บรรลุ Inbox Zero ใน Gmail ด้วยกลยุทธ์เหล่านี้

การรักษา Inbox ให้สะอาดเป็นเรื่องท้าทายจริง คุณอาจใช้ความพยายามมากในการทำความสะอาด จนเกือบถึง Inbox Zero แล้ว แต่เพียงเดือนต่อมา ก็กลับสู่จุดเริ่มต้นเดิม

กุญแจสู่ Inbox Zero คือการทำให้กระบวนการอัตโนมัติมากที่สุด และปรับมุมมองใหม่ในการจัดการอีเมล

1. ให้ Labels กลายเป็นเพื่อนสนิทของคุณ

Gmail Labels มานานแล้ว แต่วิดีโอฟีเจอร์ง่ายๆ นี้สามารถทำได้มากมายในการควบคุม Inbox Labels จะตอบสนองความต้องการที่จะเปิดอ่านทุกอีเมลใหม่ การเพิ่ม Label จะทำให้คุณรู้สึกว่าคุณได้จัดการข้อความที่รอคอยอยู่ชั่วคราวแล้ว

ชุด Tier One Labels ที่แนะนำให้สร้างทุกเช้าขณะสแกน Inbox และวางแผนวัน: วันนี้ (Today), เสร็จแล้ว (Done), รอการตอบกลับ (Waiting For), ต้องทำ (To-Do), ตอบกลับ (Reply)

นอกจาก Tier One Labels ที่ควรใช้กับอีเมลทุกฉบับที่ต้องมีการดำเนินการ คุณยังสามารถสร้าง Tier Two Labels ตาม: ผู้ส่ง, โครงการ/ธีม, ความสำคัญ, ทีม เป็นต้น Tier Two Labels จะขึ้นอยู่กับเวิร์กโฟลว์และความต้องการของแต่ละคน

ให้สีสัน Labels เพื่อให้เห็นได้ในทันทีว่ามีอีเมลเร่งด่วนที่ต้องตอบกลับกี่ฉบับ

2. กฎ กฎ และกฎ (Filters/Rules)

การสร้าง Filters หรือ Rules ใน Inbox เป็นวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบ คุณสามารถจัดส่งอีเมลอัตโนมัติโดยใช้ Labels ตามเกณฑ์ที่เลือก ซึ่งอาจเหมือนกับ Tier Two Labels ด้านบน

แต่จำไว้ว่า นี่เป็นเพียงครึ่งหนึ่งของงาน อีกครึ่งคือการประมวลผลข้อความเข้า ซึ่งกระบวนการนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ดังนั้น คุณจะทำอย่างไรให้สำเร็จ?

1. ไปที่ Settings > Filters and Blocked Addresses
2. คลิก Create a new filter เพื่อเริ่มทำความสะอาด Inbox Gmail อย่างถาวร คุณต้องกรอกอย่างน้อยหนึ่งในนี้: ผู้ส่ง, ผู้รับ, เรื่อง, คีย์เวิร์ด, คีย์เวิร์ดที่ต้องการ исключить, มีไฟล์แนบ, และขนาดอีเมล (MB, KB, หรือ bytes)
3. ใส่อีเมลผู้ส่งในช่อง From แล้วคลิก Create filter with this
4. คุณจะมีหลายตัวเลือกสำหรับการจัดการอีเมลนั้น และสามารถเลือกมากกว่าหนึ่งตัวเลือก สำหรับวัตถุประสงค์ของเรา ตัวเลือกที่เกี่ยวข้องคือ: Archive, Star, Apply label, และ Delete โดยการรวม Archive และ Label จะเป็นตัวเลือกสำคัญที่สุด
5. หากต้องการใช้ Filter กับอีเมลที่มีอยู่ใน Inbox ให้ติ๊ก Also apply filter to X matching conversations
6. คลิก Create filter

เพื่อดูกระบวนการนี้ในรูปแบบวิดีโอ และวิธีเข้าถึงกล่องโต้ตอบ Filter อีกวิธี โปรดดูวิดีโอด้านล่าง:

แม้จะดูเรียบง่าย แต่ Filters ของ Gmail สามารถตั้งค่า Workflow ที่แข็งแกร่งได้มาก ใช้ Filters เพื่อ:

• สร้างกฎสำหรับอีเมลทั้งหมดจากโดเมนใดโดเมนหนึ่ง
• สร้างกฎสำหรับอีเมลทั้งหมด ยกเว้น โดเมนใดโดเมนหนึ่ง
• สร้างกฎสำหรับอีเมลที่ต้องการให้คุณดำเนินการก่อนลบ
• ลบอีเมลที่ไม่ต้องการรับโดยอัตโนมัติ

