ทุกคนอยากเขียนอีเมลที่ดีขึ้น เพื่อให้ผู้รับมีส่วนร่วมจริง อาจเป็นว่าคุณกำลังพยายามสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานในโลกธุรกิจ หรือแค่อยากพัฒนาความรู้มาตรฐานอีเมล
สิ่งที่คุณอาจประหลาดใจคือ อีเมลมีภาษาศัพท์เฉพาะตัวของมันเอง หากคุณไม่คุ้นเคย การเปิดอีเมลแล้วเจอ "EOD" และ "LMK" กระจายอยู่ทั่วที จะส่งคุณไปค้นหาความหมายใน Google นานๆ แม้คุณจะรู้ Internet Slang อื่นๆ ก็ตาม
别擔心 เราอยู่ที่นี่เพื่อช่วย นี่คือรายการ Acronym อีเมลขนาดใหญ่ เพื่อให้คุณเข้าใจความหมายทั้งหมด เมื่อคุณเก่งแล้ว การนำมาใช้สร้าง Subject Line ที่น่าสนใจ จะทำให้ข้อความของคุณดียิ่งขึ้น!
1. OOO (Out of Office)
เริ่มจากตัวง่ายๆ OOO หรือ Out of Office หมายถึงคุณไม่อยู่ที่ทำงานตอนตอบอีเมล อาจเป็นไปพักผ่อนหนึ่งสัปดาห์ และเช็คอีเมลเป็นครั้งคราว Acronym นี้บอกผู้คนว่าไม่ควรคาดหวังการตอบทันที มักใช้เป็น Auto-responder
ตัวอย่าง:
"I am OOO until Friday, August 25. Please direct all questions to Mark Simmons."
2. WFH (Working From Home)
เหมือน OOO ตัวนี้บอกว่าคุณทำงานจากบ้านวันนี้ มีประโยชน์หากมีใครขอให้ทำอย่างที่ต้องอยู่สถานที่
ตัวอย่าง:
"WFH Today. Our meeting in room 24B will instead take place on Wednesday."
3. EOM (End of Message)
นี่คือ Time-saver ใหญ่ๆ หากข้อความทั้งหมดใส่ใน Subject Line ได้ ผู้คนก็ไม่ต้องเสียเวลาเปิดอ่าน การลงท้าย Subject ด้วย EOM ทำให้ผู้รับอ่าน Subject ทำตามได้เลย (ถ้าจำเป็น) และลบข้อความทิ้งได้
ตัวอย่าง:
"Sam let us know that we're clear to proceed on this project. EOM"
4. PRB (Please Reply By)
เรารู้จักบางคนที่ตอบอีเมลช้ามาก หากคุณส่งข้อความและต้องการความคิดเห็นทุกคนภายในเวลากำหนด ใส่ PRB พร้อมวันที่ เพื่อขอการตอบด่วน
ตัวอย่าง:
"I need to know who can help out at the charity event this weekend. PRB Thursday 8/24"
5. NRN (No Reply Necessary)
เคยทำงานอยู่ดีๆ แล้วมี Notification อีเมลดึงดูดสนใจ เปิดดูแล้วเจอแค่ "Great, thanks!" สิ่งนี้เสียเวลาและพื้นที่อีเมล การใส่ NRN ใน Subject บอกผู้รับว่าไม่ต้องตอบแค่สองคำ
ตัวอย่าง:
"We're meeting in Room 5A instead of 4C. NRN"
6. NSFW (Not Safe for Work)
Acronym ยอดนิยมออนไลน์ บ่งบอกว่าเนื้อหาที่จะเปิดมีลักษณะ Explicit ปกติหมายถึงเนื้อหาเพศหรือคำหยาบที่ไม่อยากให้เพื่อนร่วมงานเห็น/ได้ยิน ควรคิดสองครั้งก่อนส่งเนื้อหาแบบนี้ทางอีเมลธุรกิจ
ตัวอย่าง:
"[NSFW] This new Chris Rock stand-up bit is vulgar but hilarious!"
7. SFW (Safe for Work)
กลับกันของข้างบนคือ SFW ใช้เมื่อส่งไฟล์หรือลิงก์ที่聽起來ไม่เหมาะสม แต่จริงๆ แล้วปลอดภัย
ตัวอย่าง:
"[SFW] The pictures on the EarthPorn subreddit make for great desktop wallpapers!"
8. FYI (For Your Information)
คุณน่าจะเคยได้ยิน FYI ในชีวิตประจำวัน แต่มันมีการใช้งานหลายแบบ ขึ้นอยู่กับการใช้งาน ใน Body อีเมล อาจบ่งชี้ความคิดร่วม แต่ใน Subject มักใช้เพื่อบอกผู้รับว่าส่งอีเมลนี้เพื่อให้ทราบข้อมูลภายใน ไม่คาดหวังการตอบกลับ มักใช้เมื่อ Forward ข้อความ
ตัวอย่าง:
"FYI: Next month, IT support will be upgrading everyone to Office 2016."
