ด้วยการใช้สีเล็กน้อยในสเปรดชีต คุณสามารถทำให้เซลล์หรือเนื้อหาภายในเด่นขึ้น ทำให้ง่ายต่อการจับตาข้อมูลที่ต้องการได้ในทันที ที่นี่ เราจะแสดงวิธีไฮไลท์ (Highlight) ทั้งเซลล์และข้อความใน Microsoft Excel
แม้คุณจะสามารถใช้ Conditional Formatting ใน Excel เพื่อไฮไลท์เซลล์โดยอัตโนมัติได้ แต่คุณอาจมีข้อมูลที่ไม่เปลี่ยนแปลง หรือเพียงแค่ต้องการใช้ไฮไลท์เดี่ยว ในเพียงไม่กี่ขั้นตอน คุณสามารถใช้การไฮไลท์ใน Excel ได้
วิธีไฮไลท์เซลล์โดยใช้สีเติม (Fill Color)
หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการไฮไลท์เซลล์ หรือแม้แต่ช่วงของเซลล์ (Range) คือการใช้สีเติม (Fill) หรือสีพื้นหลัง (Background Color)
- เลือกเซลล์ที่คุณต้องการไฮไลท์ และไปที่แท็บ Home
- ใช้เมนูดรอปดาวน์ Fill Color ในส่วน Font ของริบบอน เพื่อเลือกสีจากพาเลท
- สำหรับสีที่กำหนดเอง (Custom Color) ให้เลือก More Colors ในเมนูดรอปดาวน์ จากนั้นใช้แท็บ Standard หรือ Custom ในกล่องป๊อปอัพเพื่อเลือกสี กด OK เพื่อนำไปใช้กับเซลล์
คุณจะเห็นเซลล์ถูกไฮไลท์ด้วยสีที่คุณเลือก
คัดลอกการไฮไลท์ไปยังเซลล์อื่น (Copy Highlighting to Other Cells)
หากหลังจากที่คุณไฮไลท์เซลล์แล้ว คุณต้องการนำสีเดียวกันไปใช้กับเซลล์หรือช่วงเซลล์อื่น คุณสามารถทำได้โดยใช้ Format Painter
หมายเหตุ: การกระทำนี้จะคัดลอกและวางรูปแบบทั้งหมด (All Formatting) หมายความว่าหากคุณมีข้อความตัวหนา (Bold Text) ตัวอย่างเช่น รูปแบบนั้นจะถูกคัดลอกและวางไปด้วย
- เลือกเซลล์ที่มีไฮไลท์ที่คุณต้องการคัดลอก และไปที่แท็บ Home
- เลือกปุ่ม Format Painter ในส่วน Clipboard ของริบบอน
- คุณจะสังเกตเห็นแปรงสีเล็กๆ ติดอยู่กับเคอร์เซอร์ของคุณ
- เลือกเซลล์หรือช่วงเซลล์เพื่อวางไฮไลท์
ทำตามกระบวนการเดียวกันเพื่อคัดลอกและวางการไฮไลท์เซลล์ไปยังเซลล์เพิ่มเติม
วิธีไฮไลท์เซลล์โดยใช้ Cell Style
อีกวิธีหนึ่งในการไฮไลท์เซลล์ใน Excel คือการใช้ Cell Style คุณสามารถใช้สไตล์ที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า (Preset) หรือสร้างสไตล์ของคุณเองได้
ใช้ Preset Style
ด้วย Preset Style คุณสามารถใช้สีเซลล์ได้แค่คลิกเดียว ตัวเลือกบางอย่างช่วยจัดรูปแบบข้อความพร้อมกัน
- เลือกเซลล์หรือช่วงเซลล์ที่ต้องการไฮไลท์ และไปที่แท็บ Home
- เปิดเมนูดรอปดาวน์ Cell Styles ในกลุ่ม Styles
- คุณจะเห็นว่าบางสไตล์จัดรูปแบบทั้งเซลล์และเนื้อหา ในขณะที่บางอย่างให้เพียงสีพื้นหลังเซลล์ คุณสามารถวางเคอร์เซอร์เหนือสไตล์เพื่อดูตัวอย่างในเซลล์ที่เลือก
- จากนั้นเลือกสไตล์ที่คุณต้องการใช้ เพื่อนำไปใช้กับเซลล์
คุณสามารถใช้สไตล์เดียวกันเพื่อไฮไลท์เซลล์เพิ่มเติมด้วยวิธีเดียวกัน
สร้าง Custom Style
หากคุณต้องการสร้างสไตล์เฉพาะ เช่น สไตล์ที่ใช้สีที่กำหนดเอง คุณสามารถตั้งค่าสไตล์ที่ใช้ซ้ำได้ของคุณเอง
- ใช้ไฮไลท์ที่คุณต้องการกับเซลล์ คุณจะใช้มันเป็นฐานสำหรับ Custom Style ของคุณ
- ไปที่แท็บ Home เปิดรายการดรอปดาวน์ Cell Styles และเลือก New Cell Style
