คุณเป็น ผู้นำ ?
หากคำตอบของคุณคือไม่ แสดงว่าคุณไม่ได้คิดอย่างถูกวิธี ไม่ว่าคุณจะรู้ตัวหรือไม่ก็ตาม คุณ คือ ผู้นำ. แม้ว่านั่นจะหมายถึงการเป็นผู้นำชีวิตของคุณเองและกำหนดทิศทางด้วยทางเลือกที่สมดุล
ตอนนี้คุณอาจจะเป็นผู้นำ การใช้เครื่องมือและเคล็ดลับด้านล่างจะช่วยให้คุณเก่งขึ้น
งานและชีวิตของคุณมีห้าด้านที่คุณต้องจัดการให้ดี หากคุณต้องการเป็นผู้นำในสาขาใดๆ อย่างแรกคือไม่เคยทิ้งบอล ทำสิ่งที่คุณขอให้ทำสำเร็จหรือเป้าหมายที่คุณตั้งใจจะทำให้สำเร็จเสมอ นั่นคือสัญญาณแรกของผู้นำ
ประการที่สองคือการตอบอีเมล ตัวบ่งชี้แรกของการเป็นผู้นำที่ไม่ดีคือการไม่สามารถติดตาม Inbox ที่ใช้งานอยู่ได้ ในบทความนี้ คุณจะพบเทคนิคในการไม่ลืมตอบกลับอีเมลอื่น ด้านอื่นๆ ได้แก่ การรักษาสมดุลของชีวิต จดจ่อกับงานที่ทำอยู่ และรักษาวิสัยทัศน์ในระยะยาว สิ่งเหล่านี้ร่วมกันจะรับประกันว่าคุณเป็นผู้นำในทุกสิ่งที่คุณทำ
1. Don't Drop the Ball -- ใช้รายการที่ต้องทำเสมอ
อย่าคิดว่าคุณไม่ว่างพอสำหรับรายการสิ่งที่ต้องทำ เมื่อคุณบรรลุเป้าหมายมากขึ้น ความรับผิดชอบที่วางไว้ใกล้ตัวคุณจะเพิ่มขึ้น หากคุณคิดว่าจะจำทุกสิ่งที่ต้องทำ ก็ลืมไปเลย
หลายปีที่ผ่านมา ฉันใช้เครื่องมือการบริหารเวลาหลายอย่าง และในที่สุดก็จำกัดรายการโปรดของฉันให้เหลือ Gqueues และ ToDoist หลังจากประสบปัญหาในการสร้างแอปสิ่งที่ต้องทำที่หาซื้อได้ทั่วไปสำหรับสถานการณ์เฉพาะของฉัน ฉันตัดสินใจที่จะวางมันทั้งหมดและปรับแต่งโซลูชันของตัวเองโดยใช้ Google สเปรดชีต
หากแอปจัดการเวลาที่สร้างไว้ล่วงหน้า เช่น Gqueues, ToDoist หรือแม้แต่ Remember The Milk ยอดนิยมก็ใช้ได้ผลสำหรับคุณ อย่างไรก็ตาม จงใช้มันอย่างเคร่งครัด ไม่ใช่แค่เป็นครั้งคราว ใช้มันเพื่อดำเนินชีวิต -- เพื่อจัดกำหนดการงานโครงการทั้งหมดที่คุณกำลังทำอยู่ นี่ควรเป็นรายการที่คุณเปิดเป็นอย่างแรกในตอนเช้า และสิ่งสุดท้ายที่คุณปิดตัวลงก่อนเข้านอน
หากคุณต้องการปรับแต่งโซลูชันของคุณเอง คุณอาจใช้แนวทางที่ฉันทำ ให้ทุกบทบาทหรือโครงการที่คุณมีรหัสสีในชีตแยกกัน ใช้แผ่นงานอื่นๆ เหล่านั้นเพื่อแสดงรายการงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบทบาทหรือโครงการนั้น จากนั้นใช้แผ่นงาน "กำหนดการ" หลักเพื่อวางแผนว่าคุณจะทำอะไรในแต่ละวัน การใช้รหัสสีแสดงว่าคุณอุทิศเวลาให้กับความรับผิดชอบทั้งหมดของคุณอย่างเท่าเทียมกันหรือไม่
2. Never forget -- ใช้ป้ายกำกับอีเมล
สิ่งนี้เคยเกิดขึ้นกับคุณหรือไม่:คุณกำลังบินผ่านกล่องขาเข้าของคุณและพบคำขอที่ใครบางคนส่งคุณมาเพื่อทำงานด่วน คุณคิดกับตัวเองว่า "โอ้ ง่ายมากและรวดเร็ว ฉันไม่ต้องจดไว้เพราะฉันจะจำได้" หนึ่งเดือนต่อมา คุณได้รับอีเมลจากบุคคลเดิมที่ถามคุณว่าทำไมคุณถึงลืม
อย่าทำอย่างนั้น มันสร้างความประทับใจว่าคุณกระจัดกระจายและไม่เป็นมืออาชีพ ให้ "เก็บ" อีเมลที่ต้องมีการดำเนินการจากคุณโดยใช้ป้ายกำกับพิเศษแทน ใน Gmail ฉันใช้อันที่ชื่อว่า "Need-to-Do"
