ทำความเข้าใจกับกล่องขาออกของ Outlook:วัตถุประสงค์ ความแตกต่าง และการแก้ไขปัญหา

อีเมลแพร่หลายในโลกสมัยใหม่ โดยผู้คนใช้เพื่อธุรกิจ เพื่อติดต่อ และรับข่าวสารสำคัญ อย่างไรก็ตาม หลายๆ คนยังคงสับสนเกี่ยวกับโฟลเดอร์ "Outbox" และความแตกต่างจากโฟลเดอร์ "Sent"

ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่า "กล่องจดหมายออก" หมายถึงอะไรใน Microsoft Outlook แตกต่างจากโฟลเดอร์ส่งและกล่องจดหมายเข้าอย่างไร และคุณจะแก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไปได้อย่างไร เช่น เมื่ออีเมลของคุณค้างอยู่ในกล่องจดหมายออก

กล่าวโดยสรุป โฟลเดอร์กล่องขาออกคือที่เก็บข้อมูลชั่วคราวซึ่งอีเมลจะถูกเก็บไว้จนกว่าอีเมลจะถูกส่งสำเร็จ

โปรแกรมอีเมลเช่น Outlook และ Gmail จัดระเบียบกล่องจดหมายโดยใช้โฟลเดอร์เช่น Inbox, Outbox, Sent, Spam และอื่นๆ ทำให้กล่องจดหมายเป็นมิตรต่อผู้ใช้มากขึ้นและช่วยให้คุณสามารถนำทางอีเมลของคุณได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเห็นว่าอีเมลถูกส่งสำเร็จหรือมีข้อผิดพลาดหรือไม่

เมื่อคุณส่งอีเมล รายละเอียดเพิ่มเติมจะเกิดขึ้นดังนี้:

1. คุณเขียนอีเมลโดยใช้โปรแกรมอีเมลของคุณ (เช่น Microsoft Outlook) จากนั้นเลือกส่ง
2. ไคลเอนต์อีเมลจะจัดเก็บอีเมลของคุณในโฟลเดอร์กล่องขาออกในขณะที่สร้างการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์เมลขาออก ซึ่งเรียกว่า Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) และมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการส่งอีเมลขาออก
3. เซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออกเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลของผู้รับและอีเมลจะมาถึงกล่องจดหมายของพวกเขา
4. เมื่อส่งข้อความอีเมลเรียบร้อยแล้ว ข้อความนั้นจะปรากฏในโฟลเดอร์ส่งแล้วของคุณด้วย นี่แสดงว่าอีเมลไม่ได้รอดำเนินการอีกต่อไปและได้รับการโอนเรียบร้อยแล้ว

หากไม่สามารถส่งข้อความได้ด้วยเหตุผลบางประการ เช่น สมมติว่าไคลเอ็นต์อีเมลไม่สามารถสร้างการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ Exchange ได้ อีเมลจะยังคงอยู่ในโฟลเดอร์กล่องขาออก และไคลเอ็นต์อีเมล Outlook จะพยายามส่งอีกครั้งในภายหลัง

โดยปกติแล้ว ความผิดพลาดนี้จะมีผลกับผู้ที่ใช้ Microsoft Outlook 365 เวอร์ชันเท่านั้น แทนที่จะเป็นเว็บแอป

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาด “อีเมลค้างในกล่องขาออก” ของ Outlook

หากอีเมลของคุณติดอยู่ในโฟลเดอร์กล่องขาออก แสดงว่า MS Outlook ไม่สามารถส่งได้ อีเมลที่ค้างสามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ รวมถึงการตั้งค่าบัญชีที่ไม่ถูกต้อง ไฟล์แนบขนาดใหญ่ และปัญหาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ต่อไปนี้เป็นวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดนี้:

1. เริ่ม Outlook ใหม่

ข้อผิดพลาด Outlook บางอย่างสามารถแก้ไขได้โดยการรีสตาร์ทแอป ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับข้อความ “เกิดข้อผิดพลาดที่ไม่รู้จัก 0x80040119 หรือ 080040600” คุณอาจมีไฟล์ .ost หรือ .pst ที่เสียหาย (ไฟล์เหล่านี้เป็นไฟล์ที่ Outlook ใช้) การรีสตาร์ท Outlook สามารถล้างข้อบกพร่องเหล่านี้ได้

1. ปิด Outlook เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีกระบวนการ Outlook เหลืออยู่ ให้กด Ctrl + Shift + Esc เพื่อเปิด Task Manager คลิกขวาที่ outlook.exe (หรือ Microsoft Outlook) แล้วเลือก End Process

