หากคุณใช้เวลาอย่างจริงจังกับ Outlook คุณควรตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณสามารถประหยัดเวลาได้เสมอโดยพิจารณาถึงวิธีการใช้ซอฟต์แวร์ให้ดีที่สุด
ต่อไปนี้คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบ จัดการ และประหยัดเวลาใน Outlook!
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรทางอีเมล
Outlook มีฟังก์ชันในตัวมากมายสำหรับการจัดการอีเมล แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการใช้กลยุทธ์สามส่วน
- จัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณด้วย โฟลเดอร์การทำงาน .
- กำหนดกล่องจดหมายของคุณด้วย หมวดหมู่สี .
- ป้องกัน อีเมลขยะ จากการอุดตันกล่องจดหมายของคุณ
1. สร้างโฟลเดอร์การดำเนินการ
การใช้โครงสร้างโฟลเดอร์ Outlook ที่แข็งแกร่งเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ โฟลเดอร์การดำเนินการเป็นการจัดวางอีเมลระดับที่สอง ทำงานได้ดีที่สุดกับอีเมลระดับต่ำถึงปานกลาง
หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากในหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่ง ให้ใช้วิธีนี้ร่วมกับเคล็ดลับอื่นๆ
คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ได้โดยคลิกขวาที่โฟลเดอร์หรือบัญชีในแถบด้านข้างแล้วเลือก โฟลเดอร์ใหม่ . คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์สำหรับลูกค้า หัวข้อ และอีเมลส่วนตัว เพื่อไม่ให้พลาดอีเมลจากเจ้านายของคุณ
สำหรับโฟลเดอร์ส่วนใหญ่ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยการทำงานได้สามโฟลเดอร์:สิ่งที่ต้องทำ , รอดำเนินการ และ สรุปแล้ว . เมื่อมีอีเมลใหม่เข้าสู่โฟลเดอร์หลัก ให้ตอบกลับอย่างเหมาะสม และตัดสินใจว่าควรไปที่ใด:
- สิ่งที่ต้องทำ: การสื่อสาร/สถานการณ์กำลังดำเนินอยู่ ไม่มีการดำเนินการในทันที
- รอดำเนินการ: ได้ตอบกลับ รอการตอบกลับ หรือการดำเนินการเพิ่มเติม
- สรุป: การสื่อสาร/สถานการณ์สิ้นสุดลง อีเมลที่รอการลบหรือเก็บถาวร
2. จัดระเบียบด้วยหมวดหมู่สี
นอกเหนือจากการจัดการโฟลเดอร์แล้ว คุณยังสามารถทำให้กล่องจดหมายเข้าของคุณดูแลรักษาได้ง่ายขึ้นอย่างมากโดยใช้หมวดหมู่ที่มีรหัสสี สีสามารถนำคำจำกัดความมาสู่กล่องจดหมายของคุณได้ทันที แต่ควรใช้การกลั่นกรอง หากกล่องจดหมายของคุณวุ่นวายเกินไป จะนำทางได้ยาก
โปรดทราบว่าหมวดหมู่สีมีปัญหาสำคัญประการหนึ่ง:ไม่สนับสนุนโดยบัญชี IMAP ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องสร้างบัญชีอีเมล POP3 แยกต่างหากเพื่อใช้งาน หรือสร้างโฟลเดอร์ "คอมพิวเตอร์เครื่องนี้เท่านั้น"
ในการเริ่มต้นระบบการจัดประเภทสี ให้ไปที่ Home แท็บ และค้นหา แท็ก ส่วน. หากคุณไม่เห็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ขยาย Ribbon โดยแตะลูกศรเล็กๆ ทางด้านขวาสุด
ที่นี่ ไปที่ จัดหมวดหมู่> หมวดหมู่ทั้งหมด . ซึ่งจะเปิดรายการหมวดหมู่ที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน ตอนนี้คุณแก้ไขสี ชื่อ และแป้นพิมพ์ลัดสำหรับหมวดหมู่นั้นได้แล้ว
หากคุณมีบัญชี POP3 แต่ไม่สามารถใช้หมวดหมู่สีได้ คุณอาจต้องเปิดใช้ ค้นหาที่อยู่อีเมลในแถบด้านข้าง คลิกขวาที่ชื่อบัญชีแล้วเลือก คุณสมบัติของไฟล์ข้อมูล . ที่ด้านล่างของแผงคุณสมบัติควรมีตัวเลือก อัปเกรดเป็นหมวดหมู่สี .