หากคุณยังไม่มีป้ายกำกับดังกล่าว เพียงคลิกไอคอนป้ายกำกับเล็กๆ เหนืออีเมล แล้วคลิก "สร้างใหม่" เพื่อสร้างป้ายกำกับนั้น เมื่อสร้างเสร็จแล้ว คุณเพียงแค่ต้องกาเครื่องหมายในช่องข้างป้ายกำกับนั้น
จากนั้น เมื่อคุณมีเวลาลงทุนในการทำงานเหล่านั้นให้เสร็จ คุณสามารถกลับไปที่อีเมล คลิกป้ายกำกับในแถบการนำทางด้านซ้ายมือ คุณก็จะมีรายการเหล่านั้นอยู่แค่เพียงปลายนิ้วสัมผัส
สิ่งที่ดีเกี่ยวกับป้ายกำกับก็คือ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมายนั้นและกำจัดป้ายกำกับได้ คุณไม่จำเป็นต้องลบอีเมลเองหากไม่ต้องการ โดยพื้นฐานแล้วเป้าหมายของคุณคือการทำให้รายการในโฟลเดอร์ป้ายกำกับ "สิ่งที่ต้องทำ" เหลือศูนย์ ผู้คนจะประหลาดใจที่คุณจำคำตอบอีเมลของคุณได้ดีเพียงใด
3. ปรับสมดุลชีวิตของคุณ -- ใช้ปฏิทินที่มีรหัสสี
ดังนั้น คุณมีแอปการจัดการเวลาที่คุณใช้เพื่อติดตามโครงการงานและงานต่างๆ นั่นเป็นทั้งหมดที่ดีและดี แต่ทั้งชีวิตของคุณไม่ทำงาน อย่างน้อยก็ไม่ควรถ้าคุณต้องการทำงานหนักเหมือนที่ทำในระยะยาว
เคล็ดลับสู่ชีวิตที่สมดุลก็เหมือนกับความลับที่เปิดเผยข้างต้นเกี่ยวกับภาระงานที่สมดุล นั่นคือ การเข้ารหัสสี ที่จริงแล้ว คุณควรมีตารางเวลาที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงที่คุณใช้ไปตลอดชีวิต นอกเหนือจากตารางที่คุณใช้สำหรับการทำงาน ในกรณีของฉัน ฉันใช้ Google ปฏิทิน
สิ่งที่ดีเกี่ยวกับการใช้ Google ปฏิทินคือความจริงที่ว่าคุณสามารถเข้าถึงได้ง่ายผ่านแอป Google ปฏิทินสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่
มีสองสิ่งที่ควรคำนึงถึงเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่าง "ปฏิทินชีวิต" และ "ปฏิทินงาน" อันดับแรก ในปฏิทิน "ชีวิต" ของคุณ โดยทั่วไป คุณจะมอบหมายส่วนต่างๆ ของวันให้กับงานทั่วไป เมื่อถึงเวลานั้น คุณจะเปิดปฏิทินงานสำหรับงานเฉพาะที่จะมุ่งเน้นในช่วงเวลานั้น
อย่างที่สองก็คือ เช่นเดียวกับในปฏิทินงานของคุณ สีในปฏิทินชีวิตของคุณควรสมดุลกัน หากสีใดสีหนึ่ง เช่น เวลาของครอบครัว สมรรถภาพทางกาย หรือการทำงาน มีอำนาจเหนือสิ่งอื่นใด นั่นเป็นสัญญาณว่าคุณไม่ได้สร้างสมดุลที่ดีในชีวิต และคุณจำเป็นต้องปรับตารางเวลาใหม่
4. จดจ่ออยู่กับที่ -- ใช้วิธีที่คุณชื่นชอบเพื่อให้มีประสิทธิภาพ
การทำงานในกล่องแยกโดยไม่ต้องทำงานโดยตรงกับผู้อื่นเป็นวิธีง่ายๆ ในการจดจ่อ น่าเสียดายที่ไม่ใช่วิธีการเป็นผู้นำในสาขาของคุณ คุณต้องรักษาการสื่อสารที่ดีกับเพื่อนร่วมงาน คนอื่นๆ ในสาขาที่คุณเชี่ยวชาญ และคนอื่นๆ ที่อาจเกี่ยวข้องหรือมีความสำคัญต่อสิ่งที่คุณทำ
การสื่อสารยังสามารถเข้าครอบงำและกลายเป็นสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวได้ คุณสามารถจบลงด้วยการทำงานทั้งวันและคุณยังทำอะไรไม่สำเร็จ เนื่องจากคุณใช้เวลาทั้งวันในการส่งอีเมลหรือสนทนาทาง IM
มีหลายวิธีในการจดจ่อแม้ในขณะที่คุณต้องสื่อสารกับผู้คนจำนวนมาก ซึ่งส่วนใหญ่เราได้กล่าวถึงที่นี่ที่ MUO เลือกรสชาติของคุณเองและใช้อย่างเคร่งครัด
- ใช้เลโก้เหมือนที่จัสตินทำ!