1. เริ่ม Outlook และตรวจสอบว่าอีเมลถูกส่งแล้วหรือไม่

2. ลบไฟล์แนบขนาดใหญ่

เปิดแอป Microsoft Outlook และลงชื่อเข้าใช้บัญชี Outlook ของคุณ หากคุณยังไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้ จากนั้น:

1. เลือกส่ง/รับ> ทำงานออฟไลน์ การดำเนินการนี้จะทำให้ Outlook เข้าสู่โหมดออฟไลน์ เพื่อให้ผู้ให้บริการอีเมลไม่พยายามส่งอีเมลจากกล่องขาออกของคุณโดยอัตโนมัติ

1. เลือกกล่องขาออกในบานหน้าต่างนำทางแล้วลากข้อความไปยังโฟลเดอร์ร่างของคุณ

1. ดับเบิลคลิกที่ข้อความเพื่อเปิด จากนั้นลบไฟล์แนบ คุณอาจได้รับข้อผิดพลาดแจ้งว่า Outlook กำลังพยายามส่งข้อความ หากเป็นเช่นนั้น ให้ปิด Outlook แล้วรีสตาร์ท
2. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 1-3
3. เมื่อคุณลบไฟล์แนบแล้ว ให้เลือกส่ง/รับ> ทำงานออฟไลน์อีกครั้งเพื่อปิดการใช้งาน
4. เลือกส่งทั้งหมด

3. ตรวจสอบการตั้งค่าบัญชีของคุณ

สาเหตุทั่วไปอีกประการหนึ่งของอีเมลที่เหลืออยู่ในโฟลเดอร์กล่องขาออกก็คือการตั้งค่า "ส่งทันทีเมื่อเชื่อมต่อ" ปิดอยู่ หากต้องการตรวจสอบสิ่งนี้:

1. เปิด Microsoft Outlook
2. ในแท็บไฟล์ เลือกตัวเลือก

1. ภายใต้ตัวเลือก Outlook ให้เลือกขั้นสูง จากนั้น ในส่วนส่งและรับ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายถัดจากส่งทันทีเมื่อเชื่อมต่อ

1. เลือกตกลง

หากคุณใช้ Outlook เวอร์ชันเก่า เช่น Outlook 2007 หรือ 2003 ให้เลือกเมนูเครื่องมือ จากนั้นเลือกการตั้งค่าเมล ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากส่งทันทีเมื่อเชื่อมต่อแล้วกดตกลง

4. ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและโหมดการแลกเปลี่ยนของคุณ

อีกสาเหตุหนึ่งที่อีเมลของคุณอาจติดอยู่ในกล่องจดหมายออกก็คืออุปกรณ์ของคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต หรือมีบางอย่างขัดขวางไม่ให้ Microsoft Outlook เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมล คุณสามารถตรวจสอบได้โดยดูที่แถบสถานะที่มุมขวาล่างของแอป Outlook

หากมีข้อความว่า "การทำงานแบบออฟไลน์" ให้ไปที่แท็บส่ง/รับ และสลับปุ่มเปิดและปิดการทำงานแบบออฟไลน์เพื่อรีสตาร์ทการเชื่อมต่อของ Outlook กับอินเทอร์เน็ต

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอินเทอร์เน็ตของคุณทำงานอย่างถูกต้อง หากเป็นเช่นนั้น ปัญหาการเชื่อมต่ออาจเกิดจากการตั้งค่า Microsoft Exchange ของคุณ หากบัญชีอีเมล Microsoft Exchange ของคุณถูกตั้งค่าเป็นโหมด Cached Exchange ให้เปลี่ยนเป็นโปรไฟล์โหมดออนไลน์และดูว่าจดหมายของคุณส่งหรือไม่

โดยทำดังนี้:

1. เปิด Outlook จากนั้นกดไฟล์> การตั้งค่าบัญชี> การตั้งค่าบัญชี

1. หน้าต่างจะปรากฏขึ้น ในแท็บอีเมล เลือกเปลี่ยนแปลง...

