การรักษากล่องขาเข้าที่สะอาดเป็นความท้าทายที่แท้จริง คุณใช้ความพยายามอย่างมากในการทำความสะอาด เข้าถึงกล่องจดหมายจนเกือบเป็นศูนย์ และพบว่าตัวเองกลับมาอยู่ที่เดิมในหนึ่งเดือน
กุญแจสำคัญในการทำให้กล่องจดหมายเป็นศูนย์คือทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติมากที่สุดเท่าที่จะทำได้และคิดใหม่วิธีการส่งอีเมลของคุณ
1. สร้างป้ายกำกับเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณ
ป้ายกำกับ Gmail มีมานานแล้ว แต่คุณลักษณะง่ายๆ นี้สามารถทำสิ่งมหัศจรรย์เพื่อทำให้กล่องจดหมายของคุณเชื่องได้ ป้ายกำกับจะตอบสนองความต้องการที่จะเปิดอีเมลใหม่ทุกฉบับ การเพิ่มเข้าไปจะทำให้คุณรู้สึกว่าคุณได้จัดการกับข้อความรอชั่วคราวโดยใช้ป้ายกำกับ
ต่อไปนี้เป็นชุดที่แนะนำของป้ายกำกับระดับหนึ่ง เพื่อสร้างทุกเช้าเมื่อคุณสแกนกล่องจดหมายและวางแผนวันของคุณ:วันนี้ เสร็จสิ้น รอ สิ่งที่ต้องทำ ตอบกลับ .
นอกเหนือจากป้ายกำกับระดับหนึ่ง ซึ่งคุณควรนำไปใช้กับอีเมลทั้งหมดที่ต้องการการดำเนินการบางอย่าง คุณสามารถสร้างป้ายกำกับระดับสอง โดยอิงจากสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้:ผู้ส่ง โครงการ/ธีม ลำดับความสำคัญ ทีม ฯลฯ ป้ายกำกับระดับ 2 เหล่านี้จะขึ้นอยู่กับขั้นตอนการทำงานและความต้องการของคุณมากขึ้น
รหัสสีป้ายกำกับของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะบอกได้ว่าต้องตอบอีเมลด่วนกี่ฉบับอย่างรวดเร็ว
2. กฎ กฎ กฎ
การสร้างตัวกรองหรือกฎในกล่องจดหมายเป็นวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบ คุณสามารถโอนจดหมายโดยใช้ป้ายกำกับโดยอัตโนมัติโดยใช้เกณฑ์ที่คุณเลือก เกณฑ์นี้อาจเหมือนกับป้ายกำกับระดับ 2 ของคุณที่แสดงด้านบน
แต่จำไว้ว่านี่เป็นงานเพียงครึ่งเดียว อีกครึ่งหนึ่งกำลังประมวลผลข้อความขาเข้าซึ่งได้รับการปรับปรุงโดยกระบวนการนี้ แล้วคุณทำอย่างนั้นได้อย่างไร
- ไปที่ การตั้งค่า> ตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก .
- คลิก สร้างตัวกรองใหม่ เพื่อเริ่มต้นทำความสะอาดกล่องจดหมาย Gmail ของคุณให้ดี คุณต้องป้อนข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้:ผู้ส่ง ผู้รับ หัวเรื่อง คำสำคัญ คำสำคัญที่ยกเว้น มีไฟล์แนบ และขนาดของอีเมลเป็นเมกะไบต์ กิโลไบต์ หรือไบต์
- ป้อนที่อยู่อีเมลของพวกเขาในช่องจาก และคลิก สร้างตัวกรองด้วยสิ่งนี้
- คุณมีหลายทางเลือกว่าจะทำอะไรกับอีเมลนั้นได้บ้าง และสามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งข้อ เพื่อจุดประสงค์ของเรา ตัวเลือกที่เกี่ยวข้องมีดังนี้ เก็บถาวร ติดดาว ใช้ป้ายกำกับ และลบออก ในจำนวนนี้ การรวมการเก็บถาวรและการติดฉลากจะเป็นตัวเลือกที่สำคัญที่สุดสำหรับแบบฝึกหัดนี้
- หากคุณต้องการใช้ตัวกรองกับอีเมลที่มีอยู่ในกล่องจดหมายของคุณ ให้เลือก ใช้ตัวกรองกับการสนทนาที่ตรงกัน X ด้วย .
- คลิก สร้างตัวกรอง .
