เผยแพร่เมื่อ 7 มกราคม 2569 เวลา 10:01 น. EST
หลังเข้าร่วม MUO ในปี 2014 และได้ปริญญา Computer Information Systems Ben ลาออกจากงาน IT เพื่อทำงานเต็มเวลากับเว็บไซต์ในปี 2016 เขาเข้าทีมบรรณาธิการในปี 2017 และเลื่อนตำแหน่งมาจนถึงตอนนี้
ในฐานะนักเขียน ความเชี่ยวชาญของเขารวมถึง Windows, Android, Gaming, และ iPhone explainers และ how-tos เขาเชี่ยวชาญ Windows ตั้งแต่ 2009 ได้โทรศัพท์ Android เครื่องแรกในปี 2011 และใช้ iPhone ทุกวันตั้งแต่ 2020 งานของเขาถูกดูเกิน 100 ล้านครั้ง
ตอนนี้ بصفته Senior Editor ที่ MUO Ben นำทีม Devices และ Home segments นำโดยตัวอย่างด้วยการเขียนบทความคุณภาพสูงหลายสิบทุกเดือน
นอกจากงาน Ben ชอบลองเกมใหม่ สำรวจดนตรี เรียนรู้ข้อมูลใหม่ และใช้เวลากับเพื่อน แม้ MUO จะเป็นบ้านของเขา แต่เขายังเขียนให้ Nintendo Life สั้นๆ และมีส่วนร่วมในบล็อกบริษัทต่างๆ
สำหรับการที่ผมเขียนเกี่ยวกับเทคโนโลยีมากแค่ไหน บางครั้งน่าประหลาดใจที่วิธีของผมเองสามารถ low-tech ได้มาก ผมใช้วิธีนี้จัดระเบียบอีเมลและติดตามสิ่งที่ต้องดำเนินการในอีเมลมานานแล้ว ผมกำลังปรับเปลี่ยนไปสู่โซลูชันที่ลื่นไหลกว่านี้
แม้สิ่งนี้จะไม่ได้เป็นการเปลี่ยนแปลงใหญ่โต่นัก มันจะแก้จุดบั่นทุกๆ จุดและช่วยให้ผมจัดการงานได้ดีขึ้น
ระบบปัจจุบันของผม: ทำเครื่องหมายอีเมลว่ายังไม่ได้อ่าน
ใช้งานได้ แต่ clumsy (笨拙)
ตั้งแต่ผมมีบัญชี Gmail ผมใช้วิธีการจัดเรียง Unread first ด้วยวิธีที่สมองของผมทำงาน ผมต้องมีงานที่รอการดำเนินการอยู่หน้าตา มิฉะนั้นผมจะลืมทำมัน ดังนั้น การให้อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านปรากฏด้านบนหมายความว่าผมจะไม่มองข้ามพวกมันแค่เพราะมีข้อความใหม่เข้ามาและผลักพวกมันลงไป
ในระยะเล็ก นี่ทำงานได้ ผมสามารถบลาสต์ผ่านข้อความทั้งหมดที่ผมอยากเห็นแต่ไม่ต้องดำเนินการ แล้วทำเครื่องหมายอีเมลที่ต้องการเวลาเพิ่มเติมว่า unread อย่างไรก็ตาม ปัญหาหลายอย่างเกิดขึ้นเมื่อคุณเริ่มทำอย่างนี้บ่อยๆ
ปัญหาใหญ่ที่สุดคือ กล่องจดหมายของผมกลายเป็นสลัดของวัตถุประสงค์ สิ่งที่ผมยังไม่ได้ดู ปนกับงานที่ผมตั้งใจจะทำสองสัปดาห์ก่อน หมายความว่า อีเมล unread แทนอะไรไม่ชัดเจนใน מבט แรก
ในแง่การทำงาน ปัญหาใหญ่คือ การสลับอีเมลระหว่าง unread และ read ไม่เสถียร (flaky) Mailbird บนเดสก์ท็อปเป็นวิธีหลักที่ผมโต้ตอบกับอีเมล และมันให้คุณเลือกว่าใช้เวลานานเท่าไหร่ในการทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว ผมตั้งไว้ที่หนึ่งวินาที เพื่อไม่ให้ทำเครื่องหมายอ่านผิดพลาดขณะเลื่อนผ่าน นี่ช่วย แต่ก็หมายความว่าผมต้องค้างอยู่ที่ข้อความไม่สำคัญนานกว่าที่ควร
น่าเสียดายที่ Mailbird ไม่สม่ำเสมอในการทำเครื่องหมายข้อความว่า unread หลายครั้ง ผมทำเครื่องหมายอีเมลว่า unread แล้วมันกลับกลายเป็น read หลังจากไม่กี่วินาที ด้วยการตั้งค่าของผม หมายความว่าอีเมลหายไปในอีเธอร์ เว้นแต่ผมจะสังเกตก่อนที่กล่องจดหมายจะ refresh ผมจะลืมมันสิ้นเชิง เว้นแต่มันจะเกิดขึ้นในจิตใจ
ขั้นตอนแรก: โฟลเดอร์เฉพาะ
ให้มันทุกอย่างมีพื้นที่เฉพาะ
ผมไม่เคยเป็นคนที่เจาะจงเกี่ยวกับการจัดระเบียบอีเมล นอกจากการใช้ Unroll.me สำหรับการสมัครสมาชิก และบางครั้งสร้างโฟลเดอร์สำหรับวัตถุประสงค์สั้นๆ การโต้ตอบอีเมลของผมเป็นหลักเกี่ยวกับ unread mail หรือการค้นหาข้อความเก่า