- เทคนิค Pomodoro โดยใช้ Tomato.es
- เทมเพลต Excel ช่วยให้คุณมีสมาธิ
- บล็อกเว็บไซต์เสียเวลา
- ใช้เวลาของคุณอย่างระมัดระวังมากขึ้นด้วยแอปเบราว์เซอร์
- ใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาบนเดสก์ท็อป
ขั้นตอนที่หนึ่งของการเป็นผู้นำอย่างมีประสิทธิภาพคือการจัดตารางเวลา ขั้นตอนที่สองคือการทำให้แน่ใจว่ามีความสมดุลในกำหนดการนั้น และขั้นตอนที่สามและที่สำคัญที่สุดคือการทำสิ่งที่อยู่ในกำหนดการของคุณโดยไม่วอกแวก แหล่งข้อมูลข้างต้นช่วยได้จริง
5. อัตโนมัติ -- ใช้ทฤษฎีไคเซ็นเพื่อลดงานของคุณ
ไคเซ็นเป็นปรัชญาธุรกิจในญี่ปุ่น ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วหมายความว่าการค้นหาการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในการปฏิบัติงานของคุณจะนำไปสู่การปรับปรุงโดยรวมอย่างมากเมื่อเวลาผ่านไป
แนวคิดคือการตรวจสอบทุกงานที่คุณทำในระหว่างวัน และพยายามคิดว่างานที่ทำซ้ำเหล่านั้นสามารถดำเนินการอัตโนมัติเพียงบางส่วนหรือทั้งหมดได้หรือไม่ คุณสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น การทำงานอัตโนมัติด้วย Dropbox หรือการทำงานอัตโนมัติด้วยสคริปต์ VBA แต่วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการจัดการงานที่ซ้ำๆ กันคือการทำให้สูตร IFTTT เป็นอัตโนมัติ
IFTTT ให้คุณทำบางสิ่งที่น่าอัศจรรย์ เช่น ทำให้งานที่เกี่ยวข้องกับ WordPress เป็นอัตโนมัติ ใช้เพื่อทำงานร่วมกับผู้อื่น และแม้กระทั่งทำให้อีเมลเป็นแบบอัตโนมัติ ในฐานะผู้นำ คุณไม่ควรใช้ IFTTT เพื่อพยายามและปรับปรุงทุกสิ่งที่คุณทำ แต่คุณควรสอนพนักงานและเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับแนวคิดของ Kaizen และวิธีที่ IFTTT สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการบรรลุประสิทธิภาพดังกล่าว
สำหรับส่วนใหญ่ ส่วนที่น่ากลัวที่สุดของการรับบทบาทผู้นำคือการทำความเข้าใจว่าจะต้องใช้เวลาในการเป็นผู้นำอย่างไร นึกถึงภาพนักปีนบันไดของบริษัทที่หิวโหยและกระหายอำนาจ ไม่จำเป็นต้องเป็นแบบนั้น และ คุณ ไม่จำเป็นต้องเป็นผู้นำแบบนั้น ให้เวลากับตัวเองมากขึ้นซึ่งรวมถึงการทรงตัว โครงสร้าง และกิจวัตรที่มีระเบียบวินัยมากขึ้น แล้วคุณจะไม่เพียงแต่เป็นผู้นำ แต่คุณจะกลายเป็นคนที่ดีขึ้นด้วย
