกออกแบบมาเป็น cross-platform นอกจากแอปเดสก์ท็อป คุณยังสามารถดาวน์โหลดแอป Lists บนมือถือ Android และ iOS ได้ นอกจากเวอร์ชันเว็บที่เข้าถึงได้ผ่านเบราว์เซอร์ใดๆ
มันเป็นส่วนหนึ่งของชุด Office 365 แต่คุณยังสามารถใช้เป็น preview ได้ตอนนี้ด้วยบัญชี Microsoft ใดๆ แม้ไม่มีการสมัครสมาชิก Office
- เพื่อลอง Microsoft Lists preview ให้ไปที่ lists.live.com ซึ่งทำหน้าที่เป็นเว็บแอปสำหรับเครื่องมือนี้ คุณอาจต้องล็อกอินด้วยบัญชี Microsoft เพื่อเข้าถึง
- อินเทอร์เฟซสะอาดและไม่ซับซ้อน มีปุ่มหนึ่งเด่นที่ด้านบน: New list คลิกมันเพื่อสร้างรายการแรกของเรา
- นี่คือที่เราได้เหลึก่อนหน้าของความยืดหยุ่นของ Microsoft Lists คุณสามารถสร้าง Blank list ใช้เทมเพลตสำเร็จรูป หรือนำเข้าไฟล์ .csv เป็นรายการ คล้ายกับ Microsoft Sharepoint และแน่นอน คุณยังสามารถเลือกเทมเพลตเพื่อสร้างประเภทเฉพาะของรายการได้
- การเลือกเทมเพลตยังให้คุณดูตัวอย่างว่ามันจะเป็นอย่างไรเมื่อเติมข้อมูลแล้ว หลังจากนั้นคุณสามารถคลิกปุ่ม Use template เพื่อดำเนินการต่อ
- ตอนนี้แค่ป้อนชื่อสำหรับรายการ พร้อมคำอธิบายเพิ่มเติมเพื่อให้เข้าใจวัตถุประสงค์ของรายการง่ายขึ้น สีและไอคอนจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติ (ตามประเภทเทมเพลต) แต่คุณสามารถเปลี่ยนได้ถ้าต้องการ เลือก Create เมื่อคุณพอใจ
- รายการใหม่จะเปิดพร้อมฟิลด์ทั้งหมด (คอลัมน์) ที่มีอยู่แล้ว พร้อมรับข้อมูล คุณสามารถเพิ่มฟิลด์เพิ่มเติมด้วยปุ่ม Add column ด้านขวา และแถวใหม่ด้วยตัวเลือก Add new item ด้านซ้าย
- หมวดหมู่ถูกกำหนดค่าพร้อมชนิดข้อมูลของพวกมันแล้ว ดังนั้นสำหรับฟิลด์อย่าง date คุณจะได้ปฏิทินให้เลือก
- เพียงป้อนทุกฟิลด์เพื่อสร้างรายการใหม่ ทำซ้ำกระบวนการสำหรับรายการเท่าไหร่ที่คุณต้องการเพิ่ม ตามที่คุณสังเกต ฟิลด์ Created by ติดตามว่าใครเพิ่มรายการ ทำให้จัดระเบียบง่ายขึ้นในกรณีที่มีหลายคนใช้รายการเดียวกัน
และนั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อเริ่มต้น ผู้ที่เชี่ยวชาญ Excel (หรือ Sharepoint) จะพบฟีเจอร์คล้ายกันมากมาย เช่น การจัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์ หรือใช้ Filters เพื่อดูช่วงของรายการ
คุณแม้แต่อาจส่งออกรายการใดๆ เป็นไฟล์ CSV หรือไฟล์ Microsoft Power BI ด้วยปุ่ม Export ด้านบน
การแชร์รายการ
เนื่องจากทั้ง premise ของ Microsoft Lists เกี่ยวกับการทำงานร่วมกับผู้อื่น มาลองดูว่าคุณสามารถแชร์รายการที่คุณสร้างได้อย่างไร
- เปิด Microsoft List ที่มีอยู่
- คลิกปุ่ม Share จากแถบด้านบน
- หน้าต่างเล็กจะปรากฏ ให้คุณเพิ่มชื่อและข้อความสำหรับผู้ที่คุณแชร์รายการกับพวกเขา ทั้งหมดเป็นตัวเลือก เนื่องจากสิ่งเดียวที่คุณต้องทำคือ Copy link และแชร์กับสมาชิกทีม
- โดยค่าเริ่มต้น สิทธิ์ลิงก์ถูกตั้งให้อนุญาตให้ใครก็ตามที่มีลิงก์แก้ไขรายการได้ (หลังลงชื่อเข้าใช้) แต่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ คลิกปุ่ม Sharing settings บนด้านบนของหน้าต่างเล็กนี้ (ไอคอนเฟือง) เพื่อดูตัวเลือกทั้งหมด
