Microsoft Word มีคุณสมบัติมากมาย รวมถึงเครื่องมือที่ทำให้การจัดรูปแบบและการตั้งค่าหน้าง่ายขึ้น เอกสาร Word ขนาดยาวอาจอ่านได้ยากหากจัดรูปแบบไม่ถูกต้อง วิธีหนึ่งในการจัดรูปแบบและทำให้ข้อความอ่านง่ายขึ้นคือการใช้ตัวแบ่งส่วน
ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีใช้ตัวแบ่งส่วนเพื่อจัดเรียงหน้า Word ของคุณใหม่ และปรับปรุงความสามารถในการอ่านเอกสารของคุณ นอกจากนี้เรายังจะพูดถึงตัวแบ่งส่วนหลายประเภทและแสดงวิธีลบออก
ตัวแบ่งส่วนคืออะไร
ตามชื่อที่แนะนำ ตัวแบ่งส่วนคือองค์ประกอบการจัดรูปแบบที่แบ่งเอกสารออกเป็นส่วนๆ
ตัวแบ่งส่วนมีหลายประเภท แต่ละไฟล์จะช่วยให้คุณควบคุมเอกสารของคุณได้ดีขึ้น ทำให้อ่านง่ายและน่าสนใจยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น สามารถช่วยคุณจัดโครงสร้างเอกสาร เว้นช่องว่าง หรือแบ่งหน้าออกเป็นคอลัมน์ได้
ความแตกต่างระหว่างส่วนและตัวแบ่งหน้า
เมื่อคุณแทรกตัวแบ่งหน้าในเอกสาร Word ข้อความที่ตามมาจะเริ่มต้นในหน้าถัดไปเสมอ ตัวแบ่งหน้าเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเริ่มต้นบทใหม่ในหนังสือหรือส่วนใหม่ในบทความ
ตัวแบ่งส่วนแตกต่างจากตัวแบ่งหน้า ข้อความที่ตามมาไม่จำเป็นต้องเริ่มในหน้าใหม่ แต่ข้อความสามารถดำเนินการต่อในหน้าเดียวกันได้ ทำให้ดูเรียบร้อยและจัดระเบียบอย่างดี
ประเภทของตัวแบ่งส่วน
ตัวแบ่งส่วนใน Microsoft Word มีสี่ประเภท
1. ตัวแบ่งส่วนหน้าถัดไป
ข้อความทั้งหมดที่อยู่ทางขวาของเคอร์เซอร์ (ซึ่งคุณวางในตำแหน่งที่คุณเห็นว่าเหมาะสม) จะถูกบังคับให้อยู่ในส่วนใหม่ในหน้าถัดไป การจัดรูปแบบทั้งหมดที่คุณทำกับข้อความที่ถูกโอนย้ายจะถูกส่งไปยังส่วนใหม่
2. การแบ่งส่วนต่อเนื่อง
การแบ่งส่วนต่อเนื่องจะสร้างส่วนใหม่ในหน้าเดียวกัน ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถมีข้อความสองข้อความที่มีรูปแบบอื่นอยู่ในหน้าเดียวกันได้
3. ตัวแบ่งส่วนของหน้าคี่
คล้ายกับหน้าถัดไป หน้าคี่จะย้ายข้อความไปทางขวาของเคอร์เซอร์ แต่คราวนี้ไปที่หน้าเลขคี่ถัดไป ซึ่งหมายความว่าหากคุณกำลังเขียนข้อความในหน้า 5 และคุณแทรกตัวแบ่งส่วนของหน้าคี่ ข้อความของคุณจะถูกย้ายไปที่ด้านบนของหน้า 7 โดยปล่อยให้หน้าที่ 6 ว่างไว้ วิธีนี้สะดวกมากสำหรับการสร้างบทของหนังสือเล่มใหม่ เนื่องจากมักจะเริ่มต้นจากหน้าเลขคี่
4. ตัวแบ่งส่วนของหน้าคู่