9. AR (Action Required)
บางครั้งยากที่จะทราบว่าอีเมลต้องการการกระทำหรือแค่แจ้งข่าว AR ช่วยชี้แจง ใช้เพื่อบอกผู้รับว่าคุณมอบหมายงานเฉพาะเจาะจง (จะรายละเอียดใน Body)
ตัวอย่าง:
"Frank wasn't happy with last month's performance. AR: Create a report of our hours worked."
10. LET (Leaving Early Today)
หากคุณกลับบ้านก่อนเวลาปกติ ใส่ข้อความนี้ใน Subject จะบอกผู้อื่นว่าคุณจะไม่อยู่จนสิ้นวัน
ตัวอย่าง:
"Can't help clean up after the presentation -- LET"
11. EOD/COB (End of Day/Close of Business)
เมื่อให้ Timeline ว่าจะส่งอะไรเมื่อไหร่ (หรือต้องการให้เสร็จเมื่อไหร่) Acronym เหล่านี้มีประโยชน์ แทบจะสลับกันใช้ได้ COB ยังสามารถอ้างอิงชั่วโมงทำงานที่อื่นได้ เช่น "I need this by COB Pacific Time."
ตัวอย่าง:
"I'll have that spreadsheet to you by EOD."
12. BTW (By the Way)
คุณเกือบจะใช้ในบทสนทนาทั่วไปแล้ว BTW ใช้เพิ่มความคิดร่วมในอีเมล หากลืมส่งข้อมูลสำคัญและต้องส่งอีเมลที่สองทันที การใส่ BTW ช่วยให้ผู้รับรู้ว่าเกี่ยวข้องกับข้อความก่อนหน้า
ตัวอย่าง:
"BTW, I forgot to mention that anyone who's willing to help with this will get lunch on me."
13. TLTR (Too Long to Read)
ไม่มีใครชอบอีเมลยาวเหมือน Essay การอ่าน 10 นาทีเพื่อย่อยข้อความซับซ้อนยาวนาน เป็นการขอมากเกินไปสำหรับคนวุ่นวาย ใช้ TLTR เพื่อบอกอย่างสุภาพว่าข้อความยาวเกินไป และขอสรุป
ตัวอย่าง:
"TLTR. I'd love to help with this but I don't have the time to digest the full message right now."
14. TL;DR (Too Long; Didn't Read)
เป็นพี่น้องของตัวข้างต้น และยอดนิยมออนไลน์เช่นกัน เมื่อโพสต์ข้อความยาว มักมีส่วน TL;DR ท้ายข้อความ สรุปในไม่กี่ประโยคหรือ Bullet points คนที่ไม่อยากอ่านทั้งหมดก็ได้ใจความ ส่วน Subject น้อยกว่า แต่ยังใช้ได้
ตัวอย่าง:
"TL;DR: The Rogers case has become a big problem. Don't bring this up until we've made an announcement on Thursday. Reach out to Dan with questions."
15. Y/N (Yes or No?)
เมื่อถามคำถามในอีเมลและต้องการตอบ บางครั้งต้องการแค่ Yes หรือ No หากไม่ต้องการคำตอบยาว ให้บอกว่าตอบ Positive หรือ Negative ก็พอ
ตัวอย่าง:
"Is the new internet restriction affecting your work? Y/N"
Acronym อีเมลไหนที่คุณชอบ?
นี่ไม่ใช่ Acronym อีเมลทั้งหมด แต่อื่นๆ หลายตัวเป็น Variants ของกลุ่มหลักนี้ การรู้จักจะช่วยประมวลผลอีเมลเร็วขึ้น และเขียนอีเมลน่าสนใจขึ้นเมื่อคุณเป็นผู้ส่ง
อย่างไรก็ตาม ควรระวังการใช้ Abbreviation บ่อยเกินไป หรือในสถานการณ์ผิด WFH ส่งเพื่อนสนิทที่ทำงานบอกว่าทำงานจากบ้านได้ แต่ตอบ VP ด้วย TLTR อาจไม่เหมาะสม บางครั้งพิมพ์คำเต็มๆ คุ้มค่ากว่า เพื่อให้อีเมลดู Professional
หาก Acronym เหล่านี้ยังไม่พอ ให้ดู Universal Email Tools ที่จะทำชีวิตให้ง่ายขึ้น
Acronym อีเมลไหนช่วยประหยัดเวลาและลดปวดหัวคุณ? แชร์ตัวโปรดพร้อมเรื่องเล่าตลกเกี่ยวอีเมลได้ในความคิดเห็น!
