วิธีการกำหนดและแก้ไขช่วงที่มีชื่อใน Excel

ข้อควรรู้

• เน้นช่วงของเซลล์ที่ต้องการและพิมพ์ชื่อในกล่องชื่อด้านบนคอลัมน์ A ในเวิร์กชีต
• หรือ ไฮไลต์ช่วงที่ต้องการ เลือก สูตร บนริบบิ้น จากนั้นเลือก กำหนดชื่อ .
• ในการจัดการชื่อช่วง ไปที่ สูตร แท็บ เลือก ตัวจัดการชื่อ เลือกชื่อ จากนั้นเลือก ลบ หรือ แก้ไข .

บทความนี้อธิบายวิธีกำหนดและแก้ไขชื่อสำหรับช่วงใน Excel สำหรับ Microsoft 365, Excel 2019, 2016, 2013 และ 2010

การกำหนดและจัดการชื่อด้วยกล่องชื่อ

วิธีหนึ่งและอาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการกำหนดชื่อคือการใช้ Name Box ซึ่งอยู่เหนือ คอลัมน์ A ในใบงาน คุณสามารถใช้วิธีนี้เพื่อสร้างชื่อที่ไม่ซ้ำที่ทุกแผ่นในสมุดงานรู้จัก

วิธีสร้างชื่อโดยใช้ช่องชื่อตามภาพด้านบน:

1. เน้นช่วงของเซลล์ที่ต้องการในเวิร์กชีต

   

2. พิมพ์ ชื่อที่ต้องการสำหรับช่วงนั้นใน ช่องชื่อ เช่น Jan_Sales

   

3. กดปุ่ม Enter ปุ่มบนแป้นพิมพ์ ชื่อจะปรากฏใน กล่องชื่อ .

ชื่อจะแสดงใน กล่องชื่อ . ด้วย ทุกครั้งที่มีการเน้นช่วงของเซลล์เดียวกันในเวิร์กชีต นอกจากนี้ยังแสดงใน ตัวจัดการชื่อ .

กฎการตั้งชื่อและข้อจำกัด

กฎไวยากรณ์ที่ต้องจำเมื่อสร้างหรือแก้ไขชื่อสำหรับช่วงมีดังนี้:

• ชื่อต้องไม่มีช่องว่าง
• อักขระตัวแรกของชื่อต้องเป็นตัวอักษร ขีดล่าง หรือแบ็กสแลช
• อักขระที่เหลือต้องเป็นตัวอักษร ตัวเลข จุด หรือขีดล่างเท่านั้น
• ความยาวชื่อสูงสุดคือ 255 อักขระ
• อักษรตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กไม่สามารถแยกความแตกต่างใน Excel ดังนั้น Jan_Sales และ jan_sales ถูกมองว่าเป็นชื่อเดียวกันใน Excel
• การอ้างอิงเซลล์ไม่สามารถใช้เป็นชื่อเช่น A25 หรือ R1C4 .

ช่วงที่มีชื่อคืออะไร?

ช่วงที่มีชื่อ , ชื่อช่วง หรือ ชื่อที่กำหนด ทั้งหมดอ้างถึงวัตถุเดียวกันใน Excel; เป็นชื่อที่สื่อความหมาย เช่น Jan_Sales หรือ June_Precip — ที่แนบกับเซลล์หรือช่วงของเซลล์เฉพาะในเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊ก ช่วงที่มีชื่อช่วยให้ใช้งานและระบุข้อมูลได้ง่ายขึ้นเมื่อสร้างแผนภูมิ และในสูตรต่างๆ เช่น:

นอกจากนี้ เนื่องจากช่วงที่มีชื่อจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อมีการคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น จึงให้ทางเลือกอื่นแทนการใช้การอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ในสูตร มีสามวิธีในการกำหนดชื่อใน Excel:การใช้กล่องชื่อ กล่องโต้ตอบชื่อใหม่ หรือตัวจัดการชื่อ

การกำหนดและจัดการชื่อด้วย Name Manager

วิธีที่สองสำหรับการกำหนดชื่อคือการใช้ ชื่อใหม่ กล่องโต้ตอบ กล่องโต้ตอบนี้เปิดขึ้นโดยใช้ กำหนดชื่อ ตัวเลือกที่อยู่ตรงกลางของสูตร แท็บของริบบิ้น กล่องโต้ตอบ ชื่อใหม่ ทำให้ง่ายต่อการกำหนดชื่อด้วยขอบเขตระดับเวิร์กชีต

วิธีสร้างชื่อโดยใช้กล่องโต้ตอบชื่อใหม่:

1. เน้นช่วงของเซลล์ที่ต้องการในเวิร์กชีต

2. เลือก สูตร แถบริบบิ้น

   

3. เลือก กำหนดชื่อ ตัวเลือกเพื่อเปิด ชื่อใหม่ กล่องโต้ตอบ

   

4. ป้อน ชื่อ , ขอบเขต และ ช่วง ในกล่องโต้ตอบ

   

5. เมื่อเสร็จแล้ว เลือก ตกลง เพื่อกลับไปยังแผ่นงาน ชื่อจะแสดงใน ช่องชื่อ เมื่อใดก็ตามที่เลือกช่วงที่กำหนด

   

Name Manager สามารถใช้เพื่อกำหนดและจัดการชื่อที่มีอยู่ได้ ซึ่งอยู่ถัดจากตัวเลือกกำหนดชื่อในสูตร แถบริบบิ้น

เมื่อกำหนดชื่อใน ตัวจัดการชื่อ มันเปิด ชื่อใหม่ กล่องโต้ตอบที่ร่างไว้ด้านบน รายการขั้นตอนทั้งหมดมีดังนี้:

1. เลือก สูตร แถบริบบิ้น

   

2. เลือก ตัวจัดการชื่อ ไอคอนตรงกลางริบบิ้นเพื่อเปิด ตัวจัดการชื่อ .

   

3. ใน ตัวจัดการชื่อ ให้เลือก ใหม่ ปุ่มเพื่อเปิด ชื่อใหม่ กล่องโต้ตอบ

   

4. ป้อน ชื่อ , ขอบเขต และ ช่วง . เลือก ตกลง เพื่อกลับไปยังแผ่นงาน ชื่อจะแสดงใน ช่องชื่อ เมื่อใดก็ตามที่เลือกช่วงที่กำหนด

   

การลบหรือแก้ไขชื่อ

เมื่อเปิด Name Manager:

1. ในหน้าต่างที่มีรายชื่อ ให้เลือกชื่อที่จะลบหรือแก้ไข

   

2. หากต้องการลบชื่อ ให้เลือก ลบ ปุ่มด้านบนหน้าต่างรายการ

   

3. ในการแก้ไขชื่อ เลือก แก้ไข เพื่อเปิด แก้ไขชื่อ กล่องโต้ตอบ

   ในกล่องโต้ตอบแก้ไขชื่อ คุณสามารถแก้ไขชื่อที่เลือก เพิ่มความคิดเห็นเกี่ยวกับชื่อ หรือเปลี่ยนการอ้างอิงช่วงที่มีอยู่ได้

   

ขอบเขตของชื่อที่มีอยู่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยใช้ตัวเลือกการแก้ไข หากต้องการเปลี่ยนขอบเขต ให้ลบชื่อและกำหนดใหม่ด้วยขอบเขตที่ถูกต้อง

การกรองชื่อ

ตัวกรอง ปุ่มใน ตัวจัดการชื่อ ทำให้ง่ายต่อการ:

• ค้นหาชื่อที่มีข้อผิดพลาด – เช่น ช่วงที่ไม่ถูกต้อง
• กำหนดขอบเขตของชื่อ ไม่ว่าจะเป็นระดับเวิร์กชีตหรือเวิร์กบุ๊ก
• จัดเรียงและกรองชื่อที่แสดง – ชื่อหรือตารางที่กำหนด (ช่วง)

รายการที่กรองจะแสดงในหน้าต่างรายการใน ตัวจัดการชื่อ .

กำหนดชื่อและขอบเขตใน Excel

ชื่อทั้งหมดมี ขอบเขต ซึ่งหมายถึงตำแหน่งที่ Excel รู้จักชื่อเฉพาะ ขอบเขตของชื่อสามารถใช้ได้สำหรับเวิร์กชีตแต่ละรายการ (ขอบเขตในเครื่อง ) หรือสำหรับสมุดงานทั้งหมด (ขอบเขตทั่วโลก ). ชื่อต้องไม่ซ้ำกันภายในขอบเขต แต่ชื่อเดียวกันสามารถใช้ได้ในขอบเขตที่แตกต่างกัน

ขอบเขตเริ่มต้นสำหรับชื่อใหม่คือระดับสมุดงานส่วนกลาง เมื่อกำหนดแล้ว ขอบเขตของชื่อไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ง่าย หากต้องการเปลี่ยนขอบเขตของชื่อ ให้ลบชื่อในตัวจัดการชื่อและกำหนดใหม่ด้วยขอบเขตที่ถูกต้อง

