ฉันใช้อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านเป็นรายการงานมานานหลายปีแล้ว นี่คือเครื่องมือที่ฉันจะเปลี่ยนมาใช้

เผยแพร่เมื่อ 7 มกราคม 2026, 10:01 น. EST

หลังจากร่วมงานกับ MUO ในปี 2014 และได้รับปริญญาด้านระบบสารสนเทศคอมพิวเตอร์ Ben ก็ลาออกจากงานไอทีเพื่อไปทำงานเต็มเวลากับไซต์ในปี 2016 เขาเข้าร่วมทีมบรรณาธิการในปี 2017 และไต่อันดับขึ้นตั้งแต่นั้นมา

ในฐานะนักเขียน ความเชี่ยวชาญพิเศษของเขา ได้แก่ การอธิบายและวิธีการเกี่ยวกับ Windows, Android, เกม และ iPhone เขาเชี่ยวชาญ Windows มาตั้งแต่ปี 2009 มีโทรศัพท์ Android เครื่องแรกในปี 2011 และใช้ iPhone ทุกวันตั้งแต่ปี 2020 ผลงานของเขามีผู้เข้าชมมากกว่า 100 ล้านครั้ง

ปัจจุบัน ในฐานะบรรณาธิการอาวุโสของ MUO Ben เป็นผู้นำกลุ่มอุปกรณ์และบ้าน นำโดยแสดงตัวอย่างด้วยการเขียนบทความคุณภาพสูงหลายสิบบทความในแต่ละเดือน

นอกเหนือจากงาน Ben ชอบสัมผัสประสบการณ์วิดีโอเกมใหม่ๆ สำรวจเพลง เรียนรู้ข้อมูลใหม่ๆ และสนุกสนานกับเพื่อนฝูง แม้ว่า MUO จะเป็นบ้านของเขา เขายังเขียนเรื่องสั้นเกี่ยวกับ Nintendo Life และมีส่วนร่วมในบล็อกต่างๆ ของบริษัทอีกด้วย

ฉันเขียนเกี่ยวกับเทคโนโลยีมากแค่ไหน บางครั้งมันก็น่าตกใจว่าวิธีการของฉันเองนั้นใช้เทคโนโลยีต่ำแค่ไหน ฉันใช้แนวทางดังกล่าวเพื่อจัดเรียงอีเมลและติดตามสิ่งที่ฉันต้องดำเนินการมาเป็นเวลานาน ในที่สุดฉันก็จะปรับสิ่งนี้ให้เป็นวิธีแก้ปัญหาที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

แม้ว่านี่จะไม่ได้แหวกแนวมากนัก แต่ก็ช่วยแก้ปัญหาบางจุดและช่วยให้ฉันควบคุมงานได้ดีขึ้น

ระบบปัจจุบันของฉันในการทำเครื่องหมายอีเมลว่ายังไม่ได้อ่าน

ใช้งานได้ดี แต่เทอะทะ

ตราบเท่าที่ฉันจำได้ว่ามีบัญชี Gmail ฉันได้ใช้ ยังไม่ได้อ่านก่อน วิธีการเรียงลำดับ ด้วยวิธีการทำงานของจิตใจ ฉันต้องมีงานที่ค้างอยู่ข้างหน้า ไม่เช่นนั้นฉันจะลืมลงมือทำ ดังนั้นการมีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านปรากฏที่ด้านบนหมายความว่าฉันจะไม่มองข้ามอีเมลเหล่านั้นเพียงเพราะมีข้อความเข้ามาและผลักอีเมลออกไปมากขึ้น

ในขนาดเล็กสิ่งนี้ได้ผล ฉันสามารถกระจายข้อความทั้งหมดที่ฉันต้องการดูได้อย่างรวดเร็ว แต่ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ จากนั้นทำเครื่องหมายข้อความที่ต้องใช้เวลามากกว่านี้ว่ายังไม่ได้อ่าน อย่างไรก็ตาม มีปัญหาหลายประการเกิดขึ้นเมื่อคุณเริ่มทำเช่นนี้เป็นประจำ

ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดคือกล่องจดหมายอีเมลของฉันกลายเป็นจุดประสงค์ที่สับสน สิ่งที่ฉันยังไม่ได้ดูผสมผสานกับงานที่ฉันตั้งใจจะทำให้เสร็จเมื่อสองสัปดาห์ก่อน ซึ่งหมายความว่าอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านแสดงถึงอะไรนั้นไม่ชัดเจนในทันที

