หากคุณใช้เวลาจริงกับ Outlook คุณควรตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ของคุณ คุณประหยัดเวลาได้เสมอโดยพิจารณาว่าใช้ซอฟต์แวร์อย่างไรให้ดีที่สุด
นี่คือแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับจัดระเบียب จัดการ และประหยัดเวลาใน Outlook!
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับจัดระเบียบอีเมล
Outlook มีฟังก์ชัน built-in มากมายสำหรับจัดการอีเมล แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือใช้กลยุทธ์ 3 ส่วน
- จัดระเบียบกล่องจดหมายด้วย โฟลเดอร์การดำเนินการ (action folders)
- กำหนดกล่องจดหมายด้วย หมวดหมู่สี (color categories)
- ป้องกัน อีเมลขยะ (junk email) ไม่ให้อุดตันกล่องจดหมาย
1. สร้างโฟลเดอร์การดำเนินการ (Action Folders)
การใช้โครงสร้างโฟลเดอร์ Outlook ที่แข็งแกร่งเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ โฟลเดอร์การดำเนินการเป็นระดับที่สองของการวางอีเมล ทำงานดีกับระดับอีเมลต่ำถึงปานกลาง
หากคุณรับอีเมลเยอะในหมวดหมู่เฉพาะ ให้ใช้วิธีนี้ร่วมกับเคล็ดลับอื่นๆ
คุณสร้างโฟลเดอร์ได้โดยคลิกขวาที่โฟลเดอร์หรือบัญชีในแถบด้านข้าง และเลือก โฟลเดอร์ใหม่ (New Folder) คุณสร้างโฟลเดอร์สำหรับลูกค้า หัวข้อ และอีเมลส่วนตัว ได้ เพื่อไม่พลาดอีเมลจากบอส
สำหรับโฟลเดอร์ส่วนใหญ่ คุณสามารถทำโฟลเดอร์ย่อยการดำเนินการ 3 ตัว: To Do, Pending, และ Finalized เมื่ออีเมลใหม่เข้ามาในโฟลเดอร์หลัก ให้ตอบสนองอย่างเหมาะสม และตัดสินใจว่าควรไปไหน:
- To Do: การสื่อสาร/สถานการณ์ดำเนินต่อไป ยังไม่มีการดำเนินการทันที
- Pending: ตอบแล้ว รอการตอบกลับหรือการดำเนินการเพิ่มเติม
- Finalized: การสื่อสาร/สถานการณ์สิ้นสุด อีเมลรอการลบหรือเก็บถาวร
2. จัดระเบียบด้วยหมวดหมู่สี
นอกจากการจัดการโฟลเดอร์ คุณทำให้กล่องจดหมายง่ายต่อการดูแลรักษามากขึ้นด้วยหมวดหมู่ที่จัดสี สีให้ความหมายทันทีกับกล่องจดหมาย แต่ใช้อย่างเหมาะสม หากกล่องจดหมายของคุณยุ่งเหยิงเกินไป จะยากต่อการนำทาง
โปรดทราบว่าหมวดหมู่สีมีปัญหาหนึ่งใหญ่: ไม่รองรับบัญชี IMAP หมายความว่าคุณต้องสร้างบัญชีอีเมล POP3 แยกต่างหากเพื่อใช้ หรือสร้างโฟลเดอร์ "คอมพิวเตอร์นี้อย่างเดียว"
เพื่อเริ่มระบบจัดหมวดหมู่สี ไปที่แท็บ Home และหาส่วน Tags หากไม่เห็น ให้แน่ใจว่า Ribbon ขยายแล้ว โดยแตะลูกศรเล็กที่ขวาสุด
ที่นี่ ไปที่ Categorize > All Categories จะเปิดรายการหมวดหมู่ที่ใช้งานอยู่ ตอนนี้คุณแก้ไขสี ชื่อ และลัดทางคีย์บอร์ดสำหรับหมวดหมู่นั้นได้
หากคุณมีบัญชี POP3 แต่ไม่สามารถใช้หมวดหมู่สีได้ คุณอาจต้องเปิดใช้งาน ค้นหาที่อยู่อีเมลในแถบด้านข้าง คลิกขวาที่ชื่อบัญชี และเลือก Data File Properties ที่ด้านล่างของแผงพร็อพเพอร์ตี ควรมีตัวเลือก Upgrade to Color Categories
ขึ้นอยู่กับขนาดกล่องจดหมายที่มีอยู่ อาจใช้เวลาบ้าง แต่เมื่อเสร็จ คุณจะเข้าถึงช่วงหมวดหมู่สีเต็มรูปแบบได้