ขอบเขตระดับเวิร์กชีตในเครื่อง

ชื่อที่มีขอบเขตระดับเวิร์กชีตจะใช้ได้กับเวิร์กชีตที่กำหนดไว้เท่านั้น ถ้าชื่อ Total_Sales มีขอบเขตของ ชีต 1 ของสมุดงาน Excel จะไม่รู้จักชื่อใน แผ่นที่ 2 , ชีต 3 หรือแผ่นงานอื่นๆ ในสมุดงาน ทำให้สามารถกำหนดชื่อเดียวกันเพื่อใช้ในเวิร์กชีตหลายแผ่นได้ ตราบใดที่ขอบเขตของแต่ละชื่อถูกจำกัดอยู่ในเวิร์กชีตเฉพาะ

การใช้ชื่อเดียวกันสำหรับแผ่นงานต่างๆ กันอาจทำได้เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องระหว่างแผ่นงาน และให้แน่ใจว่าสูตรที่ใช้ชื่อ Total_Sales อ้างอิงถึงช่วงของเซลล์เดียวกันในแผ่นงานหลายแผ่นภายในสมุดงานเดียวเสมอ

หากต้องการแยกความแตกต่างระหว่างชื่อที่เหมือนกันซึ่งมีขอบเขตต่างกันในสูตร ให้นำหน้าชื่อด้วยชื่อเวิร์กชีต เช่น:

หรือ

ชื่อที่สร้างโดยใช้ กล่องชื่อ มีขอบเขตระดับสมุดงานส่วนกลางเสมอ เว้นแต่จะป้อนทั้งชื่อแผ่นงานและชื่อช่วงลงในกล่องชื่อเมื่อมีการกำหนดชื่อ

ตัวอย่าง :

• ชื่อ: Jan_Sales ขอบเขต — ระดับสมุดงานทั่วโลก
• ชื่อ: Sheet1!Jan_Sales, ขอบเขต — ระดับเวิร์กชีตในเครื่อง

ขอบเขตสมุดงานทั่วโลก

ชื่อที่กำหนดด้วยขอบเขตระดับสมุดงานเป็นที่รู้จักสำหรับแผ่นงานทั้งหมดในสมุดงานนั้น ดังนั้น ชื่อระดับเวิร์กบุ๊กจึงสามารถใช้ได้เพียงครั้งเดียวภายในเวิร์กบุ๊ก ซึ่งต่างจากชื่อระดับชีตที่กล่าวถึงข้างต้น

อย่างไรก็ตาม เวิร์กบุ๊กอื่นไม่รู้จักชื่อขอบเขตระดับเวิร์กบุ๊ก ดังนั้นจึงสามารถเรียกชื่อระดับโกลบอลซ้ำในไฟล์ Excel ต่างๆ ได้ ตัวอย่างเช่น ถ้า Jan_Sales ชื่อมีขอบเขตทั่วโลก สามารถใช้ชื่อเดียวกันในสมุดงานต่างๆ ที่ชื่อว่า 2012_Revenue , 2013_รายได้ และ 2014_รายได้ .

ขอบเขตความขัดแย้งและลำดับความสำคัญของขอบเขต

เป็นไปได้ที่จะใช้ชื่อเดียวกันทั้งในระดับแผ่นงานในเครื่องและระดับสมุดงาน เนื่องจากขอบเขตสำหรับทั้งสองจะแตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม สถานการณ์ดังกล่าวจะสร้างความขัดแย้งทุกครั้งที่มีการใช้ชื่อ

ในการแก้ไขข้อขัดแย้งดังกล่าว ใน Excel ชื่อที่กำหนดไว้สำหรับระดับเวิร์กชีตในเครื่องจะมีความสำคัญเหนือกว่าระดับเวิร์กบุ๊กส่วนกลาง ในสถานการณ์เช่นนี้ ชื่อระดับแผ่นงานของ 2014_Revenue จะใช้แทนชื่อระดับสมุดงานของ 2014_Revenue .

หากต้องการแทนที่กฎลำดับความสำคัญ ให้ใช้ชื่อระดับเวิร์กบุ๊กร่วมกับชื่อระดับแผ่นงานเฉพาะ เช่น:

ข้อยกเว้นประการหนึ่งสำหรับการแทนที่ลำดับความสำคัญคือชื่อระดับเวิร์กชีตในเครื่องที่มีขอบเขตของ ชีต 1 ของสมุดงาน ขอบเขตที่เชื่อมโยงกับ ชีต 1 ของสมุดงานใด ๆ ไม่สามารถแทนที่ด้วยชื่อระดับสากลได้