เข้าใจกล่องจดหมายไปออก (Outlook Outbox): วัตถุประสงค์ ความแตกต่าง และการแก้ไขปัญหา

อีเมลกลายเป็นที่นิยมในโลกสมัยใหม่ โดยผู้คนใช้เพื่อธุรกิจ ติดต่อสื่อสาร และรับข่าวสารสำคัญ อย่างไรก็ตาม หลายคนยังสับสนกับโฟลเดอร์ "Outbox" และว่ามันแตกต่างจากโฟลเดอร์ "Sent" อย่างไร

ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่า "Outbox" ใน Microsoft Outlook หมายถึงอะไร มันแตกต่างจากโฟลเดอร์ Sent และ Inbox อย่างไร และคุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไปอย่างไร เช่น เมื่ออีเมลติดอยู่ใน Outbox

โดยสรุป โฟลเดอร์ Outbox เป็นตำแหน่งจัดเก็บชั่วคราวที่จัดเก็บอีเมลจนกว่าจะส่งสำเร็จ

โปรแกรมอีเมลอย่าง Outlook และ Gmail จัดระเบียบกล่องจดหมายของพวกเขาโดยใช้โฟลเดอร์อย่าง Inbox, Outbox, Sent, Spam, และอื่นๆ ทำให้กล่องจดหมายเป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้นและให้คุณนำทางอีเมลได้ง่ายขึ้น

มันยังช่วยให้คุณเห็นว่าอีเมลถูกส่งสำเร็จหรือไม่ หรือมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น

เมื่อคุณส่งอีเมล นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นในรายละเอียด:

1. คุณเขียนอีเมลโดยใช้โปรแกรมอีเมลของคุณ (อย่าง Microsoft Outlook) แล้วเลือก Send
2. ไคลเอนต์อีเมลจัดเก็บอีเมลของคุณในโฟลเดอร์ Outbox ขณะที่มันสร้างการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์จดหมายขาออก นี่เรียกว่า Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) และประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการส่งจดหมายขาออก
3. เซิร์ฟเวอร์จดหมายขาออกเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์จดหมายของผู้รับ และอีเมลมาถึงในกล่องเข้า (Inbox) ของพวกเขา
4. เมื่อส่งข้อความอีเมลสำเร็จแล้ว มันจะปรากฏในโฟลเดอร์ Sent ของคุณเช่นกัน ซึ่งแสดงว่าอีเมลไม่ได้รอดำเนินการอีกต่อไปและถูกส่งผ่านสำเร็จแล้ว

หากข้อความไม่สามารถส่งได้เพราะเหตุผลใดเหตุผลหนึ่ง — เช่น ไคลเอนต์อีเมลไม่สามารถสร้างการเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ Exchange ได้ — อีเมลจะคงอยู่ในโฟลเดอร์ Outbox และไคลเอนต์อีเมล Outlook จะพยายามส่งใหม่ภายหลัง

โดยปกติ ข้อบกพร่องนี้จะส่งผลต่อผู้ใช้ Microsoft Outlook 365 มากกว่าแอปเว็บ

วิธีแก้ไขข้อผิดพลาด "Email Stuck in Outbox" ของ Outlook

หากอีเมลของคุณติดอยู่ในโฟลเดอร์ Outbox แสดงว่า MS Outlook ไม่ได้สามารถส่งมันได้ อีเมลที่ติดอาจเกิดจากหลายเหตุผล รวมถึงการตั้งค่าบัญชีไม่ถูกต้อง ไฟล์แนบขนาดใหญ่ และปัญหาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

นี่คือวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดนี้:

1. รีสตาร์ท Outlook

ข้อผิดพลาดบางอย่างของ Outlook สามารถแก้ไขได้โดยเพียงแค่รีสตาร์ทแอป ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับข้อความ "An unknown error has occurred. 0x80040119 or 080040600" คุณอาจมีไฟล์ .ost หรือ .pst ที่เสียหาย (นี่คือไฟล์ที่ Outlook ใช้) การรีสตาร์ท Outlook สามารถแก้ไขข้อบกพร่องเหล่านี้ได้

