Gmail สร้างขึ้นเพื่อช่วยจัดระเบียบอีเมลที่ได้รับ คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองที่ดำเนินการโดยอัตโนมัติเมื่อมีอีเมลมาถึง นอกจากนี้ยังสามารถทำเครื่องหมายข้อความสำคัญว่าติดดาวหรือสร้างป้ายกำกับตามธีมสำหรับข้อความเหล่านั้นได้
อย่างไรก็ตาม ยังมีคุณลักษณะอื่นที่คุณอาจยังไม่รู้:กล่องจดหมายหลายกล่องของ Gmail .
เมื่อใช้งาน คุณสามารถดูกล่องจดหมายหลายกล่องเป็นบานหน้าต่างบนหน้าจอในมุมมองเริ่มต้นของ Gmail วิธีนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องคลิกเพียงไม่กี่ครั้งเพื่อดูสิ่งที่คุณต้องการ
วิธีตั้งค่ากล่องจดหมายหลายกล่องใน Gmail
ขั้นแรก ให้เปิด Gmail คลิกไอคอนฟันเฟืองที่ด้านบนขวาและเลือก กำหนดค่ากล่องจดหมาย . คุณต้องปิดระบบกล่องจดหมายแบบแท็บอัตโนมัติของ Google
จากนั้น ยกเลิกการเลือกช่องสำหรับโซเชียล โปรโมชัน การอัปเดต และฟอรัม หลังจากที่คุณทำเช่นนั้นแล้ว ให้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ
ไปที่ การตั้งค่า จากเมนูฟันเฟืองและค้นหา Labs ลิงค์ที่ด้านบนของหน้าจอ สิ่งใดก็ตามที่ปรากฏใน Labs เป็นคุณลักษณะทดลองอย่างเป็นทางการ
เมื่อคุณอยู่ใน Labs แล้ว ให้เลื่อนลงไปที่กล่องจดหมายหลายกล่อง และคลิกปุ่มตัวเลือกสำหรับ เปิดใช้งาน .
สุดท้าย ให้กลับไปที่ด้านบนสุดของหน้า Labs แล้วคลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง .
ครั้งถัดไปที่คุณโหลดหน้าการตั้งค่า คุณควรสังเกตว่ามีกล่องจดหมายหลายกล่องสีน้ำเงินใหม่ ลิงค์ไปด้านบน คลิกเพื่อปรับแต่งสิ่งต่างๆ เกี่ยวกับกล่องจดหมายหลายกล่องเพื่อให้ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับคุณ ระบบอนุญาตกล่องจดหมายสูงสุดห้ากล่อง
กำหนดป้ายกำกับให้กับแต่ละบานหน้าต่าง และกำหนดว่าเนื้อหาประเภทใดที่จะปรากฏในนั้น ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการอันหนึ่งที่แสดงร่างจดหมาย และอีกอันสำหรับจดหมายที่ส่งแล้ว ข้อความที่ติดป้ายกำกับสามารถแสดงในบานหน้าต่างกล่องจดหมายหลายกล่องได้
ภายในการตั้งค่าสำหรับกล่องจดหมายหลายกล่อง ให้เปลี่ยนตำแหน่งบานหน้าต่างที่สัมพันธ์กับกล่องจดหมายหลักของคุณด้วย สุดท้าย คุณสามารถเลือกจำนวนข้อความที่แสดงในแต่ละหน้าของบานหน้าต่างได้
ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าฟีเจอร์หลายกล่องขาเข้าทำอะไรได้บ้างและจะตั้งค่าอย่างไร ต่อไป มาสำรวจวิธีใช้งานที่มีประสิทธิภาพ