ขึ้นอยู่กับขนาดของกล่องจดหมายที่คุณมีอยู่ ซึ่งอาจใช้เวลาสักครู่ แต่เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงหมวดหมู่สีทั้งหมดได้
หากคุณต้องการหมวดหมู่สีโดยใช้บัญชี IMAP คุณสามารถใช้ระบบการจัดรูปแบบอัตโนมัติได้
3. เปลี่ยนระดับตัวกรองอีเมลขยะ
Outlook มีตัวกรองสแปมของตัวเองแล้ว ขอบคุณพระเจ้า แต่ก็ไม่ได้ดักจับขยะที่ชัดเจนทั้งหมดที่มาถึงกล่องจดหมายของคุณเสมอไป การจัดการกับขยะเหล่านี้ใช้เวลาไม่กี่นาทีในชีวิตของคุณอย่างแท้จริง
โดยค่าเริ่มต้น ตัวกรองอีเมลขยะ เปิดอยู่ แต่ตั้งค่าเป็น ต่ำ . คุณเพิ่มประสิทธิภาพได้ด้วยการปรับขึ้น
หากต้องการเปลี่ยนระดับการป้องกันอีเมลขยะ ดูใน หน้าแรก แท็บ ซึ่งคุณจะพบ ลบ ตัวเลือก. เลือก ขยะ ตามด้วย ตัวเลือกอีเมลขยะ . ขณะนี้คุณสามารถเลือกระดับการกรองสำหรับกล่องจดหมายของคุณ คุณสามารถตั้งค่านี้ได้ทีละบัญชี หากจำเป็น
ตามที่ระบุไว้ใน Outlook การตั้งค่าตัวกรองเมลขยะเป็น สูง ก่อให้เกิดความเสี่ยง ตัวกรองสามารถย้ายอีเมลปกติไปยังอีเมลขยะได้ ดังนั้นโปรดตรวจสอบเมลขยะของคุณเป็นประจำ!
หากการย้ายไปยังขยะไม่เพียงพอ มีทางเลือกอื่น คุณสามารถทำเครื่องหมายที่ช่องทำเครื่องหมายเพื่อลบอีเมลขยะที่น่าสงสัยอย่างถาวร แทนที่จะย้ายไปที่โฟลเดอร์อีเมลขยะ .
โปรดทราบว่าเมื่อคุณเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ด้วย สูง ระดับตัวกรอง จดหมายที่ถูกต้องใดๆ ที่ถูกตั้งค่าสถานะเป็นขยะ จะไม่สามารถเรียกคืนได้ .
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการติดตามอีเมล
การตอบอีเมลเป็นเรื่องง่าย แต่มีคุณลักษณะและเทคนิคที่มองข้ามไปซึ่งจะช่วยให้คุณอยู่ได้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่จมอยู่กับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านอีกต่อไป ให้ใช้กลยุทธ์สามส่วน:
- ใช้ กฎ เพื่อส่งอีเมลไปยังโฟลเดอร์การกระทำของคุณ
- กำหนดลำดับความสำคัญที่ชัดเจนด้วยการติดตาม การตั้งค่าสถานะ .