- ในกล่องโต้ตอบ Style ที่ปรากฏ ให้ตั้งชื่อสไตล์ใหม่ของคุณที่ด้านบน เราจะใช้ "Blue Green Highlight" สำหรับตัวอย่างนี้
- ในส่วนด้านล่าง คุณจะเห็นรูปแบบทั้งหมดที่ใช้กับเซลล์อยู่แล้ว อาจรวมถึงรูปแบบตัวเลข (Number Format), การจัดตำแหน่ง (Alignment), การป้องกันเซลล์ (Cell Protection) และสไตล์ฟอนต์ พร้อมกับการเติมสี (Shaded Fill) คุณยังสามารถใช้ปุ่ม Format เพื่อเพิ่มหรือลบการจัดรูปแบบเพิ่มเติมได้
- ติ๊กช่องสำหรับตัวเลือกการจัดรูปแบบทั้งหมดที่คุณต้องการบันทึกลงใน Custom Style สำคัญที่สุด ให้ติ๊กช่องสำหรับ Fill: Shaded ซึ่งเป็นสีไฮไลท์ของคุณ
- เลือก OK เพื่อบันทึกสไตล์ใหม่
ใช้ Custom Style
เพื่อใช้รูปแบบกำหนดเองใหม่ของคุณ ให้เลือกเซลล์ และเปิดเมนูดรอปดาวน์ Cell Styles บนแท็บ Home ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้า
คุณจะเห็นสไตล์ใหม่ของคุณอยู่ด้านบนใต้ Custom เลือกสไตล์เพื่อนำไปใช้กับเซลล์ที่ใช้งานอยู่
คุณสามารถทำกระบวนการนี้ต่อไปเพื่อใช้ Custom Style ของคุณข้ามเซลล์และชีตอื่นๆ ในสมุดงาน Excel ของคุณ
วิธีไฮไลท์ข้อความภายในเซลล์ (Highlight Text Within a Cell)
อาจเป็นว่าคุณไม่ต้องการไฮไลท์เซลล์ทั้งหมด แต่มองจะไฮไลท์ข้อความภายในเซลล์ คุณสามารถเปลี่ยนสีของเนื้อหาทั้งหมดในเซลล์ หรือเพียงส่วนหนึ่งได้
ไฮไลท์ข้อความทั้งหมดในเซลล์
หากคุณต้องการไฮไลท์ข้อความหรือองค์ประกอบทั้งหมดภายในเซลล์ ใช้เวลาเพียงนาทีเดียว
- เลือกเซลล์ และไปที่แท็บ Home
- ใช้เมนูดรอปดาวน์ Font Color ในส่วน Font ของริบบอน เพื่อเลือกสีข้อความ
- สำหรับสีที่กำหนดเอง ให้เลือก More Colors ในเมนูดรอปดาวน์ และใช้แท็บ Standard หรือ Custom เพื่อเลือกสี กด OK เพื่อนำไปใช้กับเนื้อหาเซลล์
คุณจะเห็นข้อความในเซลล์ของคุณถูกไฮไลท์ด้วยสีที่คุณเลือก
ไฮไลท์ข้อความเฉพาะในเซลล์
หากคุณต้องการไฮไลท์ข้อความเฉพาะอย่างเช่น คำ ตัวเลข หรือองค์ประกอบอื่นในเซลล์ ก็ทำได้เช่นกัน
- เลือกข้อความภายในเซลล์ด้วยหนึ่งในวิธีต่อไปนี้:
- ดับเบิลคลิกเซลล์ และลากเคอร์เซอร์ผ่านข้อความ
- เลือกเซลล์ และลากเคอร์เซอร์ผ่านข้อความใน Formula Bar
- ดับเบิลคลิกเซลล์ หรือใช้ F2 เพื่อเข้าสู่โหมดแก้ไข ใช้ปุ่มลูกศรเพื่อวางเคอร์เซอร์ที่ต้องการ จากนั้นใช้ Shift + Arrow เพื่อเลือกข้อความ
- เมื่อคุณเลือกข้อความแล้ว ให้ใช้เมนูดรอปดาวน์ Font Color ในแถบเครื่องมือลอย (Floating Toolbar) หรือบนแท็บ Home เพื่อเลือกสี คุณยังสามารถใช้ตัวเลือก More Colors สำหรับสีที่กำหนดเองได้ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้า
- กด Enter หรือ Return เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง คุณจะเห็นข้อความที่เลือกถูกไฮไลท์
ทำให้ข้อมูลของคุณเด่นขึ้น (Make Your Data Pop)
การไฮไลท์ใน Excel ให้วิธีง่ายๆ ในการทำให้ข้อมูลของคุณเด่นชัด ไม่ว่าจะเป็นเซลล์ กลุ่มเซลล์ หรือข้อความเฉพาะ ให้ตั้งค่าเวิร์กชีตของคุณด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการดูข้อมูล และตอนนี้คุณรู้แล้วว่าจะไฮไลท์เซลล์อย่างไร ทำไมไม่ลองเรียนรู้วิธีนับเซลล์ที่มีสี (Count Colored Cells) ใน Excel ด้วย?