1. กำหนดป้ายกำกับสำหรับแต่ละขั้นตอนของคัมบัง
Kanban เป็นระบบที่ใช้ภาพที่แสดงให้เห็นงานแต่ละงานและความเหมาะสมกับเวิร์กโฟลว์โดยรวม ผู้คนใช้กระดาน Kanban เพื่อแสดงงานที่ต้องทำ และหน้าที่ความรับผิดชอบเหล่านั้นอยู่ในกระบวนการ งานแต่ละงานคือการ์ดที่ย้ายไปยังกระดานต่างๆ เมื่อสถานะเปลี่ยนไป
พิจารณาสร้างป้ายกำกับ Gmail สำหรับแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ Kanban คุณอาจมีโครงการหนึ่งที่ระบุว่าโครงการใหม่ และอีกโครงการหนึ่งเรียกว่ารอการอนุมัติ หากทีมของคุณส่งการแจ้งเตือนงานที่ทำเสร็จแล้วผ่าน Kanban สมาชิกในทีมแต่ละคนสามารถใช้คำสำคัญหรือวลีบางคำได้ ให้ความสนใจกับสิ่งเหล่านั้นเพื่อเรียนรู้วิธีทำให้แต่ละป้ายกำกับมีความเกี่ยวข้องและถูกต้อง
จากนั้น แทนที่จะมองหาข้อความทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับ Kanban ผ่านกล่องจดหมายหลักของคุณ คุณสามารถดูขั้นตอนกระบวนการในบานหน้าต่างกล่องจดหมายหลายกล่อง วิธีนี้สามารถประหยัดเวลาได้โดยทำให้ค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ คุณยังมีโอกาสน้อยที่จะสูญเสียการติดตามข้อความที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ
2. สร้างป้ายกำกับสำหรับแผนกหรือบุคคล
บางทีคุณอาจเป็นส่วนหนึ่งของบริษัทขนาดใหญ่และสื่อสารกับแผนกหรือบุคคลต่างๆ เป็นประจำ ในกรณีนั้น ให้สร้างป้ายกำกับตามที่อยู่อีเมลสำหรับแต่ละรายการ คุณสามารถสร้างแผนกบัญชี ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และ My Boss ได้ เป็นต้น
การทำให้อีเมลจากบุคคลเหล่านั้นปรากฏในบานหน้าต่างเฉพาะช่วยลดโอกาสที่คุณจะมองข้ามข้อความได้ คุณจะตระหนักมากขึ้นเมื่ออีเมลมาถึง จากนั้น คุณมีอิสระมากขึ้นในการตัดสินใจว่าจะจัดการกับพวกเขาและปฏิบัติตามอย่างไร
3. ดูกล่องจดหมายทั้งหมดของคุณบนหน้าจอเดียว
เช่นเดียวกับหลายๆ คน คุณสามารถจัดเรียงกล่องจดหมาย Gmail เพื่อวัตถุประสงค์หลายประการ บางทีคุณอาจมีบัญชีงานและบัญชีส่วนตัว อย่างไรก็ตาม เป็นเรื่องปกติที่จะตั้งค่าที่อยู่พิเศษด้วยเหตุผลหลายประการ หากบริษัทของคุณจัดสัมมนาและคุณกำลังจัดการการลงทะเบียนกิจกรรม ที่อยู่อาจเป็น [ชื่อบริษัท][email protected]
คุณสามารถสร้างป้ายกำกับ "จาก:" สำหรับบัญชี Gmail แต่ละบัญชี การทำเช่นนี้ทำให้กล่องจดหมายหลายกล่องแสดงข้อความที่เกี่ยวข้อง โดยปกติ คุณต้องสลับบัญชีโดยคลิกไอคอนบัญชีของคุณที่มุมขวาของ Gmail จากนั้นเลือกบัญชีจากเมนูแบบเลื่อนลง