- กำหนดการ อีเมลที่ไวต่อเวลาเพื่อส่งโดยอัตโนมัติ
4. ทำให้เป็นอัตโนมัติด้วยกฎของ Outlook
กฎมีความสำคัญในการรักษาโฟลว์ของอีเมลจากกล่องจดหมายเข้าของคุณไปยังโฟลเดอร์การดำเนินการของคุณ คุณสามารถค้นหากฎ บนแท็บหน้าแรกในส่วน ย้าย ใน Outlook 365
กฎมีขนาดเล็ก if/then คำสั่งตรรกะ Outlook จะเรียกใช้คำสั่งเหล่านี้เป็นระยะในขณะที่โปรแกรมเปิดอยู่ ตัวอย่างเช่น "ถ้า ผู้ส่งคือคุณย่า แล้ว ส่งไปที่โฟลเดอร์ Family"
ในการสร้างกฎ คลิกขวา อีเมลและเรียกดูกฎ หรือเลือก กฎ จากส่วนการย้ายของแท็บหน้าแรก หากคุณย้ายอีเมลจากที่อยู่เดียวไปยังโฟลเดอร์ใดโฟลเดอร์หนึ่งเป็นประจำ จะมีตัวเลือกด่วนให้เลือก คุณสามารถเลือก ย้ายไปที่ . เสมอ จากนั้นเลือกโฟลเดอร์ที่เหมาะสม
หากคุณมีเกณฑ์หลายเกณฑ์สำหรับการกรองอีเมล ให้เลือกสร้างกฎ . สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติม เลือก ตัวเลือกขั้นสูง . กฎสามารถช่วยคุณประหยัดจากกลุ่มอีเมลที่น่ารำคาญได้เช่นกัน หากคุณทำงานในองค์กรขนาดใหญ่ คุณอาจถูกรวมเข้ากับกลุ่มอีเมลที่ยาว แม้ว่าหัวเรื่องจะไม่เกี่ยวข้องกับคุณก็ตาม
หากต้องการยกเลิกข้อความกลุ่มที่น่ารำคาญ ให้เปิดตัวเลือกขั้นสูง ทำเครื่องหมายข้าง ตำแหน่งที่ชื่อของฉันอยู่ในช่องสำเนาถึง และเลือกถัดไป จากนั้น คุณสามารถย้ายไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ หรือ ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว . แต่นี่ไม่ใช่ทางเลือกเดียวของคุณ
คุณยังมีตัวเลือกมากมายสำหรับการดำเนินการที่เกิดขึ้นเมื่อกฎถูกทริกเกอร์ คุณสามารถให้กฎเพิ่มหมวดหมู่ ตั้งค่าสถานะข้อความ ส่งต่อ ส่งการตอบกลับอัตโนมัติ และอื่นๆ อีกมากมาย!
5. ติดตามผลด้วยแฟล็ก
แฟล็กทำหน้าที่เป็นระบบลำดับความสำคัญ เมื่ออีเมลของคุณมาถึง คุณสามารถกำหนดระดับความสำคัญให้กับพวกเขาได้ ซึ่งจะเพิ่มลงในรายการสิ่งที่ต้องทำแบบไดนามิกที่คุณดูแลจัดการได้ในขณะทำงาน
ในการตั้งธง ไปที่ หน้าแรก แท็บใน แท็ก และคลิกติดตามผล . ลำดับความสำคัญมีตั้งแต่ วันนี้ จนถึง ไม่มีวันที่ พร้อมตัวเลือกสำหรับ กำหนดเอง ธงซึ่งให้คุณเลือกวันที่ คุณยังสามารถใช้เพิ่มการเตือนความจำ เพื่อตั้งเวลาการแจ้งเตือน
อีเมล งาน การนัดหมาย และการประชุมที่ติดธงจะปรากฏในสิ่งที่ต้องทำ รายการ. ค้นหารายการสิ่งที่ต้องทำในแถบด้านข้างด้วยมุมมองปฏิทินและรายชื่อ คุณยังสามารถวางเมาส์ไว้เพื่อดูอย่างรวดเร็วได้
รายการสิ่งที่ต้องทำสามารถจัดระเบียบตามลำดับความสำคัญหรือตามกำหนดการ คุณสามารถทำเครื่องหมายรายการว่าเสร็จสิ้นหรือปรับเปลี่ยนได้จากที่นี่เช่นกัน
6. ส่งอีเมลในภายหลังด้วยเครื่องมือจัดกำหนดการ
ตัวกำหนดตารางเวลาเป็นอีกหนึ่งคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม คุณสามารถเขียนอีเมลแล้วส่งในภายหลังในเวลาที่กำหนด สะดวกมากสำหรับวันลาป่วย วันที่วุ่นวาย และทุกอย่างที่เวลาเป็นสิ่งสำคัญ ในทางกลับกัน ถ้าคุณส่งอีเมลเร็วเกินไป โปรดดูบทความของเราเกี่ยวกับวิธียกเลิกการส่งอีเมลใน Outlook
เขียนอีเมลของคุณ จากนั้นสลับไปที่ตัวเลือก แท็บ คลิก ล่าช้าในการจัดส่ง . ใต้ตัวเลือกการจัดส่ง , ตรวจสอบ ห้ามส่งก่อน และป้อนรายละเอียดของคุณ คุณสามารถเลือกวันที่ เวลา ลำดับความสำคัญ และแม้กระทั่งเลือกว่าจะทำอย่างไรกับการตอบกลับ เมื่อเสร็จแล้ว คลิกปิด .
