เครื่องมือการวิเคราะห์ด่วนจะแปลงวิธีการจัดการการวิเคราะห์ข้อมูลใน Excel คุณสมบัติ Microsoft Excel นี้ช่วยให้คุณเข้าถึงตัวเลือกการวิเคราะห์ต่างๆ ได้ง่ายและรวดเร็ว ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง คุณสามารถเปลี่ยนข้อมูลของคุณให้เป็นตารางสรุปสาระสำคัญและตารางสรุปข้อมูล เส้นประกายไฟ หรือแผนภูมิได้
ฟีเจอร์ของ Excel ส่วนใหญ่หาได้ง่ายบน Ribbon หรือในเมนู อย่างไรก็ตาม เครื่องมือการวิเคราะห์ด่วนจะแตกต่างออกไป เป็นคุณลักษณะแบบแยกส่วนที่จะเปิดเผยตัวเองเมื่อคุณเลือกช่วงของเซลล์ ดำเนินการต่อและเน้นช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการใช้งาน
สังเกตเห็นกล่องเล็กๆ ที่มีไอคอนรูปสายฟ้าอยู่ข้างในใช่ไหม ที่มุมขวาล่างของการเลือกที่คุณเพิ่งทำ นั่นคือปุ่มการวิเคราะห์ด่วน หากคุณคลิก เมนูจะเปิดขึ้น และคุณสามารถเลือกคุณสมบัติต่างๆ ได้ 
อีกวิธีหนึ่งในการเข้าถึงคุณลักษณะการวิเคราะห์ด่วนคือการกดแป้นพิมพ์ลัด Ctrl + Q มันจะเปิดใช้งานเครื่องมือวิเคราะห์ด่วนโดยอัตโนมัติ
โปรดจำไว้ว่าเครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วจะไม่แสดงขึ้นหากคุณเลือกเซลล์ คอลัมน์ หรือแถวว่าง ใช้ได้กับการเลือกข้อมูลเท่านั้น ดังนั้นเซลล์ที่ไฮไลต์ของคุณควรมีข้อมูลดิบ
วิธีเปิดใช้งานเครื่องมือวิเคราะห์ด่วนใน Excel
หากคุณไม่เห็นปุ่มการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว อาจเป็นไปได้ว่าฟีเจอร์นี้ถูกปิดใช้งานใน Microsoft Excel เวอร์ชันของคุณ ไม่ต้องกังวล คุณสามารถเปิดใช้งานได้ด้วยตนเอง เพียงทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้:
- ไปที่แท็บไฟล์บน Ribbon ของ Excel
- เลือกตัวเลือกที่ด้านล่างของเมนูด้านซ้าย
- เลือกทั่วไปจากหน้าต่างตัวเลือกของ Excel
- ค้นหาตัวเลือกแสดงการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วในส่วนที่เลือก และทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากตัวเลือกนั้น
- หากต้องการบันทึกการตั้งค่า ให้คลิกปุ่มตกลงที่ด้านล่างของหน้าต่างตัวเลือก
ตอนนี้ คุณจะเห็นปุ่มการวิเคราะห์ด่วนเมื่อคุณทำการเลือก หากคุณต้องการปิด ให้ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากแสดงตัวเลือกการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วในการเลือก
ที่เกี่ยวข้อง: ต้องการดูว่าข้อมูลตัวอย่างตรงกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่เพียงใด ดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับการคำนวณข้อผิดพลาดมาตรฐานใน Excel
การใช้เครื่องมือวิเคราะห์ด่วนใน Excel
เครื่องมือการวิเคราะห์ด่วนใช้งานง่ายกว่าสูตรและฟังก์ชัน Excel ที่ซับซ้อนมาก มันใช้งานง่ายมากและเมนูก็ใช้ง่ายมาก หากต้องการใช้เครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว ให้ลองทำดังนี้:
- เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการทำการวิเคราะห์ข้อมูล อาจเป็นชุดข้อมูลที่เกี่ยวข้องก็ได้ ตั้งแต่สตริงข้อความไปจนถึงตารางที่มีตัวเลข
- คลิกปุ่มเครื่องมือวิเคราะห์ด่วนที่ปรากฏที่ด้านล่างของตัวเลือก หรือกด Ctrl + Q บนแป้นพิมพ์ของคุณ
