วิธีบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล (13 วิธีด่วน)

ไฟล์เวิร์กชีต Excel อาจมีขนาดค่อนข้างใหญ่ในบางครั้ง เมื่อต้องจัดการกับไฟล์ดังกล่าว คุณต้องอดทนรอเนื่องจากไฟล์เหล่านี้ใช้เวลานานในการอัปเดตเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลง พวกเขายังใช้เวลานานในการเปิด นอกจากนี้ การส่งอีเมลไฟล์ excel ขนาดใหญ่เหล่านี้เป็นเรื่องยากมาก มีหลายวิธีในการการลดขนาดไฟล์ Excel . ในบทความนี้ เราจะมาเรียนรู้เกี่ยวกับตัวเลือกที่ดีที่สุดในการบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล

ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดได้จากที่นี่

13 วิธีด่วนในการบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล

1. บีบอัดไฟล์ Excel โดยลบเวิร์กชีตที่ไม่จำเป็นออก

สมมติว่า เรามีสมุดงาน Excel ที่มีห้าแผ่นงาน เราสามารถบีบอัดไฟล์ Excel . ได้อย่างง่ายดาย สำหรับอีเมลโดยลบเวิร์กชีตที่ไม่จำเป็นออก สมมติว่าในแผ่นงานนี้ 2 , 3 , 4 และ 5 ไม่จำเป็น ขั้นตอนในการลบมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่แผ่นงาน Excel ที่เราต้องการนำออก
• จากนั้นคลิกที่ ลบ .

• ตอนนี้ การตั้งชื่อหน้าต่าง Microsoft Excel จะปรากฏขึ้น
• ในขณะนี้ ให้คลิกปุ่ม ลบ ปุ่ม.

• สุดท้าย แผ่นงานจะถูกลบออกจากสมุดงาน Excel ด้วยวิธีนี้ เราสามารถลบเวิร์กชีตที่ไม่จำเป็นอื่นๆ ได้

2. ลบสูตรที่ไม่จำเป็นเพื่อบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล

สมมติว่า เรามีชุดข้อมูล Excel (B4:E8 ) ที่มีชื่อและ คำสั่งซื้อ ของบางรายการ . ที่นี่ คอลัมน์ขวาสุดประกอบด้วยผลรวมของ คำสั่งซื้อ 1 และ คำสั่งซื้อ 2 . คอลัมน์นี้ใช้สูตร:

เราสามารถลบสูตรบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมลได้อย่างง่ายดาย ขั้นตอนในการดำเนินการแสดงไว้ด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ให้เลือกเซลล์ที่มีสูตร ในกรณีของเรา เซลล์ E5:E8 มีสูตร เราจึงเลือกมัน

• ประการที่สอง ไปที่ Home แท็บแล้วคลิก คัดลอก ปุ่ม.

• ถัดไป เซลล์จะถูกเลือก

• หลังจากนั้น ไปที่ Home อีกครั้งและคลิกที่ วาง ตัวเลือก
• ตอนนี้ เลือก วางแบบพิเศษ .

• ในทางกลับกัน วางแบบพิเศษ หน้าต่างจะปรากฏขึ้น
• ในขณะนี้ เลือก ค่า จาก วาง ตัวเลือก
• สุดท้าย ให้คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อลบสูตรที่ไม่จำเป็นออก

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel เป็น Zip (2 วิธีที่เหมาะสม)

3. บีบอัดรูปภาพใน Excel สำหรับอีเมล

สมมติว่าเรามีรูปภาพใน Excel หากเราบีบอัดรูปภาพ ขนาดของไฟล์ Excel ของเราก็จะลดลงด้วย ขั้นตอนในการบีบอัดภาพมีดังต่อไปนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกภาพที่เราต้องการจะบีบอัด

• ถัดไป คลิกที่รูปแบบภาพ แท็บ

• ตอนนี้ เลือก บีบอัดรูปภาพ .

• เอาเครื่องหมายถูกข้าง ใช้กับรูปภาพนี้เท่านั้น ใน ตัวเลือกการบีบอัด .
• หลังจากนั้น เลือก อีเมล (96 ppi) ตัวเลือก
• ในที่สุด ให้คลิกที่ ตกลง .

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วยรูปภาพ (2 วิธีง่ายๆ)

4. ลบการจัดรูปแบบเพื่อบีบอัดไฟล์ Excel

เราสามารถลบการจัดรูปแบบเพื่อบีบอัดไฟล์ excel การจัดรูปแบบมี 2 ประเภท

4.1 การจัดรูปแบบข้อมูล

การจัดรูปแบบข้อมูล เช่น การเปลี่ยนรูปแบบฟอนต์หรือการใช้สีพื้นหลัง สามารถเพิ่มขนาดไฟล์ได้ทั้งหมด สมมติว่าเรามีชุดข้อมูล (B2:F8 ) ด้านล่างซึ่งมีการจัดรูปแบบข้อมูลบางส่วน หากเราลบการจัดรูปแบบข้อมูล ขนาดของไฟล์ Excel จะลดลงอย่างมาก ขั้นตอนในการดำเนินการแสดงไว้ด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด
• ขั้นที่สอง ไปที่ Home แท็บ

