คุณเป็น leader ไหม?
ถ้าคำตอบไม่ใช่ แสดงว่าคุณคิดผิด แม้คุณจะ realize หรือไม่ คุณ คือ leader แม้จะหมายถึง leader ของชีวิตตัวเอง และให้ทิศทางด้วย balanced choices
คุณอาจเป็น leader อยู่แล้ว เครื่องมือและเคล็ดลับด้านล่างจะช่วยให้คุณดีขึ้น
มี 5 พื้นที่ของงานและชีวิตที่ต้องจัดการดี หากอยากเป็น leader ในสาขาไหนสักสาขา พื้นที่แรกคือ ไม่เคย drop the ball ทำให้สำเร็จสิ่งที่ถูกขอ หรือเป้าหมายที่ตั้งใจ นั่นคือ sign แรกของ leader
พื้นที่ที่สองคือ ตอบอีเมล สัญญาณแรกของ poor leadership คือ ความไม่สามารถ stay on top ของ active Inbox ในบทความนี้ คุณจะพบ technique ไม่ลืมตอบอีเมลอีกเลย พื้นที่อื่นๆ รวมถึง maintain life balance, stay focused on task at hand, และ maintain long-term vision ทั้งหมดรวมกันจะ ensure ว่าคุณเป็น leader ในทุกสิ่งที่ทำ
1. อย่า Drop the Ball — ใช้ To-Do List เสมอ
อย่าคิดว่าคุณไม่พอ busy สำหรับ to-do list เมื่อคุณ accomplish goals มากขึ้น responsibilities ที่วางไว้ที่เท้าคุณจะเพิ่มขึ้น หากคิดว่าจะ remember ทุกอย่างที่ต้องทำ ลืมไปเลย
หลายปี ผมใช้ time management tools หลายตัว และ narrowed down มาที่ Gqueues และ ToDoist หลัง掙扎 ทำ off-the-shelf to-do apps เหล่านี้ work สำหรับ unique situation ของผม ผมตัดสินใจ drop ทั้งหมด และ customize own solution ด้วย Google Spreadsheet
หาก pre-made time management apps อย่าง Gqueues, ToDoist, หรือ Remember The Milk ยอดนิยม work สำหรับคุณ ใช้ได้ แตใช้ religiously ไม่ใช่ occasionally ใช้รันชีวิต — schedule ทุก project task ที่ทำงานอยู่ นี่คือ list ที่คุณเปิด first thing ตอนเช้า และปิด last thing ก่อนนอน
หากอยาก customize เอง อาจใช้ approach ของผม — ให้ทุก role หรือ project มี color code บน sheets แยก ใช้ sheets อื่น list tasks ทั้งหมดของ role/project นั้น และใช้ main "Schedule" sheet วางแผนว่าจะทำงานอะไรแต่ละวัน Color-codes ช่วย show ว่าคุณ devote เวลาเท่าเทียมให้ responsibilities ทั้งหมด
2. ไม่เคยลืม — ใช้ Email Labels
เคยเกิดกับคุณไหม: บินผ่าน Inbox เจอ request จากใครสักคนให้ทำ quick task คิดว่า "โอ้ง่ายและเร็วมาก ไม่ต้องเขียนไว้ เพราะจะจำ" หนึ่งเดือนหลัง ได้อีเมลจากคนเดียวกันถามว่าทำไมลืม
อย่าทำอย่างนั้น มันสร้าง impression ว่าคุณ scatterbrained และ unprofessional แทนนั้น "file" อีเมลที่ต้องการ action จากคุณด้วย label พิเศษ ใน Gmail ผมใช้ "Need-to-Do"
หากยังไม่มี label คลิก labels icon เหนืออีเมล คลิก "Create new" สร้าง label นั้น เมื่อสร้างแล้ว แค่ tick checkbox ถัดจาก label นั้น
ภายหลัง เวลาที่มีเวลา invest ทำ tasks นั้น กลับไป email คลิก label ใน left navigation bar ได้ items อยู่ที่ fingertips
สิ่งดีของ labels คือ เวลาเสร็จ แค่ untick checkbox และ label หาย ไม่ต้อง delete email เองถ้าไม่อยาก เป้าหมายคือ keep list ใน "Need-To-Do" label folder ให้เป็นศูนย์ คนจะ amazed ว่าคุณจำตอบอีเมลดีแค่ไหน
3. Balance ชีวิต — ใช้ Color Coded Calendar
คุณมี time management app สำหรับ work projects และ tasks มันดี แตชีวิตทั้งหมดไม่ใช่แค่งาน อย่างน้อย ไม่ควรเป็น ถ้าอยากทำงานหนักๆ ต่อไปนาน
