ค้นพบฟีเจอร์ Outlook ที่ถูกมองข้ามมากที่สุดของ Microsoft สำหรับเพิ่มประสิทธิภาพ

เผยแพร่เมื่อ 2 มกราคม 2569 เวลา 16:00 น. EST

ในปี 2021 หลังจากจับไมค์เทคโนโลยีตั้งแต่เด็กและได้ปริญญา communications Ada เข้าสู่วิชาการเขียนเทคโนโลยีโดยการแก้ไขคู่มือคริปโต

ความเชี่ยวชาญของ Ada ตอนนี้ครอบคลุม Windows, Android (โดยเฉพาะอุปกรณ์ Samsung), แอปมือถือ และเครื่องมือประสิทธิภาพผ่านหลายปีของการสำรวจด้วยมือ เธอเผยแพร่บทความกว่า 100 บทความบน MakeUseOf และไซต์อย่าง TechNerdiness ตั้งแต่ 2023 ความสามารถในการแยกแยะสิ่งซับซ้อนเป็นบทความน่าสนใจทำให้ได้รับการยอมรับจากผู้ชื่นชอบเทคโนโลยี

คุณอาจพบ Ada 捲曲起來กับหนังสือที่น่าสนใจเมื่อเธอไม่ได้ทดสอบของเล่นเทคโนโลยีล่าสุด หรือขุดค้นวิธีการใช้งานผ่านบทความของเธอ นั่นคือวิธีของเธอในการ unplug และเติมเชื้อเพลิงความหลงใหลในการเรียนรู้ตลอดชีวิต

การจัดการอีเมลใน Outlook บ่อยครั้งรู้สึกเหมือนเลือกระหว่างการลากข้อความไปโฟลเดอร์ด้วยมือ และพึ่งพา Outlook rules อัตโนมัติที่อาจไม่ทำงาน完全如คุณคาดหวัง อย่างไรก็ตาม มีฟีเจอร์ที่แก้ปัญหาทั้งสอง และคุณอาจเลื่อนผ่านมันหลายสิบครั้งโดยไม่ให้โอกาสมันเลย

Quick Steps ของ Microsoft Outlook ให้คุณรวมหลายการกระทำเป็นคลิกเดียวหรือปุ่มลัดคีย์บอร์ดที่คุณทริกเกอร์เมื่อมันสมเหตุสมผลที่จะทำ หลังจากใช้งานอย่างสม่ำเสมอ ผมพบว่า Quick Steps เป็นหนึ่งในวิธีที่ฉลาดและยืดหยุ่นที่สุดในการควบคุมกล่องจดหมายที่วุ่นวาย

Microsoft Outlook ช่วยคุณจัดการอีเมล ปฏิทิน และไฟล์ในแอปเดียวที่ปลอดภัยและจัดระเบียบ

Quick Steps คืออะไร และทำไมมันสำคัญ?

วิธีอัจฉริยะในการ Batch actions, ควบคุมได้ และเก็บกล่องจดหมายสะอาดในระยะใหญ่

การใช้ Outlook หนึ่งในไคลเอนต์อีเมลที่ดีที่สุดสำหรับ Windows 11 บ่อยครั้งหมายความว่าคุณจัดการกับงานซ้ำๆ ด้วยมือ เช่น การทำเครื่องหมายข้อความ หรือจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์โครงการเฉพาะ ส่งต่อคำขอจำนวนมากให้ผู้จัดการ หรือส่งเอกสารเหมือนกันให้ทีม การทำกระบวนการ 3-4 ขั้นตอนร้อยๆ ครั้งต่อวันจะสุดท้ายทำให้ประสิทธิภาพลดลง Rules ช่วยได้ แต่เพราะมันรันอัตโนมัติในพื้นหลัง จึงไม่เหมาะกับสถานการณ์ที่คุณต้องอ่านอีเมลก่อนและตัดสินใจว่าจะจัดการอย่างไร

Quick Step คือ เวิร์กโฟลว์แบบแมโครที่กำหนดเอง ใช้หลายการกระทำกับข้อความพร้อมกัน และมันรันเฉพาะเมื่อคุณทริกเกอร์ การเปิดใช้งานด้วยมือนี้ให้ประสิทธิภาพคลิกเดียวโดยไม่เอาการตัดสินใจออกจากคุณ ซึ่งมักเป็นสิ่งที่การจัดการกล่องจดหมายต้องการ

ใน Outlook Classic คุณจะพบ Quick Steps เริ่มต้นบางอย่าง รวมถึง Done และ Reply & Delete Done ทำเครื่องหมายอีเมลที่เลือกว่าเสร็จสิ้น ย้ายไปโฟลเดอร์ที่กำหนด และทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว Reply & Delete ส่งคำตอบที่เขียนไว้ล่วงหน้าให้ผู้ส่ง — โดยสร้างต่อจากหัวข้อเดิม — และลบข้อความต้นฉบับ นี่คือจุดเริ่มต้น เพราะคุณสามารถสร้าง Quick Steps ของตัวเองด้วยการกระทำ ข้อความ ผู้รับ หัวข้อ และปุ่มลัดคีย์บอร์ดที่ปรับแต่งให้เข้ากับเวิร์กโฟลว์ของคุณ

