Microsoft Word เสนอฟีเจอร์มากมาย รวมถึงเครื่องมือที่ทำให้ Formatting และ Page Setup ง่ายขึ้น เอกสาร Word ยาวๆ อาจอ่านยากหาก Format ไม่ถูกต้อง วิธีหนึ่งในการ Format และทำให้ข้อความอ่านง่ายคือ Section Breaks
ในบทความนี้ คุณจะเรียนรู้การใช้ Section Breaks เพื่อจัดเรียงหน้า Word และปรับปรุง Readability ของเอกสาร เราจะผ่านประเภท Section Breaks หลายประเภท และแสดงวิธีลบพวกมัน
Section Break คืออะไร?
ตามชื่อ Section Breaks คือ Elements จัดรูปแบบที่แบ่งเอกสารออกเป็น Sections
มีประเภท Section Breaks หลายประเภท แต่ละประเภทให้คุณควบคุมเอกสารได้ดีขึ้น ทำให้อ่านง่ายและสวยงามมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ช่วยโครงสร้างเอกสาร เว้นพื้นที่ หรือแบ่งหน้าเป็น Columns
ความแตกต่างระหว่าง Section Break และ Page Break
เมื่อคุณแทรก Page Break ในเอกสาร Word ข้อความถัดไปจะเริ่มต้นที่หน้าถัดไปเสมอ Page Break เป็นเครื่องมือยอดเยี่ยมสำหรับเริ่มบทใหม่ในหนังสือ หรือ Section ใหม่ในบทความ
Section Breaks แตกต่างจาก Page Breaks ข้อความถัดไปไม่จำเป็นต้องเริ่มที่หน้าใหม่ แทนที่จะเป็นเช่นนั้น ข้อความสามารถต่อเนื่องบนหน้าเดียวกันได้ ทำให้ดูเรียบร้อยและจัดระเบียบดี
ประเภทของ Section Breaks
มี Section Breaks 4 ประเภทใน Microsoft Word
1. Next Page Section Break
ข้อความทั้งหมดที่อยู่ขวาของ Cursor (ซึ่งคุณวางไว้ที่ต้องการ) จะถูกบังคับให้อยู่ใน Section ใหม่บนหน้าถัดไป Formatting ทั้งหมดที่คุณทำกับข้อความที่ถูกย้าย จะถูกนำไปสู่ Section ใหม่
2. Continuous Section Break
Continuous Section Break จะสร้าง Section ใหม่บนหน้าเดียวกัน นี่หมายความว่าคุณสามารถมีข้อความ 2 ชุดที่มี Formatting ต่างกัน บนหน้าเดียวกันได้
3. Odd Page Section Break
คล้าย Next Page แต Odd Page จะย้ายข้อความขวาของ Cursor ไปที่หน้าคี่ถัดไป หมายถึง หากคุณทำงานอยู่หน้า 5 และแทรก Odd Page Section Break ข้อความจะย้ายไปบนสุดหน้า 7 ทิ้งหน้า 6 ว่าง นี่สะดวกมากสำหรับสร้างบทใหม่ของหนังสือ เนื่องจากบทมักเริ่มที่หน้าคี่
4. Even Page Section Break
Even Page Section Break ทำเหมือนกันแต่กับหน้าคู่ หากคุณอยู่หน้า 6 คุณสามารถต่อเนื่องเอกสารไปหน้า 8 ได้อัตโนมัติ ทิ้งหน้า 7 ว่าง
ประเภทของ Page Breaks
สำคัญที่จะเข้าใจความแตกต่างระหว่าง Section และ Page Breaks และเมื่อไหร่ควรใช้ มี Page Breaks แค่ 2 ประเภทใน Microsoft Word แต่ให้ผล Formatting ที่แตกต่างมาก
1. Simple Page Break
Simple Page Break จะย้ายข้อความทั้งหมดขวาของ Cursor ไปหน้าถัดไปทันที ไม่สำคัญว่าหน้าคี่หรือคู่
2. Column Break
Column Break แบ่งเอกสารเป็น Columns Word จะย้ายข้อความขวาของ Cursor ไปบนสุดของ Column ถัดไป คุณสามารถมี Columns กี่ก็ได้ แต่อาจอยากให้เอกสารดูสวยและเป็นระเบียบ มากกว่า 3 Columns อาจอ่านยาก
วิธีแทรก Section Breaks ในเอกสาร Word
เมื่อคุณรู้ว่าต้องการ Section Break ประเภทไหน การแทรกในเอกสาร MS Word ง่ายมาก วาง Cursor ตรงที่ต้องการแบ่งเอกสาร แล้วไปที่ Layout คลิก Breaks และเลือกประเภท Section หรือ Page Break ที่ต้องการจาก Dropdown Menu
มี Keyboard Shortcut สำหรับแทรก Page Break เร็วๆ นี้ เมื่อ Cursor อยู่ตำแหน่งที่ต้องการแทรก Page Break กด Ctrl + Enter
วิธีดู Section Breaks ที่มีอยู่แล้ว
Section และ Page Breaks ไม่สามารถมองเห็นได้ในเอกสาร Word คุณเห็นผลลัพธ์ แต่ไม่เห็นพวกมันเป็น Symbols โดย Default เนื่องจาก Default View แสดงแค่สิ่งที่จะพิมพ์ออกมา
เมื่อคุณเขียน แก้ไข และจัดรูปแบบเอกสาร คุณจะอยากเห็น Elements ต่างๆ เช่น Paragraph Marks, Space Marks, Sections และ Page Breaks เพื่อดูทั้งหมด ให้ไปที่แท็บ Home และคลิกที่ปุ่ม Paragraph เพื่อแสดง Paragraph Marks ทั้งหมด
วิธีลบ Section และ Page Breaks
การแสดง Section และ Page Breaks ทั้งหมดเป็นขั้นตอนหนึ่งสู่การลบพวกมัน แต่เพื่อลบ คุณต้องเห็นพวกมัน
การลบ Section Breaks ง่ายเท่ากับการ Select แล้วกด Backspace หรือ Delete บนคีย์บอร์ด เพื่อ Select ให้คลิกตรงที่ Page หรือ Section Break 3 ครั้ง หรือวาง Cursor ทันทีหลังมัน
จำไว้ว่า เมื่อคุณลบ Section หรือ Page Break ข้อความของ Section นั้นจะสูญเสีย Formatting และใช้ Formatting ของ Section ถัดไปแทน
