ปลายปีที่แล้ว ฉันฝันร้ายกับบัญชีอีเมลของฉัน หลังจากที่ฉันทำการย้ายโฮสต์เว็บของฉันผิดพลาด ยาวและสั้นคือฉันทำอีเมลหายจำนวนมากและผู้ติดต่อจำนวนมากที่เกี่ยวข้องกับอีเมลเหล่านั้นด้วย เราสำรองข้อมูลในเครื่องของเราเป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็น PC, Mac, iDevice หรือ Android แต่เราไม่ได้มีข้อโต้แย้งเกี่ยวกับซอฟต์แวร์แต่ละชิ้นและข้อมูลตามบริบทเสมอไป
การส่งออกรายชื่อติดต่อและสำรองอีเมลเป็นสิ่งที่คุ้มค่าเสมอ เป็นงานที่รวดเร็วที่จะช่วยคุณประหยัดเบคอน
การส่งออกรายชื่อติดต่อ Outlook
ไปที่ ไฟล์>เปิดและส่งออก>นำเข้า/ส่งออก . ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือก ส่งออกเป็นไฟล์ ตามด้วย ค่าที่คั่นด้วยจุลภาค . หน้าจอถัดไปช่วยให้คุณเลื่อนดูโฟลเดอร์ต่างๆ ได้ ค้นหา ผู้ติดต่อ . ของคุณ โฟลเดอร์ และป้อนชื่อที่น่าจดจำสำหรับไฟล์ CSV ที่คุณส่งออก
คุณสามารถคลิกผ่านช่องถัดไปได้หากต้องการ หรือแก้ไขการตั้งค่าฟิลด์ที่กำหนดเอง ฟิลด์คือชื่อที่กำหนดให้กับตัวแปรในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ หากคุณต้องการส่งออกเฉพาะชุดพารามิเตอร์ฟิลด์ที่จำกัด ให้กด ล้างฟิลด์ . จากนั้นคุณสามารถเพิ่มชุดฟิลด์อื่นได้ รูปภาพด้านล่างแสดงรายชื่อธุรกิจที่มีประโยชน์สำหรับไฟล์ CSV ของคุณ จากนั้นคุณสามารถลบรายชื่อใดๆ ในไฟล์ CSV โดยไม่มีพารามิเตอร์ที่ตรงกัน แต่นั่นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง
Outlook ยังมีรูปแบบไฟล์ส่งออกอีกสองรูปแบบ:
- ไฟล์ข้อมูล Outlook - .pst: ไฟล์ข้อมูลที่มีข้อความและข้อมูลอื่นๆ ที่สามารถจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณได้ ข้อความอีเมลและข้อมูลสำคัญอื่นๆ จะถูกดาวน์โหลดและจัดเก็บ หรือสามารถเก็บถาวรเมลเป็นกลุ่มเป็นไฟล์ .pst ไฟล์เดียวได้ การส่งออกหรือการเก็บถาวรอีเมลสามารถเพิ่มพื้นที่บนเซิร์ฟเวอร์อีเมลของคุณได้ ซึ่งเป็นปัญหา บัญชี POP3 ใช้บ่อยที่สุด
- ไฟล์ข้อมูล Outlook แบบออฟไลน์ - .ost: บัญชีอีเมลประเภทอื่นๆ ส่วนใหญ่จะส่งออกข้อความและข้อมูลสำคัญไปยังไฟล์ .ost รวมถึงบัญชี Microsoft Exchange, Outlook, Google Gmail และ IMAP ข้อมูลสำคัญของคุณก็ถูกส่งไปแล้วเช่นกันและบันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์เมล ในขณะที่สำเนาที่ซิงโครไนซ์จะถูกเก็บไว้ในเครื่องของคุณ
ฉันไม่เคยคิดที่จะสำรองข้อมูลที่เก็บอีเมลของฉันก่อนที่เว็บโฮสติ้งจะล่มสลาย ตอนนี้ก็เดือนละครั้งเพื่อให้แน่ใจ สำหรับผู้ที่มีพื้นที่เซิร์ฟเวอร์อีเมลจำกัด การบันทึกและการลบสามารถเพิ่มพื้นที่ว่างให้ไบต์อันมีค่าได้
การนำเข้าที่ติดต่อ Outlook
การนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Outlook ก็เป็นงานที่ราบรื่นเช่นกัน กลับไปที่ ไฟล์>เปิดและส่งออก>นำเข้า/ส่งออก คุณสามารถนำเข้าจาก VCard, .csv, .txt หรือ .pst เป็นต้น เลือก นำเข้าจากโปรแกรมหรือไฟล์อื่น ตามด้วยประเภทไฟล์ที่คุณเลือก ฉันจะใช้นามสกุล .csv ตัวช่วยสร้างการนำเข้าสามารถแทนที่รายการที่ซ้ำกันหรืออนุญาตให้แทนที่ด้วยผู้ติดต่อที่เข้ามาหรือเพียงแค่ละเว้นรายการที่ซ้ำกัน เลือกตัวเลือกที่ถูกต้องสำหรับคุณ
ค้นหาไฟล์รายชื่อติดต่อที่คุณจะนำเข้า หน้าจอถัดไปจะถามถึงโฟลเดอร์ปลายทาง คุณควรเรียกดูโฟลเดอร์ที่มีอยู่จนกว่าคุณจะพบ รายชื่อติดต่อ . เลือกสิ่งนี้และกดถัดไป คุณจะสังเกตเห็นตัวเลือกในการเปลี่ยนฟิลด์นำเข้า เช่นเดียวกับที่เราสามารถแก้ไขได้เมื่อส่งออกผู้ติดต่อของเรา คราวนี้เราจะยึดตามค่าเริ่มต้น
