อีเมลของคุณทำให้คนรักหรือเกลียดคุณได้อย่างไร

ผมรู้ว่าคุณคิดว่าคุณเขียนอีเมลดีแล้ว แต่ผมอยากบอก "วิธีที่ถูกต้อง" ในการเขียนอีเมล ประโยคนี้ทำให้คุณรู้สึกยังไง? รู้สึกเหมือนผมพูดกับคุณเหมือนเด็ก 3 ขวบใช่ไหม? แค่นี้อีเมลก็ทำให้คนรู้สึกถูกปฏิเสธง่ายๆ

ถ้าอยากให้ตัวเองดูดี - เป็นทีมเมทที่ดี หัวหน้าที่มีความสามารถ หรือเพื่อนที่ไว้วางใจได้ - คำที่คุณเลือกและวิธีต่อประโยค มีผลกระทบมหาศาล นี่สำคัญยิ่งขึ้นในอีเมล เพราะไม่เหมือนโทรศัพท์หรือวิดีโอคอล คุณไม่เห็นใบหน้าคนรับ คุณไม่เห็นยิ้มเยาะเมื่อพวกเขาพูดต้องขัดแย้ง หรือร่องรอยบนหน้าผากเมื่อพวกเขงง บางคนคิดว่าเทคโนโลยีอย่างอีเมลและโซเชียลเน็ตเวิร์คกำลังทำลายสังคม

กับอีเมล คุณค่อนข้าง "บินตามอารมณ์" สำหรับบางคน มันใช้ได้ดี เพราะพวกเขาชอบพูด "ที่" คนมากกว่าพูด "กับ" คน ถ้าคุณทำงานในสภาพแวดล้อมที่ใช้อีเมลหนัก คุณน่าจะรู้ว่ามี "บุคลิกอีเมล" หลากหลายที่ขึ้นมาตลอด: คนพูดใหญ่, คนขี้เกียจกวน, คนกลับเรื่อง, นาย/นางซึมเศร้า... รายการยาวมาก

แล้วคุณรู้ยังไงว่าคุณไม่ได้ส่งสัญญาณผิดโดยไม่รู้ตัว? กฎอะไรที่คุณต้องปฏิบัติเพื่อมั่นใจว่าคุณดูเป็นคนดี เปิดใจ ร่วมมือ ที่คนชอบทำงานร่วม? เคล็ดลับด้านล่างจะให้คุณเริ่มต้นการสื่อสารอีเมลที่เป็นมิตรและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เส้นแบ่งระหว่างความมั่นใจและความ傲慢

หลายครั้ง คนที่ดู傲慢ในอีเมล ไม่รู้ตัวว่าตนดูอย่างไร หลายครั้งพวกเขาแค่อยากประทับใจใครสักคน หรือได้เคารพจากเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อน ของข้อผิดพลาดอีเมลที่คนทำ - โดยเฉพาะที่ทำงาน - นี่คือข้อใหญ่ที่สุด หลายคนพยายามประทับใจบอส จนกลายเป็นเกม "เอาชนะกัน" ระหว่างเพื่อนร่วมงานทุกคนอยากเลื่อนตำแหน่ง และมุมมองประสิทธิภาพที่ผู้จัดการเห็น มักเป็นแค่สิ่งที่รายงานในอีเมล นั่นคือกระบวนการคิด

ปัญหาเริ่มเมื่อคุณเห็นคำว่า "ฉัน" (I) มาก "ฉันอยากให้เราเริ่มทำนี้ทันที" หรือ "ฉันอยากให้ชัดเจน..."

วลีเหล่านี้ไม่ได้เป็น selfish เท่านั้น มันกลายเป็นการสนทนาอย่างเผด็จการ เกือบเหมือนความสัมพันธ์พ่อแม่-ลูก ที่คนหนึ่งคิดว่าจะสั่งกฎหมด และอีกคนควรปิดปากฟัง

ไม่มีใครชอบอยู่ฝั่งรับแบบนี้ และเชื่อผม อย่าอยู่ฝั่งส่งแบบนี้ด้วย ไม่มีใครจะชอบคุณ