ดังนั้น ผมอยากให้การแทนที่ unread mail คล้ายคลึงกัน ผมสร้างโฟลเดอร์ใหม่ชื่อ _To-Do ในแต่ละกล่องจดหมาย ตอนนี้ เมื่อผมมีข้อความที่ไม่อยากสูญหาย ผมย้ายมันไปที่โฟลเดอร์นี้ แล้วผมไม่ต้องกังวลว่าจะสูญหายในทะเลข้อความอื่นๆ
เพราะผมต้องการสิ่งที่อยู่หน้าตา (อย่างจำนวน unread) เพื่อเตือนให้ดำเนินการ ผมยังคงทำเครื่องหมายข้อความในโฟลเดอร์นี้ว่า unread แต่ตอนนี้ หากมันถูกทำเครื่องหมาย read โดยไม่ตั้งใจ มันง่ายต่อการดึงคืนมา เมื่อผมเสร็จสิ้นอันหนึ่ง ผมลบมันหรือย้ายกลับไปกล่องจดหมาย เพื่อให้มันไม่อยู่ในใจ
ผมใช้ฟีเจอร์ Gmail ที่ทำเครื่องหมายข้อความ Starred มานานแล้ว สำหรับข้อความที่คาดว่าจะต้องการในอนาคต นี่คล้ายคลึงกัน แต่ผมสุดท้ายลืม starred messages ส่วนใหญ่ และทำความสะอาดตอนเดินเข้ามาในโฟลเดอร์
เสริม: To-Do List ที่ดีกว่า
ไม่ใช่ทุกการเตือนอยู่ในอีเมล
การย้ายอีเมลไปโฟลเดอร์เฉพาะแก้ปัญหาการสูญหายของจดหมายไปในความว่างเปล่า หลายอีเมลที่ผมทำเครื่องหมาย unread นานเกินไป เป็นการกระทำโดยตรง เช่น เปิดบัญชีและเช็คการแจ้งเตือน ระบบด้านบนทำงานได้สำหรับเหล่านั้น
แต่นั่นไม่ใช่ปัญหาทั้งหมด ไคลเอนต์อีเมลไม่ใช่วิธีที่ดีในการติดตามงานกว้างกว่าที่คุณต้องทำ ผมเคยทำเครื่องหมายอีเมล unread ที่แทนสิ่งอื่นที่ต้องทำ — เช่น อีเมลแจ้งเตือนธนาคารเตือนว่าถึงเวลางบประมาณเดือนนี้
โซลูชันสำหรับสิ่งเหล่านั้นคือการเริ่มใช้แอป To-Do list ที่เหมาะสมอีกครั้ง ผมลองหลายครั้ง และเหมือนโซลูชันประสิทธิภาพส่วนใหญ่ที่ผมใช้ มันไม่เคยรู้สึก natural การล่าสุดคือการใส่วORK recurring ทั้งหมดเข้า Todoist — ซึ่งผมแล้วไม่เคยเปิด
TickTick ยอดเยี่ยม
ครั้งนี้ ผมกลับไปใช้ TickTick ซึ่งเป็นแอป To-Do 唯一ที่เคยคลิกกับผม (ผมไม่จำว่าทำไมเคยหยุดใช้) ในช่วงหลายปีผ่านมา ผมใช้ Apple Reminders เพราะการผสานรวม Siri ง่าย มันง่ายกว่ามากที่จะพูด "Remind me to mail the package on Thursday" แทนที่จะแตะหลายครั้งเพื่อตั้งค่าในแอป — เมื่อ Siri ทำงาน นั่นคือ
อย่างไรก็ตาม ผมไม่ได้รู้ว่า TickTick เสนอสองทางเลือกสำหรับนี้: สร้างงานด้วยเสียงโดยตรง หรือซิงค์ (แล้วลบ) งานจาก Apple Reminders อย่างสม่ำเสมอ นี่ให้ผมเก็บประโยชน์ของการสร้างด้วยเสียง ในขณะที่ใช้แอปที่ดีกว่า (และ cross-platform) TickTick มีฟีเจอร์ยอดเยอะมาก ซึ่งดีที่ได้ค้นพบใหม่
หนึ่งที่ผมขอบคุณมากคือ คุณสามารถตั้งค่า recurring tasks ให้สร้างรอบถัดไปเมื่อเสร็จสิ้น แทนที่จะอิงจาก due date นี่คือปัญหาใน Apple Reminders ที่ recurrence ถัดไปถูกตั้งค่าจากวันที่คุณวางแผนจะทำ ไม่ใช่จากวันที่คุณทำจริง
ตัวอย่างเช่น สมมติผมตั้งเตือนเปลี่ยนฟิลเตอร์น้ำทุก 90 วัน แต่ครั้งนี้ไม่ต้องเปลี่ยนจนถึง 100 วัน การทำเสร็จในวันที่ 100 จะสร้างการเตือนครั้งต่อไปในอีก 90 วัน แทนที่จะเป็น 80 วันหลังจากนั้น
การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ สามารถสร้างผลกระทบใหญ่
ทั้งหมดนี้聽起來 basic แต่มันพูดถึงว่าง่ายแค่ไหนที่จะ執着กับสิ่งที่เราคุ้นเคย แม้มันจะไม่ใช่ optimal ใช้เวลาในการทำลาย muscle memory ของการทำเครื่องหมายอีเมล unread แต่ใช้เพียงไม่กี่นาทีในการแก้ไขรากเหง้าของปัญหา
ตอนนี้ ผมมีที่เฉพาะสำหรับติดตามอีเมล ไม่ว่าจะเป็นการจัดการโดยตรงหรือใช้มันสร้างการเตือนสำหรับสิ่งอื่น ผมไม่ต้องปล่อยให้อีเมล unread ค้างอยู่ในกล่องจดหมายเป็นวัน สัปดาห์ หรือแม้แต่วัน