การส่งออกที่อยู่ติดต่อ Gmail
รายชื่อติดต่อของ Gmail ไม่ค่อยมีปัญหาเนื่องจากได้รับการดูแลออนไลน์ ยังคงสะดวกเสมอที่จะรวมรายชื่อผู้ติดต่อของคุณระหว่างการสนทนาครึ่งหนึ่งที่กระจัดกระจายในไคลเอนต์หลายตัว
ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ที่คุณต้องการส่งออก คลิกคำว่า Gmail ที่มุมบนซ้าย แล้วตามด้วยรายชื่อติดต่อ . คุณจะถูกพาไปที่หน้าจอใหม่ที่มีรายชื่อติดต่อทั้งหมดจาก Gmail และอาจมาจากสมุดโทรศัพท์ Android ของคุณด้วย หากเป็นอุปกรณ์ที่คุณต้องการ เลือก เพิ่มเติม เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลง – ตอนนี้คุณจะเห็นตัวเลือกให้ส่งออก ผู้ติดต่อของคุณ
กล่องโต้ตอบมีตัวเลือกการเลือกมากมาย คุณสามารถส่งออกรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมด ผู้ติดต่อที่ติดดาว ผู้ติดต่อ Google Circles หรือรายชื่อผู้ติดต่อบ่อยที่สุด คุณยังสามารถสร้างรายชื่อผู้ติดต่อที่กำหนดเองเพื่อส่งออกภายใน Gmail โดยการเพิ่มแต่ละระเบียนในรายชื่อผู้ติดต่อแยกต่างหาก ทำได้โดยเลือกแต่ละระเบียน จากนั้นไปที่แถบตัวเลือกการติดต่อ คุณควรจะเพิ่มพวกเขาในกลุ่มเดียวได้
เมื่อคุณพร้อมแล้ว ให้เลือกรูปแบบการส่งออกของคุณ เว้นแต่ผู้ติดต่อของคุณจะย้ายจากบัญชี Google หนึ่งไปยังอีกบัญชีหนึ่ง หรือคุณกำลังส่งออกไปยังผลิตภัณฑ์ Apple ให้เลือก Outlook CSV ตัวเลือกรูปแบบ วิธีนี้ใช้รูปแบบมาตรฐานที่คุณจะใช้กับโปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่ได้ บันทึกแล้วเสร็จ!
การนำเข้าที่อยู่ติดต่อ Gmail
กระบวนการนี้คล้ายกับการส่งออกมาก ยกเว้นว่าคุณจะแสดงไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้า Gmail เมื่ออยู่ในหน้ารายชื่อติดต่อของ Gmail แล้ว ให้ไปที่เพิ่มเติม ปุ่มที่เรากดก่อนหน้านี้ แต่คราวนี้เลือก นำเข้า . คุณจะพบกับกล่องโต้ตอบนี้:
เมื่อคุณเลือกไฟล์แล้ว ให้กด นำเข้า .
การส่งออกที่อยู่ติดต่อของ Thunderbird
เปิด สมุดที่อยู่ ที่อยู่บนแถบเครื่องมือด้านบน เมื่อเปิดไปที่ เครื่องมือ>ส่งออก . นี่จะแสดง บันทึกเป็น กล่องโต้ตอบ ธันเดอร์เบิร์ดส่งออกเป็น .csv, .ldif และ .tab/.txt ได้
ฉันจะเลือก .csv หรือ .tab/.txt สำหรับการส่งออกที่อยู่ติดต่อของ Thunderbird โดยเฉพาะถ้าย้ายไปยัง Outlook .ldif รองรับทั้ง Mozilla Thunderbird และ Apple Address Books แต่ไม่ใช่ Outlook หากคุณพบเห็นประเภทไฟล์ .ldif หรือคุณไม่มีซอฟต์แวร์ติดตั้งที่สามารถเปิดได้ ไฟล์ .ldif สามารถแปลงเป็น .csv โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ค้นหาได้อย่างอิสระ
การนำเข้าที่อยู่ติดต่อของ Thunderbird
ในการนำเข้าผู้ติดต่อไปยัง Thunderbird ให้เลือก นำเข้า แทนที่จะส่งออก และทำตามตัวเลือกการสนทนาบนหน้าจอ – คุณจะไม่ผิดพลาด!
โวล่า. สมุดที่อยู่ของคุณควรเต็มไปด้วยคนที่คุณรักและเพื่อนร่วมงานทางธุรกิจ
หวังว่าคุณจะรู้สึกมั่นใจที่จะนำเข้าและส่งออกที่อยู่ติดต่อโดยใช้ Outlook, Gmail และ Thunderbird แต่ในความเป็นจริง คุณลักษณะการนำเข้า/ส่งออกส่วนใหญ่จะเป็นสากลในโปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่ ขอให้โชคดี!
เราเคยช่วยไหม? คุณใช้ไคลเอนต์อีเมลใด แจ้งให้เราทราบด้านล่าง!