• ประการที่สาม เลือก ล้าง จาก กำลังแก้ไข ตัวเลือก

• จากนั้น คลิกที่ ล้างรูปแบบ ตัวเลือก

• ในที่สุด เราจะเห็นว่าการจัดรูปแบบข้อมูลทั้งหมดถูกลบอย่างถูกต้อง

4.2 การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เช่น การจัดรูปแบบข้อมูลปกติ จะเพิ่มขนาดไฟล์ สมมติว่าเรามีชุดข้อมูลใน Excel ที่ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขกับเซลล์ C5:F8 . ตอนนี้ เราต้องลบออกเพื่อบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล มีขั้นตอนดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ให้เลือกเซลล์ (C5:F8) ที่ใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
• จากนั้นไปที่ Home แท็บ

• ถัดไป ให้คลิกที่ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และเลือกล้างกฎ .
• ตอนนี้ เลือก ล้างกฎจากเซลล์ที่เลือก

• ในท้ายที่สุด การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งหมดจะถูกลบออกเรียบร้อยแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ให้มีขนาดเล็กลง (7 วิธีง่ายๆ)

5. บันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบไบนารี (.xlsb) สำหรับการส่งอีเมล

การบันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบไบนารีจะลดขนาดของไฟล์ลงได้บ้าง ขั้นตอนในการทำเช่นนั้นแสดงไว้ด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ไปที่ ไฟล์ แท็บ

• ประการที่สอง เลือก ตัวเลือก .

• ตอนนี้ คลิกที่ บันทึก .

• ในขณะนี้ ไปที่ บันทึกสมุดงาน .
• ตอนนี้ เลือก Excel Binary Workbook ใน บันทึกไฟล์ในรูปแบบนี้ ตัวเลือก

• สุดท้าย คลิกที่ ตกลง ปุ่ม.

6. บีบอัดไฟล์ Excel โดยการซิป

หลังจากบีบอัดไฟล์ Excel เราจะสังเกตเห็นการลดขนาดลงทันทีประมาณ 10-15% จากนั้นเราสามารถส่งไฟล์ซิปนี้ให้คนอื่นทางอีเมล และพวกเขาสามารถแตกไฟล์และใช้เวิร์กบุ๊ก Excel ได้ ขั้นตอนสำหรับการดำเนินการนี้อยู่ด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่ไฟล์ Excel
• ประการที่สอง คลิกที่ ส่งไปที่ ตัวเลือก

• ตอนนี้ เลือกโฟลเดอร์ บีบอัด (บีบอัด) .

• สุดท้าย ไฟล์ excel ถูกบีบอัดสำเร็จ

อ่านเพิ่มเติม: วิธี Zip ไฟล์ Excel (3 วิธีง่ายๆ)

7. ลบนาฬิกาเพื่อบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล

ผู้ที่ทำงานกับไฟล์ขนาดใหญ่ที่มีแผ่นงานและสูตรจำนวนมากคุ้นเคยกับนาฬิกา นาฬิกาหลายเรือนเพิ่มน้ำหนักให้กับสเปรดชีต เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณควรลบออกจากไฟล์ของคุณ สมมติว่าเรามีชุดข้อมูลที่ E8 เซลล์มีนาฬิกา ตอนนี้เราต้องลบมันออก ขั้นตอนในการดำเนินการแสดงไว้ด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ที่ต้องการ (E8 ) และไปที่ สูตร

• หลังจากนั้นให้คลิกที่ หน้าต่างดู ใน การตรวจสอบสูตร ตัวเลือก

• ในทางกลับกัน การตั้งชื่อหน้าต่าง หน้าต่างสำหรับดู จะปรากฏขึ้น
• ตอนนี้ เลือกเซลล์ที่ต้องการแล้วคลิกที่ ลบนาฬิกา ปุ่ม.

• สุดท้าย นาฬิกาจะถูกถอดออกสำเร็จ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องลบข้อมูล (9 เคล็ดลับ)

8. การกำจัดข้อมูลที่ซ่อนเพื่อลดขนาดไฟล์ Excel

เราสามารถ ลดขนาดไฟล์ Excel โดยการกำจัดข้อมูลที่ซ่อนอยู่ สมมติว่า เรามีสมุดงาน Excel ที่การจัดรูปแบบข้อมูล แผ่นงานถูกซ่อน เราสามารถยกเลิกการซ่อนได้โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่เวิร์กชีตใดก็ได้
• ประการที่สอง คลิก เลิกซ่อน

• ในขณะนี้ หน้าต่างการตั้งชื่อ เลิกซ่อน จะปรากฏขึ้น
• ตอนนี้ เลือก การจัดรูปแบบข้อมูล และคลิกปุ่ม ตกลง ปุ่ม.

