3 วิธีใช้ Email Aliases ใน Gmail ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

อีเมลอาเลียส (Email aliases) เป็นวิธีง่ายๆ ในการได้ที่อยู่อีเมลใหม่ใน Gmail โดยไม่ต้องสมัครบัญชีใหม่

การสร้างอาเลียสง่ายแค่เพิ่มเครื่องหมาย + หลังชื่อผู้ใช้ Gmail ตามด้วยคีย์เวิร์ดที่ต้องการ อีเมลที่ส่งไปที่ที่อยู่นี้ยังคงเข้ากล่องจดหมายของคุณ แต่จะแสดงที่อยู่ To ที่แตกต่างจากอีเมลหลัก

มาดูวิธีใช้ฟีเจอร์นี้เพื่อจัดการกล่องจดหมาย Gmail ให้ดีขึ้น

1. รับการแจ้งเตือนงาน (Task Reminders)

งานที่ต้องทำมักค่อยๆ ลอยขึ้นมาจนกว่าคุณจะจดไว้ ในยุคดิจิทัล อัปเดตรายการทำได้ง่ายจากโทรศัพท์มือถือ

หากไม่มีมือถือไว้ก็ไม่เป็นไร Gmail aliases ช่วยได้ คุณส่งเตือนงานให้ตัวเองโดยอีเมลจากที่อยู่ใดก็ได้ไปที่อาเลียสเฉพาะ เช่น muoreader+work@gmail.com (ส่วน +work คืออาเลียส)

การสร้างฟิลเตอร์ Gmail

ต้องการให้ Gmail จัดอีเมลเตือนงานเข้าใต้ฉลากพิเศษ (เช่น ToDo) ทันที? แนะนำให้สร้างฟิลเตอร์ สร้างฟิลเตอร์โดยคลิกไอคอน Gear ใต้รูปโปรไฟล์มุมขวาบน เลือก Settings

ในหน้าตั้งค่า Gmail ไปที่แท็บ Filters and Blocked Addresses คลิก Create a new filter ใต้รายการฟิลเตอร์ที่มีอยู่

ในเกณฑ์ฟิลเตอร์ ใส่อาเลียสที่ต้องการใช้สำหรับงานในช่อง To คลิก Create filter ในหน้าต่างถัดไป ติ๊ก Apply the label และเลือก/สร้างฉลากที่เหมาะสม คลิก Create filter เพื่อเสร็จสิ้น

คุณสามารถใช้รายการอีเมลเตือนภายใต้ฉลาก ToDo เป็นรายการทำงาน หรือย้ายงานไปแอปจัดการงานอื่น หากใช้ Google Tasks ให้เปิดอีเมลเตือนและเพิ่มเข้า Google Tasks โดยตรงด้วย Add to Tasks ในเมนู More

สร้างอาเลียสและฉลากได้ไม่จำกัดเพื่อระดับการจัดระเบียบที่คุณต้องการ!

2. ปิดบังที่อยู่อีเมลส่วนตัว

หากต้องการเก็บอีเมลงานหรืออีเมลส่วนตัวไว้เป็นความลับ อาเลียสช่วยได้

เช่น สมมติคุณต้องการรับอีเมลบางประเภทระหว่างทำงาน แต่ไม่ต้องการเปิดเผยอีเมลงาน วิธีคือ:

1. แชร์อาเลียส Gmail แทนอีเมลงาน
2. เพิ่มอีเมลงานเป็นที่อยู่ส่งต่อ (forwarding address) ในบัญชี Gmail
3. สร้างฟิลเตอร์ส่งต่ออีเมลที่รับที่อาเลียสไปที่อีเมลงาน

รายละเอียดขั้นตอน:

เลือกอาเลียสที่จะแชร์ (เราจะใช้ muoreader+vip@gmail.com)

ไปที่ตั้งค่า Gmail แท็บ Forwarding and POP/IMAP คลิก Add a forwarding address ภายใต้ Forwarding ใส่อีเมลงานในป๊อปอัพ และทำตามขั้นตอนยืนยัน

(ติ๊ก Disable forwarding ไว้ — เราต้องการส่งต่อเฉพาะอีเมลบางฉบับ ไม่ใช่ทั้งหมด)

สร้างฟิลเตอร์ Gmail ใส่อาเลียสในช่อง To ในการกระทำ เลือก Forward it to และเลือกอีเมลงานจากดรอปดาวน์

ด้วยฟิลเตอร์นี้ อีเมลที่ส่งมาที่อาเลียสที่คุณแชร์ จะถูกส่งต่อไปอีเมลงาน คุณสามารถใช้วิธีนี้ส่งต่อไปอีเมลส่วนตัวอื่นๆ ได้ หากเริ่มรับข้อความไม่เหมาะสม ให้ลบฟิลเตอร์ทิ้ง

3. เข้าถึงข้อมูลสำคัญเมื่อต้องการ (On Demand)

เราเห็นวิธีใช้อาเลียสเก็บเตือนงาน ตอนนี้ลองดูวิธีเข้าถึงวันเกิด รายการซื้อของสัปดาห์ ชื่อเซิร์ฟเวอร์ หรือบันทึกวิธีทำ โดยผสมผสานอาเลียสกับ Canned responses คุณสามารถสร้างรายการและบันทึกหลากหลาย แล้วเข้าถึงได้จากทุกที่ด้วยอีเมล

แนวคิดคือ:

1. สร้าง Canned response พร้อมข้อมูลที่ต้องการ
2. เลือกอาเลียสสำหรับเข้าถึงข้อมูล
3. สร้างฟิลเตอร์ให้ Gmail ตอบกลับอัตโนมัติด้วย Canned response เมื่ออาเลียสรับอีเมล

สร้าง Canned response 以รายการวันเกิดเป็นตัวอย่าง

เปิดหน้าต่าง Compose ของ Gmail พิมพ์/วางรายละเอียดวันเกิด ที่จะบันทึกเป็นเทมเพลต/Canned response ให้ดูที่ More Options > Canned responses (ปุ่ม More options อยู่ข้างไอคอนถังขยะ)

ตั้งชื่อเทมเพลตว่า List of Birthdays การอัปเดตเทมเพลตนี้ง่าย เพราะคุณเช็ค Gmail ทุกวัน หากต้องการเพิ่ม/ลบวันเกิด ให้เขียนอีเมลใหม่ เปิด Canned responses แก้ไขเทมเพลตวันเกิด

ตั้งอาเลียสตัวอย่างสำหรับวันเกิดว่า muoreader+birthdays@gmail.com สร้างฟิลเตอร์ด้วยอาเลียสในช่อง To เลือก Send canned response เป็นการกระทำ และเลือก List of Birthdays จากดรอปดาวน์

เมื่อฟิลเตอร์พร้อม ทุกครั้งที่คุณส่งอีเมลไปที่อาเลียส Gmail จะตอบกลับอัตโนมัติพร้อม Canned response List of Birthdays เยี่ยมมากใช่ไหม? (หัวข้อและเนื้อหาอีเมลที่คุณส่ง ไม่สำคัญ)

สร้างสรรค์กับ Email Aliases ใน Gmail

อาเลียสช่วยให้คุณสร้างที่อยู่อีเมลใหม่ทันที และจัดระเบียบกล่องจดหมาย Gmail ขึ้นอยู่กับความคิดสร้างสรรค์ของคุณในการใช้ประโยชน์จัดระเบียบกล่องจดหมายและชีวิต ตอนนี้คุณรู้จุดเริ่มต้นแล้ว!