บีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล: 13 วิธีที่พิสูจน์แล้ว ลดขนาดได้เร็ว

ไฟล์แผ่นงาน Excel บางครั้งอาจใหญ่พอสมควร เมื่อจัดการกับไฟล์แบบนี้ คุณต้องอดทน เพราะใช้เวลานานในการอัปเดตเมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลง พวกเขาก็ใช้เวลานานในการเปิดเช่นกัน นอกจากนี้ การส่งอีเมลไฟล์ Excel ขนาดใหญ่นี้ก็ยากมาก มีหลายวิธีสำหรับ การลดขนาดไฟล์ Excel ในบทความนี้ เราจะเรียนรู้เกี่ยวกับตัวเลือกที่ดีที่สุดบางอย่างในการบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล

ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนได้ที่นี่

13 วิธีรวดเร็วในการบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล

1. บีบอัดไฟล์ Excel โดยการลบแผ่นงานที่ไม่จำเป็น

สมมติว่า เรามีสมุดงาน Excel ที่มี 5 แผ่นงาน เราสามารถ บีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมลได้ง่ายๆ โดยการลบแผ่นงานที่ไม่จำเป็น สมมติว่า ในสมุดงานนี้ แผ่นงาน 2, 3, 4 และ 5 ไม่จำเป็น ขั้นตอนในการลบมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก คลิกขวาที่แผ่นงาน Excel ที่เราต้องการลบ
• จากนั้น คลิกที่ Delete

• ตอนนี้ หน้าต่างชื่อ Microsoft Excel จะป๊อปอัปขึ้นมา
• ในขณะนี้ คลิกปุ่ม Delete

• สุดท้าย แผ่นงานจะถูกลบออกจากสมุดงาน Excel เหมือนกัน เราสามารถลบแผ่นงานที่ไม่จำเป็นอื่นๆ ได้

2. ลบสูตรที่ไม่จำเป็นเพื่อบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล

สมมติว่า เรามีชุดข้อมูล Excel (B4:E8) ที่มีชื่อและ Orders ของ Items บางอย่าง ที่นี่ คอลัมน์ขวามากมีการรวมของ Order 1 และ Order 2 คอลัมน์นี้ใช้สูตร:

เราสามารถลบสูตรได้ง่ายๆ เพื่อบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล ขั้นตอนมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก เลือกเซลล์ที่มีสูตร ในกรณีของเรา เซลล์ E5:E8 มีสูตร ดังนั้นเราเลือกพวกเขา

• ثانيًا ไปที่แท็บ Home และคลิกปุ่ม Copy

• ต่อไป เซลล์จะถูกเลือก

• หลังจากนั้น ไปที่แท็บ Home อีกครั้งและคลิกที่ตัวเลือก Paste
• ตอนนี้ เลือก Paste Special

• ตามลำดับ กล่อง Paste Special จะปรากฏ
• ในขณะนี้ เลือก Values จากตัวเลือก Paste
• สุดท้าย คลิกปุ่ม OK เพื่อลบสูตรที่ไม่จำเป็น

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel เป็น Zip (2 วิธีที่เหมาะสม)

3. บีบอัดรูปภาพใน Excel สำหรับอีเมล

สมมติว่า เรามีรูปภาพใน Excel หากเราบีบอัดรูปภาพ ขนาดไฟล์ Excel ของเราก็จะลดลง ขั้นตอนในการบีบอัดรูปภาพมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกรูปภาพที่เราต้องการบีบอัด

• ต่อไป คลิกที่แท็บ Picture Format

• ตอนนี้ เลือก Compress Pictures

• ตอนนี้ ยกเลิกติ๊กถูกที่ Apply only to this picture ใน Compression options
• หลังจากนั้น เลือกตัวเลือก E-mail (96 ppi)
• ในที่สุด คลิกที่ OK

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ที่มีรูปภาพ (2 วิธีง่าย)

4. ลบการจัดรูปแบบเพื่อบีบอัดไฟล์ Excel

เราสามารถลบการจัดรูปแบบเพื่อบีบอัดไฟล์ Excel ได้ มีการจัดรูปแบบ 2 ประเภท

4.1 การจัดรูปแบบข้อมูล (Data Formatting)

การจัดรูปแบบข้อมูล เช่น การเปลี่ยนสไตล์ฟอนต์หรือการใช้สีพื้นหลัง สามารถเพิ่มขนาดไฟล์ได้ทั้งหมด สมมติว่า เรามีชุดข้อมูล (B2:F8) ด้านล่างซึ่งมีการจัดรูปแบบข้อมูลบางอย่าง หากเราลบการจัดรูปแบบข้อมูล ขนาดไฟล์ Excel จะลดลงในระดับมาก ขั้นตอนมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด
• ثانيًا ไปที่แท็บ Home