Secret ของ balanced life เหมือน secret ของ balanced workload ที่ reveal ข้างต้น — color coding จริงๆ คุณควรมี schedule แยกสำหรับชีวิตทั้งหมด แยกจาก work ในกรณีผม ใช้ Google Calendar
ดีของ Google Calendar คือ เข้าถึงได้ง่ายผ่าน mobile app
มี 2 สิ่งเกี่ยวกับความต่างระหว่าง "life calendar" และ "work calendar" แรก ใน "life" calendar คุณ assign sections ของวันให้ generic work tasks เวลาถึง คุณจะเปิด work calendar สำหรับ specific tasks โฟกัสในช่วงนั้น
ที่สอง เหมือน work calendar สีใน life calendar ควร balanced หากสีไหน — family time, physical fitness, หรือ work — overpower ทุกอย่าง นั่นเป็น sign ว่าคุณยังไม่ establish good balance ในชีวิต ต้อง rework schedule
4. Stay Focused — ใช้วิธีโปรดของคุณเพื่อ efficient
ทำงานในกล่อง isolated โดยไม่ต้อง work directly กับคนอื่น เป็น easy way stay focused น่าเสียดายว่าไม่ใช่ทางสู่ leader ในสาขาของคุณ คุณต้อง maintain good communication กับ co-workers, คนอื่นใน expertise field และคนที่ relevant หรือ important ต่อสิ่งที่คุณทำ
Communications ก็สามารถ take over และกลายเป็น distraction ได้ คุณอาจจบ work day ทั้งวันโดยไม่ accomplish อะไร เพราะใช้ทั้งวันส่งอีเมลหรือแชท IM
มี approaches หลายอย่าง stay focused เวลาต้อง communicate กับคนเยอะ ส่วนใหญ่เราครอบคลุมที่นี่ MUO เลือก flavor ของคุณและใช้ religiously
- ใช้ LEGOs เหมือน Justin!
- Pomodoro Technique ด้วย Tomato.es
- Excel Templates ช่วยโฟกัส
- Block time-wasting websites
- ระมัดระวังเวลามากขึ้นด้วย browser apps
- ใช้ desktop time tracking software
Step one leading efficiently คือ ทำ schedule step two คือ ensure balance ใน schedule step three — และสำคัญที่สุด — คือ ทำตาม schedule โดยไม่ distracted ทรัพยากรข้างต้นช่วยได้จริง
5. Automate — ใช้ Kaizen Theory ลดงาน
Kaizen เป็น business philosophy ในญี่ปุ่น หมายถึง การหา continuous improvement ใน work practices จะนำไปสู่ overall improvement ทремendous over time
แนวคิดคือ ตรวจสอบทุก task ที่ทำในวัน และพยายามคิดว่า repeat tasks เหล่านั้น automate ได้บางส่วนหรือเต็มที่ไหม ทำได้อย่าง automate ด้วย Dropbox, หรือ VBA scripts แต่วง่ายที่สุดจัดการ repetitive tasks คือ automate ด้วย IFTTT recipes
IFTTT ทำ amazing things อย่าง automate tasks involving WordPress, collaborate กับคนอื่น, และ automate emails ด้วย บทบาท leader คุณไม่ควรแค่ใช้ IFTTT streamline ทุกอย่างที่ทำ แตควร teach staff และ coworkers เกี่ยวกับ Kaizen concept และว่า IFTTT เป็น powerful tool สำหรับ efficiency นั้น
สำหรับส่วนใหญ่ สิ่งน่ากลัวที่สุดในการรับ leadership role คือ comprehend ว่าจะทำเวลาที่ต้องการ lead อย่างไร Images of power-hungry, harried corporate ladder-climbers มาในใจ ไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนั้น และ คุณ ไม่ต้องเป็น leader แบบนั้น ให้ตัวเองเวลามากขึ้น ที่รวม balance, structure และ disciplined routine — และคุณจะไม่แค่กลายเป็น leader แตกลายเป็น better person