Carmine Gallo ที่ปรึกษาทักษะและนักเขียน เขียนว่า คน傲慢มักหลีกเลี่ยงการสัมตา พวกเขาพูด "ทะลุ" ผ่านคุณ ไม่ใช่พูด "กับ" คุณ เพราะพวกเขาไม่สนใจว่าพูดกับใคร แค่อยากให้สิ่งที่พูดถูกได้ยิน สิ่งนี้สะท้อนในอีเมลด้วยการใช้ "ฉัน" ซ้ำๆ โดยไม่สนใจสิ่งที่คนอื่นพูด นอกจากคำชมชะล้างอย่าง "ชื่นชมความคิดเห็นของคุณ" คุณเดิมพันได้ว่าผู้จัดการไม่อ่านสิ่งที่คุณเขียน แต่ยุ่งคิดว่าตนจะพูดอะไรต่อไป

ไม่มีใครต้องการให้คุณ "แทรกแซง" นะ คุณหัวใหญ่

อีกสัญญาณว่าคุณมีอัตตาที่ปองขึ้นคือ ตอนคุณอยู่กลางการสนทนาอีเมล ที่มีรายชื่อ CC หลายคน แล้วคนหนึ่งขึ้นมาพูด "ขอแทรกแซงหน่อย..."

คำพูดแบบนี้ คล้าย "ขอชี้แจงหน่อย..." ทำให้คนอ่านอีเมลรู้สึกว่าอย่างไร? มันบอกว่าคุณคิดว่าคุณมีคำตอบหมด มันบอกว่าคุณรู้สึกว่าพวกเขาถูกนำทางผิดและผิดพลาดมาจนถึงตอนนี้ และคุณคือ "ฮีโร่ใน铠甲ส่องบนม้าขาว" ขี่มาช่วยทุกคนจากความโง่และความไม่รู้ของพวกเขาเอง

เยี่ยมมาย นายฮีโร่ - คุณเพิ่งทำให้ทุกคนในทีมรู้สึก疏远 ตั้งแต่คำแรกของอีเมล

นี่คือเคล็ดลับสำคัญที่สุดสำหรับการสื่อสารที่สุภาพแต่เป็นมืออาชีพ

ขจัดใจและความอ่อนน้อมถ้อย

ลักษณะของผู้นำจริง คือ คนที่ไม่เพียงยอมรับว่าไม่มีคำตอบหมด แต่ยังพูดบ่อยและเน้นย้ำว่า พนักงานคือคนที่มี洞察力และทักษะมากที่สุด วิธีทำในอีเมลคือ CC พนักงานตอนส่งอีเมลให้ผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับพวกเขา และพูดดีของพวกเขา ทำเช่นเดียวกันตอนพูดกับสมาชิกทีมอื่นๆ - พูดดีของพนักงาน ยอมรับเมื่อพวกเขาประสบความสำเร็จใหญ่

อาจดูขัดกับสัญชาตญาณสำหรับคนเข้าตำแหน่งผู้จัดการที่ไม่สร้าง "ตัวเอง" ขึ้น เพราะตำแหน่งนี้มีอำนาจและนำไปสู่การ吹噓ตัวเอง ผู้จัดการส่วนใหญ่รู้สึกว่าต้องดูเหนือกว่าทางปัญญาเพื่อเคารพจากพนักงาน น่าเสียดายในส่วนใหญ่ ทำได้ผลตรงข้าม

ถามคำถาม

ดูแปลกสำหรับผู้จัดการที่จะ "ถามคำตอบจากพนักงาน" แทนที่จะให้คำตอบ แต่เชื่อไม่อยากเชื่อ เมื่อคุณเสริมสร้างคนให้พัฒนาคำตอบให้คุณ มันทำให้พวกเขาเคารพคุณ ด้วย เมื่อพวกเขาทำภารกิจหาคำตอบสำเร็จ พวกเขาจะไม่เพียงรู้สึกมั่นใจมากขึ้น แต่จะจำได้ว่าคุณคือคนที่กระตุ้นให้พวกเขายกระดับและประสบความสำเร็จ นั่นคือความลับของการจัดการ - โฟกัสที่ความสำเร็จของบุคคลใต้บังคับ แทนที่จะโฟกัสที่ตัวเอง

