เมื่อคุณนำเข้าข้อมูลเข้าไปในสเปรดชีต คุณอาจพบตัวพิมพ์ผสมกัน หรือคำที่เป็นตัวพิมพ์ใหญ่หรือเล็กทั้งหมด หากคุณต้องการให้ข้อมูลข้อความมีความสม่ำเสมอ เราจะแสดงวิธีเปลี่ยนเคสข้อความใน Excel หลายวิธี
เราจะแนะนำ 3 ฟังก์ชันที่ใช้ได้ ฟีเจอร์ Flash Fill แอดอินสำหรับ Office ที่ช่วยได้ และวิธีคัดลอกและวางระหว่าง Microsoft Excel และ Word ใช้วิธีไหนก็ตามที่ง่ายที่สุดหรือเหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ
ใช้สูตรเพื่อเปลี่ยนเคส
ไม่ว่าคุณจะใช้สูตร Excel อยู่แล้วหรือไม่ มีฟังก์ชัน 3 ตัวที่ใช้เปลี่ยนเคสข้อความได้ง่ายๆ ด้วย UPPER, LOWER และ PROPER คุณสามารถปรับข้อความด้วยสูตรง่ายๆ
เพื่อใช้ฟังก์ชัน Excel คุณต้องเพิ่มสูตรในเซลล์ที่ไม่ใช่เซลล์ที่มีข้อมูล เช่น ในคอลัมน์ใหม่ทางขวา
ฟังก์ชัน UPPER
เมื่อต้องการเปลี่ยนข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ให้ใช้ฟังก์ชัน UPPER ไวยากรณ์คือ UPPER(text) โดยคุณสามารถใส่ข้อความจริงหรืออ้างอิงเซลล์สำหรับอาร์กิวเมนต์
ที่นี่ เราจะเปลี่ยนข้อความจากตัวพิมพ์ผสมเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดด้วยสูตรนี้:
=UPPER("joe smith")
สังเกตว่าหากคุณใช้ข้อความเป็นอาร์กิวเมนต์ คุณควรล้อมรอบด้วยเครื่องหมายคำพูด และสามารถใช้ตัวพิมพ์ใหญ่หรือเล็กได้
อีกตัวอย่าง เราจะเปลี่ยนเนื้อหาในเซลล์ A2 เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดด้วยสูตรนี้:
=UPPER(A2)
ฟังก์ชัน LOWER
ตรงข้ามกับฟังก์ชัน UPPER คือ LOWER ด้วยมันคุณสามารถเปลี่ยนเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด ไวยากรณ์คือ LOWER(text) ที่นี่ก็เช่นกัน คุณสามารถใส่อ้างอิงเซลล์หรือข้อความได้
ในตัวอย่างนี้ เราจะเปลี่ยนข้อความในเซลล์ A3 เป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมดด้วยสูตรนี้:
=LOWER(A3)
หากใช้ข้อความเป็นอาร์กิวเมนต์ โปรดล้อมรอบด้วยเครื่องหมายคำพูด ที่นี่เราจะเปลี่ยนข้อความในเครื่องหมายคำพูดเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด:
=LOWER("john jones")
ฟังก์ชัน PROPER
สุดท้ายคือฟังก์ชัน PROPER ซึ่งอนุญาตให้คุณทำให้ตัวอักษรแรกของแต่ละคำเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ ซึ่งมักเรียกว่า Title Case นี่เป็นตัวเลือกที่ใช้ได้สำหรับชื่อ-นามสกุล ชื่อเรื่อง หรือส่วนหัว ไวยากรณ์พื้นฐานเหมือนฟังก์ชันข้างต้นคือ PROPER(text)
ด้านล่าง เราจะใช้สูตรต่อไปนี้เพื่อเปลี่ยนข้อความเป็น Title Case โดยล้อมรอบด้วยเครื่องหมายคำพูด:
=PROPER("jerry white")
ในตัวอย่างสุดท้าย เราจะเปลี่ยนข้อความในเซลล์ A4 ด้วยสูตรนี้:
=PROPER(A4)
คัดลอกสูตร
หากคุณมีหลายเซลล์ในคอลัมน์ที่ต้องการนำสูตรไปใช้ คุณสามารถคัดลอกและวางลงไปได้ง่ายๆ
เลือกเซลล์ที่มีสูตร และลาก fill handle (เครื่องหมายบวก) ที่มุมขวาล่างลงไปผ่านเซลล์ที่เหลือแล้วปล่อย
คุณจะเห็นสูตรปรับตัวเพื่อรวมอ้างอิงเซลล์ที่ถูกต้องและเติมผลลัพธ์