1. ปิด Outlook เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีกระบวนการ Outlook ค้างอยู่ ให้กด Ctrl + Shift + Esc เพื่อเปิด Task Manager คลิกขวาที่ outlook.exe (หรือ Microsoft Outlook) และเลือก End Process

2. เริ่ม Outlook และตรวจสอบว่าอีเมลถูกส่งหรือไม่

2. ลบไฟล์แนบขนาดใหญ่

เปิดแอป Microsoft Outlook และลงชื่อเข้าใช้บัญชี Outlook ของคุณหากยังไม่ได้ทำ จากนั้น:

1. เลือก Send/Receive > Work Offline นี่จะทำให้ Outlook อยู่ในโหมดออฟไลน์ เพื่อไม่ให้ผู้ให้บริการอีเมลพยายามส่งอีเมลจาก Outbox ของคุณโดยอัตโนมัติ

2. เลือก Outbox ในบานหน้าต่างนำทาง และลากข้อความไปยังโฟลเดอร์ Drafts ของคุณ

3. ดับเบิลคลิกข้อความเพื่อเปิด แล้วลบไฟล์แนบ คุณอาจได้รับข้อผิดพลาดว่ากำลังพยายามส่งข้อความ หากเป็นเช่นนั้น ให้ปิด Outlook และรีสตาร์ทมัน
4. ทำซ้ำขั้นตอน 1-3
5. เมื่อคุณลบไฟล์แนบแล้ว ให้เลือก Send/Receive > Work Offline อีกครั้งเพื่อปิดใช้งาน
6. เลือก Send All

3. ตรวจสอบการตั้งค่าบัญชีของคุณ

สาเหตุทั่วไปอีกอย่างของอีเมลที่คงอยู่ในโฟลเดอร์ Outbox คือ การตั้งค่า "Send immediately when connected" ถูกปิดใช้งาน ในการตรวจสอบสิ่งนี้:

1. เปิด Microsoft Outlook
2. ในแท็บ File ให้เลือก Options

3. ภายใต้ Outlook Options ให้เลือก Advanced จากนั้นในส่วน Send and receive ให้ติ๊กเครื่องหมายถูกในช่องถัดจาก Send immediately when connected

4. เลือก OK

หากคุณใช้ Outlook เวอร์ชันเก่าอย่าง Outlook 2007 หรือ 2003 ให้เลือกเมนู Tools แล้วเลือก Mail Setup ติ๊กเครื่องหมายถัดจาก Send immediately when connected แล้วกด OK

4. ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและโหมด Exchange

เหตุผลอีกอย่างที่อีเมลของคุณอาจติดใน Outbox คือ อุปกรณ์ของคุณไม่ได้เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต หรือมีบางอย่างป้องกันไม่ให้ Microsoft Outlook เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์จดหมาย คุณสามารถตรวจสอบได้โดยดูที่ Status Bar ที่มุมขวาล่างของแอป Outlook

หากแสดงว่า "Working Offline" ให้ไปที่แท็บ Send/Receive และสลับปุ่ม Work Offline เปิด/ปิด เพื่อรีสตาร์ทการเชื่อมต่อของ Outlook กับอินเทอร์เน็ต

เพื่อแก้ไข ให้แน่ใจว่าอินเทอร์เน็ตของคุณทำงานถูกต้อง หากเป็นเช่นนั้น ปัญหาการเชื่อมต่ออาจเกิดจากการตั้งค่า Microsoft Exchange ของคุณ หากบัญชีอีเมล Microsoft Exchange ของคุณตั้งค่าเป็น Cached Exchange mode ให้ลองเปลี่ยนเป็นโปรไฟล์ Online mode และดูว่าจดหมายส่งได้หรือไม่

วิธีทำ:

1. เปิด Outlook แล้วกด File > Account Settings > Account Settings

2. หน้าต่างจะปรากฏ ในแท็บ Email ให้เลือก Change…

3. เลือก More Settings

4. เลือกแท็บ Advanced และยกเครื่องหมายถูกออกจาก Use Cached Exchange Mode

5. ปิดใช้งาน Add-ins ที่ไม่จำเป็น

หากคุณเปิดอีเมลใน Outbox ของคุณ Outlook จะทำเครื่องหมายว่ามัน "Read" บาง Add-ins เช่น Business Contact Manager (BCM), Social Connector และ Xobni เป็นที่รู้จักว่าป้องกันไม่ให้อีเมลดังกล่าวถูกส่งจาก Outbox แม้เหตุผลจะไม่ทราบ