• ثالثًا เลือก Clear จากตัวเลือก Editing

• จากนั้น คลิกที่ตัวเลือก Clear Formats

• ในที่สุด เราสามารถเห็นได้ว่าการจัดรูปแบบข้อมูลทั้งหมดถูกลบอย่างถูกต้องแล้ว

4.2 การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting)

การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข เหมือนกับการจัดรูปแบบข้อมูลทั่วไป เพิ่มขนาดไฟล์ สมมติว่าเรามีชุดข้อมูลใน Excel ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขนำไปใช้กับเซลล์ C5:F8 ตอนนี้ เราต้องลบพวกเขาเพื่อบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล ขั้นตอนมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ (C5:F8) ที่มีการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข
• จากนั้น ไปที่แท็บ Home

• ต่อไป คลิกที่ Conditional Formatting และเลือก Clear Rules
• ตอนนี้ เลือก Clear Rules from Selected Cells

• ในที่สุด การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขทั้งหมดจะถูกลบอย่างสำเร็จ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel ให้ขนาดเล็กลง (7 วิธีง่าย)

5. บันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบไบนารี (.xlsb) สำหรับอีเมล

การบันทึกไฟล์ Excel ในรูปแบบไบนารี ลดขนาดไฟล์ลงในระดับหนึ่ง ขั้นตอนสำหรับการทำเช่นนั้นมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ไปที่แท็บ File

• ثانيًا เลือก Options

• ตอนนี้ คลิกที่ Save

• ในขณะนี้ ไปที่ Save workbooks
• ตอนนี้ เลือก Excel Binary Workbook ในตัวเลือก Save files in this format

• สุดท้าย คลิกที่ปุ่ม OK

6. บีบอัดไฟล์ Excel โดยการ Zip

หลังจาก Zip ไฟล์ Excel เราจะสังเกตเห็นการลดขนาดทันทีประมาณ 10-15% เราสามารถส่งไฟล์ที่ Zip แล้วนี้ให้คนอื่นทางอีเมล และพวกเขาสามารถ Unzip และใช้สมุดงาน Excel ได้ ขั้นตอนมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก คลิกขวาที่ไฟล์ Excel
• ثانيًا คลิกที่ตัวเลือก Send to

• ตอนนี้ เลือก Compressed (zipped) folder

• สุดท้าย ไฟล์ Excel ถูก Zip เรียบร้อยแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธี Zip ไฟล์ Excel (3 วิธีง่าย)

7. ลบ Watches เพื่อบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล

ผู้ที่ทำงานกับไฟล์ขนาดใหญ่ที่มีหลายแผ่นและสูตรหลายสูตร คุ้นเคยกับ Watches การ Watch หลายรายการเพิ่มน้ำหนักให้สเปรดชีต เมื่อคุณเสร็จสิ้นกับพวกเขา มันเป็นความคิดที่ดีที่จะลบพวกเขาออกจากไฟล์ของคุณ สมมติว่า เรามีชุดข้อมูลที่เซลล์ E8 มี watch ตอนนี้ เราต้องลบมัน ขั้นตอนมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก เลือกเซลล์ที่ต้องการ (E8) และไปที่ Formulas

• หลังจากนั้น คลิกที่ Watch Window ในตัวเลือก Formula Auditing

• ตามลำดับ หน้าต่างชื่อ Watch Window จะปรากฏ
• ตอนนี้ เลือกเซลล์ที่ต้องการและคลิกที่ปุ่ม Delete Watch

• สุดท้าย Watch จะถูกลบอย่างสำเร็จ

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่ลบข้อมูล (9 เทคนิค)

8. กำจัดข้อมูลที่ซ่อนอยู่เพื่อลดขนาดไฟล์ Excel

เราสามารถ ลดขนาดไฟล์ Excel ได้โดยการกำจัดข้อมูลที่ซ่อนอยู่ สมมติว่า เรามีสมุดงาน Excel ที่แผ่นงาน Data Formatting ถูกซ่อน เราสามารถแสดงได้โดยทำตามกระบวนการด้านล่าง

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก คลิกขวาที่แผ่นงานใดๆ
• ثانيًا คลิกที่ Unhide

• ในขณะนี้ หน้าต่างชื่อ Unhide จะป๊อปอัปขึ้นมา
• ตอนนี้ เลือก Data Formatting และคลิกปุ่ม OK

