Gmail สร้างขึ้นเพื่อช่วยจัดระเบียบอีเมลที่ได้รับ สามารถตั้ง Filter ให้ดำเนินการอัตโนมัติเมื่ออีเมลมา ทำเครื่องหมายดาว หรือสร้าง Label 主题 สำหรับข้อความสำคัญ
แต่มีฟีเจอร์อีกอย่างที่คุณอาจไม่รู้: Multiple Inboxes ของ Gmail
เมื่อใช้งาน คุณสามารถดูกล่องจดหมายหลายอันเป็นแผงบนหน้าจอในมุมมอง Default ของ Gmail วิธีนี้ประหยัดการคลิกเพื่อดูสิ่งที่ต้องการ
วิธีตั้งค่า Multiple Inboxes ใน Gmail
เปิด Gmail คลิกไอคอนเฟืองมุมขวาบน และเลือก Configure Inbox ต้องปิดระบบ Tabbed Inbox อัตโนมัติของ Google
จากนั้น ยกเลิกติ๊ก Social, Promotions, Updates, และ Forums หลังจากนั้นบันทึกการเปลี่ยนแปลง
ไปที่ Settings จากเมนูเฟือง และหาลิงก์ Labs บนสุดหน้าจอ สิ่งที่ปรากฏใน Labs เป็นฟีเจอร์ทดลองอย่างเป็นทางการ
ใน Labs ให้เลื่อนลงไปที่ Multiple Inboxes และคลิก Radio button Enable
สุดท้าย กลับไปบนสุดหน้า Labs และคลิก Save Changes
ครั้งต่อไปที่โหลดหน้า Settings คุณควรเห็นลิงก์ Multiple Inboxes สีน้ำเงินใหม่บนสุด คลิกเพื่อปรับแต่ง Multiple Inboxes ให้เหมาะสมที่สุด รองรับได้สูงสุด 5 กล่องจดหมาย
ตั้งชื่อ Label ให้แต่ละแผง และกำหนดว่าจะแสดงเนื้อหาอะไร เช่น อาจอยากได้แผง Drafts และอีกอัน Sent Mail ข้อความที่มี Label ใดๆ ก็สามารถแสดงในแผง Multiple Inboxes ได้
ใน Settings ของ Multiple Inboxes สามารถเปลี่ยนตำแหน่งแผงเทียบกับกล่องจดหมายหลักได้ และเลือกจำนวนข้อความที่แสดงต่อหน้าของแผง
ตอนนี้คุณรู้ Multiple Inboxes ทำอะไรและตั้งค่ายังไง ต่อไปมาสำรวจวิธีใช้ที่มีประสิทธิภาพ
1. กำหนด Label สำหรับแต่ละขั้นตอนของ Kanban
Kanban เป็นระบบแบบภาพที่แสดงแต่ละงานและการเข้ากับ Workflow ทั้งหมด ใช้ Kanban Board แสดงงานที่ต้องทำ และตำแหน่งในกระบวนการ แต่ละงานเป็นการ์ดที่ย้ายไป Board อื่นเมื่อสถานะเปลี่ยน
พิจารณาสร้าง Gmail Label สำหรับแต่ละขั้นตอนของ Workflow Kanban อาจมี Label "New Projects" และอีกอัน "Pending Approval" หากทีมส่งการแจ้งเตือนงานเสร็จผ่าน Kanban สมาชิกแต่ละคนใช้ Keyword หรือ Phrase เฉพาะ ให้สังเกตเหล่านั้นเพื่อทำให้ Label แต่ละอันแม่นยำและเหมาะสม
จากนั้น แทนที่จะหาในกล่องจดหมายหลักข้อความเกี่ยวกับ Kanban ทั้งหมด คุณสามารถเห็น Process flow ในแผง Multiple Inboxes วิธีนี้อาจประหยัดเวลาโดยทำให้หาสิ่งที่ต้องการง่ายขึ้น และน้อยโอกาสที่จะ 놓치ข้อความที่เกี่ยวกับกระบวนการ
2. สร้าง Labels สำหรับแผนกหรือบุคคล
หากคุณเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรใหญ่และติดต่อแผนกหรือคนต่างๆ บ่อย ให้สร้าง Label จากที่อยู่อีเมลสำหรับแต่ละฝ่าย เช่น Accounting Department, Human Resources, My Boss
การให้อีเมลจากคนเหล่านี้ปรากฏในแผงเฉพาะลดโอกาสที่จะพลาดข้อความ คุณจะทราบเร็วขึ้นเมื่อมีอีเมลมา และมีอิสระตัดสินใจจัดการและดำเนินการตาม
3. ดู Inbox ทั้งหมดบนหน้าจอเดียว
เช่นเดียวกับคนหลายคน คุณอาจจัดเรียงกล่องจดหมาย Gmail หลายบัญชี อาจมีบัญชีงานและส่วนตัว แต่อยู่บ่อยที่ตั้งที่อยู่อีเมลเฉพาะสำหรับเหตุผลต่างๆ หากบริษัทจัดสัมมนาและคุณดูแลการลงทะเบียน ที่อยู่อาจเป็น [company name]SeminarRegistration@gmail.com
สร้าง Label "From:" สำหรับแต่ละบัญชี Gmail ทำให้ Multiple Inboxes แสดงข้อความของแต่ละบัญชี ปกติต้องสลับบัญชีโดยคลิกไอคอนบัญชีมุมขวา แล้วเลือกจากเมนู Dropdown
