ข้อความอีเมลของคุณสามารถทำให้ผู้คนรักคุณหรือเกลียดคุณได้อย่างไร

ฉันรู้ว่าคุณคิดว่าคุณรู้วิธีเขียนอีเมลที่ดี แต่ฉันอยากใช้เวลาสักครู่เพื่อบอกคุณว่าถูกต้อง วิธีเขียนอีเมล ประโยคนั้นทำให้คุณรู้สึกอย่างไร? เหมือนที่ฉันคุยกับคุณเหมือนคุณอายุ 3 ขวบใช่ไหม อีเมลสามารถทำให้คนอื่นขุ่นเคืองได้ง่ายเพียงใด

หากคุณต้องการพบเจอในทางที่ดี ในฐานะผู้เล่นในทีม ผู้นำที่มีความสามารถ หรือเพื่อนที่เชื่อถือได้ คำพูดที่คุณเลือกและวิธีที่คุณรวมมันเข้าด้วยกันมีผลกระทบอย่างมาก สิ่งนี้สำคัญยิ่งกว่าในอีเมล เพราะคุณไม่สามารถมองเห็นใบหน้าของบุคคลนั้นในโทรศัพท์หรือวิดีโอแชท คุณไม่สามารถเห็นรอยยิ้มขณะที่พวกเขาส่งเสียงเสียดสีหรือรอยย่นที่หน้าผากเพราะสิ่งที่คุณเพิ่งพูดไปทำให้พวกเขาสับสน บางคนคิดว่านี่คือสาเหตุที่เทคโนโลยีอย่างอีเมลและโซเชียลเน็ตเวิร์กกำลังทำร้ายสังคม

ด้วยอีเมล คุณแทบจะมองไม่เห็นอะไรเลย สำหรับบางคน แบบนั้นใช้ได้ดีเพราะเป็นคนประเภทที่ชอบพูดคุย ที่ คน มากกว่า ถึง ผู้คน. หากคุณเคยทำงานในสภาพแวดล้อมใดๆ ที่อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ใช้กันอย่างหนัก คุณก็คงจะรู้ว่ามี "บุคลิกของอีเมล" ที่แตกต่างกันมากมายที่ปรากฏขึ้น มีผู้อุปถัมภ์, โทรลล์เกลียดชัง, นอกเรื่องเรื้อรัง, นาย (หรือนาง) ด้านลบ... รายการดำเนินต่อไปเรื่อย ๆ

แล้วคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณมาผิดทางโดยไม่รู้ตัว? คุณสามารถปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ใดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเจอคนใจดี ใจกว้าง และให้ความร่วมมือที่ผู้คนสนุกกับการทำงานด้วยจริงๆ เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นการสื่อสารทางอีเมลที่เป็นมิตรและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เส้นแบ่งระหว่างความมั่นใจและความเย่อหยิ่ง

หลายครั้งที่คนที่ดูเย่อหยิ่งในอีเมลไม่รู้ด้วยซ้ำว่าพวกเขาเจอได้อย่างไร หลายครั้งที่พวกเขากำลังพยายามสร้างความประทับใจให้ใครบางคนหรือได้รับความเคารพจากเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนของพวกเขา จากข้อผิดพลาดของอีเมลทั้งหมดที่ผู้คนทำ โดยเฉพาะในที่ทำงาน นี่เป็นข้อผิดพลาดครั้งใหญ่ หลายคนพยายามสร้างความประทับใจให้เจ้านาย หลายครั้งที่มันกลายเป็นเกมที่ต่อเนื่องกันระหว่างเพื่อนร่วมงาน ทุกคนต้องการโปรโมชันนั้น และบ่อยครั้งที่มุมมองเดียวของประสิทธิภาพที่ผู้จัดการเห็นคือสิ่งที่รายงานในอีเมล อย่างน้อยนั่นคือกระบวนการคิด

ปัญหาเริ่มเมื่อคุณเห็นคำว่า "ฉัน" บ่อยมาก "ฉันต้องการให้เราเริ่มทำสิ่งนี้ทันที" หรือ "ฉันต้องการความชัดเจนที่นี่..."