ตอนนี้ หากคุณใช้เซิร์ฟเวอร์ Exchange คุณสามารถปิด Outlook ได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณใช้บัญชี IMAP หรือ POP3 Outlook จะต้องทำงานต่อไปจนกว่าจะถึงเวลาส่งตามกำหนดเวลาของอีเมล
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับประสิทธิภาพของอีเมล
ด้วยวิธีการจัดระเบียบที่ดีและการจัดการอีเมลอัตโนมัติ คุณก็พร้อมเข้าสู่กล่องจดหมายแห่งความสุขแล้ว แต่การสัมผัสขั้นสุดท้ายอีกเล็กน้อยสามารถช่วยประหยัดเวลาและความน่าเบื่อให้กับวันทำงานของคุณ
- เน้น เวลาตอบกลับอีเมล ถึงระยะเวลาที่กำหนด
- บันทึกการค้นหาบ่อยครั้งใน ค้นหาโฟลเดอร์ .
- ใช้ อะไหล่ด่วน เพื่อสร้างเนื้อหา
- สร้าง สำรองข้อมูล ของข้อมูล Outlook
7. กำหนดเวลาการจัดการอีเมล
เลือกจุดสองสามจุดในแต่ละวันเพื่อใช้จัดการกับอีเมล เช่น ตอนเช้าและก่อนหยุดทำงาน ซึ่งสามารถลดเวลาที่ใช้ในการวิเคราะห์ว่าเมื่อใด ใคร และสิ่งใดที่จะตอบก่อน
ขั้นแรก เปิดสิ่งที่ต้องทำ ดู. จากนั้นคลิก รายการใหม่ เลื่อนลงและเลือก การนัดหมาย ตั้งเวลาที่คุณต้องการและทำให้เกิดขึ้นซ้ำทุกวันธรรมดา สร้างกิจกรรมแบบนี้สำหรับการเช็คอินแต่ละครั้ง
การแยกเวลาอีเมลของคุณทำงานเหมือนกับกระบวนการแบตช์ไฟล์ ทุกอย่างได้รับการดูแลในทันที และคุณจะไม่ทิ้งอะไรไว้ข้างหลัง ในระหว่างวัน คุณจะทำกระบวนการเป็นชุดให้เสร็จอีกครั้ง และอยู่เหนือกล่องจดหมายของคุณ
8. สร้างโฟลเดอร์การค้นหา
แทนที่จะพิมพ์คำค้นหาเดิมอย่างต่อเนื่องโดยใช้แถบค้นหาของ Outlook คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์การค้นหา . การดำเนินการนี้จะทำการค้นหาของคุณโดยอัตโนมัติและใส่ผลลัพธ์ไว้ในโฟลเดอร์เพื่อให้คุณตรวจสอบ
ไปที่ โฟลเดอร์ และเลือก โฟลเดอร์การค้นหาใหม่ . ซึ่งจะเปิดแผงเกณฑ์ของโฟลเดอร์การค้นหาใหม่ เทมเพลต Outlook จัดเรียงสำหรับการค้นหาปกติ เช่น อีเมลที่ติดธง หรืออีเมลจากบุคคลที่ต้องการ
หากคุณต้องการการควบคุมมากขึ้น โฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเอง มีตัวเลือกมากมาย คุณสามารถปรับแต่งเกณฑ์ได้อย่างสมบูรณ์ เกณฑ์ก็เหมือนกฎ ที่จัดเรียงรายการลงในโฟลเดอร์การค้นหาใหม่ของคุณโดยเฉพาะ
