เวลาทำงาน สำคัญที่จะโฟ커สที่งานที่มีอยู่ และไม่ให้ถูกขัดจังหวะโดยเสียงบี๊บและการสั่นสะเทือนของสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต และคอมพิวเตอร์
เราเคยแสดงวิธีปิดการแจ้งเตือนที่รบกวน แต่มีข้อสมมติที่ผิดพลาดอยู่เบื้องหลังแนวทางนี้: มันสมมติว่าการแจ้งเตือนทุกอย่างมีค่าเท่าเทียมกัน (และน้อยมาก)
สิ่งนี้ไม่จริง — มาดูรายละเอียดมากขึ้น
การสื่อสารทุกอย่างไม่ได้สร้างขึ้นเท่าเทียม
มีบางคนที่ผมอยากให้ติดต่อได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะทำอะไรอยู่ ที่ไหนในโลกก็ตาม รายการสั้นมาก — ครอบครัวและเพื่อนสนิท หากพวกเขาโทร — ใช่ โทรศัพท์ทำไมถึงมี — โอกาสมากที่มีเหตุผลสำคัญ
จากนั้นมีคนอื่นที่ผมอยากให้ติดต่อได้ในเวลาบางช่วง เวลาทำงาน ผมติดต่อกับบรรณาธิการตลอดเวลา แต่วันหยุด ผมสนใจข้อความจากเพื่อนว่าจะไปบาร์ไหนมากกว่า
หลังจากนั้นสิ่งต่างๆ ลดทอนลง การแจ้งเตือนโซเชียลมีเดีย กรณีปล่อยข่าว อีเมลจากผู้อ่าน และการสื่อสารอื่นๆ ล้วนเป็นสิ่งที่ผมอยากเห็น แต่เฉพาะในเวลาของผมเอง ผมไม่อยากเห็นการแจ้งเตือนโซเชียลมีเดียเว้นแต่จะล็อกอินเข้าบริการ การตอบสนองทุกทวีตล่าสุดเป็นเกมของโง่
มาดูวิธีนำไปปฏิบัติจริง แนวคิดเหล่านี้ใช้ได้ดีที่สุดเมื่อนำไปใช้กับการสื่อสารทั้งวิชาชีพและส่วนตัว ผมแนะนำให้แบ่งทุกอย่างเป็น 3 ระดับ
แนวคิดเหล่านี้ใช้ได้ดีที่สุดเมื่อนำไปใช้กับการสื่อสารทั้งวิชาชีพและส่วนตัว ผมแนะนำให้แบ่งทุกอย่างเป็น 3 ระดับ
ระดับ 1: เสมอ และไม่ได้ขอ
การสื่อสารระดับ 1 เป็น ความสำคัญสูง
พวกเขาจะติดต่อคุณได้ตลอด 24 ชม. นอกจากการสื่อสารหน้าต่อหน้า สิ่งหลักที่แนะนำสำหรับระดับ 1 คือ การโทรศัพท์ไปยังเบอร์ส่วนตัว ระดับ 1 สำหรับฉุกเฉิน แม้ผมจะเกลียดถูกขัดจังหวะ แต่หากมีเรื่องที่ต้องการความเร่งด่วน ผมไม่อยากพลาดเพราะโทรศัพท์ปิด
ทำให้โทรศัพท์กลายเป็นอุปกรณ์สื่อสารหลายระดับได้ง่าย ใน iOS 7 Apple เปิดตัว Do Not Disturb mode — การแจ้งเตือนที่โทรศัพท์จะทำมีเพียงสายจากหมายเลขในรายการ Favourites ทำได้คล้ายกันกับ Android หมายความว่าคุณสร้างรายชื่อสั้นของคนที่ติดต่อได้ตลอดเวลา การเข้าถึงรายการนี้ควรเป็นพิเศษ นอกจากสายจากคนในรายการ โทรศัพท์จะอยู่ในสถานะปิด
ขั้นตอนปฏิบัติ
- สร้างรายชื่อคนที่คุณอยากให้ติดต่อได้ตลอดเวลา อาจรวมครอบครัว เพื่อนสนิท เพื่อนบ้าน และอื่นๆ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์
- ใช้ Do Not Disturb บน iOS — หรือตัวเลือกบน Android — ให้สายจากรายชื่อสั้นนี้ติดต่อได้ตลอดเวลา