3. อัตโนมัติมากกว่าแค่ Labels

แม้คุณจะอัตโนมัติ Labels และอื่นๆ ด้วย Rules ได้ แต่ก็ยังมีวิธีอื่นในการทำให้กระบวนการใน Gmail อัตโนมัติ เพื่อรักษาความสะอาด

การใช้บริการอัตโนมัติอย่าง IFTTT ร่วมกับ Gmail จะช่วยให้คุณสร้าง Trigger ต่างๆ อัตโนมัติจาก Labels ที่คุณเพิ่ม

ตัวอย่างเช่น:

• กำหนด Label เพื่อสร้าง Task ใน Trello หรือ Todoist
• บันทึกข้อความ Gmail ไปยัง OneNote หรือ Evernote
• บันทึกใบเสร็จไปยัง Google Spreadsheet
• กำหนด Label เพื่อสร้าง Reminder บนโทรศัพท์
• บันทึกไฟล์แนบ Gmail ไปยัง Google Drive
  • สิ่งนี้จะไม่ช่วยแก้ปัญหาพื้นที่จัดเก็บ เนื่องจาก Gmail และ Google Drive รวมโควตาไว้ด้วยกัน

ฟีเจอร์อีกอย่างที่เป็น Semi-automated ใน Gmail คือ Canned Responses (ตอนนี้เรียกว่า Templates) ซึ่งช่วยลดงานในการส่งตอบอีเมลซ้ำๆ

วิธีใช้: ไป Settings > See all settings > Advanced เปิดใช้งาน Templates เพื่อเริ่มสร้าง ให้สร้างข้อความใหม่ แทนที่จะส่ง ให้คลิกไอคอนสามจุด (More options) > Templates > Save draft as template > Save as new template สามารถดูกระบวนการในวิดีโอด้านล่างได้:

สถานการณ์ที่ใช้ได้:

• สร้าง Smart Autoresponders
  • เมื่อเปิด Templates แล้ว จะใช้เป็น Trigger ใน Gmail Filters ได้
• ส่งอีเมลซ้ำหลายครั้ง
• ใช้ Signature หลายแบบ

4. ทำความสะอาด Subscriptions

หาก Inbox ของคุณเป็นوضىร่ำรวย จะต้องใช้เวลาไม่สั้นในการทำความสะอาด นอกจากตั้งค่า Filters สำหรับอีเมลเข้าใหม่ คุณยังต้องจัดการกับความยุ่งเหยิงที่มีอยู่ แยกเวลาวันละ 15-20 นาที เพื่อทำความสะอาด Subscriptions และเพิ่ม Labels ให้กับข้อความ

ทำได้ด้วยตนเองโดยสแกน Inbox ตัดสินใจว่าเก็บ Newsletter ไหน ลบไหน เมื่อเลือกที่จะยกเลิก ให้ค้นหาด้วย Operator from: ตามด้วยอีเมลผู้ส่ง แล้วลบอีเมลทั้งหมด

หากต้องการอัตโนมัติ มีบริการที่น่าสนใจ เช่น Unroll.Me ช่วยจัดการ Subscriptions และยกเลิกสมัครรับข่าวสารจำนวนมาก

หากเลือก Unroll.Me ควรทราบว่าบริษัทเคยถูกวิพากษ์วิจารณ์เรื่องขายข้อมูลผู้ใช้

อีกวิธีหนึ่งคือใช้ Disposable Email Address เนื่องจากบางบริการอนุญาตให้คุณรักษา Inbox นั้นไว้ได้นานเท่าที่ต้องการ

5. รักษา Inbox Zero ให้คงอยู่

หลังทำความสะอาด Inbox แล้ว มีขั้นตอนพื้นฐานในการรักษาความสะอาด:

1. ปิดการแจ้งเตือนอีเมลจากโซเชียลมีเดีย
2. จำกัดเวลาใช้จ่ายกับอีเมล กำหนดเวลาที่จะใช้วันละเท่าไหร่ และไม่เกินกว่านั้น จะช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญในการตอบกลับและ Archive อีเมลสำคัญ
3. บันทึกข้อยกเว้นของข้อ 2 หากบอสขอให้ตอบอีเมล คุณไม่สามารถเพิกเฉยได้ รีวิวทุกเหตุผลที่ทำให้เกินเวลา และตัดทิ้งสิ่งที่ไม่สำคัญ
4. ตอบกลับเฉพาะเมื่อจำเป็น หากข้อความสั้นแค่ 2-3 คำ โอกาสสูงที่ไม่ต้องส่ง ยกเว้นต้องการยืนยัน

คุณมีเคล็ดลับหรือทริกอะไรในการรักษา Inbox Zero ใน Gmail? คิดว่ามันเป็นการลองผิดลองถูก? แชร์ในความคิดเห็นได้เลย!