หากเกิดขึ้น คุณสามารถปิดใช้งาน Add-ins และดูว่าอีเมลส่งได้หรือไม่ มิฉะนั้น คุณสามารถลากและวางอีเมลจาก Outbox ไปยังโฟลเดอร์ Drafts ของคุณ แล้วกด Send อีกครั้ง

6. กำหนดค่าการตรวจสอบสิทธิ์เซิร์ฟเวอร์จดหมาย

หากการตรวจสอบสิทธิ์กับเซิร์ฟเวอร์จดหมายไม่ทำงานหรือกำหนดค่าผิดพลาด อาจก่อให้เกิดปัญหาเมื่อส่งอีเมล ในการแก้ไข:

1. กด File > Account Settings > Account Settings
2. เลือก Email และดับเบิลคลิกบัญชีอีเมลของคุณ
3. ในแท็บ Outgoing Server ให้แน่ใจว่าการตั้งค่า ชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านตรงกับที่ผู้ให้บริการอีเมลแนะนำ นอกจากนี้ ให้แน่ใจว่า "Required Secure Password Authentication (SPA)" ไม่ได้ถูกติ๊ก ยกเว้นเซิร์ฟเวอร์จดหมายของคุณระบุว่าจำเป็นอย่างชัดเจน
4. ในแท็บ Advanced ให้ตรวจสอบว่าการตั้งค่าตรงกับที่ผู้ให้บริการจดหมายแนะนำ คุณจะต้องหาหมายเลขพอร์ตที่จำเป็นสำหรับเซิร์ฟเวอร์ของคุณ ตัวอย่างเช่น การเชื่อมต่อ SMTP มักทำงานบนพอร์ต TCP 465

หมายเหตุ: การตั้งค่านี้มีให้ใน Outlook 2013 และ Outlook 2016 เท่านั้น ในการเปลี่ยนใน Outlook 365 คุณอาจต้องใช้การตั้งค่าขั้นสูงเพื่อเพิ่มบัญชีอีเมลใหม่

7. เรียกใช้เครื่องมือซ่อมแซม Outlook

เครื่องมือซ่อมแซมกล่องจดหมาย (SCANPST.EXE) สามารถใช้ซ่อมแซมข้อผิดพลาดในไฟล์ข้อมูล Outlook (ที่ลงท้ายด้วย .pst หรือ .ost) ซึ่งสามารถแก้ไขปัญหากับอีเมลที่ติดใน Outbox ได้ ในการใช้เครื่องมือนี้ ให้ปิด Outlook และไปที่ตำแหน่งต่อไปนี้ ขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Outlook ของคุณ:

1. Outlook 2019: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
2. Outlook 2016: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16
3. Outlook 2013: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office15
4. Outlook 2010: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office14
5. Outlook 2007: C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12

จากนั้น:

1. ดับเบิลคลิก SCANPST.EXE

2. เลือก Browse และค้นหาไฟล์ข้อมูล Outlook ที่คุณต้องการสแกน
3. กด Start

4. หากเครื่องมือพบข้อผิดพลาด ให้เลือก Repair เพื่อพยายามแก้ไข
5. เมื่อเสร็จสิ้น ให้รีสตาร์ท Outlook และตรวจสอบว่าทำงานได้แล้วหรือไม่

การแก้ไขปัญหา Outbox

เมื่อ Outbox ของ Outlook เริ่มทำงานผิดปกติ คุณต้องแก้ไขให้เร็วที่สุด — โดยเฉพาะหากคุณใช้ Outlook สำหรับธุรกิจ โชคดีที่ผู้ใช้ Outlook ได้ค้นพบวิธีแก้ไขมากมายสำหรับข้อบกพร่องที่น่าหงุดหงิดนี้ หวังว่าด้วยคู่มือนี้ คุณได้แก้ไขปัญหา Outbox ของคุณแล้ว!