ใช้ Multiple Inboxes แสดง Inbox หนึ่งจากที่อยู่อีเมลอื่นต่อแผง ประหยัดเวลา และป้องกันการหลงทางว่าตรวจสอบบัญชีนั้นแล้วหรือยัง
4. สร้าง Labels แบบ Action-based
อินเทอร์เน็ตเต็มไปด้วยคำแนะนำช่วยให้คนทำ Inbox Zero หนึ่งในนั้นคือสร้าง Label เริ่มต้นด้วย @ symbol และ Action หรือ Status เช่น @Awaiting reply, @Complete, @Action
สำหรับโฟลเดอร์ @Action ใส่เฉพาะสิ่งที่ใช้เวลานานกว่า 2 นาที ทำสิ่งสั้นๆ ทันที มิฉะนั้นโฟลเดอร์ @Action จะอุดตันด้วยสิ่งไม่จำเป็น
การใช้ @ symbol ทำให้ Label เหล่านี้อยู่ต้นรายการ Label อยู่ใต้ Standard labels ของ Gmail ด้านซ้าย แต่ Multiple Inboxes ทำให้ไม่ต้องกังวลลำดับ Label สามารถจัดแผงหนึ่งต่อ Action หลักแต่ละอย่าง วิธีนี้ดีหากหลักฐานภาพของงานเสร็จให้แรงจูงใจ
หลังทำเสร็จ ย้ายข้อความในกล่องจดหมายไป Label Action-specific ที่เป็น Multiple Inboxes ตอนท้ายวัน ดูอีเมลในแต่ละอัน ใช้ผลลัพธ์เป็นตัววัดผลิตภาพโดยรวม และคิดวิธีปรับปรุง
5. ให้ Label กับอีเมลแจ้งเตือนสำคัญ
เครื่องมือจัดการโปรเจกต์ชั้นนำแจ้งเตือนผู้ใช้ทางอีเมลและในอินเทอร์เฟซโปรแกรม ระบบนี้เพิ่มโอกาสเห็น โดยเฉพาะเมื่อคนไม่ได้โต้ตอบกับโปรแกรม ให้พวกเขาอยู่ใน Loop แม้แค่ใช้อีเมล
ก่อนอื่น ให้คิดถึงโปรแกรมทั้งหมดที่ส่งอีเมลแจ้งเตือน แล้วตัดสินใจว่าข้อความเหล่านั้นสำคัญพอที่จะต้องเห็น เช่น โปรแกรมบางอย่างให้แค่ Metrics รายสัปดาห์ ซึ่งอาจไม่สำคัญ แต่อื่นๆ แจ้งเตือนทุกอย่างในโปรแกรมที่เกี่ยวกับคุณ
ถ้ามีโปรแกรมที่ส่งแจ้งเตือนไม่เกิน 5 ตัวที่เกี่ยวข้อง ให้แต่ละตัวมีแผง Multiple Inbox จำไว้ว่าสามารถตั้ง Filter ให้ส่งอีเมลเฉพาะไป Label ได้
กับแจ้งเตือนจากบริษัทบัตรเครดิต อาจอยากได้อัปเดตการชำระเงินหรือการเปลี่ยนแปลง Credit score แต่ไม่น่าสนใจแจ้งเตือนเกี่ยวกับดอกเบี้ย Filter ให้ระบุว่าอีเมลไหนไป Label ที่สร้าง ไหนลบ ไหนไปที่อื่น
มีประโยชน์ที่จะตรวจสอบว่าบริการที่ใช้มี Keywords ใน Subject line ไหม เริ่มด้วยการค้นหาอีเมลทั้งหมดจากบริษัทนั้นใน Gmail เมื่อสังเกตรูปแบบการใช้คำ ให้ปรับ Filter ให้รู้จักคำเหล่านั้น ทำให้ Filter ทำงานแบบที่คุณต้องการ ที่นี่คืออีเมลที่มีวลีสำคัญไปที่ Label ตรงกับ Multiple Inboxes
6. ตั้งค่า Inboxes ตามระดับ Priority
บ่อยครั้งยากที่จะตัดสินใจทำอะไรและเมื่อไหร่จากการดูกล่องจดหมาย อาจใช้เวลาตัดสินใจมากกว่าทำงานจริง การสร้าง Multiple Inboxes ตามระดับความเร่งด่วนอาจช่วยทำความเข้าใจภาระผูกพัน
อาจสร้าง High-Priority inbox ตามด้วย Medium-Priority และ Low-Priority inbox เป็นจุดเริ่มต้น
นอกจากนี้ หากข้อความบางอย่างที่ Priority-based เกี่ยวกับโปรเจกต์ สามารถระบุได้ใน Label
คุณจัดระเบียบ Gmail Inbox ยังไง?
หลังอ่านคำแนะนำนี้ คุณน่าจะคิดว่า Multiple Inboxes คุ้มค่า ให้หยุดคลิกที่ไม่จำเป็น และแสดงข้อความสำคัญตาม Label conventions ใช้คอมพิวเตอร์มากกว่าหนึ่งเครื่องที่ทำงาน? หากใช่ จะชื่นชมความสามารถนี้ที่ให้เห็นข้อความจากหลายแหล่ง
หลังตั้งค่าเสร็จ คุณจะชอบมากแค่ไหนที่หน้าจอเดียวให้ข้อมูลมากมาย หากปรับตัวยาก การปิดฟีเจอร์แค่คลิกเดียว และเปิดใหม่ได้ง่ายเหมือนกัน
ชอบเคล็ดลับจัดระเบียบ Gmail Inbox นี้ไหม? หาวิธีจัดเรียงอีเมลบน iPhone ด้วยแอปอีเมลอัจฉริยะ!