หมายเหตุ: หากคุณใช้อ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์แทนแบบสัมพัทธ์ สูตรจะไม่อัปเดตอ้างอิงโดยอัตโนมัติ
ใช้ประโยชน์จาก Flash Fill
ฟีเจอร์ Flash Fill ใน Excel เป็นเครื่องมืออีกอย่างที่สะดวกสำหรับเปลี่ยนเคสข้อความ คุณเพียงสร้างรายการหนึ่งในรูปแบบที่คุณต้องการให้ข้อความปรากฏ แล้วเติมส่วนที่เหลือด้วย Flash Fill
ที่นี่เรามีรายชื่อที่มีตัวพิมพ์ผสม คุณใส่ข้อความในรูปแบบที่ต้องการในเซลล์แรกทางขวาและกด Enter หรือ Return
จากนั้น ใช้ปุ่มลัด Ctrl + E หรือเลือกปุ่ม Flash Fill ในส่วน Data Tools ของแท็บ Data
เหมือนเวทมนตร์ เซลล์ที่เหลือข้างๆ รายการอื่นๆ จะเติมข้อมูลเพื่อแสดงผลเหมือนรายการแรกที่คุณให้
เพิ่มเติม คุณสามารถเลือกปุ่ม Flash Fill ที่ปรากฏขึ้นเพื่อยอมรับข้อเสนอ enerning แม้จะไม่จำเป็นก็ตาม
ลองใช้ Add-in
หรือคุณไม่ชอบสูตร และต้องการเครื่องมือที่เปลี่ยนข้อความในตำแหน่งเดิม (in-place) คุณสามารถลองใช้ Add-in ของ Excel ได้ ที่นี่เราจะใช้ Add-in ชื่อ Swap Case
- ใช้ปุ่ม Get Add-ins บนแท็บ Insert เพื่อเปิด Office Add-ins Store
- พิมพ์ "Case" หรือ "Swap Case" ในกล่องค้นหา เลือก Add แล้ว Continue เพื่อติดตั้ง Add-in
- กลับไปที่เวิร์กชีทและเลือก Swap Case บนแท็บ Home
- หากไม่เห็น ให้เปิดรายการ My Add-ins ดรอปดาวน์บนแท็บ Insert เลือก See All เลือก Add-in และคลิก Add
- เมื่อแถบด้านข้างของ Add-in เปิดทางขวา ให้เลือกเซลล์ที่ต้องการเปลี่ยน และเลือกปุ่มตัวพิมพ์ใหญ่หรือตัวพิมพ์เล็ก
คุณจะเห็นข้อความในเซลล์ที่เลือกเปลี่ยนเป็นเคสที่คุณเลือก
ประโยชน์ของ Add-in คือคุณสามารถเปลี่ยนข้อความในเซลล์ต้นฉบับได้ แต่เสียดายที่ Add-in ไม่มีตัวเลือก Proper Case
คัดลอกและวางจาก Microsoft Word
หากคุณใช้ Microsoft Word พร้อมกับ Excel และทำการคัดลอกและวางบ่อยๆ วิธีนี้ให้คุณอีกตัวเลือกหนึ่ง เนื่องจาก Word มีวิธีง่ายในการเปลี่ยนเคสข้อความ คุณสามารถแก้ไขที่นั่นและนำกลับไปวางใน Excel
- ใน Excel ให้คัดลอกเซลล์ที่มีข้อความที่ต้องการเปลี่ยน สามารถทำได้ด้วย Ctrl + C, ปุ่ม Copy บนแท็บ Home หรือคลิกขวาและเลือก Copy
- เปิดเอกสาร Word และวางข้อมูล สามารถทำได้ด้วย Ctrl + V, ปุ่ม Paste บนแท็บ Home หรือคลิกขวาและเลือก Paste
- เมื่อข้อมูลปรากฏ ให้เลือกข้อความและใช้ปุ่ม Change Case และรายการดรอปดาวน์บนแท็บ Home เพื่อเลือกเคสที่ต้องการ
- ต่อไป ให้เลือกข้อมูลใน Word และคัดลอกโดยใช้การคัดลอกข้างต้น
- กลับไปที่ Excel และวางข้อมูลทับข้อมูลต้นฉบับ อีกครั้ง ใช้วิธีวางข้างต้น
คุณจะเห็นข้อความที่แก้ไขแล้วในเคสที่คุณเลือก
แม้วิธีนี้จะต้องใช้งานเพิ่มเติมเล็กน้อย แต่ยังเป็นวิธีที่มีประโยชน์หากคุณชอบใช้และไม่ต้องการคอลัมน์เพิ่มเติม
คุณสามารถเปลี่ยนเคสข้อความใน Excel แบบมืออาชีพ เซลล์ละเซลล์ได้ตลอดเวลา อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกเหล่านี้ให้วิธีที่เร็วขึ้น ง่ายขึ้น และน่าเบื่อน้อยลง คุณจะใช้วิธีไหน?
สำหรับบทช่วยสอนเพิ่มเติม โปรดดูวิธีลบแถวซ้ำใน Excel