วลีเหล่านี้ไม่ได้เน้นที่ตนเองเท่านั้น พวกเขายังกลายเป็นการสนทนาแบบเผด็จการ มันเกือบจะเหมือนกับความสัมพันธ์แบบพ่อแม่ลูกที่คนๆ หนึ่งคิดว่าพวกเขาจะออกกฎทั้งหมด และคุณควรหุบปากและฟังไว้

ไม่มีใครชอบที่จะอยู่ในจุดสิ้นสุดของสิ่งนั้น และเชื่อฉันเถอะ คุณไม่ต้องการที่จะอยู่ในจุดสิ้นสุดของการส่งมอบเช่นกัน จะไม่มีใครชอบคุณ

Carmine Gallo ที่ปรึกษาด้านการฝึกทักษะและนักเขียน เขียนว่าคนที่เย่อหยิ่งมักจะหลีกเลี่ยงการสบตา ดูเหมือนพวกเขาจะพูดผ่าน คุณและไม่ใช่ที่คุณ เป็นเพราะพวกเขาไม่สนใจจริง ๆ ว่ากำลังคุยกับใคร มีเพียงสิ่งที่พวกเขาพูดเท่านั้นที่จะได้ยิน สิ่งนี้ยังพบได้ในอีเมลด้วยการใช้ "ฉัน" อย่างต่อเนื่อง โดยไม่สนใจสิ่งที่คนอื่นพูด ยกเว้นความคิดเห็นเพียงผิวเผินเป็นครั้งคราวเกี่ยวกับ "ชื่นชม" ข้อมูลของคุณ คุณสามารถเดิมพันได้ว่าผู้จัดการจะไม่อ่านสิ่งที่คุณเขียน แต่จะยุ่งกับการพยายามคิดสิ่งที่ พวกเขา อยากจะบอกต่อ

ไม่มีใครต้องการให้คุณ "ก้าวเข้ามา" บิ๊กกี้

อีกนัยหนึ่งว่าคุณมีอัตตาที่สูงเกินจริงในมือของคุณคือเมื่อคุณอยู่ในระหว่างการสนทนาทางอีเมล ซึ่งรวมถึงรายชื่อ CC ของหลาย ๆ คน แล้วจู่ๆ ก็มีคนเข้าร่วมการสนทนาด้วยวลีที่ว่า " ขออนุญาติก้าวเข้ามาสักครู่นะครับ..."

ถ้อยคำประเภทนั้น คล้ายกับ "ให้ฉันอธิบาย..." กับผู้ที่อ่านอีเมลของคุณมีดังต่อไปนี้ มันบอกว่าคุณคิดว่าคุณมีคำตอบทั้งหมด มันบอกพวกเขาว่าคุณรู้สึกว่าพวกเขาถูกชี้ทางผิดและไม่ถูกต้องมาจนถึงตอนนี้ และนี่คือ - ฮีโร่ในชุดเกราะแวววาวบนหลังม้าขาว - ขี่ม้าเข้ามาช่วยทุกคนจากความโง่เขลาและความเขลาของตัวเอง