หากคุณหงุดหงิดอยากได้หมวดหมู่สีกับบัญชี IMAP คุณสามารถใช้ระบบ Automatic Formatting
3. เปลี่ยนระดับตัวกรองอีเมลขยะ
Outlook มีตัวกรองสแปมของตัวเอง ขอบคุณพระเจ้า แต่มันไม่จับขยะที่ชัดเจนทั้งหมดที่มาในกล่องจดหมายของคุณ การจัดการขยะนี้ใช้เวลาจริงๆ
โดยค่าเริ่มต้น ตัวกรองอีเมลขยะ (Junk Email Filter) เปิดอยู่ แต่ตั้งที่ ต่ำ (low) คุณเพิ่มประสิทธิภาพได้โดยปรับสูงขึ้น
เพื่อเปลี่ยนระดับการป้องกันอีเมลขยะ ดูในแท็บ Home ที่คุณจะพบตัวเลือก Delete เลือก Junk ตามด้วย Junk Email Options ตอนนี้คุณเลือกระดับการกรองสำหรับกล่องจดหมายได้ ตั้งค่าได้ต่อบัญชี ถ้าจำเป็น
ตามที่ระบุใน Outlook การตั้งตัวกรองจดหมายขยะเป็น สูง (High) มีความเสี่ยง ตัวกรองอาจย้ายอีเมลปกติไปสแปม ดังนั้น ตรวจสอบ Junk Mail เป็นประจำ!
หากย้ายไป Junk ไมพอ มีตัวเลือกอีกอย่าง คุณติ๊กเช็คบ็อกซ์เพื่อ ลบอีเมลขยะที่สงสัยถาวร แทนการย้ายไปโฟลเดอร์จดหมายขยะ
โปรดทราบว่าเมื่อคุณเปิดใช้งานตัวเลือกนี้กับระดับตัวกรอง High อีเมลที่ถูกต้องที่ถูกตั้งค่าเป็นขยะ จะไม่สามารถกู้คืนได้
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับติดตามอีเมล
ง่ายที่จะตกหลังกับการตอบอีเมล แต่มีฟีเจอร์และเทคนิคที่มองข้ามซึ่งช่วยให้คุณอยู่น้ำได้ ให้แน่ใจว่าคุณไม่ท่วมท้นกับข้อความที่ยังไม่ได้อ่านอีก ใช้กลยุทธ์ 3 ส่วน:
- ใช้ Rules (กฎ) ส่งอีเมลไปโฟลเดอร์การดำเนินการ
- ตั้งลำดับความสำคัญชัดเจนด้วย Flags (ธง) ติดตาม
- Schedule (จัดตาราง) อีเมลที่มีเวลากำหนด ให้ส่งอัตโนมัติ
4. ทำงานอัตโนมัติด้วยกฎ (Rules) ของ Outlook
Rules สำคัญสำหรับรักษาการไหลของอีเมลจากกล่องจดหมายไปโฟลเดอร์การดำเนินการ คุณหา Rules ได้ที่แท็บ Home ในส่วน Move ใน Outlook 365
Rules เป็นข้อความตรรกะ if/then ขนาดเล็ก Outlook จะรันข้อความเหล่านี้เป็นระยะขณะที่โปรแกรมเปิดอยู่ ตัวอย่าง "ถ้า (if) ผู้ส่งเป็นยาย แล้ว (then) ส่งไปโฟลเดอร์ครอบครัว"
เพื่อสร้างกฎ คลิกขวา อีเมล และไปที่ Rule หรือเลือก Rules จากส่วน Move ของแท็บ Home หากคุณย้ายอีเมลจากที่อยู่เดียวไปโฟลเดอร์เฉพาะบ่อย มีตัวเลือกเร็ว คุณเลือก Always move to แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่เหมาะสม
หากคุณมีเกณฑ์หลายอย่างสำหรับกรองอีเมล เลือก Create rule สำหรับตัวเลือกมากขึ้น เลือก Advanced Options Rules ช่วยคุณหลีกเลี่ยงเธรดอีเมลที่น่ารำคาญได้ ถ้าคุณทำงานองค์กรใหญ่ คุณอาจถูกรวมในเธรดอีเมลยาว แม้เรื่องจะไม่เกี่ยวกับคุณ
เพื่อเลือกออกจากข้อความกลุ่มที่น่ารำคาญ เปิด Advanced Options ติ๊กถูกถัดจาก where my name is in the Cc box และเลือก Next คุณจากนั้น ย้ายไปโฟลเดอร์เฉพาะ หรือ ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว แต่ไม่นี่แหละตัวเลือกของคุณ
คุณยังมีตัวเลือกมากมายสำหรับการกระทำเมื่อ Rule ถูกทริกเกอร์ คุณสามารถให้ Rule เพิ่ม Category, ตั้งธงข้อความ, ส่งต่อ, ส่งคำตอบอัตโนมัติ และอื่นๆ!