• สุดท้าย เราจะเห็นว่า การจัดรูปแบบข้อมูล ใบงานปรากฏขึ้น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ต้องเปิด (ด้วยขั้นตอนง่ายๆ)

9. ล้างเซลล์ว่างเพื่อบีบอัดไฟล์ Excel

เมื่อคุณทำงานเสร็จในเวิร์กบุ๊ก Excel มีเซลล์ที่ไม่ได้ใช้จำนวนมากที่ไม่มีประโยชน์ในเวิร์กบุ๊กของคุณอีกต่อไป เซลล์ที่ไม่ได้ใช้เหล่านี้บางครั้งอาจเพิ่มขนาดไฟล์

การกำจัดการจัดรูปแบบจากเซลล์ว่างเหล่านี้จะลดขนาดไฟล์ ขั้นตอนในการดำเนินการอยู่ด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ หน้าแรก แท็บ

• จากนั้น เลือก ล้าง .
• หลังจากนั้น คลิก ล้างทั้งหมด

อีกวิธีในการล้างเซลล์ว่างอยู่ในด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่ Home แท็บ

• ถัดไป ให้คลิกที่ ค้นหาและเลือก .
• ตอนนี้ เลือกไปที่รายการพิเศษ .

• ในทางกลับกัน การตั้งชื่อหน้าต่าง ไปที่แบบพิเศษ จะปรากฏขึ้น
• ตอนนี้ เลือก ช่องว่าง ตัวเลือกและคลิก ตกลง ปุ่ม.

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ที่มีขนาดเกิน 100MB (7 วิธีที่มีประโยชน์)

10. ไฟล์บีบอัดอีเมลโดยการคำนวณด้วยตนเอง

การใช้การคำนวณด้วยตนเองช่วยเพิ่มความเร็วในการคำนวณของคุณใน Excel อย่างไรก็ตาม ในไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ การคำนวณด้วยตนเองยังช่วยลดขนาดไฟล์ได้อีกด้วย ขั้นตอนในการกำหนดการคำนวณด้วยตนเองใน Excel มีดังต่อไปนี้

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ไปที่ สูตร
• ขั้นที่สอง คลิกที่ ตัวเลือกการคำนวณ .

• สุดท้าย เลือก คู่มือ .

11. การใช้ Pivot Table ในไฟล์ Excel ไปยังอีเมล

การใช้ ตาราง Pivot หรือตาราง Excel แทนที่จะใช้ชุดสูตรเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในการแสดงผลลัพธ์ของคุณ การใช้ตารางเดือยยังช่วยลดขนาดไฟล์ Excel อีกด้วย

12. ใช้คุณสมบัติไฟล์เพื่อจัดรูปแบบไฟล์

หลังจากทำงานทั้งหมดใน Excel เสร็จแล้ว การลดขนาดไฟล์ excel นั้นง่ายขึ้นโดยใช้คุณสมบัติของไฟล์ เป็นคุณลักษณะของ Windows ที่ไม่เกี่ยวข้องกับ Excel ขั้นตอนอยู่ด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ให้คลิกขวาที่ไฟล์ Excel
• จากนั้นเลือก คุณสมบัติ .

• ในทางกลับกัน หน้าต่างจะปรากฏขึ้น
• ตอนนี้ ไปที่ ทั่วไป และคลิกที่ ขั้นสูง .

• หลังจากนั้น เลือก บีบอัดเนื้อหาเพื่อประหยัดพื้นที่ดิสก์ .
• สุดท้าย เลือก ตกลง ปุ่ม.

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table

13. หลีกเลี่ยงการอ้างอิงทั้งแถวหรือทั้งคอลัมน์

SUMIF หรือ VLOOKUP ฟังก์ชันจะค้นหาข้อมูลในคอลัมน์หรือแถวทั้งหมด แทนที่จะอ้างอิงถึงชุดข้อมูลทั้งหมด เราสามารถอ้างถึงเซลล์เพียงไม่กี่เซลล์หากจำเป็น ตัวอย่างเช่น:

แทนการใช้

ใช้

สูตรนี้อ้างอิงถึง 50 first ตัวแรก เซลล์ของคอลัมน์ D.

บทสรุป

ฉันหวังว่าวิธีการข้างต้นจะเป็นประโยชน์สำหรับคุณในการบีบอัดไฟล์ excel สำหรับอีเมล ดาวน์โหลดแบบฝึกหัดและทดลองใช้ แจ้งให้เราทราบความคิดเห็นของคุณในส่วนความคิดเห็น ติดตามเว็บไซต์ของเรา ExcelDemy เพื่อรับบทความเพิ่มเติมเช่นนี้

บทความที่เกี่ยวข้อง

• [แก้ไขแล้ว!] ไฟล์ Excel ใหญ่เกินไปโดยไม่มีเหตุผล (10 วิธีที่เป็นไปได้)
• วิธีการระบุสาเหตุที่ทำให้ไฟล์ Excel มีขนาดใหญ่
• เหตุใดไฟล์ Excel ของฉันจึงใหญ่มาก (7 เหตุผลพร้อมวิธีแก้ไข)