9. ตั้งค่าอะไหล่ด่วน
หากคุณมักจะพิมพ์สิ่งเดียวกันใน Outlook วิธีนี้จะช่วยคุณประหยัดจากการซ้ำซ้อนที่ทำให้มึนงง คุณสามารถใช้อะไหล่ด่วน สำหรับการกรอกชื่อยาวอัตโนมัติ เพิ่มในรายการด่วน หรือรายการข้อความธรรมดาอื่นๆ
ขั้นแรก คุณจะต้องเปิดโปรแกรมเขียนอีเมลโดยคลิก อีเมลใหม่ บนแท็บหน้าแรก หากต้องการบันทึกวลีที่พิมพ์บ่อยของคุณเป็นส่วนด่วน ให้เน้นข้อความที่คุณต้องการเพิ่ม สลับไปที่ แทรก แท็บ จากนั้นไปที่ อะไหล่ด่วน> บันทึกส่วนที่เลือกไปที่แกลเลอรี Quick Part .
ในอนาคต เมื่อคุณเริ่มพิมพ์วลีนั้น วลีนั้นจะปรากฏขึ้นเพื่อแนะนำการเติมข้อความอัตโนมัติ คุณยังสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ที่กำหนดเองเพื่อจัดระเบียบ Quick Parts ของคุณได้ดียิ่งขึ้น
10. สร้างการสำรองข้อมูล
Outlook มีข้อมูลมากกว่าที่คุณคิด เป็นไปได้ว่าคุณมีอีเมลสำคัญหลายฉบับที่ซุ่มซ่อนอยู่ในบัญชีของคุณ คุณยังคงหมายความถึงการสำรองข้อมูลไปยังตำแหน่งที่ปลอดภัย แต่ยังไม่มีการจัดการที่ดี ฉันบอกเธอแล้ว ทำเลย!
การส่งออกเป็นเรื่องง่ายใน Outlook เลือกบัญชีที่คุณต้องการสำรองข้อมูลและไปที่ ไฟล์> เปิดและส่งออก> นำเข้า/ส่งออก . เลือก ส่งออกเป็นไฟล์ . ในขั้นตอนถัดไป เลือก ไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) .
ถัดไป คุณจะต้องเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการสำรองข้อมูล หรือจะสำรองข้อมูลรากทั้งหมดของไดเรกทอรีอีเมลก็ได้ สุดท้าย เลือกตำแหน่งที่จะบันทึกข้อมูลสำรอง ใช้ตัวเลือกขั้นสูงหากคุณต้องการสำรองข้อมูลเฉพาะบางด้านของบัญชีของคุณ
คุณสามารถบันทึกทับข้อมูลสำรองเก่าได้ เพียงเลือก เขียนทับรายการซ้ำ เมื่อเลือกจุดหมายปลายทาง หากคุณมีข้อมูลสำรองแยกกันอยู่แล้ว การรู้วิธีรวมไฟล์ Outlook PST จะมีประโยชน์อย่างยิ่ง
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของทั้งหมด
แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดคือทำทั้งหมดข้างต้น! แน่นอนว่าระยะทางของคุณอาจแตกต่างกันไปตามความต้องการส่วนบุคคล
แต่การจัดการและดูแลรักษากล่องจดหมายที่มีประสิทธิภาพและปราศจากความเครียดสามารถช่วยให้คุณมีวันที่ปราศจากสิ่งรบกวนได้