5. ติดตามด้วยธง (Flags)
Flags ทำหน้าที่เป็นระบบลำดับความสำคัญ เมื่ออีเมลมาถึง คุณกำหนดระดับความสำคัญให้มัน มันเพิ่มพวกเขาไปที่ to-do list แบบไดนามิกที่คุณดูแลรักษาขณะทำงาน
เพื่อตั้งธง ไปที่แท็บ Home ในส่วน Tags และคลิก Follow Up ลำดับความสำคัญตั้งแต่ วันนี้ (Today) ถึง ไม่มีวันที่ (No Date) พร้อมตัวเลือก Custom flags ให้เลือกวันที่ คุณยังใช้ Add Reminder ตั้งการแจ้งเตือนตามเวลาได้
อีเมลที่ตั้งธง งาน นัดหมาย และการประชุม ปรากฏบนรายการ To-Do ของคุณ หา To-Do list ได้ในแถบด้านข้าง พร้อมมุมมองปฏิทินและผู้ติดต่อ คุณยังวางเคอร์เซอร์เพื่อดูภาพรวมเร็วได้
To-Do list จัดระเบียบได้ตามลำดับความสำคัญ หรือตามตารางเวลา คุณทำเครื่องหมายรายการว่าเสร็จ หรือปรับเปลี่ยนจากที่นี่ได้
6. ส่งอีเมลภายหลังด้วย Scheduler
Scheduler เป็นฟีเจอร์ยอดเยี่ยมอีกอย่าง คุณเขียนอีเมลและส่งภายหลังในเวลาเฉพาะ สะดวกมากสำหรับวันป่วย วันยุ่ง และสิ่งที่เวลาสำคัญ ในทางกลับกัน หากคุณส่งอีเมลเร็วเกินไป ดูบทความของเราเกี่ยวกับวิธียกเลิกส่งอีเมลใน Outlook
เขียนอีเมล แล้วสลับไปแท็บ Options คลิก Delay Delivery ภายใต้ Delivery options ติ๊ก Do not deliver before และป้อนรายละเอียด คุณเลือกวันที่ เวลา ลำดับความสำคัญ และแม้แต่เลือกว่าทำกับการตอบกลับอย่างไร เมื่อเสร็จ คลิก Close
ตอนนี้ หากคุณใช้เซิร์ฟเวอร์ Exchange คุณปิด Outlook ได้เลย แต่หากคุณใช้บัญชี IMAP หรือ POP3 Outlook ต้องทำงานต่อจนกว่าอีเมลจะถึงเวลาส่งตามตาราง
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับประสิทธิภาพอีเมล
ด้วยวิธีจัดระเบียบที่ดีและการจัดการอีเมลอัตโนมัติ คุณอยู่บนทางไปสู่ความสุขของกล่องจดหมาย แต่วิธีปรับแต่งเล็กน้อยอีกบ้างสามารถประหยัดเวลาและความน่าเบื่อในวันทำงาน
- โฟกัส เวลาตอบสนองอีเมล (Email Response Time) ไปช่วงเวลาที่จัดตารางไว้
- บันทึกการค้นหาที่ทำบ่อยใน Search Folders (โฟลเดอร์ค้นหา)
- ใช้ Quick Parts สร้างเนื้อหา
- สร้าง Backups (สำรองข้อมูล) ของข้อมูล Outlook
7. จัดตารางช่วงเวลาจัดการอีเมล
เลือกจุดไม่กี่จุดในวันของคุณเพื่อใช้เวลาตอบอีเมล เช่น ตอนเช้าและก่อนหยุดงาน สิ่งนี้ลดเวลาที่ใช้วิเคราะห์ว่าจะตอบเมื่อไหร่ ใคร และอะไรก่อน
ก่อนอื่น เปิดมุมมอง To Do แล้วคลิกดรอปดาวน์ New Items และเลือก Appointment ตั้งเวลาที่ชอบ และทำให้เกิดซ้ำทุกวันจันทร์-ศุกร์ สร้างเหตุการณ์แบบนี้สำหรับแต่ละครั้งเช็คอิน