การใช้กล่องขาเข้าหลายกล่องเพื่อแสดงกล่องขาเข้าจากที่อยู่อีเมลอื่นต่อบานหน้าต่างช่วยประหยัดเวลา นอกจากนี้ยังป้องกันไม่ให้คุณฟุ้งซ่านและสงสัยว่าคุณได้ตรวจสอบบัญชีแล้วหรือยัง
4. สร้างป้ายกำกับตามการดำเนินการ
อินเทอร์เน็ตเต็มไปด้วยคำแนะนำเพื่อช่วยให้ผู้คนเข้าถึง Inbox Zero หนึ่งในนั้นคือการทำป้ายกำกับที่ขึ้นต้นด้วยสัญลักษณ์ @ และการกระทำหรือสถานะ คุณสามารถมีข้อความที่ระบุว่า @รอการตอบกลับ @เสร็จสมบูรณ์ หรือ @Action
สำหรับโฟลเดอร์ @Action ให้เพิ่มเฉพาะสิ่งที่ใช้เวลานานกว่าสองนาทีในการดำเนินการให้เสร็จและทำงานที่สั้นลงทันที มิฉะนั้น คุณอาจเสี่ยงที่จะอุดตันโฟลเดอร์ @Action ของคุณด้วยสิ่งที่ไม่จำเป็น
การใช้สัญลักษณ์ @ ทำให้ป้ายกำกับเหล่านั้นปรากฏขึ้นที่จุดเริ่มต้นของรายการป้ายกำกับ โดยจะอยู่ใต้ป้ายกำกับมาตรฐานของ Gmail ทางด้านซ้ายของหน้าจอทันที อย่างไรก็ตาม การใช้กล่องจดหมายหลายกล่องทำให้ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับลำดับของป้ายกำกับ คุณสามารถอุทิศบานหน้าต่างเดียวให้กับการกระทำทั่วไปแต่ละอย่างของคุณ วิธีนี้เป็นวิธีที่ดีเยี่ยมหากหลักฐานที่มองเห็นได้ของงานที่ทำเสร็จแล้วเป็นแรงบันดาลใจให้คุณ
หลังจากทำสิ่งต่างๆ เสร็จแล้ว ให้ย้ายข้อความในกล่องจดหมายเหล่านั้นไปยังป้ายกำกับเฉพาะการดำเนินการที่เหมาะสม โดยเพิ่มเป็น 2 กล่องจดหมายหลายกล่อง จากนั้น เมื่อสิ้นสุดวัน ให้ดูอีเมลทั้งหมดในแต่ละอีเมล ใช้ผลลัพธ์เป็นมาตรวัดโดยรวมของประสิทธิภาพการทำงาน และคิดหาวิธีปรับปรุง
5. ให้ป้ายกำกับอีเมลการแจ้งเตือนที่สำคัญ
เครื่องมือการจัดการโครงการชั้นนำมากมายในปัจจุบันจะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบทางอีเมลและภายในอินเทอร์เฟซของโปรแกรม ระบบนั้นจะเพิ่มโอกาสในการมองเห็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้คนไม่ได้โต้ตอบกับโปรแกรม ซึ่งช่วยให้พวกเขาไม่พลาดแม้ในขณะที่พวกเขากำลังใช้อีเมลเท่านั้น
ขั้นแรก ให้นึกถึงโปรแกรมทั้งหมดที่คุณใช้ซึ่งส่งอีเมลแจ้งเตือนเหล่านั้น จากนั้น ให้พิจารณาว่าข้อความมีความสำคัญเพียงพอที่จะดูหรือไม่ ตัวอย่างเช่น บางโปรแกรมมีเฉพาะตัววัดรายสัปดาห์เกี่ยวกับการใช้งานของคุณ ซึ่งคุณอาจเห็นว่าไม่จำเป็น ในกรณีอื่นๆ แอปพลิเคชันจะแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในโปรแกรมที่ตรงกับคุณ