ตัวแบ่งส่วนของหน้าคู่ทำหน้าที่เหมือนกับตัวแบ่งส่วนก่อนหน้า แต่มีหน้าเป็นเลขคู่ หากคุณกำลังทำงานในหน้าที่ 6 คุณสามารถดำเนินการต่อเอกสารในหน้า 8 ได้โดยอัตโนมัติ โดยปล่อยให้หน้าที่ 7 ว่างไว้
ประเภทของตัวแบ่งหน้า
จำเป็นต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างตัวแบ่งส่วนและตัวแบ่งหน้า และเวลาที่ควรใช้ ตัวแบ่งหน้ามีสองประเภทใน Microsoft Word แต่จะให้ผลลัพธ์การจัดรูปแบบที่แตกต่างกันมาก
1. ตัวแบ่งหน้าอย่างง่าย
ตัวแบ่งหน้าแบบธรรมดาจะย้ายข้อความทั้งหมดไปทางขวาของเคอร์เซอร์ไปยังหน้าถัดไป ไม่สำคัญว่าจะเป็นหน้าคี่หรือเลขคู่
2. ตัวแบ่งคอลัมน์
ตัวแบ่งคอลัมน์แบ่งเอกสารของคุณออกเป็นคอลัมน์ Word จะย้ายข้อความทั้งหมดไปทางขวาของเคอร์เซอร์ไปที่ด้านบนของคอลัมน์ถัดไป คุณสามารถมีคอลัมน์กี่คอลัมน์ก็ได้ แต่คุณอาจต้องการให้เอกสารของคุณดูดีและเป็นระเบียบ มากกว่าสามคอลัมน์อาจทำให้อ่านลำบากมาก
วิธีแทรกตัวแบ่งส่วนในเอกสาร Word
เมื่อคุณรู้ว่าคุณต้องการตัวแบ่งส่วนประเภทใด การแทรกลงในเอกสาร MS Word นั้นง่ายมาก วางเคอร์เซอร์ตรงตำแหน่งที่คุณต้องการแบ่งเอกสาร จากนั้นไปที่เค้าโครง คลิกตัวแบ่ง และเลือกประเภทของส่วนหรือตัวแบ่งหน้าที่คุณต้องการจากเมนูแบบเลื่อนลง
นอกจากนี้ยังมีแป้นพิมพ์ลัดสำหรับการแทรกตัวแบ่งหน้าลงในเอกสารของคุณอย่างรวดเร็ว เมื่อเคอร์เซอร์อยู่ในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มตัวแบ่งหน้า เพียงกด Ctrl + Enter
วิธีการดูตัวแบ่งส่วนที่มีอยู่
ส่วนและตัวแบ่งหน้าจะมองไม่เห็นในเอกสาร Word คุณสามารถเห็นเอฟเฟ็กต์ของมันได้ แต่คุณไม่สามารถมองเห็นมันเป็นสัญลักษณ์ตามค่าเริ่มต้นได้ เนื่องจากมุมมองเริ่มต้นจะแสดงเฉพาะสิ่งที่จะพิมพ์เท่านั้น
เมื่อคุณเขียน แก้ไข และจัดรูปแบบเอกสาร คุณจะต้องการดูองค์ประกอบต่างๆ เช่น เครื่องหมายย่อหน้า เครื่องหมายเว้นวรรค ส่วน และตัวแบ่งหน้า หากต้องการดูองค์ประกอบทั้งหมดเหล่านี้ ให้ไปที่แท็บหน้าแรกแล้วคลิกปุ่มย่อหน้าเพื่อแสดงเครื่องหมายย่อหน้าทั้งหมด
วิธีการลบส่วนและตัวแบ่งหน้า
การแสดงส่วนและตัวแบ่งหน้าทั้งหมดเป็นขั้นตอนหนึ่งในการลบออกด้วย อย่างไรก็ตาม หากต้องการลบออก คุณจะต้องดูก่อน
การลบตัวแบ่งส่วนทำได้ง่ายเพียงแค่เลือกพวกมันแล้วกดปุ่ม Backspace หรือ Delete บนคีย์บอร์ดของคุณ หากต้องการเลือก ให้คลิกที่ตัวแบ่งหน้าหรือส่วนโดยตรงสามครั้ง หรือวางเคอร์เซอร์ไว้ข้างหลัง
โปรดทราบว่าเมื่อคุณลบส่วนหรือตัวแบ่งหน้า ข้อความของส่วนนั้นจะสูญเสียการจัดรูปแบบและนำการจัดรูปแบบของส่วนถัดไปไปใช้