การแยกเวลาอีเมลทำงานคล้ายกระบวนการแบทช์ ทุกอย่างจัดการครั้งเดียว และคุณไม่ทิ้งอะไรไว้ ภายหลังในวัน คุณทำกระบวนการแบทช์อีกครั้ง และอยู่เหนือกล่องจดหมายของคุณ
8. สร้าง Search Folder
แทนที่จะพิมพ์การค้นหาเดิมซ้ำๆ ด้วยแถบค้นหา Outlook คุณสร้าง Search Folder ได้ มันค้นหาอัตโนมัติและวางผลลัพธ์ในโฟลเดอร์ให้คุณตรวจสอบ
ไปที่แท็บ Folder และเลือก New Search Folder จะเปิดแผงเกณฑ์ Search Folder ใหม่ เทมเพลต Outlook จัดเรียงการค้นหาปกติ เช่น อีเมลที่ตั้งธง หรืออีเมลจากคนเฉพาะ
หากต้องการควบคุมมากขึ้น custom Search Folder เสนอตัวเลือกมาก คุณปรับแต่งเกณฑ์ได้สมบูรณ์ เกณฑ์เหล่านี้เหมือน Rules ที่จัดเรียงรายการเข้า Search Folder ใหม่ของคุณโดยเฉพาะ
9. ตั้งค่า Quick Parts
หากคุณพิมพ์สิ่งเดียวกันใน Outlook บ่อย นี่จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงการทำซ้ำที่ทำให้เบื่อ คุณใช้ Quick Parts สำหรับ auto-complete ชื่อยาว เพิ่มรายการเร็ว หรือรายการข้อความธรรมดาอื่นๆ
ก่อนอื่น คุณต้องเปิดโคมโพเซอร์อีเมลโดยคลิก New Email บนแท็บ Home เพื่อบันทึกวลีที่พิมพ์บ่อยเป็น Quick Parts ให้ไฮไลท์ข้อความที่ต้องการเพิ่ม สลับไปแท็บ Insert แล้วไป Quick Parts > Save selection to Quick Part gallery
ในอนาคต เมื่อคุณเริ่มพิมพ์วลีนั้น มันจะโผล่เป็นคำแนะนำ auto-complete คุณยังเพิ่มโฟลเดอร์แบบกำหนดเองเพื่อจัดระเบียบ Quick Parts ของคุณได้ดีขึ้น
10. สร้างสำรองข้อมูล (Backups)
Outlook มีข้อมูลมากกว่าที่คุณคิด โอกาสมากที่คุณมีอีเมลสำคัญหลายฉบับซ่อนอยู่ในบัญชี คุณตั้งใจสำรองไปที่ปลอดภัย แต่ยังไม่ได้ทำ จริงๆ แล้ว ทำมันทันที!
การส่งออก (Export) ง่ายใน Outlook เลือกบัญชีที่ต้องการสำรอง และไปที่ File > Open & Export > Import/Export เลือก Export to a file ขั้นตอนถัดไป เลือก Outlook Data File (.pst)
ต่อไป คุณเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการสำรอง หรือสำรองรูททั้งหมดของไดเรกทอรีอีเมล สุดท้าย เลือกที่จะบันทึกสำรอง ใช้ตัวเลือกขั้นสูง หากต้องการสำรองเฉพาะด้านบางอย่างของบัญชี
คุณบันทึกทับสำรองเก่าได้ แค่เลือก overwrite duplicates เมื่อเลือกปลายทาง หากคุณมีไฟล์สำรองแยกอยู่แล้ว การรู้วิธีรวมไฟล์ Outlook PST จะมาในประโยชน์
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของทั้งหมด
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือทำทั้งหมดข้างต้น! แน่นอน ผลลัพธ์อาจแตกต่างตามความต้องการส่วนตัว
แต่การจัดการและดูแลรักษากล่องจดหมายที่มีประสิทธิภาพและปราศจากความเครียด ช่วยคุณไปสู่วันที่ไม่มีสิ่งรบกวน