หากต้องการดูกระบวนการนี้จริงและวิธีที่สองในการเข้าถึงกล่องโต้ตอบตัวกรอง ให้ดูวิดีโอด้านล่าง:
แม้จะเรียบง่าย แต่คุณสามารถใช้ตัวกรองของ Gmail เพื่อตั้งค่าขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุดได้ ใช้ตัวกรองเพื่อทำสิ่งต่อไปนี้:
- สร้างกฎสำหรับอีเมลทั้งหมดที่ได้รับจากโดเมนเดียว
- สร้างกฎสำหรับอีเมลทั้งหมด ยกเว้นจากโดเมนเดียว
- สร้างกฎสำหรับอีเมลที่ต้องการให้คุณดำเนินการก่อนที่จะลบ
- ลบอีเมลที่คุณไม่ต้องการรับโดยอัตโนมัติ
3. สร้างระบบอัตโนมัติมากกว่าป้ายกำกับ
แม้ว่าคุณจะทำให้ป้ายกำกับอัตโนมัติและอื่นๆ โดยใช้กฎได้ แต่ก็ยังมีวิธีอื่นๆ อีกมากที่ทำให้คุณดำเนินการโดยอัตโนมัติในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณเพื่อพยายามรักษาความสะอาด
การใช้บริการอัตโนมัติ เช่น IFTTT ควบคู่ไปกับ Gmail จะช่วยให้คุณสร้างทริกเกอร์บางอย่างโดยอัตโนมัติตามป้ายกำกับที่คุณเพิ่ม
ตัวอย่างบางส่วนได้แก่:
- กำหนดป้ายกำกับเพื่อสร้างงาน Trello หรืองาน ToDoist
- บันทึกข้อความ Gmail ไปที่ OneNote หรือ Evernote
- บันทึกใบเสร็จลงในสเปรดชีตของ Google
- กำหนดป้ายกำกับเพื่อสร้างการเตือนความจำบนโทรศัพท์ของคุณ
- บันทึกไฟล์แนบ Gmail ไปที่ Google ไดรฟ์
- การดำเนินการนี้จะไม่ดำเนินการใดๆ เพื่อลดปัญหาด้านพื้นที่เก็บข้อมูล เนื่องจากมีการรวมขีดจำกัดของพื้นที่เก็บข้อมูลของ Gmail และ Google ไดรฟ์
กระบวนการกึ่งอัตโนมัติที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งใน Gmail คือการใช้คำตอบสำเร็จรูป การตอบกลับอัตโนมัติเหล่านี้ทำให้การส่งอีเมลตอบกลับเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่าไม่ได้ผล
หากต้องการใช้คุณลักษณะนี้ ให้ไปที่การตั้งค่า> ห้องทดลอง และเปิดใช้งาน คำตอบสำเร็จรูป . ในการเริ่มต้นสร้าง เพียงแค่สร้างข้อความใหม่และแทนที่จะส่งข้อความ ให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากถังขยะและไปที่คำตอบสำเร็จรูป> คำตอบสำเร็จรูปใหม่ คุณสามารถดูขั้นตอนการทำงานได้ในวิดีโอด้านล่าง:
สถานการณ์ที่คุณสามารถใช้ได้ ได้แก่:
- สร้างระบบตอบรับอัตโนมัติอัจฉริยะ
- เมื่อคุณเปิดใช้งานการตอบกลับสำเร็จรูป คำตอบเหล่านั้นจะพร้อมใช้งานเป็นตัวกระตุ้นในตัวกรองของ Gmail
- ส่งอีเมลเดียวกันหลายครั้ง
- ใช้หลายลายเซ็น
4. ล้างการสมัครรับข้อมูล
หากกล่องจดหมายของคุณยุ่งเหยิง จะใช้เวลามากกว่าหนึ่งนาทีในการทำความสะอาด นอกจากการตั้งค่าตัวกรองสำหรับอีเมลขาเข้า คุณยังต้องจัดการกับความโกลาหลที่มีอยู่ จัดสรรเวลา 15 หรือ 20 นาทีในแต่ละวันเพื่อเริ่มทำความสะอาดการสมัครรับข้อมูลของคุณและเพิ่มป้ายกำกับให้กับข้อความของคุณ
คุณสามารถดำเนินการนี้ได้ด้วยตนเองโดยการสแกนกล่องขาเข้าของคุณ กำหนดการสมัครรับข้อมูลที่คุณต้องการเก็บไว้และรายการที่คุณต้องการกำจัด ในขณะที่คุณเลือกจดหมายข่าวที่จะทิ้ง เพียงทำการค้นหาอย่างรวดเร็วด้วยโอเปอเรเตอร์ จาก: พร้อมกับอีเมลของผู้ส่ง และลบอีเมลทั้งหมด
หากคุณต้องการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ มีบริการบางอย่างที่ควรค่าแก่การตรวจสอบ คุณสามารถจัดการการสมัครรับข่าวสารทางอีเมลและยกเลิกการสมัครรับข่าวสารจำนวนมากจากจดหมายข่าวที่คุณไม่ต้องการรับด้วยบริการอย่าง Unroll.Me ได้อีกต่อไป
หากคุณเลือกใช้ Unroll.Me คุณควรรู้ว่าบริษัทเพิ่งถูกวิพากษ์วิจารณ์เรื่องการขายข้อมูลผู้ใช้
อีกวิธีหนึ่งในการป้องกันไม่ให้การสมัครรับข้อมูลอุดตันกล่องจดหมายของคุณคือการใช้ที่อยู่อีเมลแบบใช้แล้วทิ้ง เนื่องจากบริการบางอย่างเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถดูแลกล่องจดหมายนั้นได้นานเท่าที่คุณต้องการ
5. การรักษา Inbox Zero
หลังจากทำความสะอาดกล่องจดหมายแล้ว มีขั้นตอนพื้นฐานสองสามขั้นตอนในการดูแลกล่องจดหมายให้เรียบร้อย:
- ปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลของโซเชียลมีเดีย
- จำกัดเวลาที่ใช้ในอีเมล กำหนดเวลาที่คุณสามารถอุทิศให้กับอีเมลทุกวันและอย่าเกิน วิธีนี้จะช่วยจัดลำดับความสำคัญในการตอบกลับและเก็บถาวรอีเมลสำคัญ
- จดข้อยกเว้นไว้ในขั้นตอนที่ 2 หากเจ้านายของคุณขอให้คุณตอบอีเมล คุณจะไม่สามารถเพิกเฉยได้ ตรวจสอบเหตุผลทั้งหมดที่คุณใช้งานเกินเวลาที่กำหนด และตัดเหตุผลที่ไม่สำคัญออก
- ตอบเมื่อจำเป็นเท่านั้น หากข้อความมีคำสองหรือสามคำ คุณไม่จำเป็นต้องส่งมันเว้นแต่จะต้องมีการยืนยัน
คุณใช้เคล็ดลับหรือกลเม็ดอะไรบ้างในการทำให้กล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์ในบัญชี Gmail ของคุณ คุณคิดว่าเป็นการออกกำลังกายที่ไร้ประโยชน์หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น