• สุดท้าย เราสามารถเห็นได้ว่าแผ่นงาน Data Formatting ได้ปรากฏขึ้นแล้ว

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel โดยไม่เปิดไฟล์ (พร้อมขั้นตอนง่ายๆ)

9. ล้างเซลล์ว่างเพื่อบีบอัดไฟล์ Excel

เมื่อคุณเสร็จสิ้นงานในสมุดงาน Excel จะมีเซลล์ที่ไม่ได้ใช้งานมากมายซึ่งไม่ได้มีประโยชน์อีกต่อไปในสมุดงานของคุณ เซลล์ว่างเหล่านี้บางครั้งเพิ่มขนาดไฟล์

การกำจัดการจัดรูปแบบจากเซลล์ว่างเหล่านี้ ลดขนาดไฟล์ ขั้นตอนมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่แท็บ Home

• จากนั้น เลือก Clear
• หลังจากนั้น คลิกที่ Clear All

อีกวิธีหนึ่งในการล้างเซลล์ว่างมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก ไปที่แท็บ Home

• ต่อไป คลิกที่ Find & Select
• ตอนนี้ เลือก Go To Special

• ตามลำดับ หน้าต่างชื่อ Go To Special จะปรากฏ
• ตอนนี้ เลือกตัวเลือก Blanks และคลิกปุ่ม OK

อ่านเพิ่มเติม: วิธีบีบอัดไฟล์ Excel มากกว่า 100MB (7 วิธีที่มีประโยชน์)

10. ส่งอีเมลไฟล์ที่บีบอัดแล้วโดยบังคับใช้ Manual Calculation

การบังคับใช้ Manual Calculation จริงๆ แล้วเร่งความเร็วการคำนวณใน Excel อย่างไรก็ตาม ในไฟล์ Excel ขนาดใหญ่ การคำนวณแบบ Manual ยังช่วยลดขนาดไฟล์ได้ ขั้นตอนในการบังคับใช้ Manual Calculation ใน Excel มีดังนี้

ขั้นตอน:

• ในตอนแรก ไปที่ Formulas
• ثانيًا คลิกที่ Calculation Options

• สุดท้าย เลือก Manual

11. การใช้ Pivot Table ในไฟล์ Excel สำหรับอีเมล

การใช้ Pivot tables หรือ Excel tables แทนชุดของสูตร เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าในการแสดงผลลัพธ์ การใช้ Pivot Tables ยังลดขนาดไฟล์ Excel อีกด้วย

12. ใช้คุณสมบัติไฟล์ (File Properties) เพื่อจัดรูปแบบไฟล์

หลังจากเสร็จสิ้นงานทั้งหมดใน Excel การลดขนาดไฟล์ Excel โดยใช้คุณสมบัติไฟล์จะง่ายกว่า มันเป็นคุณสมบัติของ Windows ที่ไม่เกี่ยวข้องกับ Excel ขั้นตอนมีดังนี้

ขั้นตอน:

• ขั้นแรก คลิกขวาที่ไฟล์ Excel
• จากนั้น เลือก Properties

• ตามลำดับ หน้าต่างจะปรากฏ
• ตอนนี้ ไปที่ General และคลิกที่ Advanced

• หลังจากนั้น เลือก Compress contents to save disk space
• สุดท้าย เลือกปุ่ม OK

อ่านเพิ่มเติม: วิธีลดขนาดไฟล์ Excel ด้วย Pivot Table

13. หลีกเลี่ยงการอ้างอิงถึงแถวหรือคอลัมน์ทั้งหมด

ฟังก์ชัน SUMIF หรือ VLOOKUP ค้นหาข้อมูลในคอลัมน์หรือแถวทั้งหมด แทนที่จะอ้างอิงชุดข้อมูลทั้งหมด เราสามารถอ้างอิงเพียงไม่กี่เซลล์ได้หากจำเป็น ตัวอย่างเช่น:

แทนที่จะใช้

ใช้

สูตรนี้อ้างอิงถึงเซลล์แรก 50 ของ คอลัมน์ D

สรุป

ฉันหวังว่าวิธีข้างต้นจะเป็นประโยชน์สำหรับคุณในการบีบอัดไฟล์ Excel สำหรับอีเมล ดาวน์โหลดสมุดงานฝึกฝนและลองทำดู แจ้งความคิดเห็นของคุณในส่วนความคิดเห็น ติดตามเว็บไซต์ ExcelDemy ของเราเพื่อรับบทความแบบนี้เพิ่มเติม

บทความที่เกี่ยวข้อง

• [Fixed!] Excel File Too Large for No Reason (10 Possible Solutions)
• How to Determine What Is Causing Large Excel File Size
• Why Is My Excel File So Large? (7 Reasons with Solutions)