คู่มือเร็ว: นำเข้าและส่งออกรายชื่อติดต่ออีเมล

ปลายปีที่แล้ว ผมประสบปัญหาใหญ่กับบัญชีอีเมลหลังจากย้ายเว็บโฮสติ้งผิดพลาด ผลคือสูญเสียอีเมลจำนวนมาก รวมถึงรายชื่อติดต่อที่เกี่ยวข้อง เราสำรองข้อมูลเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็น PC, Mac, iPhone หรือ Android แต่ไม่ได้สำรองข้อมูลเฉพาะของซอฟต์แวร์และข้อมูลบริบทอย่างสม่ำเสมอ

การส่งออกรายชื่อติดต่อและสำรองอีเมลเป็นสิ่งที่คุ้มค่า งานที่ทำได้เร็วแต่ช่วยชีวิตคุณได้ในอนาคต

ส่งออกรายชื่อติดต่อจาก Outlook

ไปที่ File > Open & Export > Import/Export ในกล่องโต้ตอบ เลือก Export to a File ตามด้วย Comma Separated Values หน้าจอถัดไปให้เลื่อนหาโฟลเดอร์ Contacts และตั้งชื่อไฟล์ CSV ที่จดจำง่าย

คุณสามารถคลิกต่อไปหรือปรับ Custom Field Settings Fields คือชื่อตัวแปรในรายชื่อติดต่อ หากต้องการส่งออกเฉพาะฟิลด์บางส่วน กด Clear Field แล้วเพิ่มฟิลด์ที่ต้องการ รูปภาพด้านล่างแสดงตัวอย่างฟิลด์ที่มีประโยชน์สำหรับไฟล์ CSV – คุณสามารถลบรายการที่ไม่ตรงตามเงื่อนไขได้ภายหลัง

Outlook ยังมีรูปแบบไฟล์ส่งออกอีก 2 แบบ:

• Outlook Data File - .pst: ไฟล์ข้อมูลที่มีข้อความและข้อมูลอื่นๆ จัดเก็บบนคอมพิวเตอร์ อีเมลและข้อมูลสำคัญถูกดาวน์โหลดและจัดเก็บ หรือจัดเก็บอีเมลเป็นชุดในไฟล์ .pst เดียว การส่งออกหรือจัดเก็บอีเมลช่วยให้พื้นที่บนเมลเซิร์ฟเวอร์มากขึ้น ใช้กันมากกับบัญชี POP3
• Offline Outlook Data File - .ost: บัญชีอีเมลประเภทอื่นส่วนใหญ่ส่งออกข้อความและข้อมูลไปเป็นไฟล์ .ost รวมถึง Microsoft Exchange, Outlook, Google Gmail และบัญชี IMAP ข้อมูลสำคัญถูกส่งมายังและจัดเก็บบนเมลเซิร์ฟเวอร์ ขณะที่สำเนาที่ปรับขนาดแล้วจัดเก็บบนเครื่องของคุณ

ผมไม่เคยคิดว่าจะสำรองอีเมลเก็บถาวรก่อนเกิดเหตุกับเว็บโฮสติ้ง ตอนนี้ทำทุก 2 เดือน เพื่อความปลอดภัย สำหรับผู้ที่มีพื้นที่เมลเซิร์ฟเวอร์จำกัด การจัดเก็บและลบอีเมลช่วยให้พื้นที่ว่างขึ้น

นำเข้ารายชื่อติดต่อเข้า Outlook

การนำเข้ารายชื่อติดต่อเข้า Outlook ก็ง่ายเท่าเดิม กลับไปที่ File > Open & Export > Import/Export สามารถนำเข้าจาก VCard, .csv, .txt, .pst และอื่นๆ เลือก Import from another program or file ตามด้วยประเภทไฟล์ที่ต้องการ (ที่นี่ใช้ .csv) วิซาร์ดนำเข้าให้เลือกแทนที่รายการซ้ำ, อนุญาตให้แทนที่, หรือข้ามรายการซ้ำ – เลือกตามต้องการ

ระบุไฟล์รายชื่อที่จะนำเข้า หน้าจอถัดไปถามโฟลเดอร์ปลายทาง ให้หาโฟลเดอร์ Contacts เลือก แล้วกด Next คุณจะเห็นตัวเลือกเปลี่ยนฟิลด์นำเข้าเหมือนตอนส่งออก แต่ครั้งนี้ใช้ค่าเริ่มต้น

ส่งออกรายชื่อติดต่อจาก Gmail

รายชื่อติดต่อ Gmail จัดการออนไลน์ ปัญหาน้อยกว่า แต่การรวมรายชื่อระหว่างไคลเอนต์หลายตัวยังคงมีประโยชน์

ลงชื่อเข้า Gmail ที่ต้องการส่งออก คลิกคำว่า Gmail มุมซ้ายบน แล้ว Contacts จะเข้าสู่หน้าจอรายชื่อทั้งหมดจาก Gmail และโทรศัพท์ Android (หากซิงค์) เลือก More เปิดเมนู – จะเห็นตัวเลือก Export

กล่องโต้ตอบมีตัวเลือกหลายอย่าง: ส่งออกรายชื่อทั้งหมด, รายชื่อดาว, Google Circles, หรือรายชื่อที่ติดต่อบ่อยที่สุด สามารถสร้างกลุ่มรายชื่อเองได้โดยเลือกแต่ละรายการ แล้วเพิ่มเข้าไปในกลุ่มเดียวกัน

พร้อมแล้ว เลือกรูปแบบส่งออก หากไม่ได้ย้ายระหว่างบัญชี Google หรือไป Apple ให้เลือก Outlook CSV ใช้รูปแบบมาตรฐานที่ไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่รองรับ บันทึกเสร็จสิ้น

นำเข้ารายชื่อติดต่อเข้า Gmail

ขั้นตอนคล้ายการส่งออก แต่ระบุไฟล์ที่จะนำเข้า ที่หน้า Gmail Contacts กด More เดิม แต่ครั้งนี้เลือก Import จะได้กล่องโต้ตอบดังนี้:

เลือกไฟล์ แล้วกด Import

ส่งออกรายชื่อติดต่อจาก Thunderbird

เปิด Address Book บนแถบเครื่องมือด้านบน ไป Tools > Export จะได้กล่อง Save As Thunderbird ส่งออกเป็น .csv, .ldif, และ .tab/.txt ได้

แนะนำ .csv หรือ .tab/.txt สำหรับการย้ายไป Outlook .ldif รองรับโดย Thunderbird และ Apple Address Books เท่านั้น ไม่รองรับ Outlook หากเจอไฟล์ .ldif หรือไม่มีโปรแกรมเปิด ได้แปลงเป็น .csv ด้วยซอฟต์แวร์ฟรีที่หาได้ง่าย

นำเข้ารายชื่อติดต่อเข้า Thunderbird

เลือก Import แทน Export แล้วทำตามวิซาร์ด – ไม่มีโอกาสผิดพลาดเลย

เรียบร้อยแล้ว สมุดรายชื่อของคุณจะเต็มไปด้วยคนรักและหุ้นส่วนธุรกิจ

หวังว่าคุณจะมั่นใจในการนำเข้า/ส่งออกรายชื่อด้วย Outlook, Gmail, และ Thunderbird – แต่จริงๆ ฟีเจอร์เหล่านี้คล้ายกันเกือบทุกรายในไคลเอนต์อีเมลส่วนใหญ่ โชคดีนะครับ!

เราช่วยได้ไหม? คุณใช้ไคลเอนต์อีเมลอะไร? บอกเราในความคิดเห็นได้เลย!