เยี่ยมมาก Mr. Hero คุณทำให้ทุกคนในทีมแปลกแยกด้วยคำแรกสุดในอีเมลของคุณ

นี่คือเคล็ดลับที่ทรงพลังที่สุดบางส่วนสำหรับการสื่อสารที่สุภาพแต่เป็นมืออาชีพ

ซื่อสัตย์และอ่อนน้อมถ่อมตน

เครื่องหมายของผู้นำที่แท้จริงคือผู้ที่ไม่เพียงแต่ยอมรับว่าเขาหรือเธอไม่มีคำตอบทั้งหมด แต่ยังกล่าวเพิ่มเติมบ่อยครั้งและหนักแน่นว่าพนักงานคือผู้ที่มีความเข้าใจลึกซึ้งและทักษะสูงสุด วิธีที่ดีที่สุดที่จะทำสิ่งนี้ในอีเมลคือการ CC พนักงานของคุณเมื่อคุณส่งอีเมลถึงผู้บังคับบัญชาเกี่ยวกับพวกเขาและพูดถึงพวกเขาอย่างดี ทำเช่นเดียวกันเมื่อคุณพูดคุยกับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม พูดถึงพนักงานของคุณให้ดี รับทราบเมื่อพวกเขาประสบความสำเร็จครั้งใหญ่

อาจขัดกับสัญชาตญาณสำหรับผู้ที่เข้าสู่ตำแหน่งผู้บริหารโดยไม่ได้สร้างตัวเอง ขึ้น. ท้ายที่สุด ตำแหน่งนี้เป็นหนึ่งในผู้มีอำนาจและให้ยืมตัวเองเพื่อโอ้อวดตนเอง ผู้จัดการส่วนใหญ่รู้สึกว่าสำหรับความเคารพของพนักงาน พวกเขาต้องดูมีสติปัญญาที่เหนือกว่า น่าเสียดาย ส่วนใหญ่แล้วสิ่งนี้จะตรงกันข้าม

ถามคำถาม

ดูเหมือนว่าแปลกที่ผู้จัดการจะ ถามพนักงานเพื่อหาคำตอบ แทนที่จะให้คำตอบพวกเขา แต่เชื่อหรือไม่ว่าเมื่อคุณให้อำนาจผู้คนในการพัฒนาวิธีแก้ปัญหาให้กับคุณ มันก็ทำให้พวกเขาเคารพคุณเช่นกัน เมื่อพวกเขาบรรลุภารกิจในการหาคำตอบของปัญหาแล้ว พวกเขาจะไม่เพียงแต่รู้สึกมั่นใจในตัวเองมากขึ้นเท่านั้น แต่พวกเขายังจะจำได้ว่าคุณเป็นผู้สร้างแรงบันดาลใจให้พวกเขาก้าวขึ้นและได้รับความสำเร็จนั้น นั่นคือเคล็ดลับในการจัดการ - มุ่งเน้นไปที่ความสำเร็จของบุคคลภายใต้คุณ แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่ตัวคุณเอง

ลองคิดดู คุณอยู่ในตำแหน่งที่ไม่เหมือนใครในการสร้างทีมที่มีความมั่นใจและประสบความสำเร็จซึ่งทำงานให้กับ คุณ . ลองนึกภาพว่าทีมแบบนั้นจะประสบความสำเร็จได้มากขนาดไหนมากกว่าทีมที่เต็มไปด้วยคนที่ไม่พอใจและไม่มีแรงจูงใจ

แต่...อย่าใช้ "แต่"

กลวิธีตลกๆ อีกอย่างหนึ่งที่ฉันเห็นในอีเมลผู้จัดการระหว่างการเดินทางต่างๆ ของฉันคือกิจวัตรการหลอกล่อและเปลี่ยนทั้งหมด นี่คือที่ที่ผู้จัดการเริ่มต้นอีเมลด้วยคำชม แล้วเปลี่ยนมาบ่นเกี่ยวกับบางสิ่งหรือของานเพิ่มเติม สิ่งนี้เป็นอันตรายอย่างยิ่ง เพราะมันทำให้เข้าใจผิดว่าคุณกำลังจะซื่อสัตย์และถ่อมตน (ตามที่แนะนำข้างต้น) และคุณสร้างความคาดหวังของพนักงานว่าพวกเขากำลังจะรับคำชม และจากนั้นคุณก็ทำลายมันโดย ทำในสิ่งที่ตรงกันข้าม

วลีเช่น "พวกคุณทำได้ดีมาก แต่..." หรือ "ฉันชอบสิ่งที่คุณทำกับแผนภาพนั้น แต่..."