หากมีโปรแกรมที่เกี่ยวข้องไม่เกินห้าโปรแกรมที่ส่งอีเมลแจ้งเตือน ให้แต่ละหน้าต่างมีกล่องขาเข้าหลายรายการ โปรดทราบว่าคุณตั้งค่าตัวกรอง Gmail ที่ส่งเฉพาะอีเมลไปยังป้ายกำกับได้
ด้วยการแจ้งเตือนจากบริษัทบัตรเครดิต คุณอาจต้องการอัปเดตเกี่ยวกับการชำระเงินที่ลงรายการบัญชีหรือการเปลี่ยนแปลงคะแนนเครดิต อย่างไรก็ตาม คุณอาจไม่กังวลเกี่ยวกับข้อความแจ้งเตือนเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมดอกเบี้ย ตัวกรองช่วยให้คุณระบุได้ว่าอีเมลใดที่จะส่งไปยังป้ายกำกับที่คุณสร้าง และอีเมลใดที่จะลบหรือไปที่อื่น
เป็นประโยชน์ในการวิจัยว่าบริการที่คุณใช้มีคำหลักในหัวเรื่องหรือไม่ เริ่มต้นด้วยการค้นหาอีเมลทั้งหมดที่ได้รับจากบริษัทนั้นภายใน Gmail เมื่อคุณสังเกตเห็นรูปแบบการใช้คำ ให้เปลี่ยนตัวกรองของคุณเพื่อให้จดจำคำเหล่านั้นได้ จากนั้นคุณสามารถทำให้ตัวกรองทำงานตามที่คุณต้องการ นี่หมายความว่าอีเมลที่มีวลีที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณไปที่ป้ายกำกับที่สอดคล้องกับกล่องจดหมายหลายกล่อง
6. ตั้งค่ากล่องจดหมายระดับความสำคัญ
มักจะเป็นเรื่องยากที่จะคิดออกว่าต้องทำอะไรและเมื่อใดขณะดูกล่องจดหมาย ด้วยเหตุนี้ คุณอาจใช้เวลาในการตัดสินใจมากกว่าดำเนินการที่คุ้มค่า การสร้างกล่องจดหมายหลายกล่องตามระดับความเร่งด่วนจะช่วยให้คุณเข้าใจภาระหน้าที่ของคุณ
คุณสามารถสร้างกล่องจดหมายที่มีลำดับความสำคัญสูง ตามด้วยกล่องจดหมายที่มีลำดับความสำคัญปานกลางและมีความสำคัญต่ำ เป็นจุดเริ่มต้น
นอกจากนี้ หากข้อความตามลำดับความสำคัญบางข้อความเกี่ยวข้องกับโครงการ คุณสามารถระบุข้อความนั้นภายในป้ายกำกับ
คุณจัดระเบียบกล่องจดหมาย Gmail ของคุณอย่างไร
หลังจากอ่านคำแนะนำเหล่านี้แล้ว คุณอาจคิดว่ากล่องจดหมายหลายกล่องเป็นคุณลักษณะที่คุ้มค่าที่จะใช้ ช่วยให้คุณหยุดการคลิกที่ไม่จำเป็นและแสดงข้อความสำคัญตามข้อตกลงการติดฉลาก คุณใช้คอมพิวเตอร์มากกว่าหนึ่งเครื่องในที่ทำงานหรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น คุณจะประทับใจเป็นพิเศษที่ความสามารถของ Gmail นี้ทำให้คุณสามารถเห็นข้อความจากแหล่งต่างๆ ได้
หลังจากตั้งค่าแล้ว คุณจะหลงรักว่าหน้าจอที่แยกจากกันอย่างมีกลยุทธ์มีข้อมูลมากเพียงใด หากคุณพบว่าปรับได้ยาก การปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ทำได้เพียงคลิกเดียว และคุณสามารถเปิดใหม่ได้อย่างง่ายดายเช่นเดียวกัน
คุณชอบเคล็ดลับการจัดกล่องจดหมาย Gmail เหล่านี้หรือไม่ ค้นหาวิธีจัดเรียงอีเมลบน iPhone โดยใช้แอปอีเมลอัจฉริยะ!
