ทุกคนยังพยายามแก้ปัญหาอีเมล เราเขียนเกี่ยวกับอีเมล etiquette ที่ดีกว่า และพยายามล้าง inbox ให้สะอาด บางนักพัฒนาก้มหน้าพยายามสร้างแอปอีเมลรุ่นต่อไป Gmail และ Yahoo ซื้อใครก็ตามที่ประสบความสำเร็จครึ่งหนึ่ง
แต่เราพูดน้อยเกินไปเกี่ยวกับนิสัยพื้นฐานที่สุด — ศิลปะการเขียนอีเมลที่ดีกว่า
หอเกียรติยศอีเมลเต็มไปด้วยซากศพของอาชีพที่พังทลาย และใบหน้าที่แดงแร้งเพราะอีเมล faux pas แต่นี่ไม่ใช่ข่าวร้าย บทความเล็กๆ นี้เกี่ยวกับเครื่องมือเล็กๆ ที่สวยงาม ที่ช่วยคุณนำหน้าในการเขียนอีเมล นี่คือ 5 เครื่องมือเขียนอีเมลที่เยี่ยม (และใหม่) ที่เราค้นพบจากมุมมองต่างๆ ของเว็บ
MailMentor
Scott Hanselman กล่าวว่า "อีเมลคือที่ที่ keystrokes 去死" จริงๆ ให้สั้นและชัดเจน ทำเป็นว่าคุณติดต่อ Mark Zuckerberg และเขาไม่มีเวลามาก
MailMentor เป็นเครื่องมือฟรีพื้นฐานที่บอกได้เร็วว่าอีเมลของคุณ reader-friendly หรือไม่ วางอีเมลในกล่องข้อความ เครื่องมือหน้าเดียวนี้ทำงาน ทดสอบเวลาที่ใช้ในการอ่าน ระดับการอ่าน (เล็งไปที่ระดับชั้น 5-6 หรือสูงกว่านิดหน่อย) และการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำ หลังจาก copy-paste หลายครั้ง คุณจะถนัดการทำให้อีเมลเรียบง่าย
ลองเครื่องมือสนุกนี้จาก Scott เพื่อดูว่าเหลือ keystrokes กี่ครั้ง Copy-paste ลายเซ็นอีเมล เพื่อให้เพื่อน prolific รู้เจตนาของคุณ
Markdown Here
การเขียนใน Markdown รวมความสวยงามของการจัดรูปแบบกับความเร็ว แต Gmail มองข้ามมานานแล้ว หากคุณเป็นโค้ดเดอร์หรือนักพัฒนา การเขียน Markdown ควรเป็นเรื่องง่าย ถ้าไม่ใช่ ก็เรียนรู้ง่าย
Markdown Here เป็นส่วนขยาย cross-browser ฟรี ช่วยเขียนอีเมลด้วยภาษา markup ที่ง่ายที่สุดของเว็บ เปิดกล่อง compose แล้วพิมพ์ Markdown คลิกขวาที่พื้นที่ว่างในอีเมล เลือก "Markdown Toggle" จาก context menu ข้อความ Markdown จะแปลงเป็นข้อความทั่วไปพร้อมรูปแบบที่ระบุใน Markdown syntax
Markdown Here พร้อมสำหรับ Chrome, Firefox, Safari, Opera และแอปอีเมล Thunderbird และ Postbox
Gorgias
วิธีใช้ template แบบไม่สวยคือ save เป็น draft และ canned responses ทำไมไม่เพิ่มประสิทธิภาพด้วย template ที่สร้างจากส่วนขยาย Chrome ฟรี? ใช้งานได้กับ Gmail, Outlook.com, Yahoo ฟีเจอร์ทีมขั้นสูงมาพร้อมบัญชีจ่ายเงิน ประหยัดเวลาอีเมลด้วย keyboard shortcuts สำหรับการตอบทั่วไป
Template ช่วยหลุดพ้นจากการพิมพ์ซ้ำจนคลื่นไส้ ใช้เวลาตั้งค่า template ให้ดี — cover letter สมัครงาน sales pitch ลูกค้า หรือจดหมายยืนยันง่ายๆ ลดข้อผิดพลาดอีเมลด้วยอีเมลที่คิดดีๆ ไม่ใช่ยิงจากสะโพกก่อนกาแฟเช้า
Grammarly
Typo อาจเป็น deal breaker แม้คุณจะล็อกกับนาฬิกา ให้เวลาตรวจสอบอีเมลก่อนกดส่ง หรือเชื่อมั่นในเครื่องมือตรวจสะพะและไวยากรณ์
ส่วนขยาย Grammarly Chrome ดีขึ้นมากจากรุ่นก่อน เครื่องมือเชิงบริบทนี้ตรวจสอบกฎไวยากรณ์ขั้นสูง 250 ข้อ และแจ้งข้อผิดพร้อมคำแนะนำที่ถูกต้อง ล้อกันที่มุมกล่องข้อความค่อนข้างรบกวน และผมหวังว่านักพัฒนาจะมีตัวเลือกปิดการตรวจสอบเมื่อต้องการ ข้อควรคำนึงสองข้อนี้ นอกจากนั้น Grammarly เป็นการป้องกันที่ดี — รองจากตาของคุณเอง
TL;DR Email
แอป iOS ฟรี ที่อาจเป็นทางเข้าสู่ "Too Long, Didn't Read movement" ใช้งานกับ Gmail เขียนข้อความ TL;DR ก่อน (สูงสุด 30 คำ ถ้ายังต้องการ เพิ่มข้อความเท่าไหร่ก็ได้ เมื่อคุณเป็นผู้รับ แอปจะดึงคำแรกของแต่ละอีเมลมาเป็นโพสต์แบบ social media feed คุณสามารถลุยอ่านอีเมลเต็มได้หากต้องการ รักษาให้สั้น ประหยัดเวลาทุกคน
อาจจะเร็วๆ นี้ เราจะติดตามด้วยเครื่องมือสะดวกสำหรับลดเวลาที่ใช้กับอีเมล ในขณะนี้ อย่าลืมส่วนขยาย Chrome ยอดเยี่ยมสำหรับ Gmail productivity ตอนนี้ ห่างห่างจาก inbox นิดหน่อย บอกเราเรื่องอีเมล disasters และบทเรียนที่ได้เรียนรู้