1. เลือกการตั้งค่าเพิ่มเติม

1. เลือกแท็บขั้นสูงและยกเลิกการเลือกใช้โหมด Cached Exchange

5. ปิดการใช้งาน Add-in ที่ไม่จำเป็น

หากคุณเปิดอีเมลในกล่องขาออก Outlook จะทำเครื่องหมายว่าเป็น "อ่านแล้ว" Add-in บางอย่าง เช่น Business Contact Manager (BCM), Social Connector และ Xobni เป็นที่รู้กันว่าป้องกันไม่ให้ส่งอีเมลดังกล่าวจากกล่องจดหมายออก แม้ว่าจะไม่ทราบสาเหตุของสิ่งนี้ก็ตาม

หากเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น คุณสามารถปิดใช้งาน Add-in และดูว่าตอนนี้ส่งอีเมลไปแล้วหรือไม่ มิฉะนั้น คุณสามารถลากและวางอีเมลจากกล่องจดหมายออกไปยังโฟลเดอร์ร่างของคุณ จากนั้นกดส่งอีกครั้ง

6. กำหนดค่าการตรวจสอบสิทธิ์เมลเซิร์ฟเวอร์

หากการตรวจสอบสิทธิ์กับเมลเซิร์ฟเวอร์ไม่ทำงานหรือกำหนดค่าไม่ถูกต้อง ก็อาจทำให้เกิดปัญหาเมื่อส่งอีเมลได้ หากต้องการแก้ไขปัญหานี้:

1. กด ไฟล์> การตั้งค่าบัญชี> การตั้งค่าบัญชี
2. เลือกอีเมลและดับเบิลคลิกบัญชีอีเมลของคุณ
3. ในแท็บเซิร์ฟเวอร์ขาออก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่า ชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านตรงกับที่แนะนำโดยผู้ให้บริการอีเมลของคุณ นอกจากนี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เลือก "Required Secure Password Authentication (SPA)" เว้นแต่เซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณต้องการอย่างชัดเจน
4. ในแท็บขั้นสูง ตรวจสอบว่าการตั้งค่าตรงกับที่แนะนำโดยผู้ให้บริการอีเมลของคุณ คุณจะต้องค้นหาหมายเลขพอร์ตที่จำเป็นสำหรับเซิร์ฟเวอร์ของคุณ ตัวอย่างเช่น การเชื่อมต่อ SMTP มักจะทำงานบนพอร์ต TCP 465

หมายเหตุ:การตั้งค่านี้ใช้ได้เฉพาะใน Outlook 2013 และ Outlook 2016 เท่านั้น หากต้องการเปลี่ยนแปลงใน Outlook 365 คุณอาจจำเป็นต้องใช้การตั้งค่าขั้นสูงเพื่อเพิ่มบัญชีอีเมลใหม่

7. เรียกใช้เครื่องมือซ่อมแซม Outlook

เครื่องมือซ่อมแซมกล่องขาเข้า (SCANPST.EXE) สามารถใช้เพื่อซ่อมแซมข้อผิดพลาดในไฟล์ข้อมูล Outlook (ที่ลงท้ายด้วย .pst หรือ .ost) วิธีนี้สามารถแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับอีเมลที่ค้างอยู่ในกล่องจดหมายออกได้ หากต้องการใช้เครื่องมือนี้ ให้ปิด Outlook และนำทางไปยังตำแหน่งใดตำแหน่งหนึ่งต่อไปนี้ ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Outlook ของคุณ:

1. Outlook 2019:ไฟล์ C:\Program (x86)\Microsoft Office\root\Office16
2. Outlook 2016:ไฟล์ C:\Program (x86)\Microsoft Office\root\Office16
3. Outlook 2013:ไฟล์ C:\Program (x86)\Microsoft Office\Office15
4. Outlook 2010:ไฟล์ C:\Program (x86)\Microsoft Office\Office14
5. Outlook 2007:ไฟล์ C:\Program (x86)\Microsoft Office\Office12

จากนั้น:

1. ดับเบิลคลิก SCANPST.EXE

1. เลือกเรียกดูและค้นหาไฟล์ข้อมูล Outlook ที่คุณต้องการสแกน
2. กดเริ่ม

1. หากเครื่องมือพบข้อผิดพลาด ให้เลือกซ่อมแซมเพื่อพยายามแก้ไข
2. เมื่อเสร็จแล้ว ให้รีสตาร์ท Outlook และตรวจสอบว่าตอนนี้ใช้งานได้หรือไม่

การแก้ไขปัญหากล่องจดหมายออก

เมื่อกล่องขาออก Outlook ของคุณเริ่มทำงาน คุณจะต้องแก้ไขโดยเร็วที่สุด — โดยเฉพาะถ้าคุณใช้ Outlook สำหรับธุรกิจ โชคดีที่ผู้ใช้ Outlook ได้ค้นพบวิธีแก้ไขมากมายสำหรับข้อผิดพลาดที่น่าหงุดหงิดนี้ หวังว่าคำแนะนำนี้จะช่วยให้คุณแก้ไขปัญหากล่องจดหมายออกได้!