คิดดูสิ - คุณอยู่ในตำแหน่งที่สร้างทีมคนมั่นใจ ประสบความสำเร็จ ที่ทำงาน "ให้คุณ" ลองจินตนาการว่าทีมแบบนั้นจะทำได้มากกว่าทีมเต็มไปด้วยคนรู้สึกไม่พอใจและขาดแรงบันดาลใจ มากแค่ไหน

แต่... อย่าใช้คำว่า "แต่" (But)

กลยุทธ์ขี้เล่นอีกอย่างที่ผมเห็นในอีเมลผู้จัดการคือ "ข้อกลับคำ" เริ่มอีเมลด้วยคำชม แล้วกลับมาประท้วงหรือของานเพิ่ม นี่เป็นอันตรายเพราะให้ impresión ว่าคุณจะซื่อสัตย์และอ่อนน้อมถ้อย (เหมือนแนะนำข้างบน) สร้างความคาดหวังว่าจะได้รับคำชม แล้วทำลายมันทันทีโดยทำตรงข้าม

วลีอย่าง "พวกคุณทำดี แต่...", หรือ "ชอบไดอะแกรมที่คุณทำ แต่..."

นี่คือ "ลูกซigence" ของคำแนะนำเก่าแก่ให้ผู้จัดการ เริ่มอีเมลขอสิ่งหนึ่งหรือวิจารณ์ด้วยสิ่งดีเพื่อ "ลดแรงกระแทก" ไม่ได้ว่าทำด้วยความจริงใจไม่ได้ - ทำด้วยความจริงใจได้จริง ปัญหาคือส่วนใหญ่ไม่รู้ทำอย่างจริงใจ กลายเป็นคนติดปืนใหญ่ปากเสีย

ถ้าไม่ได้รู้สึกจริงใจว่าคนไหนทำดี - ข้ามคำชมว่างเปล่า ไปที่ประเด็นจริง พนักงานจะชื่นชมที่ถูกปฏิบัติเหมือนผู้ใหญ่ ไม่ใช่เด็ก 5 ขวบ

แสดงให้คนเห็นว่าคุณสนใจสิ่งที่พวกเขาพูด

ถ้าอยากให้พนักงานหรือเพื่อนร่วมงานชื่นชมและรู้สึกว่าคุณแท้จริง สำคัญที่จะซื่อสัตย์และตรงไปตรงมา การมีความสุขดี แต่เป็นบวกเพื่อเป็นบวกเท่านั้น ดูว่างเปล่าและพูดใหญ่ทางอีเมล ถ้าต้องใช้วิธี "พูดดีก่อน" ตอนบอกข่าวร้าย ทำด้วยความจริงใจ อย่าพูดแค่ "คุณพนักงานเก่ง" แต่กล่าวสิ่งเฉพาะที่พวกเขาทำดี นั่นบอกว่าคุณสนใจจริง - คุณสนใจสิ่งที่พวกเขาทำและพูด

การจัดการคนอาจเป็นงานยากที่สุด เพราะธรรมชาติมนุษย์ไม่อยากเชื่อและไม่อยากมีอำนาจเหนือตัว เมื่อคุณอยู่ตำแหน่งผู้มีอำนาจ ทำให้ความอ่อนน้อมถ้อย ความแท้จริง และความซื่อสัตย์ สำคัญยิ่งขึ้น

พูดว่าสนใจคนไม่พอ ต้องแสดงออกมา

พูดว่าชื่นชมใครไม่พอ ต้องอธิบายว่าทำไม

กับอีเมล คนจะสมมติสิ่งต่างๆ จากสิ่งที่คุณพูด - อย่าทิ้งพื้นที่ให้เข้าใจผิด คุณจะได้รับการชื่นชมจากความตรงไปตรงมา - ไม่ใช่แค่พนักงาน แต่วงกว้างรวมถึงเพื่อนร่วมงาน ถ้าทำได้ดี วันหนึ่งคุณอาจได้รับรางวัล "ผู้นำ傑出"

คุณพยายามสื่อสารอีเมลให้ดีอย่างไร? วิธีไหนที่คุณใช้เพื่อไม่ทำให้คนรู้สึกถูกปฏิเสธหรือพูดใหญ่? แชร์เคล็ดลับของคุณในช่องความคิดเห็นด้านล่าง!