- เปิดใช้งาน Do Not Disturb บนโทรศัพท์เวลาทำงาน นอน หรือไม่รบกวน
ระดับ 2: บ่อย และไม่ได้ขอ
การสื่อสารระดับ 2 เป็น เกี่ยวข้องกับสถานการณ์
คุณไม่อยากรับการสื่อสารส่วนตัวเวลาทำงาน หรือการสื่อสารงานเวลาพัก สิ่งสำคัญคือการสื่อสารระดับ 2 ควรแยกจากกัน งานและส่วนตัวควรมีช่องทางของตัวเอง: ผมใช้ Slack และอีเมลสำหรับงาน และ iMessage หรือ WhatsApp สำหรับส่วนตัว
เวลาทำงาน ผมใช้ Slack สำหรับแชทกลุ่มแบบเรียลไทม์ และเปิดอีเมลงานกับโทรศัพท์ Do Not Disturb เพื่อนร่วมงานและผู้ติดต่อระดับ 1 ติดต่อได้ แต่อื่นๆ ไม่ได้ เวลาหยุดงาน ผมปิด Do Not Disturb และปิด Slack และ Airmail — email client โปรด ตอนนี้เพื่อนทุกคนติดต่อได้ แต่นักงานไม่ได้
ขั้นตอนปฏิบัติ
- ดูว่าคุณสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานและเพื่อนอย่างไร พยายามแยกให้อยู่ในช่องทางสื่อสารต่างกัน
- เวลาทำงาน เปิดช่องทางงาน แต่ปิดช่องทางส่วนตัว ขึ้นอยู่กับงาน "เปิด" อาจหมายถึงเช็กอีเมลทุกชั่วโมง หรือเปิดบนหน้าจอเฉพาะกิจ
- หยุดงาน ปิดการสื่อสารงานทั้งหมด และเปิดช่องทางส่วนตัว
ระดับ 3: ครั้งคราว และจัดการได้
ระดับ 3 สำหรับการสื่อสารที่ ค่อนข้างสำคัญ
อาจเป็นงานหรือส่วนตัว ควรเป็นสิ่งที่คุณยังอยากรับ แต่ในเงื่อนไขของคุณเอง
สำหรับผม คือ สิ่งอย่าง press releases นิวส์เลตเตอร์ที่ชอบ การแจ้งเตือนโซเชียลมีเดีย และคำถามจากผู้อ่าน ส่วนใหญ่จะเป็นการผสมของ bulk email และการแจ้งเตือนโซเชียลมีเดีย นี่คือสิ่งที่คุณควรได้รับการแจ้งเตือนเฉพาะเมื่อคุณตัดสินใจเช็ก
ขั้นตอนปฏิบัติ
- ไปที่โปรไฟล์โซเชียลมีเดีย ปิดการแจ้งเตือนอีเมลและสมาร์ทโฟนทั้งหมด สำหรับบัญชีอีเมลก็ปิดการแจ้งเตือนบนสมาร์ทโฟนและคอมพิวเตอร์ทั้งหมด
- ทุกวัน — หรือความถี่ที่คุณตัดสินใจ — แยกเวลาบางส่วนสำหรับบริการเหล่านี้ และจัดการการแจ้งเตือนทั้งหมด
สรุป
เพื่อให้ระบบนี้ทำงาน คุณต้องลดการสื่อสารที่ไม่พึงประสงค์ให้น้อยที่สุด อีเมลแย่เรื่องนี้ — ผมเคยเขียนวิธีจัดการปัญหา inbox
คุณยังต้องเก็บช่องทางให้แตกต่างกันมากที่สุด
ถ้าเพื่อนร่วมงานและเพื่อนใช้ iMessage คุณจะยากที่จะแยก แม้ผมเน้นใช้บริการต่างกัน แต่คุณทำได้ภายในบริการเดียวกัน เช่น มีอีเมลระดับ 1, 2, 3
แทนที่จะใช้วิธีแข็งข้น ผมพยายามจัดการการแจ้งเตือนด้วยวิธีที่ละเอียดอ่อนกว่า วิธีนี้ทำงานได้ดีสำหรับผม
คุณเคยใช้วิธีคล้ายกันไหม? ติดปัญหาตอนตั้งค่า? มาคุยกันในคอมเมนต์