เนื้อหาเกี่ยวข้อง

วิธีเข้าถึง สร้าง และปรับแต่ง Quick Steps ใน Outlook

การตั้งค่า Quick Steps ให้ถูกต้อง

Quick Steps พร้อมใช้งานใน Outlook Classic, Outlook on the web และ New Outlook for Windows และคุณจะพบมันบนแท็บ Home ภายใต้กลุ่ม Quick Steps หากคุณไม่เห็น Quick Steps ใน New Outlook คุณอาจใช้บัญชีอีเมลส่วนตัวอย่าง Outlook.com, Gmail, Yahoo, iCloud Mail หรือบัญชีอีเมลฟรีอื่นๆ ที่ไม่มีการสมัครสมาชิก Microsoft 365 ผมเจอปัญหานี้ขณะใช้บัญชี Outlook ส่วนตัว แต่ผมแก้ได้โดยเพิ่มบัญชี Yahoo ซึ่งมีการสมัครสมาชิก Microsoft 365 เป็น subscription ใน New Outlook ในการทำเช่นนี้ ให้ไปที่ Settings -> Accounts -> Add subscription และใส่ที่อยู่อีเมลที่เชื่อมโยงกับแผน Microsoft 365 ของคุณ อีเมลนั้นจะไม่ถูกเพิ่มในกล่องจดหมาย มันแค่แชร์ประโยชน์ของการสมัครสมาชิก

Outlook on the web ทำงานแตกต่างเล็กน้อย และน่าเสียดาย วิธีแก้ปัญหาเดียวกันไม่ได้ใช้ คุณต้องลงชื่อเข้าใช้โดยตรงด้วยที่อยู่อีเมลที่มีการสมัครสมาชิก Microsoft 365 อยู่แล้ว เนื่องจากไม่รองรับการแชร์การสมัครสมาชิก หากทั้งหมดนี้聽起來ยุ่งยากกว่าคุ้มค่า Outlook Classic ยังคงเป็นตัวเลือกที่ง่ายที่สุด เนื่องจาก Quick Steps พร้อมใช้งานสำหรับทุกบัญชีโดยไม่ต้องตั้งค่าเพิ่มเติม

เนื้อหาเกี่ยวข้อง

การสมัครสมาชิก Microsoft 365 ของผมคุ้มทุนเอง: นี่คือเหตุผล

Microsoft 365 เป็นการลงทุนในประสิทธิภาพของคุณที่ให้ผลตอบแทนตลอดเวลา

เช่นที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ Outlook Classic มาพร้อมกับ Quick Steps ที่กำหนดค่าไว้บ้าง แต่การสร้างของตัวเองตรงไปตรงมาในทุกเวอร์ชันของ Outlook จากแท็บ Home คลิกลูกศรลงในเมนู Quick Steps เพื่อเลือกสร้าง Quick Step ใหม่ ใน Classic Outlook การเลือก Custom ให้คุณข้ามเทมเพลตที่ตั้งไว้และสร้างจากศูนย์ จากนั้น คุณตั้งชื่อ Quick Step เลือกไอคอนหากใช้ Classic และเริ่มซ้อนการกระทำ เช่น จัดหมวดหมู่ข้อความ ย้ายไปโฟลเดอร์ หรือตอบกลับด้วยคำตอบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

คุณยังสามารถกำหนดปุ่มลัดคีย์บอร์ดจาก Ctrl + Shift + 5 ถึง Ctrl + Shift + 9 ให้กับ quick steps ที่ใช้บ่อยที่สุด ทำให้คุณประมวลผลกล่องจดหมายทั้งหมดโดยไม่แตะเมาส์ เป็นขั้นตอนสุดท้าย คุณสามารถเพิ่มบันทึกสั้นที่ปรากฏเมื่อวางเมาส์เหนือปุ่ม Quick Step บันทึกนี้ถูกติดฉลากว่า Tooltip text ใน Classic และ quick step description ในเวอร์ชันใหม่กว่า

ควรระวังก่อนใช้ Quick Step เนื่องจากคุณไม่สามารถ Undo การกระทำด้วย Ctrl + Z นี่สำคัญโดยเฉพาะหากเวิร์กโฟลว์ของคุณรวมการลบถาวร ยังสำคัญที่จะทราบว่า Quick Steps ที่สร้างใน Outlook Classic ไม่สามารถโอนไป New Outlook หรือ Outlook on the web ได้ นอกจากข้อจำกัดเหล่านี้ ผมไม่เจอปัญหาในการเข้าถึงหรือตั้งค่า Quick Steps และพวกมันน่าเชื่อถืออย่างสม่ำเสมอเมื่อตั้งค่าเสร็จ

การตั้งค่าเล็กน้อยที่ให้ผลตอบแทนทุกวัน

ด้วยการตั้งค่าเพียงไม่กี่นาที คุณสามารถเปลี่ยนกิจวัตรอีเมลหลายขั้นตอนที่ซ้ำซากเป็นเพียง Keystroke เดียว หมายความว่าคุณประหยัดเวลาโดยไม่ยอมแพ้การควบคุมวิธีจัดการกล่องจดหมาย

ถ้า Rules เหมือนเทอร์โมสแตตอัตโนมัติที่ทำงานในพื้นหลัง Quick Steps เหมือนปุ่ม Defrost บนไมโครเวฟ ไม่มีอะไรเกิดจนกว่าคุณจะตัดสินใจว่าเป็นเวลาแล้ว แต่เมื่อคุณตัดสินใจ ทุกสิ่งที่คุณต้องการจะทำงานพร้อมกันทันที เมื่อคุณเริ่มใช้ Quick Steps การจัดการข้อความที่ไหลเข้าอย่างสม่ำเสมอจะกลายเป็นง่ายขึ้นมาก และความรู้สึกของความวุ่นวายในกล่องจดหมายจะจางหายไป