- เลือกหมวดหมู่คุณสมบัติที่ต้องการจากเมนูการวิเคราะห์ด่วน คุณสามารถวางเมาส์เหนือตัวเลือกที่ต้องการเพื่อดูตัวอย่างว่าจะเปลี่ยนแปลงข้อมูลของคุณอย่างไร
- การคลิกตัวเลือกที่ต้องการจะนำไปใช้กับข้อมูลที่เลือกโดยอัตโนมัติ
การใช้เครื่องมือวิเคราะห์ด่วนนั้นง่ายและรวดเร็วเพียงใด แต่หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับหมวดหมู่ที่มีอยู่ โปรดอ่านต่อ
การจัดรูปแบบ
หมวดหมู่การจัดรูปแบบช่วยให้คุณสามารถจัดรูปแบบข้อมูลที่คุณเลือกได้โดยใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ตัวเลือกการจัดรูปแบบที่คุณสามารถใช้ได้จะขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่คุณกำลังจัดการอยู่
- ข้อมูลตัวเลขสามารถใช้แถบข้อมูล ชุดไอคอน มากกว่า และคุณสมบัติ 10% สูงสุดได้
- ค่าข้อความสามารถใช้ไฮไลต์รายการที่ซ้ำ ค่าที่ไม่ซ้ำ เซลล์ที่มี หรือคุณลักษณะการทำงานแบบตรงทั้งหมดซึ่งจะช่วยคุณระบุและกรองข้อมูลตามเกณฑ์ที่กำหนด
- ข้อมูลวันที่สามารถใช้เพื่อเน้นคุณลักษณะที่เกิดขึ้นในเดือนที่แล้ว สัปดาห์ที่แล้ว มากกว่า น้อยกว่า หรือเท่ากับวันที่ใดโดยเฉพาะ
คุณสามารถเข้าถึงหมวดหมู่การจัดรูปแบบได้ด้วยแป้นพิมพ์ลัด Ctrl + Q จากนั้นกด F
เรามาดูหมวดหมู่นี้เป็นตัวอย่าง สมมติว่าคุณต้องการเน้นเซลล์ที่มีค่ามากกว่าตัวเลขที่กำหนด ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- เลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการจัดรูปแบบและเปิดใช้งานเครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็ว
- ไปที่กลุ่มการจัดรูปแบบและเลือกตัวเลือกมากกว่า
- กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น พิมพ์ตัวเลขที่คุณต้องการเปรียบเทียบและเลือกรูปแบบการจัดรูปแบบ สีไฮไลต์เริ่มต้นคือสีอ่อน แต่คุณสามารถเปลี่ยนเป็นสีอะไรก็ได้ที่ต้องการ
- คลิกตกลงเพื่อยืนยัน
ผลลัพธ์จะมีลักษณะคล้ายกับสิ่งนี้:
ที่เกี่ยวข้อง: การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขไม่ค่อยได้ผลใช่ไหม ลองสร้างแผนที่ความร้อนใน Excel แทน
แผนภูมิ
คุณสามารถใช้เครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วเพื่อแทรกกราฟและสร้างแผนภูมิในสเปรดชีต Excel ของคุณได้ แม้ว่าเครื่องมือการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วจะมีตัวเลือกที่จำกัด แต่จะแนะนำแผนภูมิที่เหมาะสมที่สุดตามข้อมูลที่เลือก
วางเมาส์เหนือแผนภูมิแต่ละประเภทที่นำเสนอเพื่อดูว่าข้อมูลของคุณมีลักษณะอย่างไร หากคุณไม่เห็นประเภทของแผนภูมิที่คุณต้องการแทรกในรายการแผนภูมิที่แนะนำ เพียงคลิกที่ตัวเลือกแผนภูมิเพิ่มเติม กล่องโต้ตอบแทรกแผนภูมิจะเปิดขึ้นโดยคุณจะมีประเภทแผนภูมิทั้งหมดแสดงให้เลือก
เข้าถึงแท็บแผนภูมิโดยกด Ctrl + Q แล้วกด C บนแป้นพิมพ์
ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีที่คุณสามารถสร้างแผนภูมิวงกลมใน Excel ได้อย่างง่ายดาย:
- เลือกช่วงข้อมูลและเข้าถึงเครื่องมือวิเคราะห์ด่วน
- เลือกแท็บแผนภูมิจากเมนูการวิเคราะห์ด่วน
- วางเมาส์เหนือตัวเลือกแผนภูมิวงกลม หากคุณไม่เห็น ให้คลิกแผนภูมิเพิ่มเติม
- หากคุณชอบการแสดงตัวอย่างแผนภูมิวงกลม ให้คลิกเพื่อแทรกลงในสเปรดชีตของคุณโดยอัตโนมัติ
ผลรวม