- ตอนนี้คุณสามารถเปลี่ยนการเข้าถึงการแชร์ ได้ ตั้งแต่ปิดข้อกำหนดการลงชื่อเข้าใช้ จนถึงจำกัดให้เฉพาะคนที่เพิ่มในองค์กรของคุณ คุณยังสามารถตั้งรหัสผ่านเพื่อชั้นความปลอดภัยเพิ่มเติม หรือเปลี่ยนว่าลิงก์ให้สิทธิ์อะไร จำกัดให้เป็น view only หากคุณต้องการ เลือก Apply เมื่อเสร็จ เพื่อนำการเปลี่ยนแปลงเข้าใช้
อย่ากังวลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดที่ทำในส่วนนี้ คุณสามารถใช้ปุ่ม Manage access ด้านขวาบนเพื่อปรับสิทธิ์ผู้ใช้สำหรับรายการใดๆ ได้ตลอดเวลา
การสร้าง Views ใน Microsoft Lists
รายการเริ่มต้นไม่ใช่วิธีเดียวในการมอง Microsoft list คุณสามารถเลือกจาก 4 มุมมุมที่แตกต่างกัน: List, Calendar, Gallery, และ Board
ความยืดหยุ่นในการแสดงข้อมูลนี้เป็นข้อได้เปรียบอีกอย่างของ Lists เทียบกับ Sharepoint ไม่มีมุมมุมที่สมบูรณ์แบบ — ขึ้นอยู่กับเนื้อหาของรายการ มุมมุมบางอย่างเหมาะสมกว่าอื่นๆ
- เพื่อสร้างมุมมุมใหม่ ให้เปิดรายการและคลิกปุ่ม Add a view ด้านขวา (พร้อมไอคอน +)
- ที่นี่คุณสามารถเลือกประเภทของรายการและป้อนข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็น Gallery และมุมมุม List เริ่มต้นต้องการแค่ชื่อ ในขณะที่ Board ต้องการคุณระบุคอลัมน์เพื่อจัดระเบียบรายการ มุมมุม Calendar ขอ layout (Month หรือ Week) พร้อมวันที่เริ่มและสิ้นสุด
- คลิกปุ่ม Create หลังจากป้อนข้อมูล เพื่อให้มุมมุมใหม่ถูกสร้างให้คุณ
- คุณสามารถแก้ไขรายการใหม่ในมุมมุมนี้ได้ หรือสลับกลับไปที่ grid view โดยใช้ปุ่มเฉพาะทางด้านซ้ายบน
- ถ้าคุณมีหลายมุมมุม การดึงเมนูสามจุดด้านขวาจะให้คุณเลือกจากพวกเขา
ทำงานอัตโนมัติโดยการสร้าง Rules
ฟีเจอร์สำคัญของแอปสร้างรายการทำงานร่วมกันคือความสามารถในการทำงานอัตโนมัติบางอย่าง โชคดีที่ Microsoft Lists ครอบคลุมคุณไว้
เราบอกว่า "งาน" แต่วันนี้ สิ่งเดียวที่คุณสามารถทำให้อัตโนมัติคือ การแจ้งเตือน คุณสามารถตั้งค่ารายการให้แจ้งเตือนคุณเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง ทำให้คุณติดตามได้ว่าทีมของคุณใช้รายการอย่างไร
- เพื่อทำสิ่งนี้ ให้คลิกปุ่ม Rules บนแถบด้านบน และเลือก Create a rule
- หน้าต่างใหม่จะปรากฏ แจ้งให้คุณเลือกประเภทของเงื่อนไขที่คุณต้องการให้ทริกเกอร์การแจ้งเตือน เลือกไอคอนที่ตรงกับความต้องการของคุณ
- ป้อนข้อมูลเพิ่มเติมที่จำเป็น (เช่น ชื่อคอลัมน์ที่ต้องการติดตาม และเงื่อนไขเพิ่มเติม) และชื่อหรืออีเมลของผู้ที่จะได้รับการแจ้งเตือน
- เลือก Create เมื่อเสร็จ เพื่อนำกฎใหม่เข้าใช้
- คุณสามารถไปที่ Rules > Manage rules ได้ตลอดเวลา เพื่อดูกฎที่รันบนรายการ และปิดใช้งานได้ด้วยการคลิก
Microsoft Lists คุ้มค่าหรือไม่?
สำหรับทุกคนที่คุ้นเคยกับระบบนิเวศ Office 365 แล้ว แอป Microsoft Lists เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเก็บทุกอย่างให้เป็นระเบียบ ไม่ว่าคุณจะทำงานกับทีมเล็กหรือแผนกองค์กรเต็มรูปแบบ
คุณสามารถสร้างงาน รายการเหตุการณ์ปฏิทิน และอภิปรายทุกรายการกับเพื่อนร่วมทีม รายการสามารถปรับแต่งได้มาก มีเทมเพลตหลายอย่างสร้างรายการที่สมบูรณ์แบบสำหรับกรณีใช้งานของคุณ ไม่ว่าจะเป็น Employee onboarding หรือ Expense tracker
และนั่นก่อนที่เราจะเข้าสู่การรวมตัวโดยตรงกับแอป Office 365 อื่นๆ อย่าง Teams หรือ Planner ทำให้มันเป็นเครื่องมือจัดระเบียบที่สมบูรณ์แบบสำหรับคนที่คุ้นเคยกับแอปพลิเคชันของ Microsoft