ในทางปฏิบัติ ปัญหาใหญ่ที่สุดคือการสลับอีเมลระหว่างยังไม่ได้อ่านและอ่านแล้วไม่เป็นระเบียบ Mailbird บนเดสก์ท็อปเป็นวิธีหลักในการโต้ตอบกับอีเมล และช่วยให้คุณเลือกได้ว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว ฉันตั้งค่านี้เป็นหนึ่งวินาที ดังนั้นฉันจึงไม่เลื่อนดูอีเมลโดยไม่ตั้งใจ สิ่งนี้ช่วยได้ แต่ยังหมายความว่าฉันต้องอ้อยอิ่งอยู่กับข้อความที่ไม่สำคัญนานกว่าที่ฉันจะทำได้

น่าเสียดายที่ Mailbird ไม่สอดคล้องกับการทำเครื่องหมายข้อความว่ายังไม่ได้อ่าน หลายครั้ง ฉันจะทำเครื่องหมายอีเมลว่ายังไม่ได้อ่าน เพียงเพื่อให้อีเมลเปลี่ยนกลับเป็นอ่านหลังจากผ่านไปหลายวินาที ด้วยการตั้งค่าของฉัน หมายความว่าอีเมลหายไปในอีเทอร์ เว้นแต่ฉันจะสังเกตเห็นก่อนที่กล่องจดหมายจะรีเฟรช ฉันจะลืมมันให้หมดเว้นแต่ว่ามันจะเกิดขึ้นในใจ

ขั้นตอนแรก:โฟลเดอร์เฉพาะ

กำหนดช่องว่างเฉพาะ

ฉันไม่เคยเป็นคนที่มีความเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการจัดระเบียบอีเมล นอกเหนือจากการใช้ Unroll.me สำหรับการสมัครสมาชิกและบางครั้งการสร้างโฟลเดอร์เพื่อวัตถุประสงค์ระยะสั้น การโต้ตอบทางอีเมลของฉันส่วนใหญ่จะจัดการกับเมลที่ยังไม่ได้อ่านหรือการค้นหาข้อความในอดีต

ดังนั้น ฉันต้องการให้การแทนที่เมลที่ยังไม่ได้อ่านของฉันเหมือนกัน ฉันสร้างโฟลเดอร์ใหม่ชื่อ _To-Do ในแต่ละกล่องจดหมายของฉัน ตอนนี้เมื่อฉันมีข้อความที่ฉันไม่อยากสูญเสีย ฉันก็ย้ายมันไปที่โฟลเดอร์นี้ จากนั้น ฉันไม่ต้องกังวลว่าจะสูญหายไปในทะเลของข้อความอื่นๆ

เนื่องจากฉันต้องการบางสิ่งบางอย่างบนใบหน้าของฉัน (เช่น จำนวนข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน) เพื่อเตือนให้ฉันดำเนินการ ฉันจึงยังคงทำเครื่องหมายข้อความในโฟลเดอร์นี้ว่ายังไม่ได้อ่าน แต่ตอนนี้ หากพวกเขาถูกทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้วโดยไม่ได้ตั้งใจ ก็สามารถเรียกคืนได้อย่างง่ายดาย เมื่อฉันทำรายการใดรายการหนึ่งเสร็จแล้ว ฉันจะลบหรือย้ายกลับไปที่กล่องจดหมายเพื่อไม่ให้ฉันนึกถึง

ฉันใช้คุณลักษณะ Gmail ที่มีประโยชน์ในการทำเครื่องหมายข้อความเป็นติดดาว เป็นเวลานานเพื่อทำเช่นนั้นกับข้อความที่ฉันคาดว่าจะต้องการในอนาคต สิ่งนี้มีประโยชน์เช่นเดียวกัน แต่สุดท้ายฉันก็ลืมข้อความที่ติดดาวส่วนใหญ่ และจะล้างข้อความเหล่านั้นเฉพาะเมื่อฉันเข้าไปในโฟลเดอร์เท่านั้น

ส่วนเสริม:รายการสิ่งที่ต้องทำที่ดีกว่า

การแจ้งเตือนบางส่วนไม่ได้แสดงอยู่ในอีเมล

การย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์เฉพาะช่วยแก้ปัญหาการสูญเสียเมลไปยังโฟลเดอร์ที่เป็นโมฆะ อีเมลหลายฉบับที่ฉันทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่านนานเกินไปสามารถดำเนินการได้โดยตรง เช่น การเปิดบัญชีและการตรวจสอบการแจ้งเตือน ระบบข้างต้นใช้ได้กับสิ่งเหล่านั้น