แท็บผลรวมในเมนูการวิเคราะห์อย่างรวดเร็วทำให้คุณสามารถแสดงสถิติสรุป เช่น ผลรวม ค่าเฉลี่ย จำนวน เปอร์เซ็นต์ และผลรวมทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว ตัวเลือกในการใช้ผลรวมจะขึ้นอยู่กับประเภทและรูปแบบของข้อมูลที่เลือกซึ่งคุณกำลังดำเนินการอยู่ หากข้อมูลของคุณเป็นสตริงข้อความ ตัวเลือกเดียวที่คุณสามารถใช้ได้คือนับ ตัวเลือกนี้จะแสดงจำนวนเซลล์ที่มีค่าข้อความ
คุณสามารถคำนวณผลรวมสำหรับทั้งแถวและคอลัมน์ได้ ตัวเลือกสรุปแนวตั้งจะมีเส้นสีน้ำเงิน เส้นแนวตั้งสีเหลืองแสดงถึงข้อมูลสรุปของแถว หากต้องการเข้าถึงแท็บผลรวมอย่างรวดเร็ว ให้กด Ctrl + Q แล้วกด O บนแป้นพิมพ์
มาคำนวณผลรวมเปอร์เซ็นต์สำหรับแถวและคอลัมน์ตามตัวอย่าง:
- เลือกชุดข้อมูลและเข้าถึงเครื่องมือวิเคราะห์ด่วน
- เลือกแท็บผลรวม จากนั้นเลือกตัวเลือก % ผลรวมที่เป็นสีน้ำเงิน
- การดำเนินการนี้จะคำนวณเปอร์เซ็นต์รวมสำหรับแต่ละคอลัมน์ที่เลือก
ตารางและตารางสาระสำคัญ
แท็บตารางในเมนูการวิเคราะห์ด่วนจะช่วยให้คุณสามารถแปลงชุดข้อมูลที่คุณเลือกให้เป็นตาราง Excel ที่จัดรูปแบบได้อย่างรวดเร็ว ตารางมีประโยชน์มากสำหรับการจัดการข้อมูลเนื่องจากมีคุณลักษณะการกรอง การเรียงลำดับ และการขยายอัตโนมัติที่สะดวกมาก นอกเหนือจากนี้ คุณยังสามารถแทรก Pivot Table ในสเปรดชีตใหม่โดยใช้เซลล์ที่เลือกเป็นแหล่งที่มาสำหรับการวิเคราะห์ที่ครอบคลุมมากขึ้น
คุณสามารถเข้าถึงแท็บตารางได้อย่างรวดเร็วโดยกด Ctrl + Q จากนั้นกด T บนแป้นพิมพ์
มาดูตัวอย่างวิธีเปลี่ยนช่วงปกติเป็นตาราง Excel:
- เลือกข้อมูลที่คุณต้องการแปลงเป็นตารางและเข้าถึงเครื่องมือวิเคราะห์ด่วน
- เลือกแท็บตาราง และเลือกตาราง
- ตารางจะถูกแทรกโดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถเปลี่ยนสไตล์ได้ในภายหลังโดยใช้แกลเลอรีสไตล์ตารางในแท็บการออกแบบตารางใน Ribbon ของ Excel
เส้นประกายไฟ
คุณต้องการแสดงข้อมูลของคุณในรูปแบบที่สวยงามและกะทัดรัดหรือไม่? ใช้เส้นแบบประกายไฟเพื่อสร้างรูปแบบภายในชุดข้อมูลของคุณให้เป็นภาพ คุณสามารถเลือก Sparklines ได้สามประเภท:Line, Colum หรือ Win/Loss คุณยังสามารถมองว่ามันเป็นแผนภูมิขนาดเล็กได้
เป้าหมายหลักของ Sparklines คือการทำให้สเปรดชีต Excel ของคุณสามารถอ่านได้ง่ายขึ้น สวยงามน่ามอง และเพื่อเน้นข้อมูลที่สำคัญ คุณสามารถเข้าถึงแท็บ Sparklines ได้อย่างรวดเร็วโดยกด Ctrl + Q แล้วกด S บนแป้นพิมพ์
มาดูตัวอย่างวิธีแทรกเส้นแบบประกายไฟลงในแผ่นงาน Excel ของคุณอย่างรวดเร็ว:
- เลือกช่วงข้อมูลที่คุณจะใช้งาน และเข้าถึงเครื่องมือวิเคราะห์ด่วน
- เลือกแท็บเส้นแบบประกายไฟและเลือกประเภทที่ต้องการ:เส้น คอลัมน์ หรือชนะ/แพ้
- ในคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน คุณจะสังเกตเห็นเส้นประกายไฟถูกสร้างขึ้น ซึ่งเป็นการแสดงภาพข้อมูลที่เลือก จัดรูปแบบและปรับแต่งเส้นแบบประกายไฟต่อไปด้วยแท็บเส้นแบบประกายไฟใน Ribbon
ดังที่คุณเห็นในบทช่วยสอนนี้ เครื่องมือวิเคราะห์ด่วนของ Excel ช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้นซึ่งครั้งหนึ่งเคยเป็นแบบแมนนวล ด้วยการทำความคุ้นเคยกับความสามารถของเครื่องมือ คุณสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานและนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่เข้าใจง่ายได้