นี่เป็นเด็กนอกรีตของคำแนะนำเก่า ๆ ที่ให้กับผู้จัดการว่าพวกเขาควรเริ่มต้นอีเมลเพื่อขอบางสิ่งบางอย่างหรือวิจารณ์บางสิ่งบางอย่างด้วยสิ่งที่เป็นบวกเพื่อ "ทำให้ระเบิดเบาลง" อย่าเข้าใจฉันผิด ทำด้วยความจริงใจ สิ่งนี้ได้ผลจริงๆ ปัญหาคือคนส่วนใหญ่ไม่รู้วิธีทำสิ่งนี้อย่างจริงใจ แต่กลับกลายเป็นว่าเป็นคนอวดดีและอวดดี

เว้นแต่คุณจะรู้สึกจริง ๆ ว่ามีใครบางคนทำงานได้ดี - เพียงแค่ข้ามความซ้ำซากที่ว่างเปล่าและลงมือทำธุรกิจ พนักงานของคุณจะยินดีที่ได้รับการปฏิบัติเหมือนผู้ใหญ่มากกว่าเหมือนเด็กอายุ 5 ขวบ

แสดงให้คนอื่นเห็นว่าคุณใส่ใจในสิ่งที่พวกเขาพูด

หากคุณต้องการให้พนักงานหรือเพื่อนร่วมงานชื่นชมคุณและรู้สึกว่าคุณเป็นคนจริง สิ่งสำคัญคือคุณต้องซื่อสัตย์และตรงไปตรงมากับผู้คน การมีความสุขเป็นเรื่องที่ดี แต่การคิดบวกเพียงเพื่อประโยชน์ในการคิดบวกนั้นกลับกลายเป็นว่าว่างเปล่าและให้การสนับสนุนทางอีเมล หากคุณต้องใช้แนวทาง "พูดแต่สิ่งดีๆ ก่อน" ในการบอกข่าวร้าย ให้ดำเนินการตามความเป็นจริง อย่าเพิ่งพูดว่า "คุณเป็นพนักงานที่ยอดเยี่ยม" แต่ให้พูดถึงสิ่งที่พวกเขาทำโดยเฉพาะซึ่งแสดงให้เห็นว่า สิ่งนี้บอกพวกเขาว่าคุณใส่ใจจริงๆ คุณใส่ใจสิ่งที่พวกเขาทำและสิ่งที่พวกเขาพูด

การจัดการคนอาจเป็นงานที่ยากที่สุดงานหนึ่ง เพราะเป็นเรื่องปกติของมนุษย์ที่จะไม่เชื่อฟังและไม่ชอบผู้มีอำนาจ เมื่อคุณอยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจ จำเป็นต้องถ่อมตัว จริงใจ และซื่อสัตย์มากขึ้นมาก

ไม่เพียงพอที่จะบอกว่าคุณห่วงใยคนอื่น แสดงเลย

ไม่สำคัญพอที่จะพูดว่าคุณชื่นชมใครซักคน อธิบายเหตุผล

เมื่อใช้อีเมล ผู้คนจะตั้งสมมติฐานทุกอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่คุณพูด ดังนั้นอย่าปล่อยให้มีที่ว่างสำหรับการตีความผิด ผู้คนจะซาบซึ้งในความตรงไปตรงมาและความซื่อสัตย์ของคุณ ไม่ใช่แค่พนักงานของคุณ แต่ยังรวมถึงเพื่อนร่วมงานของคุณด้วย หากคุณทำได้ดี สักวันคุณจะพบว่าตัวเองต้องได้รับรางวัล "ผู้นำดีเด่น"

คุณพยายามสื่อสารกับอีเมลอย่างไร? คุณใช้แนวทางใดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่รุกรานหรือสนับสนุนผู้อื่น แบ่งปันเคล็ดลับของคุณเองในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!