แต่นั่นไม่ใช่ปัญหาทั้งหมด โปรแกรมรับส่งอีเมลไม่ใช่วิธีที่ดีในการติดตามงานในวงกว้างที่คุณต้องทำ นอกจากนี้ ฉันยังจะทำเครื่องหมายอีเมลที่ยังไม่อ่านซึ่งแสดงถึงสิ่งอื่นที่ฉันต้องทำ เช่น อีเมลแจ้งเตือนการฝากเงินผ่านธนาคารที่เตือนฉันว่าถึงเวลาจัดงบประมาณสำหรับเดือนนั้นแล้ว

วิธีแก้ปัญหาสำหรับสิ่งเหล่านั้นคือเริ่มใช้แอปรายการสิ่งที่ต้องทำที่เหมาะสมอีกครั้งในที่สุด ฉันลองมาหลายครั้งแล้ว และเช่นเดียวกับโซลูชันเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนใหญ่ที่ฉันเคยใช้ โซลูชันเหล่านี้ไม่เคยให้ความรู้สึกเป็นธรรมชาติเลย ความพยายามครั้งล่าสุดของฉันคือการนำงานที่เกิดซ้ำทั้งหมดไปไว้ใน Todoist ซึ่งจากนั้นฉันก็ไม่เคยเปิดเลย

TickTick เยี่ยมมาก

ครั้งนี้ ฉันกลับไปที่ TickTick ซึ่งเป็นแอปสิ่งที่ต้องทำเพียงแอปเดียวที่เคยคลิกให้ฉัน (ฉันจำไม่ได้ว่าทำไมฉันถึงหยุดใช้มัน) ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ฉันติดอยู่กับ Apple Reminders เพียงเพราะมันบูรณาการกับ Siri ได้อย่างง่ายดาย การพูดว่า "เตือนให้ฉันส่งพัสดุในวันพฤหัสบดี" นั้นง่ายกว่าการแตะทั้งหมดในแอปเพื่อตั้งค่านั้นในแอป เมื่อ Siri ใช้งานได้

อย่างไรก็ตาม ฉันไม่ทราบว่า TickTick มีสองตัวเลือกสำหรับสิ่งนี้:การสร้างงานด้วยเสียงโดยตรง หรือการซิงค์ (แล้วลบ) งานจาก Apple Reminders เป็นประจำ สิ่งนี้ทำให้ฉันได้รับประโยชน์จากการสร้างเสียงในขณะที่ใช้แอปที่ดีกว่ามาก (และข้ามแพลตฟอร์ม) TickTick มีฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมมากมาย ซึ่งทำให้ได้ค้นพบอีกครั้ง

สิ่งหนึ่งที่ฉันซาบซึ้งมากคือคุณสามารถตั้งค่างานที่เกิดซ้ำเพื่อสร้างการวนซ้ำครั้งถัดไปเมื่อเสร็จสิ้น แทนที่จะยึดตามวันที่ครบกำหนด นี่เป็นปัญหาใน Apple Reminders โดยที่การเกิดซ้ำครั้งถัดไปจะถูกตั้งค่าตามเวลาที่คุณวางแผนจะทำ ไม่ใช่เมื่อคุณทำ

เช่น สมมติว่าฉันตั้งเตือนให้เปลี่ยนเครื่องกรองน้ำทุกๆ 90 วัน แต่คราวนี้ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนจนกว่าจะครบ 100 วัน การทำภารกิจให้เสร็จสิ้นในวันที่ 100 จะสร้างการเตือนครั้งต่อไปเป็นเวลา 90 วันในอนาคต แทนที่จะเป็น 80 วันหลังจากนั้น

การเปลี่ยนแปลงง่ายๆ อาจมีผลกระทบอย่างมาก

ทั้งหมดนี้ฟังดูธรรมดา แต่ก็บ่งบอกว่าการยึดติดกับสิ่งที่เราคุ้นเคยนั้นง่ายดายเพียงใด แม้ว่าจะไม่เหมาะสมก็ตาม ต้องใช้เวลาในการทำลายความทรงจำในการทำเครื่องหมายอีเมลว่ายังไม่ได้อ่าน แต่ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการแก้ไขปัญหาที่ต้นตอในที่สุด

ตอนนี้ ฉันมีช่องทางเฉพาะในการติดตามอีเมล ไม่ว่าจะเป็นการส่งอีเมลโดยตรงหรือใช้เพื่อสร้างการเตือนความจำในเรื่องอื่น ฉันไม่ต้องปล่อยให้อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านค้างอยู่ในกล่องจดหมายเป็นเวลาหลายวัน สัปดาห์ หรือกระทั่งเดือน